Эффективность на рабочем месте: думайте о потребителе, а не о бизнес-технологиях

Американское исследование использования времени 2016 года, проведенное Бюро статистики труда, показало, что 22% людей частично или полностью выполняют свою работу из дома, и тот же опрос показал, что этот показатель составляет 43% для работников с высшим образованием. Недавнее исследование, проведенное Agile Talent Collaborative, показало, что руководители HR прогнозируют рост рабочей силы 50/50, где 50% членов организации являются временными и внешними. А в недавнем глобальном опросе, проведенном Economist Intelligent Unit, 49% респондентов заявили, что мобильная работа оказала наибольшее влияние на их производительность, а 38% признали, что она определяет, насколько они удовлетворены работодателем.

Эти данные иллюстрируют быстрый рост интереса работников к мобильной и гибкой работе. Это также показывает важность средств связи и совместной работы при выполнении работы, поскольку теперь все больше профессионалов работают постоянно из разных мест и часовых поясов. Но большая часть корпоративных технологий устарела и не отвечает потребностям этой новой экономики, что создает отрицательную эффективность, которой можно избежать. Для оптимальной производительности инструменты повышения производительности должны обеспечивать связь в реальном времени, мгновенную совместную работу и безопасный контроль конфиденциальности. В этой статье мы утверждаем, что потребительские технологии часто могут быть лучшим способом достижения этих целей, и описываем три ключевые стратегии для принятия правильных инструментов и оценки преимуществ, которые они обеспечивают в контексте гибкой экономики.

Взрыв более простых в использовании устройств, приложений и облачных инструментов дал людям возможность интегрировать технологии практически во все аспекты их жизни, особенно в рабочее место.

РОЛЬ ПОТРЕБИТЕЛЬСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

Более широкое использование потребительских мобильных технологий оказало беспрецедентное влияние на то, как люди работают сегодня. Быстрое распространение смартфонов, мобильных приложений и облачных инструментов дало людям возможность интегрировать технологии практически во все аспекты своей жизни.

Удивительно, однако, как быстро эти технологии вытеснили сегодняшние организации. Даже сотрудники крупных устаревших компаний, в которых на протяжении десятилетий применялись строгие инструкции по ИТ-системам и процессам, теперь регулярно используют свои личные устройства для проверки электронной почты, обновления документов и назначения встреч, потому что это позволяет им быть более продуктивными. продуктивный.

Учитывая то, как эти технологии позволяют людям жить и работать, когда они хотят и где хотят, и все это с одного и того же устройства, причину этой тенденции понять нетрудно. Что менее ясно, так это знание того, нашли ли компании способ в полной мере использовать возможности, которые могут предложить технологии и процессы, ориентированные на потребителя. Еще в 2011 году в отчете Forrester говорилось, что 64% ​​опрошенных руководителей признали, что их организации осознают лишь небольшую часть преимуществ технологий совместной работы.

Чтобы понять, как предприятия могут извлечь выгоду из этих возможностей, мы проанализируем успех распределенных команд, у которых часто нет другого выбора, кроме как использовать потребительские и мобильные технологии. Что мы обнаружили здесь, в Toptal — полностью удаленной компании, численность персонала которой за последние годы увеличилась на сотни человек, — так это то, что эти технологии могут предложить дополнительную ценность по сравнению с традиционными бизнес-инструментами, которые в настоящее время используются во многих организациях.

1. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЛУЧШУЮ СВЯЗЬ В РЕАЛЬНОМ ВРЕМЕНИ

Отсутствие личных встреч в распределенных командах повышает ставки для обеспечения наличия правильных инструментов коммуникации. Но это не означает, что выбранные инструменты должны быть самыми дорогими или техническими. В число рассматриваемых здесь инструментов входят Skype, Zoom и Slack — технологии, которые потребители используют в нерабочей среде. Простые в использовании, совместимые с несколькими устройствами и очень часто бесплатные для загрузки, они предлагают экономически эффективную связь в режиме реального времени. Если учесть их стоимость, функциональную совместимость и удобство использования, ценность этих инструментов ставит вопрос о том, почему некоторые внутренние организации продолжают использовать устаревшие и зачастую дорогие инструменты конференц-связи для общения.

Проблемы, возникающие при таких звонках, хорошо известны: во-первых, вам нужно бороться с несколькими телефонными номерами, кодами конференц-связи и пин-кодами, чтобы просто присоединиться к звонку. Затем вы сообщаете о себе громким звуковым сигналом (часто прерывая уже начавшийся разговор), после чего следует вопрос о том, что вы не знаете, кто участвует в вызове или кто говорит.

Благодаря этому опыту становится понятным, почему некоторые компании, незнакомые с преимуществами совместной потребительской технологии, предполагают, что общение пострадает, если компания решит работать удаленно и полагаться исключительно на конференц-связь для встреч.

Мы обнаружили, что это заблуждение. Здесь, в Toptal, Zoom является нашей предпочтительной платформой. Это позволяет нам сотрудничать на уровне, отражающем взаимодействие, которое было бы у вас, если бы встреча проходила в офисе:

• Вы действительно можете видеть людей — функции видео позволяют людям общаться с сочувствием и эмоциями.
• Вы можете поделиться своим экраном, эффективно отражая «совместную работу», которая происходит в офисе.
• Вы можете аннотировать экран, повышая эффективность передачи людьми идеи или сообщения.

В качестве дополнительного преимущества вы можете записать встречу для дальнейшего использования, что снижает риск того, что пункты действий будут забыты. Кроме того, очень мало ИТ-поддержки, связанной с этими технологиями.

2. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ОБЛАЧНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ СОТРУДНИЧЕСТВА

Когда сотрудники могут работать из любого места, важно, чтобы операционные инструменты, которые они используют, позволяли им взаимодействовать так же эффективно, как и в офисе. Для распределенных команд одним из вариантов является использование облачных технологий. Здесь такие инструменты, как GitHub и Google Drive, обеспечивают высокую отслеживаемость рабочих документов и мощную мобильную функциональность.

Возьмите Гугл Диск. Это позволяет нескольким удаленным работникам получать доступ к одним и тем же папкам с любого устройства и использовать их, даже когда они в пути. В частности, Документы Google позволяют нескольким пользователям вносить изменения и предложения в один документ. Все эти правки отслеживаются и записываются, поэтому, хотя старые версии документа всегда можно найти, это гарантирует, что все будут работать с последней версией.

Со стороны работодателя эти инструменты предлагают функции безопасности, чтобы гарантировать, что данные компании останутся конфиденциальными и заблокированы только для утвержденных пользователей в данном домене или утвержденном списке. По сравнению с примером Google Docs, подумайте о некоторых менее динамичных инструментах и ​​процессе совместной работы: один человек составляет черновик документа, отправляет его по электронной почте другому, они добавляют свой вклад и отправляют его обратно. На протяжении всего этого процесса эти документы загружаются, отправляются по электронной почте и представляют множество возможностей для потенциального нарушения безопасности. Работа с одним облачным документом помогает минимизировать этот риск.

3. БУДЬТЕ НЕЗАВИСИМЫМИ ОТ УСТРОЙСТВ

Microsoft утверждает, что 67% людей используют личные устройства для работы. Если вы управляете распределенной командой, то вы уже позволяете членам команды работать из предпочитаемых ими мест. Почему бы не позволить им работать и на тех устройствах, которые они предпочитают?

В Toptal мы не зависим от устройств. Хотя обязательным условием является наличие на любом используемом устройстве соответствующего программного обеспечения и производительности, мы позволяем нашим командам выбирать устройства, которые наилучшим образом соответствуют их роли, требованиям и образу жизни. С точки зрения вовлеченности сотрудников, если члены команды могут управлять своими рабочими и жизненными обязанностями с одного устройства — устройства, которое они обычно всегда носят с собой, — то они лучше подготовлены для решения непредвиденных рабочих проблем, требующих их немедленного внимания.

С точки зрения операционной эффективности предоставление сотрудникам возможности выбирать свои собственные устройства может сэкономить организациям время на администрирование технологий, поскольку члены команды работают на устройствах, которые они могут легко перемещать, обновлять и устранять неполадки самостоятельно.

Конечно, безопасность является серьезной проблемой при рассмотрении политики «принеси свое устройство». Имеются данные, свидетельствующие о том, что рост использования мобильных устройств на работе привел к увеличению нарушений безопасности. Новейшие облачные платформы оснащены надежными средствами контроля конфиденциальности, которые помогают бороться с этим риском и обеспечивают безопасность данных компании, но есть и другие шаги, которые компании могут предпринять для повышения безопасности. Одним из них является сильный процесс адаптации.

В Toptal мы гарантируем, что все новые сотрудники проходят тщательную и тщательную адаптацию. Мы считаем своим приоритетом, чтобы все новички посещали наши виртуальные (через Zoom) встречи по защите данных, конфиденциальности и обучению соответствию требованиям. Мы также используем G-Suite. Он не только служит эффективной внутренней сетью, но и позволяет использовать протоколы безопасности на различных мобильных устройствах, в первую очередь двухэтапную проверку.

КОНЕЦ МЫШЛЕНИЯ «ВОДЯНОЙ ОХЛАДИТЕЛЬ»

В этом посте мы подробно описали ряд технологических ресурсов, которые можно использовать для эффективного привлечения, подключения и защиты распределенных команд. Сочетание этих инструментов может помочь создать «политику открытых дверей», которую вы можете найти в традиционной офисной обстановке, а также позволить распределенным командам работать более эффективно, чем внутри компании.

Хотя проблемы безопасности всегда присутствуют, их можно контролировать, если внедрить правильные процессы и протоколы. С точки зрения роста бизнеса, распределенные команды, правильно использующие потребительские технологии, могут значительно улучшить свои коммуникации, производительность и уровень удовлетворенности команды.

Последним следствием того, что команды могут работать удаленно с потребительскими мобильными технологиями, является конец мышления «водяного кулера». Спонтанные и новаторские бизнес-идеи больше не теряются в книгах по истории в столовой. Они превращаются из неформальных и неорганизованных решений в осязаемые инициативы с возможностью поиска, которые значительно повышают эффективность распределенных команд и, в конечном счете, всей организации.