작업장 효율성: 비즈니스 기술이 아닌 소비자를 생각하십시오

노동 통계국의 2016년 미국 시간 사용 설문조사에 따르면 22%의 사람들이 재택근무의 일부 또는 전부를 수행했으며, 동일한 설문조사에 따르면 이 수치는 고등 교육을 받은 근로자의 경우 43%였습니다. Agile Talent Collaborative의 최근 연구에 따르면 HR 리더는 조직 구성원의 50%가 임시 및 외부 직원인 50/50 인력의 성장을 예측하고 있습니다. 이코노미스트 인텔리전트 유닛(Economist Intelligent Unit)의 최근 글로벌 설문조사에서 응답자의 49%는 모바일 작업이 생산성에 가장 큰 영향을 미친다고 답했으며 38%는 모바일 작업이 고용주에 대한 만족도를 결정한다고 인정했습니다.

이 데이터가 보여주는 것은 모바일 및 유연한 작업에 대한 근로자의 욕구가 급격히 증가하고 있다는 것입니다. 또한 더 많은 전문가가 다양한 위치와 시간대에서 영구적으로 작업하므로 작업을 완료하는 데 있어 커뮤니케이션 및 협업 도구의 중요성을 보여줍니다. 그러나 대부분의 엔터프라이즈 기술은 이 새로운 경제의 요구 사항을 해결하는 데 있어 구식이며 피할 수 있는 부정적인 효율성을 생성합니다. 최적의 성능을 위해 생산성 도구는 실시간 통신, 즉각적인 협업 및 안전한 개인 정보 제어를 제공해야 합니다. 이 기사에서 우리는 소비자 기술이 종종 이러한 목표를 달성하는 가장 좋은 방법이 될 수 있다고 주장하고, 올바른 도구를 채택하고 민첩한 경제의 맥락에서 이러한 도구가 제공하는 이점을 평가하기 위한 세 가지 주요 전략을 간략하게 설명합니다.

사용하기 쉬운 장치, 앱 및 클라우드 기반 도구의 폭발적인 증가는 사람들에게 거의 모든 라이프스타일 측면, 특히 직장에서 기술을 통합할 수 있는 기회를 제공했습니다.

직장에서 소비자 기술의 역할

소비자 모바일 기술의 사용 증가는 오늘날 사람들이 일하는 방식에 전례 없는 영향을 미쳤습니다. 스마트폰, 모바일 앱 및 클라우드 기반 도구의 급속한 확산은 사람들에게 삶의 거의 모든 측면에 기술을 통합할 수 있는 기회를 제공했습니다.

그러나 놀라운 점은 이러한 기술이 오늘날 조직의 운영 방식을 얼마나 신속하게 인수했는지입니다. 수십 년 동안 직원이 사용하는 IT 시스템 및 프로세스에 대한 엄격한 지침을 적용한 오래된 보안 대기업의 직원조차도 이제 정기적으로 개인 장치를 사용하여 이메일을 확인하고 문서를 업데이트하고 회의를 설정합니다. 생산적인.

이러한 기술을 통해 사람들이 원할 때 원하는 곳에서 생활하고 일할 수 있는 방법을 고려할 때 이러한 추세의 원인은 이해하기 어렵지 않습니다. 덜 명확한 것은 기업이 소비자 지향 기술과 프로세스가 제공해야 하는 기회를 최대한 활용할 수 있는 방법을 찾았는지 여부입니다. 2011년에 Forrester 보고서에 따르면 설문 조사에 응한 경영진의 64%가 조직이 협업 기술의 이점 중 극히 일부만 실현하고 있다고 인정했습니다.

기업이 이러한 기회를 활용하는 방법을 이해하기 위해 우리는 종종 소비자 및 모바일 기술을 수용할 수밖에 없는 분산된 팀의 성공을 분석할 것입니다. 100% 원격 회사인 Toptal에서 최근 몇 년 동안 직원 수를 수백 명 늘린 회사에서 발견한 사실은 이러한 기술이 현재 많은 조직에서 사용하는 기존 비즈니스 도구와 비교할 때 부가 가치를 제공할 수 있다는 것입니다.

1. 더 나은 실시간 커뮤니케이션 활용

분산된 팀에서 대면 회의가 부족하면 올바른 의사 소통 도구가 제자리에 있는지 확인해야 하는 위험이 높아집니다. 그러나 이것이 선택된 도구가 가장 비싸거나 가장 기술적인 것이어야 한다는 것을 의미하지는 않습니다. 여기에서 문제의 도구에는 비작업 환경에서 소비자가 사용하는 기술인 Skype, Zoom 및 Slack이 포함됩니다. 사용하기 쉽고 여러 장치와 호환되며 자주 무료로 다운로드할 수 있어 비용 효율적인 실시간 통신을 제공합니다. 비용, 상호 운용성 및 유용성을 고려할 때 이러한 도구가 제공하는 가치는 일부 내부 조직이 의사 소통을 위해 오래되고 종종 값비싼 회의 도구를 계속 사용하는 이유에 대해 의문을 제기합니다.

이러한 통화에서 발생하는 문제는 잘 알려져 있습니다. 먼저 통화에 참여하기 위해 여러 전화 번호, 회의 코드 및 핀 번호와 싸워야 합니다. 그런 다음 큰 소리로 자신을 알리고(종종 이미 시작된 대화를 중단함) 통화 중인 사람이나 말하고 있는 사람이 누구인지 알 수 없는 문제가 뒤따릅니다.

이러한 경험 때문에 일부 기업(소비자 협업 기술의 이점에 익숙하지 않음)이 원격으로 작업하고 회의를 전화 회의에만 의존할 경우 커뮤니케이션에 문제가 있다고 생각하는 이유를 이해할 수 있습니다.

우리는 이것이 잘못된 생각임을 발견했습니다. 여기 Toptal에서 Zoom은 우리가 선호하는 플랫폼입니다. 이를 통해 회의가 사무실에서 열렸을 때의 상호 작용을 반영하는 수준에서 협업할 수 있습니다.

• 사람들을 실제로 볼 수 있습니다. 비디오 기능을 통해 사람들은 공감과 감정으로 소통할 수 있습니다.
• 사무실에서 발생하는 "함께 작업" 동작을 효과적으로 미러링하여 화면을 공유할 수 있습니다.
• 화면에 주석을 달 수 있어 사람들이 아이디어나 메시지를 전달할 수 있는 효율성을 높일 수 있습니다.

추가 이점으로, 나중에 참조할 수 있도록 회의를 녹음할 수 있어 작업 포인트를 잊어버릴 위험이 줄어듭니다. 또한 이러한 기술과 관련된 IT 지원도 거의 없습니다.

2. 협업을 위한 클라우드 기반 도구 활용

직원이 어디에서나 작업할 수 있는 경우 사무실에서 사용하는 것과 마찬가지로 직원이 사용하는 운영 도구를 통해 효율적으로 협력할 수 있어야 합니다. 분산된 팀의 경우 한 가지 옵션은 클라우드 기반 기술을 사용하는 것입니다. 여기에서 GitHub 및 Google 드라이브와 같은 도구는 작업 문서에 대한 높은 추적 가능성과 강력한 모바일 기능을 제공합니다.

구글 드라이브를 가져 가라. 여러 원격 작업자가 모든 장치에서 동일한 폴더에 액세스하고 이동 중에도 사용할 수 있습니다. 보다 구체적으로 말하면 Google 문서도구를 사용하면 여러 사용자가 하나의 문서를 수정하고 제안할 수 있습니다. 이러한 모든 편집 내용은 추적 및 기록되므로 문서의 이전 버전을 항상 찾을 수 있지만 모든 사람이 최신 버전에서 작업할 수 있습니다.

고용주 측에서 이러한 도구는 회사 세부 정보가 기밀로 유지되고 지정된 도메인 또는 승인된 목록 내에서 승인된 사용자만 사용할 수 있도록 보안 기능을 제공합니다. Google 문서도구의 예와 비교하여 덜 동적인 도구와 발생하는 공동작업 프로세스를 생각해 보십시오. 한 사람이 문서 초안을 작성하고 다른 사람에게 이메일로 보내고 입력 내용을 추가하고 다시 보냅니다. 이 프로세스 전반에 걸쳐 해당 문서가 다운로드되고 이메일로 전송되며 잠재적인 보안 침해에 대한 많은 기회를 제공합니다. 하나의 클라우드 기반 문서에서 작업하면 이러한 위험을 최소화하는 데 도움이 됩니다.

3. 기기에 무관심하십시오

Microsoft는 67%의 사람들이 업무용으로 개인 장치를 사용한다고 밝혔습니다. 분산된 팀을 관리하는 경우 이미 팀 구성원이 선호하는 위치에서 작업할 수 있습니다. 그들이 선호하는 장치에서도 작동하게 하지 않는 이유는 무엇입니까?

Toptal은 장치에 구애받지 않습니다. 사용되는 모든 장치에 관련 소프트웨어 및 성능 기능이 있어야 한다는 전제 조건이 있지만, 우리 팀은 자신의 역할, 요구 사항 및 라이프스타일에 가장 적합한 장치를 선택할 수 있습니다. 직원 참여의 관점에서 팀 구성원이 일반적으로 항상 가지고 다니는 하나의 장치에서 업무와 일상 업무를 모두 관리할 수 있다면 즉각적인 주의가 필요한 예기치 않은 업무 문제를 처리하는 데 더 적합합니다.

운영 효율성의 관점에서 직원이 자신의 장치를 선택할 수 있게 하면 팀 구성원이 스스로 쉽게 탐색하고 업그레이드하고 문제를 해결할 수 있는 장치에서 자급자족할 수 있으므로 조직에서 기술 관리 시간을 절약할 수 있습니다.

물론 보안은 "기기 가져오기" 정책을 고려할 때 주요 관심사입니다. 직장에서 모바일 장치 사용의 증가로 인해 보안 침해가 증가했다는 증거가 있습니다. 최신 클라우드 플랫폼에는 이러한 위험을 방지하고 회사 데이터를 안전하게 보호할 수 있는 강력한 개인 정보 보호 제어 기능이 포함되어 있지만 기업이 보안을 개선하기 위해 취할 수 있는 다른 조치가 있습니다. 강력한 온보딩 프로세스는 하나입니다.

Toptal에서는 모든 신입 사원이 상세하고 엄격한 온보딩을 거치도록 합니다. 우리는 모든 신규 초보자가 데이터 보호, 기밀 유지 및 규정 준수 교육에 대한 가상(Zoom을 통해) 회의에 참석하는 것을 최우선으로 합니다. 우리는 또한 G-Suite를 사용합니다. 효과적인 인트라넷 역할을 할 뿐만 아니라 다양한 모바일 장치, 특히 2단계 인증에서 보안 프로토콜을 사용할 수 있습니다.

"수냉식" 사고의 끝

이 게시물에서 우리는 분산된 팀을 효과적으로 참여, 연결 및 보호하는 데 사용할 수 있는 여러 기술 리소스에 대해 자세히 설명했습니다. 이러한 도구를 혼합하면 기존 사무실 환경에서 볼 수 있는 "개방형 정책"을 만드는 데 도움이 될 뿐만 아니라 분산된 팀이 사내 팀보다 더 효율적으로 작업할 수 있습니다.

보안 문제는 항상 존재하지만 올바른 프로세스와 프로토콜이 배치되면 제어할 수 있습니다. 비즈니스 성장의 관점에서 소비자 기술을 올바르게 활용하는 분산된 팀은 커뮤니케이션, 생산성 및 팀 만족도 수준을 크게 향상시킬 수 있습니다.

팀이 소비자 모바일 기술을 사용하여 원격으로 작업할 수 있다는 마지막 의미는 "수냉식" 사고의 종말입니다. 더 이상 즉흥적이고 혁신적인 비즈니스 아이디어가 구내식당의 수다를 떠는 역사책에 빠져서는 안 됩니다. 비공식적이고 조직화되지 않은 솔루션에서 분산된 팀, 궁극적으로 전체 조직의 효율성에 상당한 이점을 추가하는 유형의 검색 가능한 이니셔티브로 변환됩니다.