Efisiensi Tempat Kerja: Pikirkan Konsumen, Bukan Teknologi Bisnis

Survei Penggunaan Waktu Amerika tahun 2016 dari Biro Statistik Tenaga Kerja menemukan bahwa 22% orang melakukan sebagian atau semua pekerjaan mereka dari rumah—dan survei yang sama menunjukkan bahwa angka ini adalah 43% untuk pekerja dengan gelar pendidikan tinggi. Sebuah studi baru-baru ini oleh Agile Talent Collaborative menemukan bahwa para pemimpin SDM memperkirakan pertumbuhan 50/50 tenaga kerja, di mana 50% anggota organisasi bersifat sementara dan eksternal. Dan dalam survei global baru-baru ini oleh Economist Intelligent Unit, 49% responden mengatakan bahwa kerja mobile memiliki dampak terbesar pada produktivitas mereka, sementara 38% mengakui bahwa hal itu menentukan seberapa puas mereka dengan majikan.

Apa yang diilustrasikan oleh data ini adalah peningkatan pesat dalam selera pekerja untuk pekerjaan yang mobile dan fleksibel. Hal ini juga menunjukkan pentingnya alat komunikasi dan kolaborasi dalam menyelesaikan pekerjaan, sekarang semakin banyak profesional yang bekerja secara permanen dari berbagai lokasi dan zona waktu. Namun sebagian besar teknologi perusahaan sudah ketinggalan zaman dalam menangani kebutuhan ekonomi baru ini—menciptakan efisiensi negatif yang dapat dihindari. Untuk kinerja yang optimal, alat produktivitas perlu menyediakan komunikasi waktu nyata, kolaborasi instan, dan kontrol privasi yang aman. Dalam artikel ini, kami berpendapat bahwa teknologi konsumen seringkali dapat menjadi cara terbaik untuk memenuhi tujuan ini, dan menguraikan tiga strategi utama untuk mengadopsi alat yang tepat dan mengevaluasi manfaat yang mereka berikan dalam konteks ekonomi yang gesit.

Ledakan perangkat, aplikasi, dan alat berbasis cloud yang lebih mudah digunakan telah menawarkan orang-orang kesempatan untuk mengintegrasikan teknologi ke dalam hampir setiap aspek gaya hidup mereka—terutama tempat kerja.

PERAN TEKNOLOGI KONSUMEN DI TEMPAT KERJA

Meningkatnya penggunaan teknologi seluler konsumen memiliki dampak yang belum pernah terjadi sebelumnya pada cara orang bekerja saat ini. Perkembangan pesat dari smartphone, aplikasi seluler, dan alat berbasis cloud telah menawarkan orang kesempatan untuk mengintegrasikan teknologi ke dalam hampir setiap aspek kehidupan mereka.

Apa yang mengejutkan, bagaimanapun, adalah seberapa cepat teknologi ini telah mengambil alih cara organisasi beroperasi saat ini. Bahkan karyawan di perusahaan besar yang kuno—yang menerapkan pedoman ketat pada sistem dan proses TI yang digunakan oleh staf mereka selama beberapa dekade—sekarang secara teratur menggunakan perangkat pribadi mereka untuk memeriksa email, memperbarui dokumen, dan mengatur rapat karena memungkinkan mereka untuk lebih produktif.

Mengingat bagaimana teknologi ini memungkinkan orang untuk hidup dan bekerja kapan pun mereka mau dan di mana pun mereka inginkan—dan semuanya dari perangkat yang sama—penyebab tren ini tidak sulit untuk dipahami. Yang kurang jelas adalah mengetahui apakah perusahaan telah menemukan cara untuk sepenuhnya memanfaatkan peluang yang ditawarkan oleh teknologi dan proses berorientasi konsumen. Kembali pada tahun 2011, sebuah laporan Forrester menyatakan bahwa 64% eksekutif yang disurvei mengakui bahwa organisasi mereka hanya menyadari sebagian kecil dari manfaat teknologi kolaborasi.

Untuk memahami bagaimana perusahaan dapat memanfaatkan peluang ini, kami akan menganalisis keberhasilan tim terdistribusi, yang seringkali tidak punya pilihan selain merangkul konsumen dan teknologi seluler. Apa yang kami temukan di sini di Toptal—perusahaan jarak jauh 100% yang telah menumbuhkan ratusan karyawan dalam beberapa tahun terakhir—adalah bahwa teknologi ini dapat menawarkan nilai tambah jika dibandingkan dengan alat bisnis tradisional yang saat ini digunakan oleh banyak organisasi.

1. GUNAKAN KOMUNIKASI REAL-TIME YANG LEBIH BAIK

Kurangnya pertemuan tatap muka dalam tim terdistribusi meningkatkan taruhan untuk memastikan bahwa alat komunikasi yang benar tersedia. Tetapi ini tidak berarti alat yang dipilih harus yang paling mahal atau paling teknis. Alat yang dimaksud di sini termasuk Skype, Zoom, dan Slack—teknologi yang digunakan oleh konsumen di lingkungan non-kerja. Mudah digunakan, kompatibel dengan banyak perangkat, dan sering kali gratis untuk diunduh, mereka menawarkan komunikasi real-time yang hemat biaya. Ketika Anda mempertimbangkan biaya, interoperabilitas, dan kegunaannya, nilai yang ditawarkan alat ini menimbulkan pertanyaan mengapa beberapa organisasi internal terus menggunakan alat konferensi yang usang, dan seringkali mahal, untuk berkomunikasi.

Masalah yang dihadapi dengan panggilan ini sudah diketahui: Pertama, Anda harus melawan beberapa nomor telepon, kode konferensi, dan nomor pin hanya untuk bergabung dengan panggilan. Kemudian Anda mengumumkan diri Anda dengan bunyi bip keras (sering menyela percakapan yang sudah dimulai), diikuti oleh masalah tidak tahu siapa yang menelepon atau siapa yang berbicara.

Karena pengalaman ini, dapat dimengerti mengapa beberapa perusahaan—yang tidak terbiasa dengan manfaat teknologi konsumen kolaboratif—menganggap komunikasi akan terganggu jika perusahaan memilih untuk bekerja dari jarak jauh dan hanya mengandalkan panggilan konferensi untuk rapat.

Kami telah menemukan ini sebagai kesalahpahaman. Di Toptal, Zoom adalah platform pilihan kami. Hal ini memungkinkan kami untuk berkolaborasi pada tingkat yang mencerminkan interaksi yang akan Anda lakukan jika rapat berlangsung di kantor:

• Anda benar-benar dapat melihat orang - fitur video memungkinkan orang berkomunikasi dengan empati dan emosi.
• Anda dapat membagikan layar Anda - secara efektif mencerminkan perilaku "bekerja bersama" yang terjadi di kantor.
• Anda dapat membubuhi keterangan pada layar - meningkatkan efisiensi di mana orang dapat menyampaikan ide atau pesan.

Sebagai manfaat tambahan, Anda dapat merekam pertemuan untuk referensi di masa mendatang yang mengurangi risiko poin tindakan terlupakan. Ada juga sangat sedikit, jika ada, dukungan TI yang terkait dengan teknologi ini.

2. MANFAATKAN ALAT BERBASIS CLOUD UNTUK BERKOLABORASI

Ketika karyawan dapat bekerja dari mana saja, penting agar alat operasional yang mereka gunakan memungkinkan mereka untuk bekerja sama seefektif yang mereka gunakan di kantor. Untuk tim terdistribusi, salah satu opsinya adalah menggunakan teknologi berbasis cloud. Di sini, alat seperti GitHub dan Google Drive menawarkan keterlacakan tinggi pada dokumen yang berfungsi dan fungsionalitas seluler yang kuat.

Ambil Google Drive. Ini memungkinkan beberapa pekerja jarak jauh untuk mengakses folder yang sama dari perangkat apa pun, dan menggunakannya bahkan saat mereka sedang bepergian. Lebih khusus lagi, Google Documents memungkinkan banyak pengguna untuk mengedit dan memberi saran pada satu dokumen. Semua suntingan ini dilacak dan direkam sehingga sementara versi dokumen yang lebih lama selalu dapat ditemukan, ini memastikan bahwa semua orang bekerja pada versi terbaru.

Di sisi perusahaan, alat ini menawarkan fitur keamanan untuk memastikan detail perusahaan tetap rahasia dan dikunci hanya untuk pengguna yang disetujui dalam domain tertentu atau daftar yang disetujui. Dibandingkan dengan contoh Google Documents, pikirkan beberapa alat yang kurang dinamis, dan proses kolaborasi yang terjadi: Satu orang membuat draf dokumen, mengirimkannya melalui email ke orang lain, mereka menambahkan masukan dan mengirimkannya kembali. Selama proses itu, dokumen-dokumen itu diunduh, dikirim melalui email, dan menghadirkan banyak peluang untuk potensi pelanggaran keamanan. Bekerja dari satu dokumen berbasis cloud membantu meminimalkan risiko ini.

3. JADILAH AGNOSTIK PERANGKAT

Microsoft menyatakan bahwa 67% orang menggunakan perangkat pribadi untuk bekerja. Jika Anda mengelola tim terdistribusi, Anda sudah mengizinkan anggota tim bekerja dari lokasi yang mereka sukai. Mengapa tidak membiarkan mereka bekerja pada perangkat yang mereka sukai juga?

Di Toptal, kami agnostik perangkat. Meskipun merupakan prasyarat bahwa perangkat apa pun yang digunakan memiliki perangkat lunak dan kemampuan kinerja yang relevan, kami mengizinkan tim kami untuk memilih perangkat yang paling sesuai dengan peran, persyaratan, dan gaya hidup mereka. Dari sudut pandang keterlibatan karyawan, jika anggota tim dapat mengelola pekerjaan dan tugas hidup mereka semua dari satu perangkat—perangkat yang biasanya selalu mereka miliki—maka mereka berada di posisi yang lebih baik untuk menangani masalah pekerjaan tak terduga yang memerlukan perhatian segera.

Dari perspektif efisiensi operasional, mengizinkan karyawan untuk memilih perangkat mereka sendiri dapat menghemat waktu organisasi dalam mengelola teknologi karena anggota tim mandiri, bekerja pada perangkat yang dapat mereka navigasikan, tingkatkan, dan pecahkan sendiri dengan mudah.

Tentu saja, keamanan menjadi perhatian utama saat mempertimbangkan kebijakan "bawa perangkat Anda sendiri". Ada bukti yang menunjukkan bahwa peningkatan penggunaan perangkat seluler di tempat kerja telah mengakibatkan peningkatan pelanggaran keamanan. Platform cloud terbaru hadir dengan kontrol privasi yang kuat untuk membantu memerangi risiko ini dan memastikan data perusahaan aman, tetapi ada langkah lain yang dapat dilakukan perusahaan untuk meningkatkan keamanan. Proses orientasi yang kuat adalah salah satunya.

Di Toptal, kami memastikan bahwa semua karyawan baru melalui orientasi yang terperinci dan ketat. Kami memprioritaskan bahwa semua pemula baru menghadiri rapat virtual (melalui Zoom) kami tentang perlindungan data, kerahasiaan, dan pelatihan kepatuhan. Kami juga menggunakan G-Suite. Tidak hanya berfungsi sebagai intranet yang efektif, tetapi juga memungkinkan protokol keamanan untuk digunakan di berbagai perangkat seluler, terutama verifikasi 2 langkah.

AKHIR DARI PEMIKIRAN “WATERCOOLER”

Dalam postingan ini, kami telah merinci sejumlah sumber daya teknologi yang dapat digunakan untuk melibatkan, menghubungkan, dan mengamankan tim terdistribusi secara efektif. Menggabungkan perpaduan alat-alat ini dapat membantu menciptakan "kebijakan pintu terbuka" yang mungkin Anda temukan dalam pengaturan kantor tradisional, serta juga memungkinkan tim terdistribusi bekerja lebih efisien daripada tim internal.

Meskipun masalah keamanan selalu ada, mereka dapat dikontrol ketika proses dan protokol yang tepat diterapkan. Dari perspektif pertumbuhan bisnis, tim terdistribusi yang memanfaatkan teknologi konsumen dengan benar dapat meningkatkan komunikasi, produktivitas, dan tingkat kepuasan tim mereka secara signifikan.

Implikasi terakhir dari memungkinkan tim untuk bekerja dari jarak jauh dengan teknologi seluler konsumen adalah akhir dari pemikiran "pendingin air". Tidak ada lagi ide bisnis spontan dan inovatif yang hilang dari buku sejarah obrolan kantin. Mereka ditransformasikan dari solusi informal dan tidak terorganisir menjadi inisiatif nyata dan dapat dicari yang menambahkan manfaat signifikan bagi efisiensi tim terdistribusi—dan pada akhirnya seluruh organisasi.