Eficiencia en el lugar de trabajo: piense en el consumidor, no en la tecnología comercial

Una encuesta de uso del tiempo estadounidense de 2016 de la Oficina de Estadísticas Laborales encontró que el 22 % de las personas realizaban parte o la totalidad de su trabajo desde casa, y la misma encuesta indicó que esta cifra era del 43 % para los trabajadores con un título de educación superior. Un estudio reciente de Agile Talent Collaborative descubrió que los líderes de recursos humanos pronostican el crecimiento de la fuerza laboral 50/50, donde el 50 % de los miembros de la organización son temporales y externos. Y en una encuesta global reciente realizada por The Economist Intelligent Unit, el 49 % de los encuestados dijo que el trabajo móvil tenía el mayor impacto en su productividad, mientras que el 38 % admitió que determinaba qué tan satisfechos estaban con un empleador.

Lo que ilustran estos datos es un rápido aumento en el apetito de los trabajadores por el trabajo móvil y flexible. También muestra la importancia de las herramientas de comunicación y colaboración para completar el trabajo, ahora que más profesionales trabajan permanentemente desde varios lugares y zonas horarias. Pero la mayoría de la tecnología empresarial está desactualizada para abordar las necesidades de esta nueva economía, lo que genera eficiencias negativas que se pueden evitar. Para un rendimiento óptimo, las herramientas de productividad deben proporcionar comunicación en tiempo real, colaboración instantánea y controles de privacidad seguros. En este artículo, argumentamos que la tecnología de consumo a menudo puede ser la mejor manera de cumplir estos objetivos y describimos tres estrategias clave para adoptar las herramientas adecuadas y evaluar los beneficios que brindan en el contexto de la economía ágil.

Una explosión de dispositivos, aplicaciones y herramientas basadas en la nube más fáciles de usar ha ofrecido a las personas la oportunidad de integrar la tecnología en casi todos los aspectos de su estilo de vida, especialmente en el lugar de trabajo.

EL PAPEL DE LA TECNOLOGÍA DE CONSUMO EN EL LUGAR DE TRABAJO

El mayor uso de la tecnología móvil de consumo ha tenido un impacto sin precedentes en la forma en que las personas trabajan hoy en día. La rápida proliferación de teléfonos inteligentes, aplicaciones móviles y herramientas basadas en la nube ha ofrecido a las personas la oportunidad de integrar la tecnología en casi todos los aspectos de sus vidas.

Sin embargo, lo que sorprende es la rapidez con que estas tecnologías se han apoderado de la forma en que operan las organizaciones en la actualidad. Incluso los empleados de grandes empresas anticuadas, que emplearon pautas estrictas sobre los sistemas y procesos de TI utilizados por su personal durante décadas, ahora usan regularmente sus dispositivos personales para consultar el correo electrónico, actualizar documentos y programar reuniones porque les permite ser más productivo.

Dado que estas tecnologías permiten a las personas vivir y trabajar cuando quieren y donde quieren, y todo desde el mismo dispositivo, la causa de esta tendencia no es difícil de comprender. Lo que es menos claro es saber si las empresas han encontrado una manera de capitalizar completamente las oportunidades que ofrecen las tecnologías y los procesos orientados al consumidor. En 2011, un informe de Forrester indicó que el 64 % de los ejecutivos encuestados admitieron que sus organizaciones solo se estaban dando cuenta de una pequeña parte de los beneficios de las tecnologías de colaboración.

Para comprender cómo las empresas pueden capitalizar estas oportunidades, analizaremos el éxito de los equipos distribuidos, que a menudo no tienen más remedio que adoptar la tecnología móvil y de consumo. Lo que hemos encontrado aquí en Toptal, una empresa 100% remota que ha crecido cientos de empleados en los últimos años, es que estas tecnologías pueden ofrecer un valor agregado en comparación con las herramientas comerciales tradicionales utilizadas actualmente por muchas organizaciones.

1. APROVECHE UNA MEJOR COMUNICACIÓN EN TIEMPO REAL

La falta de reuniones cara a cara en equipos distribuidos aumenta los riesgos para garantizar que se implementen las herramientas de comunicación correctas. Pero esto no significa que las herramientas seleccionadas tengan que ser las más caras o las más técnicas. Las herramientas en cuestión aquí incluyen Skype, Zoom y Slack, tecnologías que utilizan los consumidores en entornos no laborales. Fáciles de usar, compatibles con múltiples dispositivos y muy a menudo de descarga gratuita, ofrecen una comunicación rentable en tiempo real. Cuando considera su costo, interoperabilidad y facilidad de uso, el valor que ofrecen estas herramientas pone en duda por qué algunas organizaciones internas continúan usando herramientas de conferencia obsoletas y, a menudo, caras para comunicarse.

Los problemas que se encuentran con estas llamadas son bien conocidos: primero, debe luchar contra los múltiples números de teléfono, códigos de conferencia y números pin solo para unirse a la llamada. Luego te anuncias con un pitido fuerte (a menudo interrumpiendo una conversación que ya ha comenzado), seguido del tema de no saber quién está en la llamada o quién está hablando.

Debido a estas experiencias, es comprensible por qué algunas empresas, que no están familiarizadas con los beneficios de la tecnología de consumo colaborativo, asumen que la comunicación se verá afectada si una empresa elige trabajar de forma remota y depende únicamente de las conferencias telefónicas para las reuniones.

Hemos encontrado que esto es un concepto erróneo. Aquí en Toptal, Zoom es nuestra plataforma preferida. Nos permite colaborar en un nivel que refleja la interacción que tendría si la reunión tuviera lugar en una oficina:

• De hecho, puedes ver a las personas: las funciones de video permiten que las personas se comuniquen con empatía y emoción.
• Puede compartir su pantalla, reflejando efectivamente el comportamiento de "trabajar juntos" que ocurre en una oficina.
• Puede anotar la pantalla, lo que mejora la eficiencia con la que las personas pueden transmitir una idea o un mensaje.

Como beneficio adicional, puede grabar la reunión para referencia futura, lo que reduce el riesgo de que se olviden los puntos de acción. También hay muy poco, si es que hay alguno, soporte de TI asociado con estas tecnologías.

2. APROVECHE LAS HERRAMIENTAS BASADAS EN LA NUBE PARA COLABORAR

Cuando los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, es importante que las herramientas operativas que utilizan les permitan cooperar con la misma eficacia que las que utilizarían en una oficina. Para equipos distribuidos, una opción es utilizar tecnología basada en la nube. Aquí, herramientas como GitHub y Google Drive ofrecen una alta trazabilidad en los documentos de trabajo y una sólida funcionalidad móvil.

Toma Google Drive. Permite que varios trabajadores remotos accedan a las mismas carpetas desde cualquier dispositivo y las usen incluso cuando están en movimiento. Más específicamente, Google Docs permite que varios usuarios realicen ediciones y sugerencias en un documento. Todas estas ediciones se rastrean y registran, por lo que, si bien siempre se pueden encontrar versiones anteriores del documento, se garantiza que todos trabajen con la última versión.

Por parte del empleador, estas herramientas ofrecen características de seguridad para garantizar que los detalles de la empresa permanezcan confidenciales y bloqueados solo para usuarios aprobados dentro de un dominio determinado o lista aprobada. En comparación con el ejemplo de Google Docs, piense en algunas herramientas menos dinámicas y en el proceso de colaboración que tiene lugar: una persona redacta un documento, se lo envía por correo electrónico a otra, agrega su entrada y se la devuelve. A lo largo de ese proceso, esos documentos se descargan, se envían por correo electrónico y presentan muchas oportunidades para una posible brecha de seguridad. Trabajar desde un documento basado en la nube ayuda a minimizar este riesgo.

3. SEA AGNOSTICO DEL DISPOSITIVO

Microsoft afirma que el 67% de las personas usan dispositivos personales para trabajar. Si está administrando un equipo distribuido, entonces ya está permitiendo que los miembros del equipo trabajen desde las ubicaciones que prefieran. ¿Por qué no dejarles trabajar también en los dispositivos que prefieran?

En Toptal, somos independientes del dispositivo. Si bien es un requisito previo que cualquier dispositivo utilizado tenga el software y las capacidades de rendimiento relevantes, permitimos que nuestros equipos elijan los dispositivos que mejor se adapten a su función, requisitos y estilos de vida. Desde el punto de vista de la participación de los empleados, si los miembros del equipo pueden administrar sus tareas laborales y personales desde un solo dispositivo, el dispositivo que normalmente siempre tienen consigo, entonces estarán en una mejor posición para lidiar con problemas laborales inesperados que requieren su atención inmediata.

Desde una perspectiva de eficiencia operativa, permitir que los empleados elijan sus propios dispositivos puede ahorrarles a las organizaciones tiempo en la administración de la tecnología porque los miembros del equipo son autosuficientes y trabajan en dispositivos en los que pueden navegar, actualizar y solucionar problemas fácilmente.

Por supuesto, la seguridad es una preocupación importante cuando se considera una política de "traiga su propio dispositivo". Hay evidencia que sugiere que un aumento en el uso de dispositivos móviles en el trabajo ha resultado en un aumento de las infracciones de seguridad. Las últimas plataformas en la nube vienen con fuertes controles de privacidad para ayudar a combatir este riesgo y garantizar que los datos de la empresa estén seguros, pero hay otras medidas que las empresas pueden tomar para mejorar la seguridad. Un fuerte proceso de incorporación es uno.

En Toptal, nos aseguramos de que todas las nuevas contrataciones pasen por una incorporación detallada y rigurosa. Hacemos que sea una prioridad que todos los nuevos empleados asistan a nuestras reuniones virtuales (a través de Zoom) sobre protección de datos, confidencialidad y capacitación en cumplimiento. También usamos G-Suite. No solo sirve como una intranet eficaz, sino que permite que se utilicen protocolos de seguridad en una variedad de dispositivos móviles, sobre todo la verificación en dos pasos.

EL FIN DEL PENSAMIENTO DEL “ENFRIADOR DE AGUA”

En esta publicación, detallamos una serie de recursos tecnológicos que se pueden usar para involucrar, conectar y asegurar equipos distribuidos de manera efectiva. La incorporación de una combinación de estas herramientas puede ayudar a crear una "política de puertas abiertas" que podría encontrar en un entorno de oficina tradicional, además de permitir que los equipos distribuidos trabajen de manera más eficiente que los internos.

Aunque los problemas de seguridad siempre están presentes, se pueden controlar cuando se implementan los procesos y protocolos correctos. Desde una perspectiva de crecimiento empresarial, los equipos distribuidos que aprovechan correctamente la tecnología de consumo pueden mejorar significativamente sus niveles de comunicación, productividad y satisfacción del equipo.

Una implicación final de permitir que los equipos trabajen de forma remota con tecnología móvil de consumo es el final del pensamiento de "enfriador de agua". Las ideas de negocios espontáneas e innovadoras ya no se pierden en los libros de historia de las charlas de cantina. Se transforman de soluciones informales y desorganizadas en iniciativas tangibles que se pueden buscar y que agregan un beneficio significativo a la eficiencia de los equipos distribuidos y, en última instancia, a toda la organización.