สิ่งที่ต้องพิจารณาในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่แพร่ระบาด

เรากำลังเผชิญกับช่วงเวลาแห่งการหยุดชะงักในชีวิตประจำวันและธุรกิจอย่างไม่เคยปรากฏมาก่อน ในการแพร่ระบาดในปัจจุบัน หลายประเทศได้ออกมาตรการห้ามเคลื่อนย้ายประชาชนอย่างเข้มงวดเพื่อคุ้มครองสุขภาพของประชาชน ธุรกิจและผู้ถือหุ้นคิดอย่างไรเกี่ยวกับการเอาตัวรอดในสถานการณ์ที่ทวีความรุนแรงและอาจยืดเยื้อเป็นเวลานาน?

ตามคำจำกัดความในการบริหารความเสี่ยง เป็นการยากที่จะคาดเดาสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจในปัจจุบัน (BCPs) มีแนวโน้มที่จะมุ่งเน้นไปที่ภัยพิบัติทางกายภาพ การโจมตีทางอินเทอร์เน็ต และการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานเป็นส่วนใหญ่ BCP ในปัจจุบันของบริษัทไม่น่าจะกักเก็บน้ำไว้ได้ในปัจจุบัน

แล้วอะไรคือ BCP ที่มั่นคงและใครเป็นผู้รับผิดชอบในการนำไปปฏิบัติ? เราจัดทำคู่มือปฏิบัติสำหรับการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจสำหรับโรคระบาด

เรามุ่งเน้นที่การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเป็นหลัก ซึ่งครอบคลุมขั้นตอนและการเตรียมการที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องที่ประสบความสำเร็จเมื่อไม่สามารถดำเนินการต่อได้ตามปกติ ในทางกลับกัน แผนการฟื้นฟูจากภัยพิบัติ (DR) มุ่งเน้นไปที่ผลที่ตามมาของเหตุการณ์ที่เกิดครั้งเดียวที่ทำลายล้าง ไม่ว่าจะโดยธรรมชาติหรือของมนุษย์ เช่น แผ่นดินไหวหรือการโจมตีของผู้ก่อการร้าย

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อแผนปัจจุบันออกไปนอกหน้าต่าง?

บทเรียนอะไรที่สามารถเรียนรู้ได้ในการระบาดใหญ่? จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อแผนปัจจุบันไม่ตรงกับความเป็นจริง? BCP ไม่ใช่ชุดกฎตายตัว แต่เป็นเอกสารที่มีชีวิตภายในองค์กร ควรปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อสะท้อนข้อมูลใหม่เกี่ยวกับสถานะของโลก สิ่งเหล่านี้จะมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อถูกมองว่าเป็นเช่นนั้น และเป็นผลผลิตของกระแสข้อมูลแบบเปิดที่ต่อเนื่อง ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

เห็นได้ชัดว่าขณะนี้ สำหรับบริษัทส่วนใหญ่แผนก่อนเกิดโควิด-19 ยังไม่เพียงพอ ความต่อเนื่องทางธุรกิจได้เปลี่ยนจากการเป็นแผนฉุกเฉินมาเป็นคำสั่งหลักในการดำเนินการ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจหลักของบริษัทอย่างแท้จริง อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่างานทั้งหมดที่เคยทำมาก่อนนั้นไร้ค่า—ความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับกระบวนการและความสำคัญของกระบวนการนั้นสามารถสร้างความแตกต่างได้ว่าธุรกิจจะอยู่รอดในช่วงเวลาแห่งความทุกข์ยากที่ยืดเยื้อได้หรือไม่ ลำดับความสำคัญหลักคือการประเมินผลกระทบทางธุรกิจใหม่และร่างสถานการณ์ที่เป็นไปได้ใหม่ สิ่งนี้ทำได้ดีที่สุดผ่านการพึ่งพาแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด การบริหารความเสี่ยงแบบบูรณาการ และการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในทุกระดับ โดยเริ่มจากผู้บริหารและพนักงาน และรวมถึงสมาชิกคณะกรรมการ ผู้ถือหุ้น และเจ้าหนี้

ในดินแดนที่ไม่คุ้นเคยนี้ ขั้นตอนต่อไปที่ต้องทำคืออะไร?

ลำดับความสำคัญอันดับแรกควรเป็นการตรวจสอบสมมติฐานทางธุรกิจอีกครั้งและหารือเกี่ยวกับสมมติฐานเหล่านี้ในเชิงลึกกับผู้นำในพื้นที่เพื่อดูว่ายังคงเป็นความจริงในการระบาดใหญ่ในปัจจุบันหรือไม่ ผลลัพธ์จะเป็นชุดของสถานการณ์ใหม่ซึ่งรวมถึงความเสี่ยงจากการระบาดใหญ่และต้นทุนทางเศรษฐกิจที่อาจเกิดขึ้น ประการที่สอง ผู้ประสบภัยและแผนฉุกเฉินจำเป็นต้องเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนธุรกิจรายวันและการรายงานการจัดการ (และคณะกรรมการ)

การทำความเข้าใจผลกระทบทางธุรกิจของโรคระบาด

จุดเริ่มต้นสำหรับกลยุทธ์ที่ยั่งยืนคือการทำความเข้าใจความเสี่ยงทางธุรกิจ การทำแผนที่กระบวนการที่สำคัญ และเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในที่สำคัญทั้งหมดในการสร้างภาพที่ถูกต้องที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ของผลกระทบของความเสี่ยงที่ระบุ ตลอดจนการค้นพบการกระจายความเสี่ยงที่อาจไม่ได้ ได้รับการพิจารณาอย่างครบถ้วนในขั้นตอนการวางแผนแล้วเปรียบเทียบกับแผนธุรกิจที่มีอยู่

กระบวนการนี้เป็นการทำซ้ำและทำงานร่วมกัน โดยอาศัยการสื่อสารที่เปิดกว้างและชัดเจนเป็นอย่างมาก

เทมเพลตการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

เป้าหมายสูงสุดของการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจมีสามประการ:

1. เข้าใจและจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยง
2. การวิเคราะห์ผลกระทบต่อพนักงานและสิ่งที่อาจขัดขวางความสามารถในการทำงานและประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา
3. การประเมินความเสียหายทางการเงินที่อาจเกิดขึ้น

ผลลัพธ์นี้เป็นข้อมูลป้อนที่สำคัญในการวางแผนเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้:

1. ขั้นตอนสำคัญที่ต้องทำคืออะไร?
2. ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ?
3. เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าพนักงานของเรารู้สึกปลอดภัย มีประโยชน์ และสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพภายในสถานการณ์ส่วนตัวของพวกเขา?
4. ราคาเท่าไหร่?
5. ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง?

ผลกระทบของโรคระบาดต่อธุรกิจของฉันจะบรรเทาลงได้อย่างไร

ในส่วนนี้ เราให้คำแนะนำเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับวิธีการนำกลยุทธ์ใหม่ไปใช้จริงโดยแนะนำคำถาม (แต่น่าเสียดายที่คำนิยามไม่สมบูรณ์) และกรอบแนวคิดความต่อเนื่องทางธุรกิจสำหรับการคิดที่อาจเกี่ยวข้องเมื่อระบุความเสี่ยงจากการระบาดใหญ่ในแต่ละขั้นตอนของการบรรเทาผลกระทบ

1. ขั้นตอนสำคัญในการเตรียมความพร้อมรับมือโรคระบาดมีอะไรบ้าง?

คำถามสำคัญที่นี่คือคิดถึงความหมายทั้งหมด (ที่คาดการณ์ได้) และพยายามคาดการณ์ไว้:

• มีพนักงานของบริษัทกี่คนที่ควรทำงานจากที่บ้านเพื่อรักษาระดับธุรกิจและการสนับสนุนขั้นต่ำที่เป็นไปได้? ข้อจำกัดที่มีผลบังคับใช้ในปัจจุบันมีอะไรบ้าง?
• สิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อห่วงโซ่อุปทานของเราอย่างไรและจะได้รับผลกระทบอย่างไรและเพราะเหตุใด
• ข้อจำกัดในปัจจุบันส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้าหรือไม่? ผลกระทบนี้สามารถบรรเทาได้หรือไม่?
• ผู้บริหารจะมั่นใจได้อย่างไรว่าพนักงานสามารถปฏิบัติหน้าที่ของตนได้?
• บริษัทมั่นใจในการปกป้องไอทีและทรัพย์สินทางปัญญาและความยืดหยุ่นทางไซเบอร์ได้อย่างไรแม้ว่าพนักงานส่วนใหญ่จะทำงานนอกสำนักงาน
• ใครบ้างที่ต้องรับการแจ้งเตือนภายนอกบริษัท?
• เราสามารถเจรจาความรับผิดใหม่ได้หรือไม่?
• เราสามารถมีส่วนร่วมกับผู้ถือหุ้นได้หรือไม่?
• กลยุทธ์การสื่อสารทั้งภายในและภายนอกมีอะไรบ้าง? มันมีประสิทธิภาพหรือไม่?

2. ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ?

สิ่งสำคัญคือต้องกระจายความรับผิดชอบภายในและทำความเข้าใจ:

• ใครเป็นผู้รับผิดชอบด้านใด?
• เราจะติดตามข่าวสารล่าสุดและยืดหยุ่นได้อย่างไรในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงแนวทางของรัฐบาล?
• นี่เป็นบุคคลที่ถูกต้องหรือไม่ และบุคคลนี้จะสามารถสื่อสารและบังคับใช้ได้หรือไม่?
• พนักงานเข้าใจหรือไม่ว่างานที่สำคัญของพวกเขาคืออะไรและจำเป็นต้องมีการนำไปปฏิบัติอย่างไร?
• พนักงานมีอำนาจเพียงพอหรือไม่?
• พวกเขามีความชัดเจนเกี่ยวกับความรับผิดชอบของตนหรือไม่?
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบหากระบบที่แนะนำล้มเหลว?
• การสื่อสารที่สำคัญไปถึงทุกคนและกลับไปสู่ฝ่ายบริหารหรือไม่?
• ผู้บริหารมีลำดับความสำคัญที่ชัดเจนหรือไม่?
• มีรายการลำดับความสำคัญที่สื่อสารอย่างชัดเจนหรือไม่?

3. เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าพนักงานรู้สึกปลอดภัย มีประโยชน์ และสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงที่โรคระบาด?

พนักงานคือทุนมนุษย์ ธุรกิจที่ปราศจากทุนมนุษย์นั้นไม่สามารถทำได้ แม้แต่ใน AI หรือหุ่นยนต์ พวกเขาจะป้องกันได้อย่างไร?

• อะไรคือคำถามหลักและข้อกังวลของพนักงานของฉัน?
• ฉันสามารถจัดการกับข้อกังวลเหล่านี้ได้หรือไม่?
• มีการสื่อสารความคาดหวังกับพวกเขาอย่างชัดเจนหรือไม่?
• พวกเขาได้รับทรัพยากรเพื่อทำงานประจำวันต่อไปหรือไม่?
• ฝ่ายบริหารตระหนักถึงอุปสรรคต่องานประจำวันของตนหรือไม่?
• มีการเสนอความช่วยเหลือให้กับพนักงานที่อาจมีปัญหากับงานของตนหรือไม่?
• พนักงานมีความทันสมัยกับนโยบายภายในหรือไม่?
• การสื่อสารของผู้บริหารเข้าถึงพนักงานและช่วยเหลือพวกเขาหรือไม่?
• ช่องทางการสื่อสารไหลไปทุกทิศทางหรือไม่?
• พนักงานให้ความสำคัญ สนับสนุน และให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดหรือไม่?

4. ราคาเท่าไหร่?

สิ่งสำคัญในที่นี้คือการวางแผนในสถานการณ์ต่างๆ อย่างรอบคอบและแม่นยำในการประเมินแต่ละสถานการณ์:

• ต้องใช้เงินสดเท่าไหร่ถึงจะอยู่รอดในช่วงนี้?
• สภาพคล่องระยะสั้นมีเท่าไร?
• เท่าไหร่ที่มีอยู่ในกรณีฉุกเฉิน?
• โครงสร้างต้นทุนของฉันจะเปลี่ยนไปอย่างไร?
• รายได้ของฉันจะเปลี่ยนไปอย่างไร?
• สถานการณ์ที่เป็นไปได้คืออะไร?
• ปัญหาอุปทาน?
• ปัญหาอุปสงค์?
• ปัญหาผลผลิต?
• ปัญหากระแสเงินสด?
• ความเสี่ยงทั้งหมดได้รับการพิจารณาแล้วและมีรูปแบบที่ถูกต้องหรือไม่?

5. ทรัพยากรใดบ้างที่จำเป็น?

บริษัทมีทรัพยากรอะไรบ้าง หมดแล้วหมดเลย? เราได้เตรียมเพียงพอเมื่อเรียกหาพวกเขาหรือไม่?

• มีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนดเงินสดหรือไม่?
• สิ่งเหล่านี้ได้รับผลกระทบจากมาตรการปฏิบัติการหรือไม่?
• มีแหล่งเงินสดเพิ่มเติมที่สามารถเรียกใช้งานได้หรือไม่?
• ค่าใช้จ่ายเงินสดที่คาดการณ์ไว้คืออะไร?
• หนี้สินสามารถเจรจาใหม่ได้หรือไม่?
• มีการติดต่อเจ้าหนี้ทั้งหมดหรือไม่?
• ผู้ถือหุ้นได้รับการติดต่อหรือไม่?
• จะสามารถเข้าถึงความช่วยเหลือฉุกเฉินจากหน่วยงานของรัฐได้อย่างไร?
• เอกสารอะไรบ้างที่จำเป็นสำหรับการเข้าถึงความช่วยเหลือจากรัฐบาล?
• ทั้งหมดนี้เปลี่ยนแปลงการคาดการณ์กระแสเงินสดอย่างไร?

ความรับผิดชอบของใครคือความต่อเนื่องทางธุรกิจ?

พูดอย่างเคร่งครัด การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอยู่ภายใต้การนำส่งฟังก์ชันการบริหารความเสี่ยงภายในบริษัท อย่างไรก็ตาม นี่เป็นมุมมองที่คงที่และไม่สมบูรณ์บางส่วน เนื่องจาก BC เกี่ยวข้องกับทุกแง่มุมของธุรกิจ ดังนั้น:

1. ผู้มีอำนาจตัดสินใจทุกคนต้องเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA)
2. พนักงานทุกคนต้องตระหนักถึงบทบาทของตนในแผนและเตรียมพร้อมสำหรับการนำไปปฏิบัติ
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดตำแหน่งและสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของบริษัท

การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจภายใต้กรอบการกำกับดูแลกิจการ

การมีอยู่ของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่แข็งแกร่งและการสื่อสารและการดำเนินการที่ถูกต้องเป็นกุญแจสำคัญในการอยู่รอดของบริษัท และด้วยเหตุนี้จึงเป็นผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้น การวางแผนและการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจที่เพียงพอก็เป็นความรับผิดชอบของคณะกรรมการเช่นกัน มันอยู่ภายใต้การนำส่งของพวกเขาและควรถูกมองว่าเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ความไว้วางใจที่พวกเขามีต่อผู้ถือหุ้น ท้ายที่สุดแล้ว การวางแผนที่เหมาะสมสำหรับอนาคตของธุรกิจในยามยากลำบากเป็นความรับผิดชอบของผู้ที่มีหน้าที่ต่อพนักงานและผู้ถือหุ้น เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนตระหนักถึงบทบาทและความรับผิดชอบของตน การสื่อสารอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจำเป็นต้องดำเนินการตามแผนเหล่านั้น

นักลงทุนเช่นไพรเวทอิควิตี้และกองทุนร่วมลงทุนมีส่วนได้เสียในการปกป้องสิทธิของผู้ถือหุ้น ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงสามารถ—และทำ—มีบทบาทอย่างแข็งขันในการสนับสนุนบริษัทพอร์ตโฟลิโอของตนเพื่อสร้างความมั่นใจในความต่อเนื่องทางธุรกิจ การให้คำแนะนำ และการสร้างอิทธิพลต่อคณะกรรมการผ่านสมาชิกคณะกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้ง มีทั้งหลักฐานเชิงประจักษ์และเชิงวิชาการว่าการวางแผน DR/BC ที่มั่นคงช่วยลดค่าใช้จ่ายของบริษัทและสังคมของงานดังกล่าว สุดท้าย เจ้าหนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีหนี้สินระยะสั้นสามารถและควรเป็นส่วนหนึ่งของการอภิปรายเพื่อรักษาการดำเนินธุรกิจ แม้ว่าพวกเขาจะได้รับการปกป้องที่มากกว่า แต่ก็ยังดีกว่าหากการดำเนินธุรกิจดำเนินต่อไป การติดต่อสื่อสารกับพวกเขาอย่างแนบแน่นสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างความเป็นและความตายได้

รูปแบบการกำกับดูแลกิจการของแองโกล-อเมริกัน

อะไรตอนนี้? ฉันจะหมุนได้อย่างไร

โดยสรุปแล้ว เจ้าหนี้ส่วนใหญ่และนักลงทุน (ที่กระตือรือร้น) ตระหนักดีถึงความเจ็บปวดที่ฝ่ายบริหารกำลังประสบอยู่เนื่องจากการระบาดใหญ่ในปัจจุบัน และยินดีที่จะทำงานร่วมกันเพื่อหาทางแก้ไข สำหรับไพรเวทอิควิตี้ นี่หมายถึงการช่วยเหลือบริษัทพอร์ตโฟลิโอในการปรับใช้และออกแบบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจใหม่ สำหรับเงินร่วมลงทุน อาจใช้เวลาในการปรับอัตราการเผาผลาญให้เหมาะสมและกำหนดแหล่งเงินทุนทางเลือก ผู้เชี่ยวชาญด้านการดำเนินธุรกิจสามารถช่วยธุรกิจที่ไม่มีนักลงทุนดังกล่าวได้

ในท้ายที่สุด กุญแจสู่ความสำเร็จของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่แพร่ระบาด—เท่าที่เป็นไปได้เมื่อทุกอย่างคาดเดาไม่ได้—จะต้องมีการสื่อสารที่ชัดเจนและแบ่งปันความคาดหวังกับทุกคนที่มีส่วนได้เสียในธุรกิจ: ผู้ถือหุ้น ผู้บริหาร เจ้าหนี้ และพนักงาน .