Wydajność w miejscu pracy: myśl o konsumentach, a nie o technologii biznesowej

Amerykańskie badanie dotyczące wykorzystania czasu z 2016 r. przeprowadzone przez Bureau of Labor Statistics wykazało, że 22% osób podjęło część lub całość swojej pracy z domu – a ta sama ankieta wykazała, że ​​liczba ta wyniosła 43% w przypadku pracowników z wyższym wykształceniem. Niedawne badanie przeprowadzone przez Agile Talent Collaborative wykazało, że liderzy HR przewidują wzrost siły roboczej 50/50, gdzie 50% członków organizacji jest tymczasowych i zewnętrznych. W niedawnym globalnym badaniu przeprowadzonym przez Economist Intelligent Unit 49% respondentów stwierdziło, że praca mobilna miała największy wpływ na ich produktywność, a 38% przyznało, że determinuje stopień zadowolenia z pracodawcy.

Dane te ilustrują szybki wzrost apetytu pracowników na pracę mobilną i elastyczną. Pokazuje również znaczenie narzędzi komunikacji i współpracy w wykonywaniu pracy, teraz, gdy coraz więcej profesjonalistów pracuje na stałe w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. Jednak większość technologii stosowanych w przedsiębiorstwach jest przestarzała w zaspokajaniu potrzeb nowej gospodarki – tworząc negatywne wydajności, których można uniknąć. Aby uzyskać optymalną wydajność, narzędzia zwiększające produktywność muszą zapewniać komunikację w czasie rzeczywistym, natychmiastową współpracę i bezpieczną kontrolę prywatności. W tym artykule argumentujemy, że technologia konsumencka często może być najlepszym sposobem na osiągnięcie tych celów i przedstawiamy trzy kluczowe strategie przyjmowania właściwych narzędzi i oceny korzyści, jakie zapewniają w kontekście zwinnej gospodarki.

Eksplozja łatwiejszych w obsłudze urządzeń, aplikacji i narzędzi opartych na chmurze dała ludziom możliwość zintegrowania technologii z niemal każdym aspektem ich stylu życia — zwłaszcza w miejscu pracy.

ROLA TECHNOLOGII KONSUMENCKIEJ W MIEJSCU PRACY

Rosnące wykorzystanie konsumenckiej technologii mobilnej ma bezprecedensowy wpływ na dzisiejszy sposób pracy ludzi. Szybkie rozprzestrzenianie się smartfonów, aplikacji mobilnych i narzędzi opartych na chmurze dało ludziom możliwość zintegrowania technologii z niemal każdym aspektem ich życia.

Zaskakujące jest jednak to, jak szybko te technologie przejęły dzisiejszy sposób działania organizacji. Nawet pracownicy dużych, starych firm — które stosowały surowe wytyczne dotyczące systemów i procesów informatycznych używanych przez ich personel przez dziesięciolecia — regularnie używają swoich urządzeń osobistych do sprawdzania poczty e-mail, aktualizowania dokumentów i umawiania spotkań, ponieważ pozwala im to być bardziej produktywny.

Biorąc pod uwagę, w jaki sposób te technologie pozwalają ludziom żyć i pracować, kiedy chcą i gdzie chcą – a wszystko to za pomocą tego samego urządzenia – przyczyna tego trendu nie jest trudna do zrozumienia. Mniej jednoznaczną kwestią jest wiedza, czy firmy znalazły sposób na pełne wykorzystanie możliwości, jakie oferują technologie i procesy zorientowane na konsumenta. W 2011 roku raport Forrestera stwierdzał, że 64% ankietowanych dyrektorów przyznało, że ich organizacje dostrzegają tylko niewielką część korzyści płynących z technologii współpracy.

Aby zrozumieć, w jaki sposób przedsiębiorstwa mogą wykorzystać te możliwości, przeanalizujemy sukces zespołów rozproszonych, które często nie mają innego wyboru, jak tylko przyjąć technologię konsumencką i mobilną. To, co odkryliśmy w Toptal — firmie w 100% zdalnej, która w ostatnich latach zwiększyła liczbę pracowników o setki — to fakt, że te technologie mogą oferować wartość dodaną w porównaniu z tradycyjnymi narzędziami biznesowymi używanymi obecnie przez wiele organizacji.

1. KORZYSTAJ Z LEPSZEJ KOMUNIKACJI W CZASIE RZECZYWISTYM

Brak spotkań twarzą w twarz w zespołach rozproszonych podnosi stawkę zapewnienia odpowiednich narzędzi komunikacji. Nie oznacza to jednak, że wybrane narzędzia muszą być najdroższe lub najbardziej techniczne. Omawiane tutaj narzędzia obejmują Skype, Zoom i Slack — technologie używane przez konsumentów w środowiskach niepracujących. Łatwe w użyciu, kompatybilne z wieloma urządzeniami i bardzo często bezpłatne do pobrania, oferują opłacalną komunikację w czasie rzeczywistym. Biorąc pod uwagę ich koszt, interoperacyjność i użyteczność, wartość, jaką oferują te narzędzia, stawia pod znakiem zapytania, dlaczego niektóre organizacje wewnętrzne nadal używają przestarzałych i często drogich narzędzi konferencyjnych do komunikacji.

Problemy napotykane w przypadku tych połączeń są dobrze znane: po pierwsze, musisz walczyć z wieloma numerami telefonów, kodami konferencyjnymi i numerami PIN, aby dołączyć do rozmowy. Następnie ogłaszasz się głośnym sygnałem dźwiękowym (często przerywając rozmowę, która już się rozpoczęła), po czym pojawia się kwestia niewiedzy, kto jest w trakcie rozmowy lub kto mówi.

Ze względu na te doświadczenia zrozumiałe jest, dlaczego niektóre firmy — niezaznajomione z korzyściami technologii konsumenckiej opartej na współpracy — zakładają, że komunikacja ucierpi, jeśli firma zdecyduje się pracować zdalnie i polegać wyłącznie na połączeniach konferencyjnych podczas spotkań.

Odkryliśmy, że jest to błędne przekonanie. Tutaj, w Toptal, Zoom jest naszą preferowaną platformą. Pozwala nam współpracować na poziomie, który odzwierciedla interakcję, którą miałbyś, gdyby spotkanie odbywało się w biurze:

• Rzeczywiście można zobaczyć ludzi - funkcje wideo pozwalają ludziom komunikować się z empatią i emocjami.
• Możesz udostępnić swój ekran, skutecznie odzwierciedlając zachowanie „współpracy”, które ma miejsce w biurze.
• Możesz dodawać adnotacje na ekranie, co zwiększa skuteczność, z jaką ludzie mogą przekazywać ideę lub wiadomość.

Dodatkową korzyścią jest nagranie spotkania do wykorzystania w przyszłości, co zmniejsza ryzyko zapomnienia punktów akcji. Jest też bardzo mało, jeśli w ogóle, wsparcia IT związanego z tymi technologiami.

2. WYKORZYSTAJ NARZĘDZIA W CHMURZE DO WSPÓŁPRACY

Kiedy pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca, ważne jest, aby narzędzia operacyjne, których używają, pozwalały im na współpracę tak samo efektywnie, jak te, z których korzystaliby w biurze. W przypadku zespołów rozproszonych jedną z opcji jest wykorzystanie technologii opartej na chmurze. Tutaj narzędzia takie jak GitHub i Dysk Google oferują wysoką identyfikowalność dokumentów roboczych i silną funkcjonalność mobilną.

Weź Dysk Google. Umożliwia wielu pracownikom zdalnym dostęp do tych samych folderów z dowolnego urządzenia i korzystanie z nich nawet w podróży. Mówiąc dokładniej, Dokumenty Google umożliwiają wielu użytkownikom wprowadzanie zmian i sugestii w jednym dokumencie. Wszystkie te zmiany są śledzone i rejestrowane, więc chociaż zawsze można znaleźć starsze wersje dokumentu, zapewnia to, że wszyscy pracują na najnowszej wersji.

Po stronie pracodawcy narzędzia te oferują funkcje bezpieczeństwa, aby zapewnić poufność danych firmy i dostęp tylko do zatwierdzonych użytkowników w danej domenie lub zatwierdzonej liście. W porównaniu z przykładem Dokumentów Google, pomyśl o mniej dynamicznych narzędziach i procesie współpracy, który ma miejsce: jedna osoba przygotowuje szkic dokumentu, wysyła go e-mailem do drugiej, dodaje swoje dane i odsyła go z powrotem. W trakcie tego procesu dokumenty te są pobierane, wysyłane pocztą elektroniczną i stwarzają wiele możliwości potencjalnego naruszenia bezpieczeństwa. Praca z jednym dokumentem w chmurze pomaga zminimalizować to ryzyko.

3. BĄDŹ AGNOSTYCZNY DLA URZĄDZEŃ

Microsoft twierdzi, że 67% ludzi używa do pracy urządzeń osobistych. Jeśli zarządzasz zespołem rozproszonym, to już pozwalasz członkom zespołu pracować z preferowanych przez nich lokalizacji. Dlaczego nie pozwolić im pracować również na preferowanych przez nich urządzeniach?

W Toptal jesteśmy agnostykami od urządzeń. Chociaż warunkiem wstępnym jest, aby każde używane urządzenie miało odpowiednie oprogramowanie i możliwości wydajności, umożliwiamy naszym zespołom wybór urządzeń, które najlepiej spełniają ich rolę, wymagania i styl życia. Z punktu widzenia zaangażowania pracowników, jeśli członkowie zespołu mogą zarządzać swoimi obowiązkami zawodowymi i życiowymi za pomocą jednego urządzenia — urządzenia, które zwykle mają przy sobie — są lepiej przygotowani do radzenia sobie z nieoczekiwanymi problemami w pracy, które wymagają ich natychmiastowej uwagi.

Z punktu widzenia wydajności operacyjnej umożliwienie pracownikom wyboru własnych urządzeń może zaoszczędzić czas organizacji na administrowanie technologią, ponieważ członkowie zespołu są samowystarczalni, pracują na urządzeniach, po których mogą łatwo nawigować, aktualizować i rozwiązywać problemy.

Oczywiście, bezpieczeństwo jest głównym problemem przy rozważaniu zasady „przynieś własne urządzenie”. Istnieją dowody sugerujące, że wzrost wykorzystania urządzeń mobilnych w pracy spowodował wzrost naruszeń bezpieczeństwa. Najnowsze platformy chmurowe są wyposażone w silne mechanizmy kontroli prywatności, które pomagają zwalczać to ryzyko i zapewnić bezpieczeństwo danych firmowych, ale istnieją inne kroki, które firmy mogą podjąć w celu poprawy bezpieczeństwa. Jednym z nich jest silny proces onboardingu.

W Toptal zapewniamy, że wszyscy nowi pracownicy przechodzą szczegółowe i rygorystyczne wdrażanie. Naszym priorytetem jest, aby wszyscy nowicjusze uczestniczyli w naszych wirtualnych (poprzez Zoom) spotkaniach na temat ochrony danych, poufności i szkoleń z zakresu zgodności. Korzystamy również z G-Suite. Nie tylko służy jako skuteczny intranet, ale także umożliwia korzystanie z protokołów bezpieczeństwa na różnych urządzeniach mobilnych, w szczególności weryfikację dwuetapową.

KONIEC MYŚLENIA „WODA CHŁODNICY”

W tym poście szczegółowo opisaliśmy szereg zasobów technologicznych, które można wykorzystać do skutecznego angażowania, łączenia i zabezpieczania rozproszonych zespołów. Włączenie połączenia tych narzędzi może pomóc w stworzeniu „polityki otwartych drzwi”, którą można znaleźć w tradycyjnym środowisku biurowym, a także umożliwienie rozproszonym zespołom pracować wydajniej niż w przypadku zespołów wewnętrznych.

Chociaż obawy dotyczące bezpieczeństwa są zawsze obecne, można je kontrolować, gdy zostaną wprowadzone odpowiednie procesy i protokoły. Z perspektywy rozwoju firmy rozproszone zespoły, które prawidłowo wykorzystują technologię konsumencką, mogą znacznie poprawić poziom komunikacji, produktywności i satysfakcji zespołu.

Ostatnią konsekwencją umożliwienia zespołom pracy zdalnej z konsumencką technologią mobilną jest koniec myślenia o „watercooler”. Nigdy więcej spontanicznych i innowacyjnych pomysłów biznesowych nie ginie w podręcznikach historii pogawędek w stołówce. Są one przekształcane z nieformalnych i niezorganizowanych rozwiązań w namacalne, możliwe do przeszukiwania inicjatywy, które znacznie zwiększają wydajność rozproszonych zespołów — a ostatecznie całej organizacji.