Efficienza sul posto di lavoro: pensa al consumatore, non alla tecnologia aziendale

Un'indagine americana sull'uso del tempo del 2016 del Bureau of Labor Statistics ha rilevato che il 22% delle persone ha svolto parte o tutto il proprio lavoro da casa e lo stesso sondaggio ha indicato che questa cifra era del 43% per i lavoratori con un diploma di istruzione superiore. Un recente studio dell'Agile Talent Collaborative ha scoperto che i leader delle risorse umane prevedono la crescita della forza lavoro 50/50, dove il 50% dei membri dell'organizzazione sono temporanei ed esterni. E in un recente sondaggio globale dell'Economist Intelligent Unit, il 49% degli intervistati ha affermato che il lavoro mobile ha avuto il maggiore impatto sulla propria produttività, mentre il 38% ha ammesso di aver determinato la propria soddisfazione nei confronti di un datore di lavoro.

Ciò che questi dati illustrano è un rapido aumento della propensione dei lavoratori per il lavoro mobile e flessibile. Mostra anche l'importanza degli strumenti di comunicazione e collaborazione per completare il lavoro, ora che più professionisti lavorano in modo permanente da varie località e fusi orari. Ma la maggior parte della tecnologia aziendale è obsoleta nell'affrontare le esigenze di questa nuova economia, creando efficienze negative che possono essere evitate. Per prestazioni ottimali, gli strumenti di produttività devono fornire comunicazioni in tempo reale, collaborazione istantanea e controlli sicuri della privacy. In questo articolo, sosteniamo che la tecnologia di consumo può spesso essere il modo migliore per raggiungere questi obiettivi e delineiamo tre strategie chiave per adottare gli strumenti giusti e valutare i vantaggi che forniscono nel contesto dell'economia agile.

Un'esplosione di dispositivi, app e strumenti basati su cloud più facili da usare ha offerto alle persone la possibilità di integrare la tecnologia in quasi ogni aspetto del loro stile di vita, in particolare il posto di lavoro.

IL RUOLO DELLA TECNOLOGIA DI CONSUMATORE SUL POSTO DI LAVORO

Il maggiore utilizzo della tecnologia mobile consumer ha avuto un impatto senza precedenti sul modo in cui le persone lavorano oggi. La rapida proliferazione di smartphone, app mobili e strumenti basati su cloud ha offerto alle persone la possibilità di integrare la tecnologia in quasi ogni aspetto della loro vita.

Ciò che sorprende, tuttavia, è la rapidità con cui queste tecnologie hanno preso il sopravvento sul modo in cui le organizzazioni operano oggi. Anche i dipendenti di grandi aziende di vecchia data, che da decenni hanno adottato linee guida rigorose sui sistemi IT e sui processi utilizzati dal proprio personale, ora utilizzano regolarmente i propri dispositivi personali per controllare la posta elettronica, aggiornare i documenti e fissare riunioni perché ciò consente loro di essere più produttivo.

Dato come queste tecnologie consentono alle persone di vivere e lavorare quando vogliono e dove vogliono, e tutte dallo stesso dispositivo, la causa di questa tendenza non è difficile da comprendere. Quello che è meno chiaro è sapere se le aziende hanno trovato un modo per sfruttare appieno le opportunità che le tecnologie ei processi orientati al consumatore hanno da offrire. Già nel 2011, un rapporto di Forrester affermava che il 64% dei dirigenti intervistati ha ammesso che le proprie organizzazioni si stavano rendendo conto solo di una piccola parte dei vantaggi delle tecnologie di collaborazione.

Per capire come le aziende possono sfruttare queste opportunità, analizzeremo il successo dei team distribuiti, che spesso non hanno altra scelta che abbracciare la tecnologia mobile e consumer. Quello che abbiamo scoperto qui in Toptal, un'azienda remota al 100% che è cresciuta di centinaia di dipendenti negli ultimi anni, è che queste tecnologie possono offrire un valore aggiunto rispetto ai tradizionali strumenti di business attualmente utilizzati da molte organizzazioni.

1. USARE UNA MIGLIORE COMUNICAZIONE IN TEMPO REALE

La mancanza di incontri faccia a faccia nei team distribuiti aumenta la posta in gioco per garantire che siano in atto gli strumenti di comunicazione corretti. Ma questo non significa che gli strumenti selezionati debbano essere i più costosi o i più tecnici. Gli strumenti in questione qui includono Skype, Zoom e Slack, tecnologie utilizzate dai consumatori in ambienti non lavorativi. Facili da usare, compatibili con più dispositivi e molto spesso da scaricare gratuitamente, offrono una comunicazione in tempo reale a costi contenuti. Se si considera il loro costo, l'interoperabilità e l'usabilità, il valore offerto da questi strumenti mette in dubbio il motivo per cui alcune organizzazioni interne continuano a utilizzare strumenti per conferenze obsoleti e spesso costosi per comunicare.

I problemi incontrati con queste chiamate sono ben noti: in primo luogo, devi combattere più numeri di telefono, codici di conferenza e numeri di pin solo per partecipare alla chiamata. Quindi ti annunci con un segnale acustico forte (spesso interrompendo una conversazione già iniziata), seguito dal problema di non sapere chi è nella chiamata o chi sta parlando.

A causa di queste esperienze, è comprensibile il motivo per cui alcune aziende, che non hanno familiarità con i vantaggi della tecnologia di consumo collaborativa, presumono che la comunicazione ne risentirà se un'azienda sceglie di lavorare in remoto e si affida esclusivamente alle chiamate in conferenza per le riunioni.

Abbiamo riscontrato che questo è un malinteso. Qui su Toptal, Zoom è la nostra piattaforma preferita. Ci consente di collaborare a un livello che rispecchi l'interazione che avresti se la riunione si svolgesse in un ufficio:

• Puoi effettivamente vedere le persone: le funzionalità video consentono alle persone di comunicare con empatia ed emozione.
• Puoi condividere il tuo schermo, rispecchiando efficacemente il comportamento di "lavorare insieme" che si verifica in un ufficio.
• Puoi annotare lo schermo, migliorando l'efficienza con cui le persone possono trasmettere un'idea o un messaggio.

Come ulteriore vantaggio, puoi registrare la riunione per riferimento futuro, riducendo il rischio che i punti delle azioni vengano dimenticati. Inoltre, il supporto IT associato a queste tecnologie è minimo, se non nullo.

2. IMBRACCIARE GLI STRUMENTI BASATI SUL CLOUD PER COLLABORARE

Quando i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo, è importante che gli strumenti operativi che utilizzano consentano loro di collaborare con la stessa efficacia di quelli che userebbero in un ufficio. Per i team distribuiti, un'opzione consiste nell'utilizzare la tecnologia basata su cloud. Qui, strumenti come GitHub e Google Drive offrono un'elevata tracciabilità sui documenti di lavoro e una forte funzionalità mobile.

Prendi Google Drive. Consente a più lavoratori remoti di accedere alle stesse cartelle da qualsiasi dispositivo e di utilizzarle anche quando sono in movimento. Più specificamente, Google Docs consente a più utenti di apportare modifiche e suggerimenti su un documento. Tutte queste modifiche vengono tracciate e registrate, quindi mentre è sempre possibile trovare versioni precedenti del documento, garantisce che tutti lavorino sull'ultima versione.

Dal lato del datore di lavoro, questi strumenti offrono funzionalità di sicurezza per garantire che i dettagli dell'azienda rimangano riservati e bloccati solo per gli utenti approvati all'interno di un determinato dominio o elenco approvato. Rispetto all'esempio di Google Docs, pensa ad alcuni strumenti meno dinamici e al processo di collaborazione che ha luogo: una persona redige un documento, lo invia tramite e-mail a un altro, aggiunge il proprio input e lo rimanda indietro. Durante questo processo, tali documenti vengono scaricati, inviati tramite e-mail e presentano molte opportunità per una potenziale violazione della sicurezza. Lavorare da un documento basato su cloud aiuta a ridurre al minimo questo rischio.

3. ESSERE AGNOSTICA DEL DISPOSITIVO

Microsoft afferma che il 67% delle persone utilizza dispositivi personali per lavoro. Se gestisci un team distribuito, stai già permettendo ai membri del team di lavorare dalle posizioni che preferiscono. Perché non lasciarli funzionare anche sui dispositivi che preferiscono?

In Toptal siamo indipendenti dal dispositivo. Sebbene sia un prerequisito che qualsiasi dispositivo utilizzato disponga del software e delle capacità prestazionali pertinenti, consentiamo ai nostri team di scegliere i dispositivi che soddisfano al meglio il loro ruolo, i loro requisiti e il loro stile di vita. Dal punto di vista del coinvolgimento dei dipendenti, se i membri del team possono gestire il proprio lavoro e le proprie attività quotidiane da un unico dispositivo, il dispositivo che in genere hanno sempre con sé, si trovano in una posizione migliore per affrontare problemi di lavoro imprevisti che richiedono la loro immediata attenzione.

Dal punto di vista dell'efficienza operativa, consentire ai dipendenti di scegliere i propri dispositivi può far risparmiare tempo alle organizzazioni nell'amministrazione della tecnologia perché i membri del team sono autosufficienti e lavorano su dispositivi che possono facilmente navigare, aggiornare e risolvere autonomamente i problemi.

Naturalmente, la sicurezza è una delle principali preoccupazioni quando si considera una politica "porta il tuo dispositivo". Ci sono prove che suggeriscono che un aumento dell'utilizzo dei dispositivi mobili sul lavoro ha comportato un aumento delle violazioni della sicurezza. Le ultime piattaforme cloud sono dotate di forti controlli sulla privacy per aiutare a combattere questo rischio e garantire la sicurezza dei dati aziendali, ma ci sono altri passi che le aziende possono adottare per migliorare la sicurezza. Un forte processo di onboarding è uno.

In Toptal, ci assicuriamo che tutti i nuovi assunti passino attraverso un onboarding dettagliato e rigoroso. Per noi è prioritario che tutti i neofiti partecipino alle nostre riunioni virtuali (tramite Zoom) sulla protezione dei dati, la riservatezza e la formazione sulla conformità. Usiamo anche G-Suite. Non solo funge da efficace intranet, ma consente di utilizzare i protocolli di sicurezza su una varietà di dispositivi mobili, in particolare la verifica in due passaggi.

LA FINE DEL PENSIERO DEL “CORREVOLE D'ACQUA”.

In questo post, abbiamo descritto in dettaglio una serie di risorse tecnologiche che possono essere utilizzate per coinvolgere, connettere e proteggere efficacemente i team distribuiti. L'integrazione di una combinazione di questi strumenti può aiutare a creare una "politica della porta aperta" che potresti trovare in un ufficio tradizionale, oltre a consentire ai team distribuiti di lavorare in modo più efficiente rispetto a quelli interni.

Sebbene i problemi di sicurezza siano sempre presenti, possono essere controllati quando vengono messi in atto i processi e i protocolli giusti. Dal punto di vista della crescita aziendale, i team distribuiti che sfruttano correttamente la tecnologia di consumo possono migliorare significativamente i livelli di comunicazione, produttività e soddisfazione del team.

Un'ultima implicazione di consentire ai team di lavorare in remoto con la tecnologia mobile consumer è la fine del pensiero "watercooler". Le idee imprenditoriali spontanee e innovative non vengono più perse nei libri di storia delle chiacchiere in mensa. Si trasformano da soluzioni informali e non organizzate in iniziative tangibili e ricercabili che aggiungono vantaggi significativi all'efficienza dei team distribuiti e, in definitiva, dell'intera organizzazione.