İşyeri Verimliliği: İş Teknolojisini Değil Tüketiciyi Düşünün

Çalışma İstatistikleri Bürosu'ndan 2016 yılında yapılan bir Amerikan Zaman Kullanım Anketi, insanların %22'sinin işlerinin bir kısmını veya tamamını evden üstlendiğini ve aynı ankette bu rakamın yüksek öğrenim derecesine sahip işçiler için %43 olduğunu belirtti. Agile Talent Collaborative tarafından yakın zamanda yapılan bir araştırma, İK liderlerinin, organizasyon üyelerinin %50'sinin geçici ve harici olduğu 50/50 işgücünün büyümesini tahmin ettiğini keşfetti. Economist Intelligent Unit tarafından yakın zamanda yapılan bir küresel ankette, katılımcıların %49'u üretkenlikleri üzerinde en büyük etkiye sahip olanın mobil çalışma olduğunu söylerken, %38'i bir işverenden ne kadar memnun olduklarını belirlediğini kabul etti.

Bu verilerin gösterdiği şey, mobil ve esnek çalışma için çalışan iştahındaki hızlı artıştır. Ayrıca, artık daha fazla profesyonelin çeşitli konumlardan ve saat dilimlerinden kalıcı olarak çalıştığı için, işi tamamlamada iletişim ve işbirliği araçlarının önemini de göstermektedir. Ancak kurumsal teknolojinin çoğunluğu, bu yeni ekonominin ihtiyaçlarını karşılamada modası geçmiş durumda ve bu da kaçınılabilecek olumsuz verimlilikler yaratıyor. Optimum performans için üretkenlik araçlarının gerçek zamanlı iletişim, anında işbirliği ve güvenli gizlilik kontrolleri sağlaması gerekir. Bu makalede, tüketici teknolojisinin genellikle bu hedeflere ulaşmanın en iyi yolu olabileceğini tartışıyoruz ve doğru araçları benimsemek ve sağladıkları faydaları çevik ekonomi bağlamında değerlendirmek için üç temel stratejiyi özetliyoruz.

Kullanımı kolay cihazların, uygulamaların ve bulut tabanlı araçların patlaması, insanlara teknolojiyi yaşam tarzlarının neredeyse her yönüne, özellikle de işyerine entegre etme şansı sundu.

TÜKETİCİ TEKNOLOJİSİNİN İŞYERİNDEKİ ROLÜ

Tüketici mobil teknolojisinin artan kullanımı, günümüzde insanların çalışma biçimleri üzerinde benzeri görülmemiş bir etki yarattı. Akıllı telefonların, mobil uygulamaların ve bulut tabanlı araçların hızla yaygınlaşması, insanlara teknolojiyi hayatlarının neredeyse her alanına entegre etme şansı verdi.

Ancak şaşırtıcı olan, bu teknolojilerin günümüzde kuruluşların çalışma şeklini ne kadar hızlı ele geçirdiğidir. Onlarca yıldır personeli tarafından kullanılan BT sistemleri ve süreçleri konusunda katı yönergeler uygulayan eski muhafazakar büyük şirketlerdeki çalışanlar bile artık kişisel cihazlarını e-postaları kontrol etmek, belgeleri güncellemek ve toplantı ayarlamak için düzenli olarak kullanıyorlar çünkü bu, daha fazla bilgi sahibi olmalarını sağlıyor. üretken.

Bu teknolojilerin insanların istedikleri zaman ve istedikleri yerde - ve hepsi aynı cihazdan - yaşamalarına ve çalışmalarına nasıl izin verdiği göz önüne alındığında, bu eğilimin nedenini anlamak zor değil. Daha az net olan şey, şirketlerin tüketici odaklı teknolojilerin ve süreçlerin sunduğu fırsatlardan tam olarak yararlanmanın bir yolunu bulup bulmadıklarını bilmek. 2011'de bir Forrester raporu, ankete katılan yöneticilerin %64'ünün kuruluşlarının işbirliği teknolojilerinin faydalarının yalnızca küçük bir kısmını gerçekleştirdiğini kabul ettiğini belirtti.

İşletmelerin bu fırsatlardan nasıl yararlanabileceğini anlamak için, genellikle tüketici ve mobil teknolojiyi benimsemekten başka seçeneği olmayan dağıtılmış ekiplerin başarısını analiz edeceğiz. Burada, çalışan sayısını son yıllarda yüzlerce artıran %100 uzak bir şirket olan Toptal'da bulduğumuz şey, bu teknolojilerin şu anda birçok kuruluş tarafından kullanılan geleneksel iş araçlarıyla karşılaştırıldığında katma değer sunabileceğidir.

1. GERÇEK ZAMANLI İLETİŞİMİ DAHA İYİ KULLANIN

Dağıtılmış ekiplerde yüz yüze toplantıların olmaması, doğru iletişim araçlarının yerinde olmasını sağlamak için riskleri artırıyor. Ancak bu, seçilen araçların en pahalı veya en teknik olması gerektiği anlamına gelmez. Burada söz konusu araçlar, tüketiciler tarafından çalışma dışı ortamlarda kullanılan teknolojiler olan Skype, Zoom ve Slack'i içerir. Kullanımı kolay, birden fazla cihazla uyumlu ve çoğu zaman indirmesi ücretsiz olup, uygun maliyetli gerçek zamanlı iletişim sunarlar. Maliyetlerini, birlikte çalışabilirliklerini ve kullanılabilirliklerini düşündüğünüzde, bu araçların sunduğu değer, bazı kurum içi kuruluşların iletişim kurmak için neden eski ve genellikle pahalı konferans araçlarını kullanmaya devam ettiğini sorguluyor.

Bu aramalarda karşılaşılan sorunlar iyi bilinmektedir: İlk olarak, aramaya katılmak için birden fazla telefon numarası, konferans kodu ve pin numarasıyla savaşmanız gerekir. Ardından yüksek bir bip sesiyle (genellikle başlamış olan bir konuşmayı keserek) kendinizi anons edersiniz, ardından kimin görüşmede olduğunu veya kimin konuştuğunu bilmeme sorunu gelir.

Bu deneyimler nedeniyle, işbirlikçi tüketici teknolojisinin faydalarına aşina olmayan bazı şirketlerin, bir şirket uzaktan çalışmayı ve yalnızca toplantı için konferans çağrılarına güvenmeyi seçmesi durumunda iletişimin zarar göreceğini varsayması anlaşılabilir.

Bunun bir yanlış anlama olduğunu gördük. Burada Toptal'da Zoom tercih ettiğimiz platformdur. Toplantı bir ofiste gerçekleştiyse sahip olacağınız etkileşimi yansıtan bir düzeyde işbirliği yapmamıza olanak tanır:

• İnsanları gerçekten görebilirsiniz - video özellikleri, insanların empati ve duygu ile iletişim kurmasını sağlar.
• Bir ofiste meydana gelen "birlikte çalışma" davranışını etkili bir şekilde yansıtarak ekranınızı paylaşabilirsiniz.
• Ekrana açıklama ekleyerek insanların bir fikir veya mesajı iletme verimliliğini artırabilirsiniz.

Ek bir avantaj olarak, eylem noktalarının unutulma riskini azaltan, gelecekte başvurmak üzere toplantıyı kaydedebilirsiniz. Ayrıca, bu teknolojilerle ilişkili çok az BT desteği vardır.

2. İŞBİRLİĞİ İÇİN BULUT TABANLI ARAÇLARI KULLANIN

Çalışanlar herhangi bir yerden çalışabildiklerinde, kullandıkları operasyonel araçların bir ofiste kullanacakları kadar etkili bir şekilde işbirliği yapmalarına izin vermesi önemlidir. Dağıtılmış ekipler için bir seçenek bulut tabanlı teknolojiyi kullanmaktır. Burada GitHub ve Google Drive gibi araçlar, çalışan belgeler üzerinde yüksek izlenebilirlik ve güçlü mobil işlevsellik sunar.

Google Drive'ı kullanın. Birden çok uzaktan çalışanın aynı klasörlere herhangi bir cihazdan erişmesine ve hareket halindeyken bile bunları kullanmasına olanak tanır. Daha spesifik olarak, Google Dokümanlar, birden çok kullanıcının tek bir doküman üzerinde düzenleme ve öneri yapmasına olanak tanır. Tüm bu düzenlemeler izlenir ve kaydedilir, böylece belgenin eski sürümleri her zaman bulunabilirken, herkesin en son sürüm üzerinde çalışmasını sağlar.

İşveren tarafında, bu araçlar, şirket ayrıntılarının gizli kalmasını ve yalnızca belirli bir etki alanı veya onaylanmış listedeki onaylı kullanıcılara kilitlenmesini sağlamak için güvenlik özellikleri sunar. Google Dokümanlar örneğine kıyasla, daha az dinamik bazı araçları ve gerçekleşen işbirliği sürecini düşünün: Bir kişi bir belge hazırlar, bir başkasına e-posta gönderir, girdilerini ekler ve geri gönderir. Bu süreç boyunca, bu belgeler indirilir, e-posta ile gönderilir ve olası bir güvenlik ihlali için birçok fırsat sunar. Bulut tabanlı tek bir belgeden çalışmak bu riski en aza indirmeye yardımcı olur.

3. CİHAZDAN AGNOSTİK OLUN

Microsoft, insanların %67'sinin iş için kişisel cihazları kullandığını belirtiyor. Dağıtılmış bir ekibi yönetiyorsanız, ekip üyelerinin tercih ettikleri konumlardan çalışmasına zaten izin vermiş olursunuz. Neden onların da tercih ettikleri cihazlarda çalışmasına izin vermiyorsunuz?

Toptal'da biz cihazdan bağımsızız. Kullanılan herhangi bir cihazın ilgili yazılım ve performans özelliklerine sahip olması bir ön koşul olsa da, ekiplerimizin rollerine, gereksinimlerine ve yaşam tarzlarına en iyi şekilde hizmet eden cihazları seçmelerine izin veriyoruz. Çalışan bağlılığı açısından, ekip üyeleri işlerini ve yaşam görevlerini tek bir cihazdan (genellikle her zaman yanlarında bulundurdukları cihaz) yönetebiliyorlarsa, hemen ilgilenilmesini gerektiren beklenmedik iş sorunlarıyla başa çıkmak için daha iyi bir konumdadırlar.

Operasyonel verimlilik perspektifinden bakıldığında, çalışanların kendi cihazlarını seçmelerine izin vermek, ekip üyeleri kendi kendine yeterli olduğundan, kolayca gezinebilecekleri, yükseltebilecekleri ve kendi kendilerine sorun giderebilecekleri cihazlar üzerinde çalıştıkları için, kuruluşların teknolojiyi yönetme konusunda zamandan tasarruf etmelerini sağlayabilir.

Elbette, "kendi cihazını getir" politikası düşünüldüğünde güvenlik büyük bir endişe kaynağıdır. İşyerinde mobil cihaz kullanımındaki artışın güvenlik ihlallerinde artışa neden olduğunu gösteren kanıtlar var. En yeni bulut platformları, bu riskle mücadeleye yardımcı olmak ve şirket verilerinin güvende olmasını sağlamak için güçlü gizlilik denetimleriyle birlikte gelir, ancak şirketlerin güvenliği artırmak için atabileceği başka adımlar da vardır. Güçlü bir işe alım süreci bunlardan biridir.

Toptal'da, tüm yeni işe alımların ayrıntılı ve titiz bir işe alım sürecinden geçmesini sağlıyoruz. Tüm yeni başlayanların veri koruma, gizlilik ve uyumluluk eğitimleriyle ilgili sanal (Zoom aracılığıyla) toplantılarımıza katılmasını bir öncelik haline getiriyoruz. Ayrıca G Suite kullanıyoruz. Yalnızca etkili bir intranet işlevi görmekle kalmaz, güvenlik protokollerinin çeşitli mobil cihazlarda, özellikle de 2 adımlı doğrulamada kullanılmasına olanak tanır.

“SU SOĞUTUCU” DÜŞÜNCESİNİN SONU

Bu gönderide, dağıtılmış ekipleri etkin bir şekilde meşgul etmek, bağlamak ve güvenliğini sağlamak için kullanılabilecek bir dizi teknolojik kaynağı ayrıntılı olarak açıkladık. Bu araçların bir karışımını birleştirmek, geleneksel bir ofis ortamında bulabileceğiniz bir "açık kapı politikası" oluşturmaya yardımcı olabilir ve ayrıca dağıtılmış ekiplerin kurum içi olanlardan daha verimli çalışmasına izin verebilir.

Güvenlik endişeleri her zaman mevcut olsa da, doğru süreçler ve protokoller uygulandığında kontrol edilebilirler. İş büyümesi açısından bakıldığında, tüketici teknolojisini doğru bir şekilde kullanan dağıtılmış ekipler, iletişimlerini, üretkenliklerini ve ekip memnuniyet düzeylerini önemli ölçüde iyileştirebilir.

Ekiplerin tüketici mobil teknolojisiyle uzaktan çalışmasına izin vermenin son bir anlamı, "su soğutucusu" düşüncesinin sonudur. Artık kantin sohbetinin tarih kitaplarında kendiliğinden ve yenilikçi iş fikirleri kaybolmuyor. Resmi olmayan ve organize olmayan çözümlerden, dağıtılmış ekiplerin ve nihayetinde tüm organizasyonun verimliliğine önemli faydalar sağlayan somut, aranabilir girişimlere dönüştürülürler.