Effizienz am Arbeitsplatz: Denken Sie an Verbraucher, nicht an Geschäftstechnologie

Eine American Time Use Survey des Bureau of Labor Statistics aus dem Jahr 2016 ergab, dass 22 % der Menschen einen Teil oder die gesamte Arbeit von zu Hause aus erledigten – und dieselbe Umfrage ergab, dass diese Zahl bei Arbeitnehmern mit Hochschulabschluss 43 % betrug. Eine aktuelle Studie der Agile Talent Collaborative ergab, dass HR-Führungskräfte das Wachstum der 50/50-Belegschaft prognostizieren, bei der 50 % der Organisationsmitglieder befristet und extern sind. Und in einer kürzlich durchgeführten globalen Umfrage der Economist Intelligent Unit gaben 49 % der Befragten an, dass mobiles Arbeiten den größten Einfluss auf ihre Produktivität hatte, während 38 % zugaben, dass es entscheidend dafür war, wie zufrieden sie mit einem Arbeitgeber waren.

Was diese Daten veranschaulichen, ist ein rasch steigender Appetit der Arbeitnehmer auf mobiles und flexibles Arbeiten. Es zeigt auch die Bedeutung von Kommunikations- und Kollaborationstools für die Erledigung der Arbeit, da immer mehr Fachleute dauerhaft von verschiedenen Orten und Zeitzonen aus arbeiten. Aber die Mehrheit der Unternehmenstechnologie ist veraltet, um den Anforderungen dieser neuen Wirtschaft gerecht zu werden – was negative Effizienzen schafft, die vermieden werden können. Für eine optimale Leistung müssen Produktivitätstools Echtzeitkommunikation, sofortige Zusammenarbeit und sichere Datenschutzkontrollen bieten. In diesem Artikel argumentieren wir, dass Verbrauchertechnologie oft der beste Weg ist, um diese Ziele zu erreichen, und skizzieren drei Schlüsselstrategien für die Einführung der richtigen Tools und die Bewertung der Vorteile, die sie im Kontext der agilen Wirtschaft bieten.

Eine Explosion von benutzerfreundlicheren Geräten, Apps und Cloud-basierten Tools hat den Menschen die Möglichkeit geboten, Technologie in fast jeden Aspekt ihres Lebensstils zu integrieren – vor allem am Arbeitsplatz.

DIE ROLLE DER VERBRAUCHERTECHNOLOGIE AM ARBEITSPLATZ

Die zunehmende Nutzung mobiler Verbrauchertechnologie hat einen beispiellosen Einfluss auf die Art und Weise, wie Menschen heute arbeiten. Die schnelle Verbreitung von Smartphones, mobilen Apps und Cloud-basierten Tools hat den Menschen die Möglichkeit geboten, Technologie in fast jeden Aspekt ihres Lebens zu integrieren.

Überraschend ist jedoch, wie schnell diese Technologien die Art und Weise übernommen haben, wie Organisationen heute arbeiten. Sogar Mitarbeiter in großen altbewährten Unternehmen, die jahrzehntelang strenge Richtlinien für die von ihren Mitarbeitern verwendeten IT-Systeme und -Prozesse angewendet haben, verwenden jetzt regelmäßig ihre persönlichen Geräte, um E-Mails zu überprüfen, Dokumente zu aktualisieren und Besprechungen zu vereinbaren, weil sie so mehr tun können produktiv.

Angesichts der Tatsache, dass diese Technologien es den Menschen ermöglichen, zu leben und zu arbeiten, wann und wo sie wollen – und das alles mit demselben Gerät – ist die Ursache für diesen Trend nicht schwer zu verstehen. Weniger eindeutig ist zu wissen, ob Unternehmen einen Weg gefunden haben, die Möglichkeiten, die verbraucherorientierte Technologien und Prozesse bieten, voll auszuschöpfen. Bereits 2011 stellte ein Forrester-Bericht fest, dass 64 % der befragten Führungskräfte zugeben, dass ihre Organisationen nur einen winzigen Teil der Vorteile von Collaboration-Technologien erkennen.

Um zu verstehen, wie Unternehmen diese Chancen nutzen können, analysieren wir den Erfolg verteilter Teams, die oft keine andere Wahl haben, als Verbraucher- und Mobiltechnologie zu nutzen. Was wir hier bei Toptal – einem 100 % Remote-Unternehmen, dessen Mitarbeiterzahl in den letzten Jahren um Hunderte gewachsen ist – festgestellt haben, ist, dass diese Technologien im Vergleich zu herkömmlichen Geschäftstools, die derzeit von vielen Unternehmen verwendet werden, einen Mehrwert bieten können.

1. BESSERE KOMMUNIKATION IN ECHTZEIT NUTZEN

Der Mangel an persönlichen Meetings in verteilten Teams erhöht den Einsatz, um sicherzustellen, dass die richtigen Kommunikationstools vorhanden sind. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die ausgewählten Tools die teuersten oder technischsten sein müssen. Zu den hier in Frage kommenden Tools gehören Skype, Zoom und Slack – Technologien, die von Verbrauchern in nicht funktionierenden Umgebungen verwendet werden. Sie sind einfach zu bedienen, mit mehreren Geräten kompatibel und können sehr oft kostenlos heruntergeladen werden. Sie bieten eine kostengünstige Echtzeitkommunikation. Wenn Sie ihre Kosten, Interoperabilität und Benutzerfreundlichkeit betrachten, stellt der Wert, den diese Tools bieten, die Frage in Frage, warum einige interne Organisationen weiterhin veraltete und oft teure Konferenztools für die Kommunikation verwenden.

Die Probleme, die bei diesen Anrufen auftreten, sind bekannt: Zunächst müssen Sie mit mehreren Telefonnummern, Konferenzcodes und PIN-Nummern kämpfen, nur um an dem Anruf teilnehmen zu können. Dann kündigen Sie sich mit einem lauten Piepton an (unterbrechen oft ein bereits begonnenes Gespräch), gefolgt von der Frage, ob Sie nicht wissen, wer gerade telefoniert oder wer spricht.

Aufgrund dieser Erfahrungen ist es verständlich, warum einige Unternehmen – die mit den Vorteilen der kollaborativen Verbrauchertechnologie nicht vertraut sind – davon ausgehen, dass die Kommunikation leiden wird, wenn ein Unternehmen sich dafür entscheidet, remote zu arbeiten und sich bei Meetings ausschließlich auf Telefonkonferenzen zu verlassen.

Wir haben festgestellt, dass dies ein Missverständnis ist. Hier bei Toptal ist Zoom unsere bevorzugte Plattform. Es ermöglicht uns, auf einer Ebene zusammenzuarbeiten, die die Interaktion widerspiegelt, die Sie hätten, wenn das Meeting in einem Büro stattfinden würde:

• Sie können Menschen tatsächlich sehen – Videofunktionen ermöglichen es Menschen, mit Empathie und Emotionen zu kommunizieren.
• Sie können Ihren Bildschirm freigeben und so das „Zusammenarbeit“-Verhalten, das in einem Büro auftritt, effektiv widerspiegeln.
• Sie können den Bildschirm kommentieren und so die Effizienz steigern, mit der Personen eine Idee oder Nachricht übermitteln können.

Als zusätzlichen Vorteil können Sie das Meeting zum späteren Nachschlagen aufzeichnen, wodurch das Risiko verringert wird, dass Aktionspunkte vergessen werden. Es gibt auch sehr wenig, wenn überhaupt, IT-Unterstützung, die mit diesen Technologien verbunden ist.

2. NUTZEN SIE CLOUD-BASIERTE TOOLS FÜR DIE ZUSAMMENARBEIT

Wenn Mitarbeiter von überall aus arbeiten können, ist es wichtig, dass die von ihnen verwendeten operativen Tools ihnen eine ebenso effektive Zusammenarbeit ermöglichen wie diejenigen, die sie in einem Büro verwenden würden. Für verteilte Teams besteht eine Option darin, Cloud-basierte Technologie zu verwenden. Hier bieten Tools wie GitHub und Google Drive eine hohe Rückverfolgbarkeit auf Arbeitsdokumente und eine starke mobile Funktionalität.

Nehmen Sie Google Drive. Es ermöglicht mehreren Remote-Mitarbeitern, von jedem Gerät aus auf dieselben Ordner zuzugreifen und sie auch unterwegs zu verwenden. Genauer gesagt ermöglicht Google Docs mehreren Benutzern, Änderungen und Vorschläge an einem Dokument vorzunehmen. Alle diese Änderungen werden nachverfolgt und aufgezeichnet, sodass ältere Versionen des Dokuments zwar immer gefunden werden können, aber sichergestellt ist, dass alle an der neuesten Version arbeiten.

Auf Arbeitgeberseite bieten diese Tools Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass Unternehmensdaten vertraulich bleiben und nur für zugelassene Benutzer innerhalb einer bestimmten Domäne oder zugelassenen Liste gesperrt sind. Denken Sie im Vergleich zum Beispiel von Google Docs an einige weniger dynamische Tools und den stattfindenden Kollaborationsprozess: Eine Person entwirft ein Dokument, sendet es per E-Mail an eine andere Person, fügt ihre Eingaben hinzu und sendet es zurück. Während dieses Prozesses werden diese Dokumente heruntergeladen, per E-Mail versendet und bieten viele Möglichkeiten für eine potenzielle Sicherheitsverletzung. Die Arbeit mit einem Cloud-basierten Dokument trägt dazu bei, dieses Risiko zu minimieren.

3. SEIEN SIE GERÄTAGNOSTISCH

Microsoft gibt an, dass 67 % der Menschen private Geräte für die Arbeit verwenden. Wenn Sie ein verteiltes Team leiten, lassen Sie die Teammitglieder bereits an den von ihnen bevorzugten Orten arbeiten. Warum lassen Sie sie nicht auch auf den Geräten arbeiten, die sie bevorzugen?

Bei Toptal sind wir geräteunabhängig. Obwohl es eine Voraussetzung ist, dass jedes verwendete Gerät über die entsprechende Software und Leistungsfähigkeit verfügt, erlauben wir unseren Teams, Geräte auszuwählen, die ihrer Rolle, ihren Anforderungen und ihrem Lebensstil am besten entsprechen. Wenn Teammitglieder ihre Arbeits- und Lebenspflichten von einem Gerät aus verwalten können – dem Gerät, das sie normalerweise immer bei sich haben –, dann sind sie besser in der Lage, mit unerwarteten Arbeitsproblemen umzugehen, die ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Aus Sicht der betrieblichen Effizienz können Unternehmen Zeit bei der Verwaltung von Technologie sparen, wenn sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre eigenen Geräte auszuwählen, da die Teammitglieder autark sind und an Geräten arbeiten, auf denen sie leicht navigieren, aktualisieren und Fehler selbst beheben können.

Natürlich ist die Sicherheit ein wichtiges Anliegen, wenn Sie eine „Bring Your Own Device“-Richtlinie in Betracht ziehen. Es gibt Hinweise darauf, dass eine Zunahme der Nutzung mobiler Geräte am Arbeitsplatz zu einer Zunahme von Sicherheitsverletzungen geführt hat. Die neuesten Cloud-Plattformen verfügen über strenge Datenschutzkontrollen, um dieses Risiko zu bekämpfen und sicherzustellen, dass Unternehmensdaten sicher sind, aber es gibt andere Schritte, die Unternehmen ergreifen können, um die Sicherheit zu verbessern. Ein starker Onboarding-Prozess ist einer davon.

Bei Toptal stellen wir sicher, dass alle neuen Mitarbeiter ein detailliertes und strenges Onboarding durchlaufen. Wir legen großen Wert darauf, dass alle Neueinsteiger an unseren virtuellen (über Zoom) Meetings zu Datenschutz, Vertraulichkeit und Compliance-Schulungen teilnehmen. Wir verwenden auch G-Suite. Es dient nicht nur als effektives Intranet, sondern ermöglicht auch die Verwendung von Sicherheitsprotokollen auf einer Vielzahl von Mobilgeräten, insbesondere der zweistufigen Verifizierung.

DAS ENDE DES „WASSERKÜHLER“-DENKENS

In diesem Beitrag haben wir eine Reihe von technologischen Ressourcen detailliert beschrieben, die verwendet werden können, um verteilte Teams effektiv einzubinden, zu verbinden und zu sichern. Die Integration einer Mischung dieser Tools kann dazu beitragen, eine „Politik der offenen Tür“ zu schaffen, die Sie möglicherweise in einer traditionellen Büroumgebung finden, und es auch verteilten Teams ermöglichen, effizienter zu arbeiten als interne Teams.

Obwohl Sicherheitsbedenken immer vorhanden sind, können sie kontrolliert werden, wenn die richtigen Prozesse und Protokolle eingerichtet werden. Aus Sicht des Unternehmenswachstums können verteilte Teams, die Verbrauchertechnologie richtig nutzen, ihre Kommunikation, Produktivität und Teamzufriedenheit erheblich verbessern.

Eine letzte Folge davon, Teams die Möglichkeit zu geben, mit mobiler Verbrauchertechnologie aus der Ferne zu arbeiten, ist das Ende des „Wasserkühler“-Denkens. Spontane und innovative Geschäftsideen verschwinden nicht mehr in den Geschichtsbüchern des Kantinengeplauders. Sie werden von informellen und unorganisierten Lösungen in greifbare, durchsuchbare Initiativen umgewandelt, die die Effizienz verteilter Teams – und letztendlich der gesamten Organisation – erheblich steigern.