Cosa considerare in un piano di continuità aziendale pandemica

Pubblicato: 2022-03-11

Stiamo affrontando un momento di interruzione senza precedenti della vita quotidiana e degli affari. Nell'attuale pandemia, molti paesi hanno introdotto severe restrizioni alla circolazione delle persone per la tutela della salute pubblica. Come possono le imprese e gli azionisti pensare di garantire la propria sopravvivenza in una situazione in costante escalation e che potrebbe protrarsi per un lungo periodo di tempo?

Per definizione, nella gestione del rischio, è difficile anticipare qualcosa che non è ancora accaduto. Gli attuali piani di continuità operativa (BCP) tendono a concentrarsi principalmente su disastri fisici, attacchi informatici e interruzioni della catena di approvvigionamento. È improbabile che gli attuali BCP delle società reggano l'acqua nel presente.

Quindi cosa succede in un solido BCP e chi è incaricato di implementarlo? Abbiamo creato una guida pratica alla pianificazione della Business Continuity per le pandemie.

Ci concentriamo principalmente sulla pianificazione della continuità operativa che copre le procedure e le disposizioni necessarie per il successo delle operazioni aziendali quando non possono continuare normalmente. I piani di Disaster Recovery (DR), d'altra parte, si concentrano sulle conseguenze di un evento distruttivo unico, naturale o umano, come un terremoto o un attacco terroristico.

Cosa succede quando i piani attuali sono andati fuori dalla finestra?

Quali lezioni si possono trarre in una pandemia? Cosa succede quando il piano attuale non corrisponde alla realtà? I BCP non sono un insieme statico di regole, ma piuttosto documenti viventi all'interno di un'organizzazione. Dovrebbero essere continuamente adattati per riflettere nuove informazioni sullo stato del mondo. Sono più efficaci quando sono visti come tali e sono il prodotto di un flusso di informazioni continuo, aperto e basato sui dati.

È ovvio che ora, per la maggior parte delle aziende, i piani pre-COVID-19 sono insufficienti. La Business Continuity è passata dall'essere un piano di emergenza ad essere l'ordine di azione principale, veramente parte del core business di un'azienda. Ciò, tuttavia, non significa che tutto il lavoro svolto in precedenza sia privo di valore: una buona comprensione del processo e della sua importanza può fare la differenza se un'azienda può sopravvivere a un prolungato periodo di difficoltà. La priorità chiave sarà una rivalutazione dell'impatto sul business e ridisegnare i possibili scenari. Ciò si ottiene facendo affidamento sulle migliori pratiche, sulla gestione integrata del rischio e su una comunicazione efficiente a tutti i livelli, a partire dal management e dal personale, inclusi i membri del consiglio, gli azionisti e i creditori.

In questo territorio inesplorato, quali sono i prossimi passi da compiere?

Il primo ordine di priorità dovrebbe naturalmente essere riesaminare le ipotesi aziendali e discuterle in profondità con i leader di area per vedere se sono ancora valide nell'attuale pandemia. L'output sarà una serie di nuovi scenari che includono i rischi di pandemia e i potenziali costi economici. In secondo luogo, le misure di mitigazione e i piani di emergenza devono entrare a far parte della pianificazione aziendale quotidiana e del reporting della gestione (e del consiglio di amministrazione).

Comprendere l'impatto sul business di una pandemia

Il punto di partenza per una strategia sostenibile è la comprensione dei rischi aziendali, la mappatura dei processi chiave e il coinvolgimento di tutti i principali stakeholder interni per formare il quadro più accurato possibile dell'impatto di qualsiasi rischio identificato, oltre a scoprire le ramificazioni dei rischi che potrebbero non essere sono stati pienamente considerati in fase di progettazione e poi confrontati con il business plan esistente.

Questo processo è iterativo e collaborativo e si basa fortemente su una comunicazione aperta e chiara.

Modello di analisi dell'impatto aziendale

L'obiettivo finale dell'analisi dell'impatto aziendale è triplice:

Comprendere e quindi dare priorità ai rischi
Analizzare l'impatto sui dipendenti e ciò che potrebbe compromettere la loro capacità di lavorare e la loro produttività
Stima del potenziale danno finanziario

Questo output è quindi l'input critico nella pianificazione della mitigazione di questi rischi:

Quali sono i passaggi chiave da compiere?
Chi è responsabile dell'attuazione?
Come ci assicuriamo che il nostro personale si senta al sicuro, utile e possa rimanere produttivo nelle proprie circostanze personali?
Quanto costerà questo?
Quali risorse sono necessarie?

Come si può mitigare l'impatto di una pandemia sulla mia attività?

In questa sezione, diamo alcune indicazioni pratiche su come implementare praticamente una nuova strategia suggerendo domande (purtroppo incomplete per definizione) e un quadro di continuità aziendale per pensare che potrebbe essere rilevante quando si identificano i rischi di pandemia per ciascuna delle fasi di mitigazione.

1. Quali sono i passaggi chiave da intraprendere per la preparazione alla pandemia?

La domanda chiave qui è pensare a tutte le implicazioni (prevedibili) e cercare di anticiparle:

Quanti dei dipendenti dell'azienda dovrebbero lavorare da casa per sostenere un livello minimo di attività e supporto? Quali sono le restrizioni attualmente in vigore?
In che modo questo influisce sulla nostra catena di approvvigionamento e può essere influenzato e perché?
Le attuali limitazioni influiscono sulla soddisfazione del cliente? Si può mitigare questo effetto?
In che modo la direzione può garantire che i dipendenti siano in grado di svolgere i propri compiti?
In che modo l'azienda garantisce la protezione delle proprie risorse IT e intellettuali e la resilienza informatica anche quando la maggior parte dei dipendenti lavora fuori dall'ufficio?
Chi deve essere avvisato al di fuori dell'azienda?
Possiamo rinegoziare le passività?
Possiamo coinvolgere gli azionisti?
Quale strategia di comunicazione è in atto internamente ed esternamente? È efficace?

2. Chi è responsabile dell'attuazione?

Ciò che è fondamentale è che le responsabilità interne siano distribuite e comprese:

Chi si occupa di quale aspetto?
Come possiamo rimanere aggiornati e flessibili in caso di cambiamenti nelle linee guida del governo?
Questa è la persona giusta e questa persona sarà in grado sia di comunicare che di far rispettare?
I dipendenti capiscono quali sono i loro compiti critici e quale implementazione è richiesta da loro?
Il personale è sufficientemente abilitato?
Sono chiari sulle loro responsabilità?
Chi è responsabile se il sistema suggerito fallisce?
Le comunicazioni importanti arrivano a tutti e tornano alla direzione?
La direzione ha un chiaro elenco di priorità?
Esiste un elenco di priorità chiaramente comunicato?

3. Come possiamo garantire che il personale si senta al sicuro, utile e possa rimanere produttivo durante una pandemia?

I dipendenti sono capitale umano. Un business senza capitale umano non è fattibile, nemmeno nell'IA o nella robotica. Come possono essere protetti?

Quali sono le principali domande e preoccupazioni dei miei dipendenti?
Posso affrontare queste preoccupazioni?
Le aspettative vengono loro comunicate in modo chiaro?
Sono state fornite loro le risorse per continuare con le loro attività quotidiane?
Il management è a conoscenza di eventuali impedimenti alle proprie attività quotidiane?
Viene offerta assistenza ai dipendenti che potrebbero avere difficoltà con i loro compiti?
I dipendenti sono aggiornati con le politiche interne?
La comunicazione gestionale raggiunge i dipendenti e li assiste?
I canali di comunicazione scorrono in tutte le direzioni?
I dipendenti sono apprezzati, supportati e ricevono tutte le informazioni necessarie?

4. Quanto costerà?

La chiave qui è pianificare diversi scenari ed essere prudenti e accurati nella stima di ciascuno:

Di quanti soldi ho bisogno per sopravvivere in questo periodo?
Quanto è disponibile in liquidità a breve termine?
Quanto è disponibile in caso di emergenza?
Come cambierà la mia struttura dei costi?
Come cambieranno i miei ricavi?
Quali sono gli scenari possibili?
Problemi di fornitura?
Problemi di domanda?
Problemi di produttività?
Problemi di flusso di cassa?
Tutti i rischi sono stati presi in considerazione e sono stati modellati accuratamente?

5. Quali risorse sono necessarie?

Quali risorse sono a disposizione dell'azienda, sono state esaurite? Siamo sufficientemente preparati quando li invochiamo?

C'è una visione chiara del fabbisogno di cassa?
Questi sono influenzati dalle misure operative adottate?
Ci sono ulteriori fonti di denaro che possono essere richiamate?
Quali sono le uscite di cassa previste?
Le passività possono essere rinegoziate?
Tutti i creditori sono stati contattati?
Gli azionisti sono stati contattati?
Come si può accedere agli aiuti di emergenza delle organizzazioni governative?
Quale documentazione è necessaria per accedere a qualsiasi assistenza governativa?
In che modo tutto questo cambia le previsioni dei flussi di cassa?

Di chi è la responsabilità della continuità aziendale?

A rigor di termini, la pianificazione della Business Continuity rientra nelle competenze della funzione di gestione del rischio all'interno di un'azienda. Questa è, tuttavia, una visione statica e parzialmente incompleta poiché BC coinvolge ogni aspetto di un'azienda, quindi:

Tutti i decisori devono essere parte del processo di pianificazione, in particolare quando si tratta della Business Impact Analysis (BIA).
Tutti i dipendenti devono essere informati del proprio ruolo all'interno del piano e preparati per la sua attuazione.
Garantire l'allineamento e la comunicazione con gli stakeholder chiave dell'azienda.

Gestione della continuità operativa all'interno del quadro di governo societario

La presenza di un solido piano di Business Continuity e la sua corretta comunicazione e attuazione è fondamentale per la sopravvivenza dell'azienda ed è quindi nell'interesse degli azionisti. Anche un'adeguata pianificazione e gestione della Business Continuity è responsabilità del consiglio di amministrazione. Rientra nelle loro competenze e dovrebbe essere visto come parte dei doveri fiduciari che detengono nei confronti degli azionisti. Dopotutto, una pianificazione adeguata per il futuro di un'impresa in un momento di difficoltà è responsabilità di coloro che hanno un dovere nei confronti dei dipendenti e degli azionisti. Per garantire che tutti siano consapevoli del proprio ruolo e delle proprie responsabilità, una comunicazione costante è fondamentale, in particolare quando è necessario attuare tali piani.

Investitori come private equity e fondi di venture capital hanno un interesse acquisito nella protezione dei loro diritti di azionista. In quanto tali, possono, e svolgono, svolgere un ruolo attivo nel supportare le società in portafoglio nel garantire la continuità aziendale, fornire consulenza e influenzare il consiglio attraverso i membri del consiglio nominati. Esistono prove sia empiriche che accademiche che una solida pianificazione DR/BC riduce i costi aziendali e sociali di un tale evento. Infine, i creditori, in particolare quelli che detengono passività a breve termine, possono e dovrebbero partecipare alle discussioni per mantenere le operazioni commerciali. Sebbene godano di una maggiore protezione, stanno anche meglio se le operazioni aziendali continuano. Avere forti linee di comunicazione con loro può fare la differenza tra la vita e la morte.

Modello anglo-americano di corporate governance

E adesso? Come faccio a ruotare?

Aneddoticamente, la maggior parte dei creditori e degli investitori (attivi) è ben consapevole del dolore che il management sta attualmente sopportando a causa della pandemia e sarebbe disposta a lavorare insieme per trovare soluzioni. Per il private equity, ciò significa assistere le società in portafoglio nell'implementazione e nella progettazione di nuovi piani di Business Continuity. Per il capitale di rischio, è possibile dedicare del tempo all'ottimizzazione dei tassi di consumo e alla determinazione di fonti di finanziamento alternative. Gli esperti di operazioni aziendali possono aiutare quelle aziende che non hanno tali investitori.

In definitiva, la chiave del successo di un piano di continuità operativa pandemica, per quanto possibile quando tutto il resto è imprevedibile, sarà avere comunicazioni chiare e aspettative condivise con tutti coloro che hanno un interesse nel business: azionisti, management, creditori e dipendenti .