工作場所效率：考慮消費者，而不是商業技術

已發表: 2022-03-11

美國勞工統計局 2016 年的一項美國時間使用調查發現，22% 的人在家中完成部分或全部工作——同一項調查表明，對於具有高等教育學歷的工人來說，這一數字為 43%。 Agile Talent Collaborative 最近的一項研究發現，人力資源主管預測 50/50 勞動力的增長，其中 50% 的組織成員是臨時的和外部的。在經濟學人智庫最近的一項全球調查中，49% 的受訪者表示移動辦公對他們的生產力影響最大，而 38% 的受訪者承認它決定了他們對雇主的滿意度。

這些數據表明，員工對移動和靈活工作的需求迅速增加。它還顯示了通信和協作工具在完成工作中的重要性，現在越來越多的專業人員在不同的地點和時區永久工作。但是大多數企業技術在滿足這種新經濟的需求方面已經過時——產生了可以避免的負面效率。為了獲得最佳性能，生產力工具需要提供實時通信、即時協作和安全的隱私控制。在本文中，我們認為消費者技術通常是實現這些目標的最佳方式，並概述了採用正確工具並評估它們在敏捷經濟背景下提供的好處的三個關鍵策略。

易於使用的設備、應用程序和基於雲的工具的爆炸式增長為人們提供了將技術集成到他們生活方式的幾乎每個方面的機會，尤其是工作場所。

消費技術在工作場所的作用

消費者移動技術的使用增加對當今人們的工作方式產生了前所未有的影響。智能手機、移動應用程序和基於雲的工具的迅速普及為人們提供了將技術集成到生活幾乎各個方面的機會。

然而，令人驚訝的是，這些技術以如此之快的速度接管了當今組織的運營方式。即使是守舊的大型公司的員工（幾十年來對員工使用的 IT 系統和流程都採用了嚴格的指導方針）現在也經常使用他們的個人設備來檢查電子郵件、更新文檔和安排會議，因為這使他們能夠更富有成效的。

考慮到這些技術如何讓人們在他們想要的時間和地點生活和工作——並且所有這些都來自同一個設備——這種趨勢的原因不難理解。不太明確的是了解公司是否找到了一種方法來充分利用以消費者為導向的技術和流程所提供的機會。早在 2011 年，Forrester 的一份報告稱，64% 的受訪高管承認，他們的組織只意識到協作技術的一小部分好處。

為了了解企業如何利用這些機會，我們將分析分佈式團隊的成功，他們通常別無選擇，只能擁抱消費者和移動技術。我們在 Toptal（一家 100% 遠程公司，近年來員工人數增加了數百人）在這裡發現，與許多組織目前使用的傳統業務工具相比，這些技術可以提供附加值。

1. 使用更好的實時通信

分佈式團隊中缺乏面對面會議增加了確保正確溝通工具到位的風險。但這並不意味著選擇的工具必須是最昂貴或最具技術性的。這裡討論的工具包括 Skype、Zoom 和 Slack——消費者在非工作環境中使用的技術。它們易於使用，與多種設備兼容，並且通常可以免費下載，它們提供了具有成本效益的實時通信。當您考慮它們的成本、互操作性和可用性時，這些工具所提供的價值令人質疑為什麼一些內部組織繼續使用過時且通常昂貴的會議工具進行通信。

這些通話遇到的問題是眾所周知的：首先，您必須與多個電話號碼、會議代碼和密碼進行鬥爭才能加入通話。然後你用響亮的嗶嗶聲宣布你自己（通常會打斷已經開始的對話），然後是不知道誰在通話或誰在說話的問題。

由於這些經驗，可以理解為什麼一些公司（不熟悉協作消費技術的好處）認為如果公司選擇遠程工作並僅依靠電話會議召開會議，溝通將受到影響。

我們發現這是一種誤解。在 Toptal，Zoom 是我們的首選平台。它使我們能夠在與您在辦公室舉行會議時的互動相同的水平上進行協作：

您實際上可以看到人 - 視頻功能使人們可以用同理心和情感進行交流。
您可以共享您的屏幕 - 有效地反映辦公室中發生的“一起工作”行為。
您可以在屏幕上添加註釋 - 提高人們傳達想法或信息的效率。

作為一個額外的好處，您可以記錄會議以供將來參考，從而降低行動點被遺忘的風險。與這些技術相關的 IT 支持（如果有的話）也很少。

2. 利用基於雲的工具進行協作

當員工可以在任何地方工作時，重要的是他們使用的操作工具使他們能夠像在辦公室使用的工具一樣有效地進行合作。對於分佈式團隊，一種選擇是使用基於雲的技術。在這裡，GitHub 和 Google Drive 等工具提供了對工作文檔的高度可追溯性和強大的移動功能。

以穀歌云端硬盤為例。它允許多個遠程工作人員從任何設備訪問相同的文件夾，即使他們在旅途中也可以使用它們。更具體地說，Google Docs 允許多個用戶對一個文檔進行編輯和建議。所有這些編輯都會被跟踪和記錄，因此雖然總是可以找到文檔的舊版本，但它可以確保每個人都使用最新版本。

在雇主方面，這些工具提供安全功能，以確保公司詳細信息保持機密，並僅限於給定域或批准列表中的批准用戶。與 Google Docs 的示例相比，想想一些不太動態的工具，以及發生的協作過程：一個人起草一份文檔，通過電子郵件將其發送給另一個人，然後他們添加他們的輸入並將其發回。在整個過程中，這些文檔被下載、通過電子郵件發送，並為潛在的安全漏洞提供了許多機會。從一個基於雲的文檔工作有助於最大限度地降低這種風險。

3. 與設備無關

微軟表示，67% 的人使用個人設備工作。如果您正在管理一個分佈式團隊，那麼您已經讓團隊成員在他們喜歡的位置工作。為什麼不讓他們在他們喜歡的設備上工作呢？

在 Toptal，我們與設備無關。雖然使用的任何設備都具有相關軟件和性能功能是先決條件，但我們允許我們的團隊選擇最適合其角色、要求和生活方式的設備。從員工敬業度的角度來看，如果團隊成員可以通過一台設備（他們通常隨身攜帶的設備）來管理他們的工作和生活職責，那麼他們就能更好地處理需要立即關注的意外工作問題。

從運營效率的角度來看，允許員工選擇他們自己的設備可以節省組織管理技術的時間，因為團隊成員是自給自足的，他們使用可以輕鬆導航、升級和自行排除故障的設備。

當然，在考慮“自帶設備”政策時，安全性是一個主要問題。有證據表明，工作中移動設備使用量的增加導致安全漏洞的增加。最新的雲平台具有強大的隱私控制功能，可幫助應對這種風險並確保公司數據的安全，但公司還可以採取其他措施來提高安全性。一個強大的入職流程就是其中之一。

在 Toptal，我們確保所有新員工都經過詳細而嚴格的入職培訓。我們優先考慮讓所有新人參加我們關於數據保護、保密和合規培訓的虛擬（通過 Zoom）會議。我們還使用 G-Suite。它不僅可以作為有效的 Intranet，而且還允許在各種移動設備上使用安全協議，尤其是兩步驗證。

“飲水機”思維的終結

在這篇文章中，我們詳細介紹了一些可用於有效參與、連接和保護分佈式團隊的技術資源。結合使用這些工具可以幫助創建您可能在傳統辦公室環境中找到的“門戶開放政策”，並且還允許分佈式團隊比內部團隊更有效地工作。

儘管安全問題一直存在，但當正確的流程和協議到位時，它們可以得到控制。從業務增長的角度來看，正確利用消費者技術的分佈式團隊可以顯著提高他們的溝通、生產力和團隊滿意度。

允許團隊使用消費者移動技術遠程工作的最後一個含義是“飲水機”思維的終結。食堂閒聊的歷史書籍不再丟失自發和創新的商業理念。它們從非正式和無組織的解決方案轉變為切實的、可搜索的計劃，從而顯著提高分佈式團隊的效率，最終提高整個組織的效率。