Eficiência no local de trabalho: pense no consumidor, não na tecnologia de negócios

Uma pesquisa americana de uso do tempo de 2016 do Bureau of Labor Statistics descobriu que 22% das pessoas realizavam parte ou todo o trabalho em casa – e a mesma pesquisa indicou que esse número era de 43% para trabalhadores com ensino superior. Um estudo recente da Agile Talent Collaborative descobriu que os líderes de RH estão prevendo o crescimento da força de trabalho 50/50, onde 50% dos membros da organização são temporários e externos. E em uma pesquisa global recente da Economist Intelligent Unit, 49% dos entrevistados disseram que o trabalho móvel teve o maior impacto em sua produtividade, enquanto 38% admitiram que determinava o quão satisfeitos eles estavam com um empregador.

O que esses dados ilustram é um rápido aumento no apetite dos trabalhadores por trabalho móvel e flexível. Também mostra a importância das ferramentas de comunicação e colaboração na realização do trabalho, agora que mais profissionais trabalham permanentemente de vários locais e fusos horários. Mas a maioria da tecnologia corporativa está desatualizada para atender às necessidades dessa nova economia, criando eficiências negativas que podem ser evitadas. Para um desempenho ideal, as ferramentas de produtividade precisam fornecer comunicação em tempo real, colaboração instantânea e controles de privacidade seguros. Neste artigo, argumentamos que a tecnologia de consumo muitas vezes pode ser a melhor maneira de atingir esses objetivos e descrevemos três estratégias principais para adotar as ferramentas certas e avaliar os benefícios que elas oferecem no contexto da economia ágil.

Uma explosão de dispositivos, aplicativos e ferramentas baseadas em nuvem mais fáceis de usar oferece às pessoas a chance de integrar a tecnologia em quase todos os aspectos de seu estilo de vida, principalmente no local de trabalho.

O PAPEL DA TECNOLOGIA DO CONSUMIDOR NO LOCAL DE TRABALHO

O aumento do uso da tecnologia móvel do consumidor teve um impacto sem precedentes na maneira como as pessoas trabalham hoje. A rápida proliferação de smartphones, aplicativos móveis e ferramentas baseadas em nuvem oferece às pessoas a chance de integrar a tecnologia em quase todos os aspectos de suas vidas.

O que é surpreendente, no entanto, é a rapidez com que essas tecnologias assumiram a forma como as organizações operam hoje. Até mesmo funcionários de grandes empresas antiquadas – que empregaram diretrizes rígidas sobre os sistemas e processos de TI usados ​​por sua equipe por décadas – agora estão usando regularmente seus dispositivos pessoais para verificar e-mail, atualizar documentos e marcar reuniões, pois isso permite que eles sejam mais produtivo.

Dado como essas tecnologias permitem que as pessoas vivam e trabalhem quando quiserem e onde quiserem – e tudo no mesmo dispositivo – a causa dessa tendência não é difícil de compreender. O que é menos claro é saber se as empresas encontraram uma maneira de capitalizar totalmente as oportunidades que as tecnologias e processos orientados para o consumidor têm a oferecer. Em 2011, um relatório da Forrester afirmou que 64% dos executivos pesquisados ​​admitiram que suas organizações estavam percebendo apenas uma pequena parte dos benefícios das tecnologias de colaboração.

Para entender como as empresas podem capitalizar essas oportunidades, analisaremos o sucesso das equipes distribuídas, que geralmente não têm escolha a não ser adotar a tecnologia móvel e de consumo. O que descobrimos aqui na Toptal – uma empresa 100% remota que cresceu centenas de funcionários nos últimos anos – é que essas tecnologias podem oferecer valor agregado quando comparadas às ferramentas de negócios tradicionais usadas atualmente por muitas organizações.

1. UTILIZE MELHOR COMUNICAÇÃO EM TEMPO REAL

A falta de reuniões presenciais em equipes distribuídas aumenta as apostas para garantir que as ferramentas de comunicação corretas estejam em vigor. Mas isso não significa que as ferramentas selecionadas tenham que ser as mais caras ou as mais técnicas. As ferramentas em questão aqui incluem Skype, Zoom e Slack – tecnologias que são usadas por consumidores em ambientes que não funcionam. Fáceis de usar, compatíveis com vários dispositivos e muitas vezes gratuitos para download, eles oferecem comunicação em tempo real econômica. Quando você considera seu custo, interoperabilidade e usabilidade, o valor que essas ferramentas oferecem questiona por que algumas organizações internas continuam a usar ferramentas de conferência desatualizadas e muitas vezes caras para se comunicar.

Os problemas encontrados com essas chamadas são bem conhecidos: primeiro, você precisa lutar contra os vários números de telefone, códigos de conferência e números PIN apenas para participar da chamada. Então você se anuncia com um bip alto (muitas vezes interrompendo uma conversa que já começou), seguido da questão de não saber quem está na ligação ou quem está falando.

Por causa dessas experiências, é compreensível por que algumas empresas – não familiarizadas com os benefícios da tecnologia colaborativa de consumo – supõem que a comunicação sofrerá se uma empresa optar por trabalhar remotamente e depender apenas de teleconferências para reuniões.

Descobrimos que isso é um equívoco. Aqui na Toptal, o Zoom é a nossa plataforma preferida. Ele nos permite colaborar em um nível que espelha a interação que você teria se a reunião ocorresse em um escritório:

• Você pode realmente ver as pessoas - os recursos de vídeo permitem que as pessoas se comuniquem com empatia e emoção.
• Você pode compartilhar sua tela - espelhando efetivamente o comportamento de "trabalhar em conjunto" que acontece em um escritório.
• Você pode fazer anotações na tela - aumentando a eficiência na qual as pessoas podem transmitir uma ideia ou mensagem.

Como benefício adicional, você pode gravar a reunião para referência futura, o que reduz o risco de esquecimento de pontos de ação. Também há muito pouco ou nenhum suporte de TI associado a essas tecnologias.

2. APROVEITE FERRAMENTAS BASEADAS EM NUVEM PARA COLABORAR

Quando os funcionários podem trabalhar de qualquer lugar, é importante que as ferramentas operacionais que eles usam permitam que eles cooperem de forma tão eficaz quanto as que usariam em um escritório. Para equipes distribuídas, uma opção é usar tecnologia baseada em nuvem. Aqui, ferramentas como GitHub e Google Drive oferecem alta rastreabilidade em documentos de trabalho e forte funcionalidade móvel.

Pegue o Google Drive. Ele permite que vários funcionários remotos acessem as mesmas pastas de qualquer dispositivo e as usem mesmo quando estiverem em trânsito. Mais especificamente, o Google Docs permite que vários usuários façam edições e sugestões em um documento. Todas essas edições são rastreadas e registradas para que as versões mais antigas do documento sempre possam ser encontradas, garantindo que todos trabalhem na versão mais recente.

Do lado do empregador, essas ferramentas oferecem recursos de segurança para garantir que os detalhes da empresa permaneçam confidenciais e bloqueados apenas para usuários aprovados em um determinado domínio ou lista de aprovados. Em comparação com o exemplo do Google Docs, pense em algumas ferramentas menos dinâmicas e no processo de colaboração que ocorre: uma pessoa elabora um documento, envia por e-mail para outra, adiciona sua entrada e a envia de volta. Ao longo desse processo, esses documentos são baixados, enviados por e-mail e apresentam muitas oportunidades para uma possível violação de segurança. Trabalhar a partir de um documento baseado em nuvem ajuda a minimizar esse risco.

3. SEJA AGNÓSTICO DO DISPOSITIVO

A Microsoft afirma que 67% das pessoas usam dispositivos pessoais para trabalhar. Se você está gerenciando uma equipe distribuída, já está permitindo que os membros da equipe trabalhem em locais de sua preferência. Por que não deixá-los trabalhar nos dispositivos que preferem também?

Na Toptal, somos independentes de dispositivos. Embora seja um pré-requisito que qualquer dispositivo usado tenha o software e os recursos de desempenho relevantes, permitimos que nossas equipes escolham os dispositivos que melhor atendem às suas funções, requisitos e estilos de vida. Do ponto de vista do envolvimento dos funcionários, se os membros da equipe puderem gerenciar seus deveres de trabalho e de vida em um único dispositivo - o dispositivo que normalmente sempre têm com eles -, eles estarão mais bem posicionados para lidar com problemas de trabalho inesperados que exigem atenção imediata.

Do ponto de vista da eficiência operacional, permitir que os funcionários escolham seus próprios dispositivos pode economizar tempo das organizações na administração de tecnologia porque os membros da equipe são autossuficientes, trabalhando em dispositivos nos quais podem navegar, atualizar e solucionar problemas facilmente.

Obviamente, a segurança é uma grande preocupação ao considerar uma política de “traga seu próprio dispositivo”. Há evidências que sugerem que um aumento no uso de dispositivos móveis no trabalho resultou em um aumento nas violações de segurança. As plataformas de nuvem mais recentes vêm com fortes controles de privacidade para ajudar a combater esse risco e garantir que os dados da empresa estejam seguros, mas há outras etapas que as empresas podem tomar para melhorar a segurança. Um processo de integração forte é um deles.

Na Toptal, garantimos que todos os novos contratados passem por uma integração detalhada e rigorosa. Priorizamos que todos os novos iniciantes participem de nossas reuniões virtuais (via Zoom) sobre proteção de dados, confidencialidade e treinamento de conformidade. Também usamos o G-Suite. Ele não apenas serve como uma intranet eficaz, mas também permite que protocolos de segurança sejam usados ​​em vários dispositivos móveis, principalmente a verificação em duas etapas.

O FIM DO PENSAMENTO DO “WATERCOOLER”

Neste post, detalhamos vários recursos tecnológicos que podem ser usados ​​para envolver, conectar e proteger equipes distribuídas de forma eficaz. A incorporação de uma combinação dessas ferramentas pode ajudar a criar uma “política de portas abertas” que você pode encontrar em um ambiente de escritório tradicional, além de permitir que equipes distribuídas trabalhem com mais eficiência do que as internas.

Embora as preocupações de segurança estejam sempre presentes, elas podem ser controladas quando os processos e protocolos corretos são implementados. Do ponto de vista do crescimento dos negócios, as equipes distribuídas que utilizam a tecnologia do consumidor corretamente podem melhorar significativamente seus níveis de comunicação, produtividade e satisfação da equipe.

Uma implicação final de permitir que as equipes trabalhem remotamente com a tecnologia móvel do consumidor é o fim do pensamento “watercooler”. Não há mais ideias de negócios espontâneas e inovadoras perdidas nos livros de história do bate-papo da cantina. Eles são transformados de soluções informais e desorganizadas em iniciativas tangíveis e pesquisáveis ​​que adicionam benefícios significativos à eficiência de equipes distribuídas e, por fim, de toda a organização.