Efficacité du lieu de travail : pensez au consommateur, pas à la technologie commerciale

Une enquête américaine sur l'utilisation du temps réalisée en 2016 par le Bureau of Labor Statistics a révélé que 22 % des personnes effectuaient une partie ou la totalité de leur travail à domicile - et la même enquête indiquait que ce chiffre était de 43 % pour les travailleurs titulaires d'un diplôme de l'enseignement supérieur. Une étude récente de l'Agile Talent Collaborative a révélé que les responsables des ressources humaines prévoient la croissance de la main-d'œuvre 50/50, où 50 % des membres de l'organisation sont temporaires et externes. Et dans une récente enquête mondiale menée par l'Economist Intelligent Unit, 49 % des personnes interrogées ont déclaré que le travail mobile avait le plus grand impact sur leur productivité, tandis que 38 % ont admis qu'il déterminait leur niveau de satisfaction vis-à-vis d'un employeur.

Ce que ces données illustrent, c'est une augmentation rapide de l'appétit des travailleurs pour le travail mobile et flexible. Cela montre également l'importance des outils de communication et de collaboration dans la réalisation du travail, maintenant que de plus en plus de professionnels travaillent en permanence à partir de divers lieux et fuseaux horaires. Mais la majorité des technologies d'entreprise sont obsolètes pour répondre aux besoins de cette nouvelle économie, créant des gains d'efficacité négatifs qui peuvent être évités. Pour des performances optimales, les outils de productivité doivent fournir une communication en temps réel, une collaboration instantanée et des contrôles de confidentialité sécurisés. Dans cet article, nous soutenons que la technologie grand public peut souvent être le meilleur moyen d'atteindre ces objectifs, et décrivons trois stratégies clés pour adopter les bons outils et évaluer les avantages qu'ils procurent dans le contexte de l'économie agile.

Une explosion d'appareils, d'applications et d'outils basés sur le cloud plus faciles à utiliser a offert aux gens la possibilité d'intégrer la technologie dans presque tous les aspects de leur mode de vie, notamment le lieu de travail.

LE RÔLE DE LA TECHNOLOGIE GRAND PUBLIC SUR LE LIEU DE TRAVAIL

L'utilisation accrue de la technologie mobile grand public a eu un impact sans précédent sur la façon dont les gens travaillent aujourd'hui. La prolifération rapide des smartphones, des applications mobiles et des outils basés sur le cloud a offert aux gens la possibilité d'intégrer la technologie dans presque tous les aspects de leur vie.

Ce qui est surprenant, cependant, c'est la rapidité avec laquelle ces technologies ont pris le pas sur la façon dont les organisations fonctionnent aujourd'hui. Même les employés de grandes entreprises à l'ancienne, qui appliquaient des directives strictes sur les systèmes et processus informatiques utilisés par leur personnel depuis des décennies, utilisent désormais régulièrement leurs appareils personnels pour consulter leurs e-mails, mettre à jour des documents et organiser des réunions, car cela leur permet d'être plus productif.

Étant donné que ces technologies permettent aux gens de vivre et de travailler quand ils veulent et où ils veulent, et tout cela à partir du même appareil, la cause de cette tendance n'est pas difficile à comprendre. Ce qui est moins clair, c'est de savoir si les entreprises ont trouvé un moyen de tirer pleinement parti des opportunités offertes par les technologies et les processus orientés vers le consommateur. En 2011, un rapport Forrester indiquait que 64 % des cadres interrogés admettaient que leur organisation ne réalisait qu'une infime partie des avantages des technologies de collaboration.

Pour comprendre comment les entreprises peuvent capitaliser sur ces opportunités, nous analyserons le succès des équipes distribuées, qui n'ont souvent d'autre choix que d'adopter la technologie grand public et mobile. Ce que nous avons découvert chez Toptal, une entreprise 100 % distante qui a vu ses effectifs se multiplier par centaines ces dernières années, c'est que ces technologies peuvent offrir une valeur ajoutée par rapport aux outils commerciaux traditionnels actuellement utilisés par de nombreuses organisations.

1. UTILISEZ UNE MEILLEURE COMMUNICATION EN TEMPS RÉEL

Le manque de réunions en face à face dans les équipes distribuées augmente les enjeux pour s'assurer que les bons outils de communication sont en place. Mais cela ne signifie pas que les outils sélectionnés doivent être les plus chers ou les plus techniques. Les outils en question ici incluent Skype, Zoom et Slack, des technologies utilisées par les consommateurs dans des environnements non professionnels. Faciles à utiliser, compatibles avec plusieurs appareils et très souvent téléchargeables gratuitement, ils offrent une communication en temps réel économique. Lorsque vous considérez leur coût, leur interopérabilité et leur convivialité, la valeur qu'offrent ces outils remet en question la raison pour laquelle certaines organisations internes continuent d'utiliser des outils de conférence obsolètes et souvent coûteux pour communiquer.

Les problèmes rencontrés avec ces appels sont bien connus : Tout d'abord, vous devez combattre les multiples numéros de téléphone, codes de conférence et numéros d'identification personnels juste pour rejoindre l'appel. Ensuite, vous vous annoncez avec un bip fort (interrompant souvent une conversation déjà commencée), suivi du problème de ne pas savoir qui est au téléphone ou qui parle.

En raison de ces expériences, il est compréhensible que certaines entreprises, peu familiarisées avec les avantages de la technologie collaborative grand public, supposent que la communication en pâtira si une entreprise choisit de travailler à distance et de se fier uniquement aux conférences téléphoniques pour les réunions.

Nous avons trouvé que c'était une idée fausse. Chez Toptal, Zoom est notre plateforme préférée. Cela nous permet de collaborer à un niveau qui reflète l'interaction que vous auriez si la réunion avait lieu dans un bureau :

• Vous pouvez réellement voir les gens - les fonctionnalités vidéo permettent aux gens de communiquer avec empathie et émotion.
• Vous pouvez partager votre écran - reflétant efficacement le comportement de "travailler ensemble" qui se produit dans un bureau.
• Vous pouvez annoter l'écran, ce qui améliore l'efficacité avec laquelle les gens peuvent transmettre une idée ou un message.

Comme avantage supplémentaire, vous pouvez enregistrer la réunion pour référence future, ce qui réduit le risque d'oubli de points d'action. Il existe également très peu, voire aucun, support informatique associé à ces technologies.

2. EXPLOITER LES OUTILS BASÉS SUR LE CLOUD POUR COLLABORER

Lorsque les employés peuvent travailler de n'importe où, il est important que les outils opérationnels qu'ils utilisent leur permettent de coopérer aussi efficacement que ceux qu'ils utiliseraient dans un bureau. Pour les équipes distribuées, une option consiste à utiliser une technologie basée sur le cloud. Ici, des outils tels que GitHub et Google Drive offrent une traçabilité élevée sur les documents de travail et une fonctionnalité mobile puissante.

Prenez Google Drive. Il permet à plusieurs travailleurs distants d'accéder aux mêmes dossiers à partir de n'importe quel appareil et de les utiliser même lorsqu'ils sont en déplacement. Plus précisément, Google Docs permet à plusieurs utilisateurs d'apporter des modifications et des suggestions sur un seul document. Toutes ces modifications sont suivies et enregistrées, de sorte que même si les anciennes versions du document peuvent toujours être trouvées, cela garantit que tout le monde travaille sur la dernière version.

Du côté de l'employeur, ces outils offrent des fonctionnalités de sécurité pour garantir que les détails de l'entreprise restent confidentiels et verrouillés uniquement pour les utilisateurs approuvés dans un domaine donné ou une liste approuvée. Par rapport à l'exemple de Google Docs, pensez à des outils moins dynamiques et au processus de collaboration qui a lieu : une personne rédige un document, l'envoie par e-mail à une autre, elle ajoute sa contribution et la renvoie. Tout au long de ce processus, ces documents sont téléchargés, envoyés par e-mail et présentent de nombreuses opportunités de violation potentielle de la sécurité. Travailler à partir d'un seul document basé sur le cloud permet de minimiser ce risque.

3. ÊTRE INDÉPENDANT DE L'APPAREIL

Microsoft déclare que 67% des personnes utilisent des appareils personnels pour le travail. Si vous gérez une équipe distribuée, vous laissez déjà les membres de l'équipe travailler à partir des emplacements qu'ils préfèrent. Pourquoi ne pas les laisser travailler sur les appareils qu'ils préfèrent également ?

Chez Toptal, nous sommes indépendants des appareils. Bien qu'il soit indispensable que tout appareil utilisé dispose du logiciel et des capacités de performance appropriés, nous permettons à nos équipes de choisir les appareils qui répondent le mieux à leur rôle, leurs exigences et leur mode de vie. Du point de vue de l'engagement des employés, si les membres de l'équipe peuvent gérer leurs tâches professionnelles et personnelles à partir d'un seul appareil (l'appareil qu'ils ont généralement toujours avec eux), ils sont alors mieux placés pour faire face aux problèmes de travail inattendus qui nécessitent leur attention immédiate.

Du point de vue de l'efficacité opérationnelle, permettre aux employés de choisir leurs propres appareils peut faire gagner du temps aux organisations sur l'administration de la technologie, car les membres de l'équipe sont autonomes et travaillent sur des appareils qu'ils peuvent facilement naviguer, mettre à niveau et dépanner eux-mêmes.

Bien sûr, la sécurité est une préoccupation majeure lorsque l'on envisage une politique «apportez votre propre appareil». Il existe des preuves suggérant qu'une augmentation de l'utilisation des appareils mobiles au travail a entraîné une augmentation des atteintes à la sécurité. Les dernières plates-formes cloud sont dotées de contrôles de confidentialité solides pour aider à lutter contre ce risque et garantir la sécurité des données de l'entreprise, mais les entreprises peuvent prendre d'autres mesures pour améliorer la sécurité. Un processus d'intégration solide en est un.

Chez Toptal, nous veillons à ce que toutes les nouvelles recrues passent par une intégration détaillée et rigoureuse. Nous faisons une priorité que tous les nouveaux arrivants assistent à nos réunions virtuelles (via Zoom) sur la protection des données, la confidentialité et la formation à la conformité. Nous utilisons également G-Suite. Non seulement il sert d'intranet efficace, mais il permet d'utiliser des protocoles de sécurité sur une variété d'appareils mobiles, notamment la vérification en 2 étapes.

LA FIN DE LA PENSÉE "REFROIDISSEUR D'EAU"

Dans cet article, nous avons détaillé un certain nombre de ressources technologiques qui peuvent être utilisées pour engager, connecter et sécuriser efficacement des équipes distribuées. L'intégration d'un mélange de ces outils peut aider à créer une «politique de la porte ouverte» que vous pourriez trouver dans un environnement de bureau traditionnel, tout en permettant également aux équipes distribuées de travailler plus efficacement que celles en interne.

Bien que les problèmes de sécurité soient toujours présents, ils peuvent être contrôlés lorsque les bons processus et protocoles sont mis en place. Du point de vue de la croissance de l'entreprise, les équipes distribuées qui exploitent correctement la technologie grand public peuvent améliorer considérablement leurs niveaux de communication, de productivité et de satisfaction de l'équipe.

Une dernière implication de permettre aux équipes de travailler à distance avec la technologie mobile grand public est la fin de la pensée "watercooler". Les idées commerciales spontanées et innovantes ne sont plus perdues dans les livres d'histoire du bavardage de cantine. Elles sont transformées de solutions informelles et non organisées en initiatives tangibles et consultables qui ajoutent un avantage significatif à l'efficacité des équipes distribuées et, en fin de compte, à l'ensemble de l'organisation.