工作场所效率：考虑消费者，而不是商业技术

已发表: 2022-03-11

美国劳工统计局 2016 年的一项美国时间使用调查发现，22% 的人在家里完成了部分或全部工作——同一项调查表明，对于具有高等教育学历的工人来说，这一数字为 43%。 Agile Talent Collaborative 最近的一项研究发现，人力资源主管预测 50/50 劳动力的增长，其中 50% 的组织成员是临时的和外部的。在经济学人智库最近的一项全球调查中，49% 的受访者表示移动办公对他们的生产力影响最大，而 38% 的受访者承认它决定了他们对雇主的满意度。

这些数据表明，员工对移动和灵活工作的需求迅速增加。它还显示了通信和协作工具在完成工作中的重要性，现在越来越多的专业人员在不同的地点和时区永久工作。但是大多数企业技术在满足这种新经济的需求方面已经过时——产生了可以避免的负面效率。为了获得最佳性能，生产力工具需要提供实时通信、即时协作和安全的隐私控制。在本文中，我们认为消费者技术通常是实现这些目标的最佳方式，并概述了采用正确工具并评估它们在敏捷经济背景下提供的好处的三个关键策略。

易于使用的设备、应用程序和基于云的工具的爆炸式增长为人们提供了将技术集成到他们生活方式的几乎每个方面的机会，尤其是工作场所。

消费技术在工作场所的作用

消费者移动技术的使用增加对当今人们的工作方式产生了前所未有的影响。智能手机、移动应用程序和基于云的工具的迅速普及为人们提供了将技术集成到生活几乎各个方面的机会。

然而，令人惊讶的是，这些技术以如此之快的速度接管了当今组织的运营方式。即使是守旧的大型公司的员工（几十年来对员工使用的 IT 系统和流程都采用了严格的指导方针）现在也经常使用他们的个人设备来检查电子邮件、更新文档和安排会议，因为这使他们能够更富有成效的。

考虑到这些技术如何让人们在他们想要的时间和地点生活和工作——并且所有这些都来自同一个设备——这种趋势的原因不难理解。不太明确的是了解公司是否找到了一种方法来充分利用以消费者为导向的技术和流程所提供的机会。早在 2011 年，Forrester 的一份报告称，64% 的受访高管承认，他们的组织只意识到协作技术的一小部分好处。

为了了解企业如何利用这些机会，我们将分析分布式团队的成功，他们通常别无选择，只能拥抱消费者和移动技术。我们在 Toptal（一家 100% 远程公司，近年来员工人数增加了数百人）发现，与许多组织目前使用的传统业务工具相比，这些技术可以提供附加值。

1. 使用更好的实时通信

分布式团队中缺乏面对面会议增加了确保正确沟通工具到位的风险。但这并不意味着选择的工具必须是最昂贵或最具技术性的。这里讨论的工具包括 Skype、Zoom 和 Slack——消费者在非工作环境中使用的技术。它们易于使用，与多种设备兼容，并且通常可以免费下载，它们提供了具有成本效益的实时通信。当您考虑它们的成本、互操作性和可用性时，这些工具提供的价值令人质疑为什么一些内部组织继续使用过时且通常昂贵的会议工具进行通信。

这些通话遇到的问题是众所周知的：首先，您必须与多个电话号码、会议代码和密码进行斗争才能加入通话。然后你用响亮的哔哔声宣布你自己（通常会打断已经开始的对话），然后是不知道谁在通话或谁在说话的问题。

由于这些经验，可以理解为什么一些公司（不熟悉协作消费技术的好处）认为如果公司选择远程工作并仅依靠电话会议召开会议，沟通将受到影响。

我们发现这是一种误解。在 Toptal，Zoom 是我们的首选平台。它使我们能够在与您在办公室举行会议时的互动相同的水平上进行协作：

您实际上可以看到人 - 视频功能使人们可以用同理心和情感进行交流。
您可以共享您的屏幕 - 有效地反映办公室中发生的“一起工作”行为。
您可以在屏幕上添加注释 - 提高人们传达想法或信息的效率。

作为一个额外的好处，您可以记录会议以供将来参考，从而降低行动点被遗忘的风险。与这些技术相关的 IT 支持（如果有的话）也很少。

2. 利用基于云的工具进行协作

当员工可以在任何地方工作时，重要的是他们使用的操作工具使他们能够像在办公室使用的工具一样有效地进行合作。对于分布式团队，一种选择是使用基于云的技术。在这里，GitHub 和 Google Drive 等工具提供了对工作文档的高度可追溯性和强大的移动功能。

以谷歌云端硬盘为例。它允许多个远程工作人员从任何设备访问相同的文件夹，即使他们在旅途中也可以使用它们。更具体地说，Google Docs 允许多个用户对一个文档进行编辑和建议。所有这些编辑都会被跟踪和记录，因此虽然总是可以找到文档的旧版本，但它可以确保每个人都使用最新版本。

在雇主方面，这些工具提供安全功能，以确保公司详细信息保持机密，并仅限于给定域或批准列表中的批准用户。与 Google Docs 的示例相比，想想一些不太动态的工具，以及发生的协作过程：一个人起草一份文档，通过电子邮件将其发送给另一个人，然后他们添加他们的输入并将其发回。在整个过程中，这些文档被下载、通过电子邮件发送，并为潜在的安全漏洞提供了许多机会。从一个基于云的文档工作有助于最大限度地降低这种风险。

3. 与设备无关

微软表示，67% 的人使用个人设备工作。如果您正在管理一个分布式团队，那么您已经让团队成员在他们喜欢的位置工作。为什么不让他们在他们喜欢的设备上工作呢？

在 Toptal，我们与设备无关。虽然使用的任何设备都具有相关软件和性能功能是先决条件，但我们允许我们的团队选择最适合其角色、要求和生活方式的设备。从员工敬业度的角度来看，如果团队成员可以通过一台设备（他们通常随身携带的设备）来管理他们的工作和生活职责，那么他们就能更好地处理需要立即关注的意外工作问题。

从运营效率的角度来看，允许员工选择他们自己的设备可以节省组织管理技术的时间，因为团队成员是自给自足的，他们使用可以轻松导航、升级和自行排除故障的设备。

当然，在考虑“自带设备”政策时，安全性是一个主要问题。有证据表明，工作中移动设备使用量的增加导致安全漏洞的增加。最新的云平台具有强大的隐私控制功能，可帮助应对这种风险并确保公司数据的安全，但公司还可以采取其他措施来提高安全性。一个强大的入职流程就是其中之一。

在 Toptal，我们确保所有新员工都经过详细而严格的入职培训。我们优先考虑让所有新人参加我们关于数据保护、保密和合规培训的虚拟（通过 Zoom）会议。我们还使用 G-Suite。它不仅可以作为有效的 Intranet，而且还允许在各种移动设备上使用安全协议，尤其是两步验证。

“饮水机”思维的终结

在这篇文章中，我们详细介绍了一些可用于有效参与、连接和保护分布式团队的技术资源。结合使用这些工具可以帮助创建您可能在传统办公室环境中找到的“门户开放政策”，并且还允许分布式团队比内部团队更有效地工作。

尽管安全问题一直存在，但当正确的流程和协议到位时，它们可以得到控制。从业务增长的角度来看，正确利用消费者技术的分布式团队可以显着提高他们的沟通、生产力和团队满意度。

允许团队使用消费者移动技术远程工作的最后一个含义是“饮水机”思维的终结。食堂闲聊的历史书籍不再丢失自发和创新的商业理念。它们从非正式和无组织的解决方案转变为切实的、可搜索的计划，从而显着提高分布式团队的效率，最终提高整个组织的效率。