ประสิทธิภาพในที่ทำงาน: นึกถึงผู้บริโภค ไม่ใช่เทคโนโลยีทางธุรกิจ

การสำรวจการใช้เวลาในอเมริกาปี 2016 จากสำนักสถิติแรงงานพบว่า 22% ของคนทำงานที่บ้านบางส่วนหรือทั้งหมด และการสำรวจเดียวกันนี้ระบุว่าตัวเลขนี้เป็น 43% สำหรับคนงานที่มีวุฒิการศึกษาระดับอุดมศึกษา การศึกษาล่าสุดโดย Agile Talent Collaborative พบว่าผู้นำ HR กำลังคาดการณ์การเติบโตของพนักงาน 50/50 โดย 50% ของสมาชิกในองค์กรจะอยู่ชั่วคราวและภายนอก และในการสำรวจทั่วโลกโดย Economist Intelligent Unit 49% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าการทำงานนอกสถานที่มีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานมากที่สุด ในขณะที่ 38% ยอมรับว่าพวกเขาพอใจกับนายจ้างเพียงใด

สิ่งที่ข้อมูลนี้แสดงให้เห็นคือความต้องการที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของพนักงานสำหรับงานเคลื่อนที่และงานที่ยืดหยุ่น นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของเครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกันในการทำงานให้เสร็จสิ้น ซึ่งขณะนี้ผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากขึ้นทำงานอย่างถาวรจากสถานที่และเขตเวลาต่างๆ แต่เทคโนโลยีระดับองค์กรส่วนใหญ่ล้าสมัยในการตอบสนองความต้องการของเศรษฐกิจใหม่นี้ ซึ่งสร้างประสิทธิภาพเชิงลบที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจำเป็นต้องจัดเตรียมการสื่อสารแบบเรียลไทม์ การทำงานร่วมกันในทันที และการควบคุมความเป็นส่วนตัวที่ปลอดภัย ในบทความนี้ เราโต้แย้งว่าเทคโนโลยีสำหรับผู้บริโภคมักเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านี้ และสรุปกลยุทธ์หลักสามประการสำหรับการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมและการประเมินประโยชน์ที่ได้รับในบริบทของเศรษฐกิจที่คล่องตัว

อุปกรณ์ แอป และเครื่องมือระบบคลาวด์ที่ใช้งานง่ายขึ้นจำนวนมากขึ้นจำนวนมาก ทำให้ผู้คนมีโอกาสผสานเทคโนโลยีเข้ากับไลฟ์สไตล์เกือบทุกด้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสถานที่ทำงาน

บทบาทของเทคโนโลยีผู้บริโภคในที่ทำงาน

การใช้เทคโนโลยีอุปกรณ์พกพาสำหรับผู้บริโภคที่เพิ่มขึ้นส่งผลกระทบต่อวิธีการทำงานของผู้คนในปัจจุบันอย่างไม่เคยปรากฏมาก่อน การขยายตัวอย่างรวดเร็วของสมาร์ทโฟน แอพมือถือ และเครื่องมือบนคลาวด์ ทำให้ผู้คนมีโอกาสผสานเทคโนโลยีเข้ากับชีวิตในแทบทุกด้าน

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่น่าแปลกใจก็คือเทคโนโลยีเหล่านี้ได้เข้ามาแทนที่วิธีการดำเนินงานขององค์กรในปัจจุบันอย่างรวดเร็วเพียงใด แม้แต่พนักงานในบริษัทเก่าขนาดใหญ่ ซึ่งใช้แนวทางที่เข้มงวดเกี่ยวกับระบบไอทีและกระบวนการที่พนักงานใช้มานานหลายทศวรรษ ในปัจจุบันก็ใช้อุปกรณ์ส่วนตัวเพื่อตรวจสอบอีเมล อัปเดตเอกสาร และจัดการประชุมเป็นประจำ เนื่องจากช่วยให้พวกเขาทำงานได้มากขึ้น มีประสิทธิผล.

เมื่อพิจารณาถึงวิธีที่เทคโนโลยีเหล่านี้ทำให้ผู้คนสามารถอยู่อาศัยและทำงานเมื่อพวกเขาต้องการและที่ที่พวกเขาต้องการ—และทั้งหมดจากอุปกรณ์เดียวกัน—สาเหตุของแนวโน้มนี้จึงเข้าใจได้ไม่ยาก สิ่งที่ชัดเจนน้อยกว่าคือการรู้ว่าบริษัทต่างๆ ได้พบวิธีที่จะใช้ประโยชน์จากโอกาสที่เทคโนโลยีและกระบวนการที่มุ่งเน้นผู้บริโภคมีให้อย่างเต็มที่หรือไม่ ย้อนกลับไปในปี 2011 รายงานของ Forrester ระบุว่า 64% ของผู้บริหารที่ตอบแบบสำรวจยอมรับว่าองค์กรของพวกเขาตระหนักดีถึงประโยชน์เพียงส่วนเล็กๆ ของเทคโนโลยีการทำงานร่วมกัน

เพื่อทำความเข้าใจว่าองค์กรต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสเหล่านี้ได้อย่างไร เราจะวิเคราะห์ความสำเร็จของทีมแบบกระจาย ซึ่งมักจะไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากเปิดรับผู้บริโภคและเทคโนโลยีมือถือ สิ่งที่เราพบที่ Toptal ซึ่งเป็นบริษัทระยะไกล 100% ซึ่งมีจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้นหลายร้อยคนในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ก็คือเทคโนโลยีเหล่านี้สามารถให้มูลค่าเพิ่มได้เมื่อเทียบกับเครื่องมือทางธุรกิจแบบเดิมที่หลายองค์กรใช้อยู่ในปัจจุบัน

1. ใช้ประโยชน์จากการสื่อสารแบบเรียลไทม์ที่ดีขึ้น

การขาดการประชุมแบบตัวต่อตัวในทีมแบบกระจายทำให้เกิดความเสี่ยงเพื่อให้แน่ใจว่ามีเครื่องมือสื่อสารที่ถูกต้อง แต่ไม่ได้หมายความว่าเครื่องมือที่เลือกจะต้องมีราคาแพงที่สุดหรือเป็นเครื่องมือทางเทคนิคมากที่สุด เครื่องมือที่เป็นปัญหา ได้แก่ Skype, Zoom และ Slack ซึ่งเป็นเทคโนโลยีที่ผู้บริโภคใช้ในสภาพแวดล้อมที่ไม่ทำงาน ใช้งานง่าย เข้ากันได้กับอุปกรณ์หลายเครื่อง และบ่อยครั้งมากที่จะดาวน์โหลดฟรี โดยนำเสนอการสื่อสารแบบเรียลไทม์ที่คุ้มค่า เมื่อคุณพิจารณาถึงต้นทุน ความสามารถในการทำงานร่วมกัน และความสามารถในการใช้งาน คุณค่าของเครื่องมือเหล่านี้ทำให้เกิดคำถามว่าเหตุใดองค์กรภายในองค์กรบางแห่งจึงยังคงใช้เครื่องมือการประชุมที่ล้าสมัยและมักมีราคาแพงในการสื่อสาร

ปัญหาที่พบในการโทรเหล่านี้เป็นที่ทราบกันดี: อันดับแรก คุณต้องต่อสู้กับหมายเลขโทรศัพท์หลายหมายเลข รหัสการประชุม และหมายเลข PIN เพื่อเข้าร่วมการโทร จากนั้นคุณจะประกาศตัวเองด้วยเสียงบี๊บดัง ๆ (มักจะขัดจังหวะการสนทนาที่เริ่มต้นไปแล้ว) ตามด้วยปัญหาที่ไม่รู้ว่าใครอยู่ในสายหรือใครพูด

จากประสบการณ์เหล่านี้ จึงเป็นที่เข้าใจได้ว่าทำไมบางบริษัท ซึ่งไม่คุ้นเคยกับประโยชน์ของเทคโนโลยีผู้บริโภคที่ทำงานร่วมกันจะถือว่าการสื่อสารได้รับผลกระทบหากบริษัทเลือกที่จะทำงานจากระยะไกลและใช้การประชุมทางโทรศัพท์เพื่อการประชุมเพียงอย่างเดียว

เราพบว่านี่เป็นความเข้าใจผิด ที่ Toptal Zoom เป็นแพลตฟอร์มที่เราต้องการ ช่วยให้เราสามารถทำงานร่วมกันในระดับที่สะท้อนปฏิสัมพันธ์ที่คุณจะมีหากการประชุมเกิดขึ้นในสำนักงาน:

• คุณสามารถมองเห็นผู้คนได้จริง - คุณสมบัติวิดีโอช่วยให้ผู้คนสามารถสื่อสารด้วยความเห็นอกเห็นใจและอารมณ์
• คุณสามารถแชร์หน้าจอของคุณ - สะท้อนพฤติกรรม "การทำงานร่วมกัน" ที่เกิดขึ้นในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• คุณสามารถใส่คำอธิบายประกอบบนหน้าจอ - เพิ่มประสิทธิภาพในการที่ผู้คนสามารถถ่ายทอดความคิดหรือข้อความได้

ข้อดีเพิ่มเติมคือ คุณสามารถบันทึกการประชุมเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่จุดการดำเนินการจะถูกลืม นอกจากนี้ยังมีการสนับสนุนด้านไอทีที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีเหล่านี้น้อยมาก

2. ใช้เครื่องมือบนคลาวด์เพื่อการทำงานร่วมกัน

เมื่อพนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ สิ่งสำคัญคือเครื่องมือในการปฏิบัติงานที่พวกเขาใช้จะช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นเดียวกับเครื่องมือที่ใช้ในสำนักงาน สำหรับทีมแบบกระจาย ทางเลือกหนึ่งคือการใช้เทคโนโลยีบนคลาวด์ ที่นี่ เครื่องมือต่างๆ เช่น GitHub และ Google Drive ให้ความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับในเอกสารการทำงานและฟังก์ชันการทำงานบนมือถือที่แข็งแกร่ง

ใช้ Google ไดรฟ์ ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลหลายคนสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์เดียวกันจากอุปกรณ์ใดก็ได้ และใช้งานได้แม้ในขณะเดินทาง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Google Docs อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนแก้ไขและแนะนำในเอกสารเดียวได้ การแก้ไขทั้งหมดเหล่านี้จะถูกติดตามและบันทึก ดังนั้นในขณะที่สามารถพบเอกสารเวอร์ชันเก่ากว่าได้เสมอ จะช่วยให้ทุกคนทำงานบนเวอร์ชันล่าสุดได้

ในด้านของนายจ้าง เครื่องมือเหล่านี้มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่ารายละเอียดของบริษัทยังคงเป็นความลับและล็อคไว้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุมัติภายในโดเมนที่กำหนดหรือรายชื่อที่ได้รับอนุมัติ เมื่อเปรียบเทียบกับตัวอย่างของ Google เอกสาร ลองนึกถึงเครื่องมือที่มีไดนามิกน้อยกว่า และกระบวนการทำงานร่วมกันที่เกิดขึ้น: คนหนึ่งร่างเอกสาร ส่งอีเมลถึงอีกคนหนึ่ง พวกเขาเพิ่มข้อมูลเข้าและส่งกลับ ตลอดกระบวนการดังกล่าว เอกสารเหล่านั้นจะถูกดาวน์โหลด ส่งอีเมล และนำเสนอโอกาสมากมายสำหรับการละเมิดความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น การทำงานจากเอกสารบนระบบคลาวด์เพียงชุดเดียวช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้

3. เป็นผู้ไม่เชื่อเรื่องอุปกรณ์

Microsoft ระบุว่า 67% ของผู้คนใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในการทำงาน หากคุณกำลังจัดการทีมแบบกระจาย แสดงว่าคุณได้ปล่อยให้สมาชิกในทีมทำงานจากสถานที่ที่พวกเขาต้องการแล้ว ทำไมไม่ปล่อยให้พวกเขาทำงานบนอุปกรณ์ที่พวกเขาชอบด้วยล่ะ?

ที่ Toptal เราเป็นผู้ไม่เชื่อเรื่องพระเจ้าของอุปกรณ์ แม้ว่าอุปกรณ์ที่ใช้จะเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นที่มีซอฟต์แวร์และความสามารถด้านประสิทธิภาพที่เกี่ยวข้องก็ตาม แต่เราอนุญาตให้ทีมของเราเลือกอุปกรณ์ที่ตอบสนองบทบาท ความต้องการ และไลฟ์สไตล์ของตนได้ดีที่สุด จากมุมมองด้านการมีส่วนร่วมของพนักงาน หากสมาชิกในทีมสามารถจัดการงานด้านงานและชีวิตได้ทั้งหมดจากอุปกรณ์เครื่องเดียว ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่โดยปกติแล้วมักมีติดตัวไว้เสมอ พวกเขาก็พร้อมจะจัดการกับปัญหาการทำงานที่ไม่คาดคิดซึ่งต้องได้รับการเอาใจใส่ในทันที

จากมุมมองด้านประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน การอนุญาตให้พนักงานเลือกอุปกรณ์ของตนเองสามารถประหยัดเวลาในการบริหารเทคโนโลยีขององค์กรได้ เนื่องจากสมาชิกในทีมสามารถพึ่งพาตนเองได้ ทำงานบนอุปกรณ์ที่นำทาง อัปเกรด และแก้ไขปัญหาด้วยตนเองได้อย่างง่ายดาย

แน่นอนว่าการรักษาความปลอดภัยเป็นปัญหาหลักเมื่อพิจารณาถึงนโยบาย "นำอุปกรณ์มาเอง" มีหลักฐานบ่งชี้ว่าการใช้อุปกรณ์พกพาในที่ทำงานเพิ่มขึ้นส่งผลให้เกิดการละเมิดความปลอดภัยเพิ่มขึ้น แพลตฟอร์มคลาวด์ล่าสุดมาพร้อมกับการควบคุมความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวดเพื่อช่วยต่อสู้กับความเสี่ยงนี้และรับรองว่าข้อมูลของบริษัทจะปลอดภัย แต่ก็มีขั้นตอนอื่นๆ ที่บริษัทสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงความปลอดภัย กระบวนการปฐมนิเทศที่แข็งแกร่งเป็นกระบวนการหนึ่ง

ที่ Toptal เรามั่นใจว่าพนักงานใหม่ทุกคนผ่านการปฐมนิเทศอย่างละเอียดและเข้มงวด เราให้ความสำคัญที่ผู้เริ่มใหม่ทุกคนเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริง (ผ่าน Zoom) เกี่ยวกับการปกป้องข้อมูล การรักษาความลับ และการฝึกอบรมการปฏิบัติตามข้อกำหนด เรายังใช้ G-Suite ไม่เพียงแต่ทำหน้าที่เป็นอินทราเน็ตที่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถใช้โปรโตคอลความปลอดภัยกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนที่โดดเด่นที่สุด

จุดจบของการคิดแบบ “WATERCOOLER”

ในโพสต์นี้ เราได้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับทรัพยากรทางเทคโนโลยีจำนวนหนึ่งที่สามารถใช้เพื่อดึงดูด เชื่อมต่อ และรักษาความปลอดภัยให้กับทีมที่กระจายตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ การผสมผสานเครื่องมือเหล่านี้เข้าด้วยกันจะช่วยสร้าง "นโยบายเปิดประตู" ที่คุณอาจพบในที่ทำงานแบบเดิมๆ และยังช่วยให้ทีมแบบกระจายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าแบบภายใน

แม้ว่าข้อกังวลด้านความปลอดภัยจะมีอยู่เสมอ แต่ก็สามารถควบคุมได้เมื่อวางกระบวนการและโปรโตคอลที่เหมาะสม จากมุมมองของการเติบโตของธุรกิจ ทีมแบบกระจายที่ควบคุมเทคโนโลยีผู้บริโภคอย่างถูกต้องสามารถปรับปรุงระดับการสื่อสาร ประสิทธิภาพการทำงาน และความพึงพอใจของทีมได้อย่างมาก

ความหมายสุดท้ายของการอนุญาตให้ทีมทำงานจากระยะไกลด้วยเทคโนโลยีมือถือสำหรับผู้บริโภคคือการสิ้นสุดของความคิดแบบ "วอเตอร์คูลเลอร์" ไม่มีแนวคิดทางธุรกิจที่เป็นธรรมชาติและสร้างสรรค์ที่สูญหายไปจากหนังสือประวัติศาสตร์ของ canteen chit-chat อีกต่อไป พวกเขาถูกเปลี่ยนจากโซลูชันที่ไม่เป็นทางการและไม่มีการรวบรวมกันเป็นความคิดริเริ่มที่จับต้องได้และค้นหาได้ ซึ่งจะเพิ่มประโยชน์ที่สำคัญให้กับประสิทธิภาพของทีมแบบกระจาย—และท้ายที่สุดคือทั้งองค์กร