كفاءة مكان العمل: فكر في المستهلك ، وليس تكنولوجيا الأعمال

وجد مسح استخدام الوقت الأمريكي لعام 2016 من مكتب إحصاءات العمل أن 22٪ من الأشخاص قاموا ببعض أو كل أعمالهم من المنزل - وأشار الاستطلاع نفسه إلى أن هذا الرقم كان 43٪ للعاملين الحاصلين على شهادة التعليم العالي. اكتشفت دراسة حديثة أجرتها Agile Talent Collaborative أن قادة الموارد البشرية يتوقعون نمو القوى العاملة بنسبة 50/50 ، حيث يكون 50 ٪ من أعضاء المنظمة مؤقتين وخارجيين. وفي استطلاع عالمي حديث أجرته وحدة الإيكونوميست إنتليجنت ، قال 49٪ من المستجيبين أن العمل المتنقل كان له الأثر الأكبر على إنتاجيتهم ، بينما أقر 38٪ أنه حدد مدى رضاهم عن صاحب العمل.

ما توضحه هذه البيانات هو الارتفاع السريع في شهية العمال للعمل المتنقل والمرن. كما يوضح أهمية أدوات الاتصال والتعاون في إكمال العمل ، والآن بعد أن أصبح المزيد من المحترفين يعملون بشكل دائم من مواقع ومناطق زمنية مختلفة. لكن غالبية تكنولوجيا المؤسسات عفا عليها الزمن في تلبية احتياجات هذا الاقتصاد الجديد - خلق كفاءات سلبية يمكن تجنبها. للحصول على الأداء الأمثل ، تحتاج أدوات الإنتاجية إلى توفير اتصال في الوقت الفعلي وتعاون فوري وعناصر تحكم آمنة في الخصوصية. في هذه المقالة ، نجادل في أن تكنولوجيا المستهلك يمكن أن تكون غالبًا أفضل طريقة لتحقيق هذه الأهداف ، ونضع الخطوط العريضة لثلاث استراتيجيات رئيسية لاعتماد الأدوات الصحيحة وتقييم الفوائد التي توفرها في سياق الاقتصاد المرن.

لقد أتاح انفجار الأجهزة والتطبيقات والأدوات المستندة إلى السحابة أسهل في الاستخدام الفرصة للأشخاص لدمج التكنولوجيا في كل جانب من جوانب نمط حياتهم تقريبًا - وعلى الأخص مكان العمل.

دور تكنولوجيا المستهلك في مكان العمل

كان لزيادة استخدام تكنولوجيا الهاتف المحمول للمستهلكين تأثير غير مسبوق على طريقة عمل الناس اليوم. لقد أتاح الانتشار السريع للهواتف الذكية وتطبيقات الأجهزة المحمولة والأدوات المستندة إلى السحابة للناس فرصة لدمج التكنولوجيا في كل جانب من جوانب حياتهم تقريبًا.

لكن ما يثير الدهشة هو السرعة التي استحوذت بها هذه التقنيات على الطريقة التي تعمل بها المنظمات اليوم. حتى الموظفون في الشركات الكبيرة الخاضعة للحراسة القديمة - والتي استخدمت إرشادات صارمة بشأن أنظمة وعمليات تكنولوجيا المعلومات التي يستخدمها موظفوها لعقود - يستخدمون الآن أجهزتهم الشخصية بانتظام للتحقق من البريد الإلكتروني وتحديث المستندات وتحديد الاجتماعات لأنها تمكنهم من أن يكونوا أكثر إنتاجي.

بالنظر إلى الكيفية التي تسمح بها هذه التقنيات للأشخاص بالعيش والعمل وقتما يريدون وأينما يريدون - وكل ذلك من نفس الجهاز - ليس من الصعب فهم سبب هذا الاتجاه. الأمر الأقل وضوحًا هو معرفة ما إذا كانت الشركات قد وجدت طريقة للاستفادة الكاملة من الفرص التي يجب أن تقدمها التقنيات والعمليات الموجهة للمستهلكين. في عام 2011 ، ذكر تقرير لشركة Forrester أن 64٪ من المديرين التنفيذيين الذين شملهم الاستطلاع اعترفوا بأن مؤسساتهم كانت تدرك فقط جزءًا صغيرًا من فوائد تقنيات التعاون.

لفهم كيف يمكن للمؤسسات الاستفادة من هذه الفرص ، سنقوم بتحليل نجاح الفرق الموزعة ، والتي غالبًا ما لا يكون لديها خيار سوى تبني تكنولوجيا الهاتف المحمول والمستهلك. ما وجدناه هنا في Toptal - شركة تعمل عن بُعد بنسبة 100٪ نما عدد موظفيها بالمئات في السنوات الأخيرة - هو أن هذه التقنيات يمكن أن تقدم قيمة مضافة عند مقارنتها بأدوات العمل التقليدية المستخدمة حاليًا من قبل العديد من المؤسسات.

1. اجعل استخدام اتصال أفضل في الوقت الحقيقي

يؤدي عدم وجود اجتماعات وجهًا لوجه في الفرق الموزعة إلى زيادة المخاطر لضمان وجود أدوات الاتصال الصحيحة. لكن هذا لا يعني أن الأدوات المختارة يجب أن تكون أغلى أو أكثر تقنية. الأدوات المعنية هنا تتضمن Skype و Zoom و Slack - التقنيات التي يستخدمها المستهلكون في البيئات غير العاملة. سهلة الاستخدام ومتوافقة مع أجهزة متعددة ، وغالبًا ما تكون مجانية للتنزيل ، فهي توفر اتصالاً فعالاً من حيث التكلفة في الوقت الفعلي. عندما تفكر في التكلفة وقابلية التشغيل البيني وسهولة الاستخدام ، فإن القيمة التي توفرها هذه الأدوات تدعو للتساؤل عن سبب استمرار بعض المؤسسات الداخلية في استخدام أدوات مؤتمرات قديمة وغالبًا ما تكون باهظة الثمن للتواصل.

المشاكل التي تواجهها مع هذه المكالمات معروفة جيدًا: أولاً ، عليك محاربة أرقام الهواتف المتعددة ورموز المؤتمرات والأرقام التعريفية فقط للانضمام إلى المكالمة. ثم تعلن عن نفسك بصوت عالٍ (غالبًا ما تقاطع محادثة بدأت بالفعل) ، متبوعة بمسألة عدم معرفة من المتصل أو المتحدث.

بسبب هذه التجارب ، من المفهوم لماذا تفترض بعض الشركات - غير المألوفة بمزايا تكنولوجيا المستهلك التعاونية - أن الاتصال سيعاني إذا اختارت الشركة العمل عن بُعد والاعتماد فقط على المكالمات الجماعية للاجتماعات.

لقد وجدنا أن هذا مفهوم خاطئ. هنا في Toptal ، يعد Zoom منصتنا المفضلة. يتيح لنا التعاون على مستوى يعكس التفاعل الذي قد تحصل عليه إذا تم الاجتماع في مكتب:

• يمكنك في الواقع رؤية الأشخاص - تتيح ميزات الفيديو للأشخاص التواصل بالتعاطف والعاطفة.
• يمكنك مشاركة شاشتك - مما يعكس بشكل فعال سلوك "العمل معًا" الذي يحدث في المكتب.
• يمكنك إضافة تعليق توضيحي على الشاشة - تعزيز الكفاءة التي يمكن للأشخاص من خلالها نقل فكرة أو رسالة.

كميزة إضافية ، يمكنك تسجيل الاجتماع للرجوع إليه في المستقبل مما يقلل من مخاطر نسيان نقاط الإجراءات. هناك أيضًا القليل جدًا من دعم تكنولوجيا المعلومات المرتبط بهذه التقنيات ، إن وجد.

2. أدوات تسخير تستند إلى السحابة للتعاون

عندما يتمكن الموظفون من العمل من أي مكان ، من المهم أن تسمح لهم الأدوات التشغيلية التي يستخدمونها بالتعاون بشكل فعال مثل تلك التي قد يستخدمونها في المكتب. بالنسبة للفرق الموزعة ، فإن أحد الخيارات هو استخدام التكنولوجيا المستندة إلى السحابة. هنا ، توفر أدوات مثل GitHub و Google Drive إمكانية تتبع عالية لمستندات العمل ووظائف الأجهزة المحمولة القوية.

خذ Google Drive. يسمح لعدة عمال عن بعد بالوصول إلى نفس المجلدات من أي جهاز ، واستخدامها حتى أثناء التنقل. وبشكل أكثر تحديدًا ، يسمح محرر مستندات Google لعدة مستخدمين بإجراء تعديلات واقتراحات على مستند واحد. يتم تتبع كل هذه التعديلات وتسجيلها ، لذلك بينما يمكن دائمًا العثور على الإصدارات القديمة من المستند ، فإنه يضمن عمل الجميع على أحدث إصدار.

من جانب صاحب العمل ، توفر هذه الأدوات ميزات أمان لضمان بقاء تفاصيل الشركة سرية ومغلقة للمستخدمين المعتمدين فقط في نطاق معين أو قائمة معتمدة. بالمقارنة مع مثال محرّر مستندات Google ، فكر في بعض الأدوات الأقل ديناميكية ، وعملية التعاون التي تحدث: يقوم شخص بصياغة مستند ، وإرساله بالبريد الإلكتروني إلى شخص آخر ، ويقومون بإضافة مدخلاتهم وإرسالها مرة أخرى. خلال هذه العملية ، يتم تنزيل هذه المستندات وإرسالها بالبريد الإلكتروني وتوفر العديد من الفرص لخرق أمني محتمل. يساعد العمل من مستند واحد مستند إلى مجموعة النظراء على تقليل هذه المخاطر.

3. كن جهاز عددي

تذكر Microsoft أن 67٪ من الأشخاص يستخدمون الأجهزة الشخصية في العمل. إذا كنت تدير فريقًا موزعًا ، فأنت بذلك تسمح بالفعل لأعضاء الفريق بالعمل من المواقع التي يفضلونها. لماذا لا تسمح لهم بالعمل على الأجهزة التي يفضلونها أيضًا؟

في Toptal ، نحن حياديون بالجهاز. في حين أنه من المتطلبات الأساسية أن يتمتع أي جهاز مستخدم بقدرات البرامج والأداء ذات الصلة ، فإننا نسمح لفرقنا باختيار الأجهزة التي تخدم دورها ومتطلباتها وأنماط حياتها على أفضل وجه. من وجهة نظر مشاركة الموظف ، إذا كان بإمكان أعضاء الفريق إدارة واجباتهم العملية والحياتية كلها من جهاز واحد - الجهاز الذي يستخدمونه دائمًا معهم - فعندئذ يكونون في وضع أفضل للتعامل مع مشاكل العمل غير المتوقعة التي تتطلب اهتمامهم الفوري.

من منظور الكفاءة التشغيلية ، فإن السماح للموظفين باختيار أجهزتهم الخاصة يمكن أن يوفر وقت المؤسسات في إدارة التكنولوجيا لأن أعضاء الفريق يتمتعون بالاكتفاء الذاتي ، ويعملون على أجهزة يمكنهم التنقل بسهولة ، والترقية ، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها بأنفسهم.

بالطبع ، يمثل الأمان مصدر قلق كبير عند التفكير في سياسة "إحضار جهازك الخاص". هناك أدلة تشير إلى أن الزيادة في استخدام الأجهزة المحمولة في العمل أدت إلى ارتفاع في الخروقات الأمنية. تأتي أحدث الأنظمة الأساسية السحابية مع عناصر تحكم قوية في الخصوصية للمساعدة في مكافحة هذه المخاطر وضمان أمان بيانات الشركة ، ولكن هناك خطوات أخرى يمكن للشركات اتخاذها لتحسين الأمان. تعتبر عملية الإعداد القوية واحدة.

في Toptal ، نضمن أن يخضع جميع الموظفين الجدد لعملية تأهيل مفصلة وصارمة. نجعل من أولوياتنا أن يحضر جميع المبتدئين الجدد اجتماعاتنا الافتراضية (عبر Zoom) بشأن حماية البيانات والسرية والتدريب على الامتثال. نستخدم أيضًا G-Suite. فهي لا تعمل فقط كشبكة إنترانت فعالة ، ولكنها تسمح باستخدام بروتوكولات الأمان عبر مجموعة متنوعة من الأجهزة المحمولة ، وأبرزها التحقق بخطوتين.

نهاية التفكير في "مبرد الماء"

في هذا المنشور ، قمنا بتفصيل عدد من الموارد التكنولوجية التي يمكن استخدامها للمشاركة الفعالة والتواصل وتأمين الفرق الموزعة. يمكن أن يساعد دمج مزيج من هذه الأدوات في إنشاء "سياسة الباب المفتوح" التي قد تجدها في إعداد المكتب التقليدي ، بالإضافة إلى السماح أيضًا للفرق الموزعة بالعمل بكفاءة أكبر من الفرق الداخلية.

على الرغم من أن المخاوف الأمنية موجودة دائمًا ، إلا أنه يمكن التحكم فيها عند وضع العمليات والبروتوكولات الصحيحة في مكانها الصحيح. من منظور نمو الأعمال التجارية ، يمكن للفرق الموزعة التي تسخر تكنولوجيا المستهلك بشكل صحيح أن تحسن بشكل كبير من مستويات الاتصال والإنتاجية ورضا الفريق.

يتمثل الأثر الأخير للسماح للفرق بالعمل عن بُعد باستخدام تكنولوجيا الأجهزة المحمولة للمستهلكين في نهاية تفكير "مبرد المياه". لم تعد هناك أفكار تجارية عفوية ومبتكرة مفقودة في كتب التاريخ لمطعم شيت شات. يتم تحويلها من حلول غير رسمية وغير منظمة إلى مبادرات ملموسة وقابلة للبحث تضيف فائدة كبيرة إلى كفاءة الفرق الموزعة - وفي النهاية المنظمة بأكملها.