職場の効率性：ビジネステクノロジーではなく、消費者を考える

公開: 2022-03-11

労働統計局による2016年のアメリカの時間使用調査では、22％の人が自宅で仕事の一部またはすべてを行っていることがわかりました。同じ調査によると、この数字は高等教育の学位を持つ労働者では43％でした。 Agile Talent Collaborativeによる最近の調査によると、HRリーダーは、組織のメンバーの50％が一時的で外部の50/50人の労働力の成長を予測していることがわかりました。また、エコノミストインテリジェントユニットによる最近のグローバル調査では、回答者の49％がモバイル作業が生産性に最大の影響を与えたと述べ、38％が雇用主にどれほど満足しているかを判断したと認めました。

このデータが示しているのは、モバイルで柔軟な仕事に対する労働者の欲求が急速に高まっていることです。また、さまざまな場所やタイムゾーンでより多くの専門家が恒久的に作業するようになった今、作業を完了する上でのコミュニケーションおよびコラボレーションツールの重要性も示しています。しかし、エンタープライズテクノロジーの大部分は、この新しい経済のニーズに対応するのに時代遅れであり、回避できるマイナスの効率を生み出しています。最適なパフォーマンスを得るには、生産性ツールがリアルタイムのコミュニケーション、即時のコラボレーション、および安全なプライバシー制御を提供する必要があります。この記事では、消費者向けテクノロジーがこれらの目標を達成するための最良の方法であることが多いと主張し、適切なツールを採用し、アジャイル経済のコンテキストでそれらが提供するメリットを評価するための3つの主要な戦略の概要を説明します。

使いやすいデバイス、アプリ、クラウドベースのツールの爆発的な増加により、人々はテクノロジーをライフスタイルのほぼすべての側面、特に職場に統合する機会を得ることができました。

職場における消費者技術の役割

消費者向けモバイルテクノロジーの使用の増加は、今日の人々の働き方に前例のない影響を及ぼしました。スマートフォン、モバイルアプリ、クラウドベースのツールの急速な普及により、人々はテクノロジーを生活のほぼすべての側面に統合する機会を得ることができました。

しかし、驚くべきことは、これらのテクノロジーが今日の組織の運営方法をいかに迅速に引き継いだかということです。何十年にもわたってスタッフが使用するITシステムとプロセスに厳格なガイドラインを採用していた大規模な旧式の企業の従業員でさえ、今では定期的に個人のデバイスを使用して、電子メールのチェック、ドキュメントの更新、会議の設定を行っています。生産的。

これらのテクノロジーによって、人々が好きなときに好きな場所で、そしてすべて同じデバイスから生活し、働くことができるようになることを考えると、この傾向の原因を理解するのは難しいことではありません。それほど明確ではないのは、企業が消費者志向のテクノロジーとプロセスが提供しなければならない機会を十分に活用する方法を見つけたかどうかを知ることです。 2011年に、Forresterのレポートによると、調査対象のエグゼクティブの64％が、組織がコラボレーションテクノロジーのメリットのごく一部しか認識していないことを認めています。

企業がこれらの機会をどのように活用できるかを理解するために、消費者向けテクノロジーとモバイルテクノロジーを採用せざるを得ない分散型チームの成功を分析します。ここToptalで私たちが見つけたのは、近年数百人の人員を増やしている100％遠隔地の企業ですが、これらのテクノロジーは、現在多くの組織で使用されている従来のビジネスツールと比較して付加価値を提供できるということです。

1.より優れたリアルタイムコミュニケーションを活用する

分散したチームでの対面の会議の欠如は、正しいコミュニケーションツールが適切に配置されていることを確認するための賭けを引き起こします。しかし、これは、選択したツールが最も高価または最も技術的である必要があるという意味ではありません。ここで問題となっているツールには、Skype、Zoom、およびSlackが含まれます。これらのテクノロジーは、非稼働環境で消費者が使用します。使いやすく、複数のデバイスと互換性があり、多くの場合無料でダウンロードでき、費用対効果の高いリアルタイム通信を提供します。コスト、相互運用性、および使いやすさを考慮すると、これらのツールが提供する価値は、一部の社内組織が古い、多くの場合高価な会議ツールを使用して通信し続ける理由に疑問を投げかけます。

これらの通話で発生する問題はよく知られています。まず、通話に参加するためだけに、複数の電話番号、会議コード、およびPIN番号と戦う必要があります。次に、大きなビープ音（多くの場合、すでに開始されている会話を中断する）で自分自身をアナウンスし、その後、誰が電話に出ているのか、誰が話しているのかわからないという問題が続きます。

これらの経験から、コラボレーティブコンシューマーテクノロジーのメリットに精通していない一部の企業が、企業がリモートで作業し、電話会議のみに依存して会議を行う場合、コミュニケーションが損なわれると想定する理由は理解できます。

これは誤解であることがわかりました。ここToptalでは、Zoomが私たちの推奨プラットフォームです。これにより、会議がオフィスで行われた場合のやり取りを反映したレベルでのコラボレーションが可能になります。

あなたは実際に人々を見ることができます-ビデオ機能は人々が共感と感情でコミュニケーションすることを可能にします。
画面を共有できます。オフィスで発生する「共同作業」の動作を効果的に反映します。
画面に注釈を付けることができます-人々がアイデアやメッセージを伝えることができる効率を高めます。

追加の利点として、将来の参照用に会議を記録して、アクションポイントを忘れるリスクを減らすことができます。また、これらのテクノロジに関連するITサポートはほとんどありません。

2.コラボレーションするクラウドベースのツールを利用する

従業員がどこからでも作業できる場合、使用する運用ツールによって、オフィスで使用するものと同じように効果的に協力できることが重要です。分散型チームの場合、1つのオプションはクラウドベースのテクノロジーを使用することです。ここでは、GitHubやGoogleドライブなどのツールが、作業ドキュメントの高いトレーサビリティと強力なモバイル機能を提供します。

Googleドライブを利用してください。複数のリモートワーカーが任意のデバイスから同じフォルダーにアクセスし、外出先でもそれらを使用できるようにします。具体的には、Googleドキュメントでは、複数のユーザーが1つのドキュメントを編集したり提案したりできます。これらの編集はすべて追跡および記録されるため、ドキュメントの古いバージョンを常に見つけることができますが、すべての人が最新バージョンで作業できるようになります。

雇用者側では、これらのツールは、会社の詳細を機密に保ち、特定のドメインまたは承認済みリスト内の承認済みユーザーのみにロックダウンするためのセキュリティ機能を提供します。 Googleドキュメントの例と比較して、動的ではないツールと、行われるコラボレーションプロセスについて考えてみましょう。ある人がドキュメントを下書きし、別の人にメールで送信し、入力を追加して送り返します。そのプロセス全体を通じて、これらのドキュメントはダウンロードされ、電子メールで送信され、潜在的なセキュリティ違反の多くの機会をもたらします。 1つのクラウドベースのドキュメントから作業することで、このリスクを最小限に抑えることができます。

3.デバイスにとらわれない

Microsoftは、67％の人が仕事に個人用デバイスを使用していると述べています。分散型チームを管理している場合は、チームメンバーが好みの場所から作業できるようになっています。彼らが好むデバイスでも動作させてみませんか？

Toptalでは、デバイスに依存しません。使用するデバイスに関連するソフトウェアとパフォーマンス機能があることが前提条件ですが、チームは、役割、要件、ライフスタイルに最適なデバイスを選択できます。従業員の関与の観点から、チームメンバーが1つのデバイス（通常は常に携帯しているデバイス）からすべての仕事と生活の義務を管理できる場合、チームメンバーはすぐに注意を払う必要のある予期しない仕事の問題に対処するのに適しています。

運用効率の観点から、従業員が自分のデバイスを選択できるようにすることで、チームメンバーは自給自足で、簡単にナビゲート、アップグレード、トラブルシューティングできるデバイスで作業できるため、組織はテクノロジーの管理にかかる時間を節約できます。

もちろん、「個人所有のデバイスの持ち込み」ポリシーを検討する場合、セキュリティは大きな懸念事項です。職場でのモバイルデバイスの使用が増加した結果、セキュリティ違反が増加したことを示唆する証拠があります。最新のクラウドプラットフォームには、このリスクに対抗し、企業データの安全性を確保するための強力なプライバシーコントロールが付属していますが、セキュリティを向上させるために企業が実行できる手順は他にもあります。強力なオンボーディングプロセスはその1つです。

Toptalでは、すべての新入社員が詳細かつ厳密なオンボーディングを確実に受けます。私たちは、すべての新しい初心者が、データ保護、機密性、およびコンプライアンストレーニングに関する仮想（ズーム経由）会議に参加することを優先しています。 G-Suiteも使用しています。効果的なイントラネットとして機能するだけでなく、さまざまなモバイルデバイス、特に2段階認証プロセスでセキュリティプロトコルを使用できるようにします。

「ウォータークーラー」思考の終わり

この投稿では、分散したチームを効果的に関与させ、接続し、保護するために使用できる多くの技術リソースについて詳しく説明しました。これらのツールを組み合わせることで、従来のオフィス環境で見られるような「オープンドアポリシー」を作成できるだけでなく、分散したチームが社内のチームよりも効率的に作業できるようになります。

セキュリティ上の懸念は常に存在しますが、適切なプロセスとプロトコルが導入されていれば、それらを制御できます。ビジネスの成長の観点から、消費者向けテクノロジーを正しく活用する分散型チームは、コミュニケーション、生産性、およびチームの満足度を大幅に向上させることができます。

チームが消費者向けモバイルテクノロジーをリモートで使用できるようにすることの最後の意味は、「ウォータークーラー」の考え方の終わりです。食堂の雑談の歴史書に失われた自発的で革新的なビジネスアイデアはもうありません。これらは、非公式で組織化されていないソリューションから、分散したチーム、そして最終的には組織全体の効率に大きなメリットをもたらす、具体的で検索可能なイニシアチブに変わります。