Eficiența la locul de muncă: gândiți-vă la consumatori, nu la tehnologie de afaceri

Un sondaj american de utilizare a timpului din 2016 de la Biroul de Statistică a Muncii a constatat că 22% dintre oameni și-au desfășurat o parte sau toată munca de acasă – iar același sondaj a indicat că această cifră era de 43% pentru lucrătorii cu studii superioare. Un studiu recent al Agile Talent Collaborative a descoperit că liderii de resurse umane prognozează creșterea forței de muncă 50/50, unde 50% dintre membrii organizației sunt temporari și externi. Și într-un sondaj global recent realizat de Economist Intelligent Unit, 49% dintre respondenți au spus că munca mobilă a avut cel mai mare impact asupra productivității lor, în timp ce 38% au recunoscut că aceasta a determinat cât de mulțumiți sunt de un angajator.

Ceea ce ilustrează aceste date este o creștere rapidă a apetitului lucrătorilor pentru munca mobilă și flexibilă. De asemenea, arată importanța instrumentelor de comunicare și colaborare în finalizarea muncii, acum că mai mulți profesioniști lucrează permanent din diverse locații și fusuri orare. Dar majoritatea tehnologiei întreprinderilor este depășită pentru a răspunde nevoilor acestei noi economii – creând eficiențe negative care pot fi evitate. Pentru performanțe optime, instrumentele de productivitate trebuie să ofere comunicare în timp real, colaborare instantanee și controale securizate de confidențialitate. În acest articol, susținem că tehnologia de consum poate fi adesea cea mai bună modalitate de a îndeplini aceste obiective și schițăm trei strategii cheie pentru adoptarea instrumentelor potrivite și evaluarea beneficiilor pe care acestea le oferă în contextul economiei agile.

O explozie de dispozitive, aplicații și instrumente bazate pe cloud mai ușor de utilizat le-a oferit oamenilor șansa de a integra tehnologia în aproape fiecare aspect al stilului lor de viață, în special la locul de muncă.

ROLUL TEHNOLOGIEI DE CONSUMATOR LA LOCUL DE MUNCĂ

Utilizarea sporită a tehnologiei mobile pentru consumatori a avut un impact fără precedent asupra modului în care oamenii lucrează astăzi. Proliferarea rapidă a smartphone-urilor, a aplicațiilor mobile și a instrumentelor bazate pe cloud le-a oferit oamenilor șansa de a integra tehnologia în aproape fiecare aspect al vieții lor.

Ceea ce este surprinzător, însă, este cât de rapid au preluat aceste tehnologii modul în care operează organizațiile în prezent. Chiar și angajații din marile companii vechi – care au folosit linii directoare stricte cu privire la sistemele și procesele IT utilizate de personalul lor de zeci de ani – își folosesc acum în mod regulat dispozitivele personale pentru a verifica e-mailurile, a actualiza documentele și a stabili întâlniri, deoarece le permite să fie mai mult productiv.

Având în vedere modul în care aceste tehnologii le permit oamenilor să trăiască și să lucreze atunci când doresc și unde doresc – și toate de pe același dispozitiv – cauza acestei tendințe nu este greu de înțeles. Ceea ce este mai puțin clar este să știm dacă companiile au găsit o modalitate de a valorifica pe deplin oportunitățile pe care tehnologiile și procesele orientate spre consumator le au de oferit. În 2011, un raport Forrester a afirmat că 64% dintre directorii chestionați au recunoscut că organizațiile lor realizează doar o mică parte din beneficiile tehnologiilor de colaborare.

Pentru a înțelege modul în care întreprinderile pot valorifica aceste oportunități, vom analiza succesul echipelor distribuite, care adesea nu au de ales decât să îmbrățișeze tehnologia de consum și tehnologia mobilă. Ceea ce am descoperit aici, la Toptal, o companie 100% la distanță, care a crescut numărul de angajați cu sute în ultimii ani, este că aceste tehnologii pot oferi valoare adăugată în comparație cu instrumentele tradiționale de afaceri utilizate în prezent de multe organizații.

1. UTILIZAȚI O MAI BUNĂ COMUNICARE ÎN TIMP REAL

Lipsa întâlnirilor față în față în echipe distribuite ridică miza pentru asigurarea existenței instrumentelor de comunicare corecte. Dar asta nu înseamnă că instrumentele selectate trebuie să fie cele mai scumpe sau cele mai tehnice. Instrumentele în cauză aici includ Skype, Zoom și Slack - tehnologii care sunt folosite de consumatori în medii nede lucru. Ușor de utilizat, compatibile cu mai multe dispozitive și de foarte multe ori gratuit de descărcat, acestea oferă o comunicare rentabilă în timp real. Când luați în considerare costul, interoperabilitatea și utilitatea lor, valoarea pe care o oferă aceste instrumente pune sub semnul întrebării de ce unele organizații interne continuă să folosească instrumente de conferință învechite și adesea costisitoare pentru a comunica.

Problemele întâlnite cu aceste apeluri sunt binecunoscute: în primul rând, trebuie să lupți cu mai multe numere de telefon, coduri de conferință și numere PIN doar pentru a te alătura apelului. Apoi te anunți cu un bip puternic (întrerupând adesea o conversație care a început deja), urmat de problema de a nu ști cine este la apel sau cine vorbește.

Din cauza acestor experiențe, este de înțeles de ce unele companii – care nu sunt familiarizate cu beneficiile tehnologiei de consum colaborativ – presupun că comunicarea va avea de suferit dacă o companie alege să lucreze de la distanță și se bazează exclusiv pe apeluri conferințe pentru întâlniri.

Am descoperit că aceasta este o concepție greșită. Aici, la Toptal, Zoom este platforma noastră preferată. Ne permite să colaborăm la un nivel care reflectă interacțiunea pe care ai avea-o dacă întâlnirea ar avea loc într-un birou:

• Puteți vedea de fapt oamenii - caracteristicile video permit oamenilor să comunice cu empatie și emoție.
• Vă puteți partaja ecranul - oglindind eficient comportamentul de „lucrare împreună” care se întâmplă într-un birou.
• Puteți adnota ecranul - sporind eficiența în care oamenii pot transmite o idee sau un mesaj.

Ca un avantaj suplimentar, puteți înregistra întâlnirea pentru referințe viitoare, ceea ce reduce riscul ca punctele de acțiuni să fie uitate. Există, de asemenea, foarte puțin, dacă există, suport IT asociat cu aceste tehnologii.

2. UTILIZAȚI INSTRUMENTE BAZATE PE NOR PENTRU A COLABORARE

Atunci când angajații pot lucra de oriunde, este important ca instrumentele operaționale pe care le folosesc să le permită să coopereze la fel de eficient ca și cele pe care le-ar folosi într-un birou. Pentru echipele distribuite, o opțiune este utilizarea tehnologiei bazate pe cloud. Aici, instrumente precum GitHub și Google Drive oferă o trasabilitate ridicată pe documentele de lucru și o funcționalitate mobilă puternică.

Luați Google Drive. Permite mai multor lucrători la distanță să acceseze aceleași dosare de pe orice dispozitiv și să le folosească chiar și atunci când sunt în mișcare. Mai precis, Google Docs permite mai multor utilizatori să facă editări și sugestii pe un singur document. Toate aceste modificări sunt urmărite și înregistrate, astfel încât, deși versiunile mai vechi ale documentului pot fi întotdeauna găsite, se asigură că toată lumea lucrează la cea mai recentă versiune.

În ceea ce privește angajatorul, aceste instrumente oferă caracteristici de securitate pentru a se asigura că detaliile companiei rămân confidențiale și blocate numai pentru utilizatorii aprobați dintr-un anumit domeniu sau listă aprobată. În comparație cu exemplul Google Docs, gândiți-vă la unele instrumente mai puțin dinamice și la procesul de colaborare care are loc: o persoană redactează un document, îl trimite prin e-mail altuia, își adaugă contribuția și îl trimite înapoi. Pe parcursul acestui proces, acele documente sunt descărcate, trimise prin e-mail și prezintă multe oportunități pentru o potențială încălcare a securității. Lucrul dintr-un document bazat pe cloud ajută la minimizarea acestui risc.

3. FIȚI AGNOSTIC DE DISPOZITIV

Microsoft afirmă că 67% dintre oameni folosesc dispozitive personale pentru muncă. Dacă gestionați o echipă distribuită, atunci îi lăsați deja pe membrii echipei să lucreze din locațiile pe care le preferă. De ce să nu-i lași să lucreze și pe dispozitivele pe care le preferă?

La Toptal, suntem agnostici ai dispozitivelor. Deși este o condiție prealabilă ca orice dispozitiv utilizat să aibă software-ul și capabilitățile de performanță relevante, le permitem echipelor noastre să aleagă dispozitivele care își servesc cel mai bine rolul, cerințele și stilul de viață. Din punct de vedere al angajării angajaților, dacă membrii echipei își pot gestiona sarcinile de muncă și de viață, toate de pe un singur dispozitiv - dispozitivul pe care de obicei îl au întotdeauna cu ei - atunci ei sunt mai bine plasați pentru a face față problemelor de lucru neașteptate care necesită atenția lor imediată.

Din punct de vedere al eficienței operaționale, permiterea angajaților să-și aleagă propriile dispozitive poate economisi timp organizațiilor în administrarea tehnologiei, deoarece membrii echipei sunt autosuficienți, lucrând pe dispozitive pe care le pot naviga cu ușurință, upgrade și depana singuri.

Desigur, securitatea este o preocupare majoră atunci când luați în considerare o politică „aduceți-vă propriul dispozitiv”. Există dovezi care sugerează că o creștere a utilizării dispozitivelor mobile la locul de muncă a dus la o creștere a încălcărilor de securitate. Cele mai recente platforme cloud vin cu controale puternice de confidențialitate pentru a ajuta la combaterea acestui risc și pentru a se asigura că datele companiei sunt în siguranță, dar există și alți pași pe care companiile pot lua pentru a îmbunătăți securitatea. Un proces puternic de integrare este unul.

La Toptal, ne asigurăm că toți angajații noi trec printr-o integrare detaliată și riguroasă. Facem o prioritate ca toți noii începători să participe la întâlnirile noastre virtuale (prin Zoom) despre protecția datelor, confidențialitate și instruire privind conformitatea. De asemenea, folosim G-Suite. Nu numai că servește ca un intranet eficient, dar permite ca protocoalele de securitate să fie utilizate pe o varietate de dispozitive mobile, în special verificarea în 2 pași.

SFÂRȘITUL GÂNDIRII „RĂCITOR DE APĂ”.

În această postare, am detaliat o serie de resurse tehnologice care pot fi folosite pentru a angaja, conecta și securiza în mod eficient echipele distribuite. Încorporarea unei combinații a acestor instrumente poate ajuta la crearea unei „politici uși deschise” pe care o puteți găsi într-un cadru tradițional de birou, precum și permite echipelor distribuite să lucreze mai eficient decât cele interne.

Deși problemele de securitate sunt mereu prezente, acestea pot fi controlate atunci când sunt implementate procesele și protocoalele potrivite. Din perspectiva creșterii afacerii, echipele distribuite care valorifică corect tehnologia consumatorilor își pot îmbunătăți semnificativ nivelul de comunicare, productivitate și satisfacție a echipei.

O finală implicație de a permite echipelor să lucreze de la distanță cu tehnologia mobilă pentru consumatori este sfârșitul gândirii „răcitorului de apă”. Nu mai sunt pierdute ideile de afaceri spontane și inovatoare în cărțile de istorie ale discuțiilor de la cantină. Acestea sunt transformate din soluții informale și neorganizate în inițiative tangibile, care pot fi căutate, care adaugă beneficii semnificative eficienței echipelor distribuite și, în cele din urmă, a întregii organizații.