คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการครอบครองโครงการที่มีอยู่อย่างราบรื่น

บทนำ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ (PMs) เราแทบไม่มีความฟุ่มเฟือยในการเริ่มต้นโครงการตั้งแต่เริ่มต้น ส่วนใหญ่แล้ว เมื่อเราจัดการโครงการหนึ่ง โครงการนั้นได้เริ่มโดยคนอื่นก่อนเราแล้ว เพื่อให้ประสบความสำเร็จในการควบคุมโครงการดังกล่าว ผู้จัดการโครงการต้องใช้ระเบียบวินัยบางอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการพิจารณา

ในคู่มือนี้ เราจะสรุปขั้นตอนที่สำคัญที่สุดที่เราคิดว่าจำเป็นต้องให้ความสนใจโดยแยกปัญหาออกเป็น 5 ระดับ:

กระบวนการเทคโอเวอร์นี้ไม่ขึ้นกับวิธีการที่ใช้ในการดำเนินโครงการ (Waterfall, Agile เป็นต้น) และระบุขอบเขตของข้อมูลที่จะรวบรวมและการดำเนินการที่ต้องทำ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณควรตั้งเป้าที่จะรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในแต่ละหมวดหมู่เหล่านี้ทันทีที่คุณเริ่มโครงการ สิ่งนี้จะเกิดขึ้นเองตามธรรมชาติเมื่อคุณพบกับเพื่อนร่วมงานใหม่และสมาชิกในทีม อย่างไรก็ตาม สิ่งอื่น ๆ จะทำให้คุณต้องดำเนินการในเชิงรุกมากขึ้นในการจัดประชุม ดึงข้อมูล และจัดทำเอกสารจากแหล่งข้อมูลภายใน ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสถานการณ์ใด เราหวังว่าคู่มือนี้จะเป็นจุดอ้างอิงที่มีประโยชน์สำหรับคุณในการทำให้แน่ใจว่าคุณมีการเปลี่ยนโครงการอย่างราบรื่น

ระดับบริษัท

พันธกิจและวิสัยทัศน์ของบริษัท

PM จำนวนมากเกินไปที่เข้าสู่งานประจำวันโดยไม่เข้าใจพันธกิจและวิสัยทัศน์ของบริษัทเป็นอย่างดี คำเหล่านี้อาจดูซ้ำซากจำเจหรือแยกออกจากความเป็นจริงในชีวิตประจำวันของพนักงาน แต่ยังไม่สามารถอธิบายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ PMs ที่ทำโครงการที่มีประวัติที่มีอยู่

ในบางกรณี—โดยทั่วไปในบริษัทขนาดเล็ก—อาจไม่มีการระบุไว้อย่างชัดเจนทั้งหมด กรณีอื่นๆ เราพบว่าพันธกิจและวิสัยทัศน์รวมกันเป็น คำแถลง เดียว—เป็นเหตุเป็นผล อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้คือเหตุผลสองประการที่ว่าทำไมคุณจึงควรใช้เวลาอย่างน้อยบางเวลาเพื่อทำความเข้าใจทั้งภารกิจและวิสัยทัศน์ของบริษัทเมื่อทำโครงการ:

• เป็นพื้นฐานทางจิตสำหรับภาพรวมระดับสูงของคุณ หากคุณไม่เข้าใจความหมายในทันที ให้ขอให้ผู้จัดการโดยตรงแยกย่อยให้คุณและให้พวกเขาอธิบายว่าพวกเขาเข้าใจอย่างไร มันจะทำให้การกำหนดเป้าหมายของธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ และโครงการภายในง่ายขึ้นสำหรับคุณ
• มันให้วัตถุประสงค์กับคุณและทีมของคุณ อันไหนน่าตื่นเต้นกว่ากัน?

หากคุณสอดแทรกพันธกิจและวิสัยทัศน์ของบริษัท คุณจะพบเป้าหมายมากขึ้นในงานประจำวันของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสิ่งต่างๆ ยากขึ้น นอกจากนี้ คุณจะมีความพร้อมมากขึ้นในการสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีมของคุณ และสร้างจุดประสงค์ร่วมกันเมื่อจำเป็น

วัฒนธรรมองค์กร

วัฒนธรรมองค์กรเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อเข้าควบคุมโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทใหม่ บริษัทสามารถมีวัฒนธรรมประเภทต่างๆ ได้ ซึ่งส่งผลต่อการสื่อสารและการทำงานร่วมกันของผู้คน ข้อมูลเมตาเกี่ยวกับโครงสร้างทางสังคมและความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่างๆ ของบริษัทจะมีประโยชน์มากเมื่อพยายามเจรจาเรื่องงบประมาณ มีอิทธิพลต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือเพียงแค่สื่อสารกับแผนกอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น สถาบันการเงินแบบดั้งเดิม เช่น ธนาคาร มักจะมีวัฒนธรรมบริษัทที่เข้มงวดมากซึ่งมีกฎเกณฑ์ที่ไม่ได้เขียนไว้มากมายเกี่ยวกับทุกสิ่ง ตั้งแต่การแต่งกายไปจนถึงแผนกที่มีหน้าที่รับผิดชอบเฉพาะหรือผู้ที่จะขอความช่วยเหลือ สิ่งนี้จะต้องนำมาพิจารณาเมื่อรับช่วงต่อ เพื่อให้คุณสามารถเข้ากันได้ดีขึ้นและทำงานร่วมกับทีมของคุณภายใต้บรรทัดฐานทางวัฒนธรรมที่พวกเขาคุ้นเคย

ในทางกลับกัน สตาร์ทอัพบางรายมีวัฒนธรรมที่ห่างไกลซึ่งผู้คนไม่ค่อยพบปะกันแบบตัวต่อตัว ในทางกลับกัน การโต้ตอบทางสังคมส่วนใหญ่เกิดขึ้นผ่านเครื่องมือ เช่น Slack และ JIRA วัฒนธรรม "ระยะไกลก่อน" ดังกล่าวอาจไม่คุ้นเคยกับผู้จัดการโครงการที่มาจากสภาพแวดล้อมการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม ในสถานการณ์สมมตินี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีไมโครโฟนและเว็บแคมที่ดีเพื่อให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด ติดต่อกับผู้คนเป็นประจำเพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์

เมื่อเข้าควบคุมโครงการ ให้ตระหนักถึงบรรทัดฐานทางวัฒนธรรมที่มีอยู่ในบริษัทใหม่และพยายามปรับการกระทำและรูปแบบการจัดการของคุณให้เหมาะสม

ท้องถิ่นกับการตัดสินใจระดับโลก

ภายในบริษัทใดๆ ก็ตาม มีการตัดสินใจที่ผู้จัดการโครงการสามารถทำได้ด้วยตัวเอง ซึ่งตรงข้ามกับกฎและขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตาม ขั้นตอนต่างๆ มีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนไปเมื่อบริษัทเติบโตขึ้น มีการตัดสินใจทั่วโลกมากขึ้นเพื่อลดความสับสนวุ่นวายและสร้างมาตรฐานในการดำเนินงานของบริษัท

นี่เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจ เนื่องจากจะส่งผลต่อวิธีตัดสินใจในโครงการของคุณในภายหลังในวงจรชีวิตของโครงการ ตัวอย่างเช่น ความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการอาจแตกต่างกันมากในการเริ่มต้นเมื่อเปรียบเทียบกับองค์กร แน่นอนว่าจะมีการแจกจ่ายอยู่เสมอ ตัวอย่างเช่น เมื่อ PM สามารถกำหนดแนวทางปฏิบัติได้ แต่ต้องได้รับอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูง

ต่อไปนี้คือบางสถานการณ์และจะแตกต่างกันอย่างไรหากมีการตัดสินใจในระดับท้องถิ่นหรือระดับสากล:

การรู้ว่าบริษัทของคุณตกอยู่ในสถานการณ์ใดจะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับการตัดสินใจในโครงการของคุณ

ระดับธุรกิจและผลิตภัณฑ์

โมเดลธุรกิจ

ในวันแรกของการเข้าซื้อกิจการโครงการ คุณต้องใช้เวลาสร้างภาพระดับสูงในภาพรวมของบริษัท ธุรกิจ และผลิตภัณฑ์ทั้งหมด และวิธีที่โครงการของคุณเข้ากับสิ่งเหล่านั้น ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง บริษัทของคุณกำลังทำเงินเพื่อให้สามารถปฏิบัติภารกิจและวิสัยทัศน์ได้

คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากมายในการจดจำแหล่งรายได้และตัวชี้วัดการเติบโตทั้งหมดในระยะเริ่มต้นของการครอบครองโครงการ อย่างไรก็ตาม พยายามทำความเข้าใจว่าเงินไหลเข้าและออกจากบริษัทอย่างไร ตลอดจนปัจจัยขับเคลื่อนรายได้หลักและศูนย์ต้นทุนคืออะไร นอกจากนี้ ให้ถามรอบๆ ว่ามีเป้าหมายระยะสั้นหรือระยะกลางทั้งบริษัทขนาดใหญ่หรือไม่ (เช่น การเข้าสู่ตลาดใหม่) การมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจตัวเลือกต่างๆ ที่กำลังดำเนินการได้ดีขึ้น และจะส่งผลต่อโครงการของคุณในอนาคตอย่างไร

สินค้า

บริษัทของคุณจะมีผลิตภัณฑ์หนึ่งหรือหลายรายการที่สร้างรายได้ และโครงการของคุณจะเป็นส่วนหนึ่งของผลิตภัณฑ์ดังกล่าว การทำความเข้าใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะช่วยให้คุณจัดวางโครงการของคุณให้อยู่ในบริบทที่เหมาะสมได้ดียิ่งขึ้น จุดเริ่มต้นที่ดีคือการทดสอบผลิตภัณฑ์ด้วยตัวคุณเอง ด้านล่างนี้คือรายการคำถามที่คุณควรตอบเพื่อให้เข้าใจผลิตภัณฑ์ในเบื้องต้นได้ดีขึ้น:

• เป็นสินค้าภายในหรือภายนอก?
• ใครคือผู้ใช้หลักของผลิตภัณฑ์? เป็นคนเดียวกันที่ซื้อสินค้าหรือไม่?
• สินค้านี้อยู่ในระยะใด (MVP, เติบโต, ลดลง)?
• สินค้าวางตลาดอย่างไร?
• ใครคือคู่แข่งหลัก?

การรู้คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจเหตุผลสำหรับโครงการของคุณได้ดีขึ้นและตำแหน่งที่เหมาะสมในห่วงโซ่คุณค่าของธุรกิจผลิตภัณฑ์โดยรวม

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

งานที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของ PM คือการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แม้ว่าคุณจะส่งมอบตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ ทีมของคุณอาจกำลังดำเนินการกับความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ล้าสมัย หรือหากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีข้อมูลไม่เพียงพอ ก็อาจไม่ได้ลงทุนในโครงการของคุณ การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นงานประจำวันที่ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง แต่มีสิ่งสำคัญสองสามข้อที่ต้องพิจารณาตั้งแต่เริ่มต้นเมื่อเข้าควบคุมโครงการ

หนังสือความรู้ผู้จัดการโครงการ (PMBOK) มีบททั้งบทเกี่ยวกับการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วยเครื่องมือและวิธีการที่จำเป็น งานนี้มีความสำคัญมากและต้องใช้เวลา แต่นี่คือกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญที่สุดที่คุณควรดูในวันแรก:

• กลุ่มแผนงาน. ซึ่งรวมถึงสมาชิกในทีม เช่น นักพัฒนา นักออกแบบ ผู้เชี่ยวชาญด้าน QA และอื่นๆ ทีมของคุณสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกแก่คุณเกี่ยวกับประวัติของผลิตภัณฑ์และการตัดสินใจทางธุรกิจ และผลกระทบที่มีต่องานของพวกเขาก่อนหน้านี้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณระบุความท้าทายที่อาจจะเกิดขึ้นซ้ำอีกในอนาคต
• ผู้สนับสนุนโครงการ. อาจเป็นคนๆ เดียว (ผู้จัดการโดยตรงหรือผู้ร่วมก่อตั้งบริษัทสตาร์ทอัพ) หรือกลุ่มคนในองค์กรที่เป็นผู้ริเริ่มโครงการและจัดหาเงินทุนสำหรับโครงการนี้ ผู้สนับสนุนโครงการเป็นผู้สนับสนุนโครงการและควรเป็นหนึ่งในผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกลุ่มแรกที่คุณติดต่อเพื่อรับภาพรวมของโครงการที่มีอยู่และประวัติของโครงการ
• Portfolio Manager หรือ ผู้จัดการโครงการ บทบาทเหล่านี้อาจไม่ปรากฏในทุกบริษัท อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้มักจะจัดการหลายหน้าที่และโครงการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจในคราวเดียว พวกเขาจะช่วยให้คุณนำโครงการของคุณไปสู่บริบทที่กว้างขึ้นและค้นหาว่ามีโครงการที่เกี่ยวข้องและ PM อื่น ๆ ที่คุณควรมีส่วนร่วมหรือไม่
• ลูกค้าหรือผู้ใช้ ไม่ว่าคุณจะทำงานกับ B2C, B2B หรือผลิตภัณฑ์ภายใน โปรเจ็กต์ของคุณจะยังคงมีกลุ่มผู้ใช้บางประเภท หากทีมของคุณมีผู้จัดการผลิตภัณฑ์ พวกเขาควรจะสามารถให้ภาพรวมของกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความคาดหวังของพวกเขาได้ หรือติดต่อพวกเขาเพื่อทำความเข้าใจว่าข้อเสนอแนะในปัจจุบันของพวกเขาคืออะไรและสิ่งที่พวกเขาคาดหวังจากโครงการของคุณในอนาคต

เมื่อคุณระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้แล้ว คุณสามารถสร้างเมทริกซ์ RACI เพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่าส่วนใดเหมาะสมกับโครงสร้างโครงการโดยรวม และจะส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณอย่างไรและอย่างไร

ระดับโครงการ

ทำไมคุณถึงรับช่วงต่อ?

คำถามแรกที่คุณควรถามก่อนที่จะดูเรื่องงบประมาณ ตารางงาน ทีม หรืออย่างอื่นคือ "ทำไมคุณถึงรับช่วงต่อ" สามสถานการณ์เป็นไปได้มากที่สุด:

• ไม่เคยมีผู้จัดการโครงการมาก่อน และสิ่งต่างๆ เริ่มเล็ดลอดผ่านช่องโหว่ สิ่งนี้มักเกิดขึ้นเมื่อโปรเจ็กต์ขนาดเล็กและสั้นนั้นใหญ่ขึ้นและยาวขึ้น อาจไม่มีปัญหาเฉพาะเจาะจง เพียงต้องการโครงสร้างและการมองเห็นความคืบหน้ามากขึ้นเท่านั้น ใช้คำแนะนำจากบทความนี้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ
• ผู้จัดการโครงการถูกลบออกหรือไล่ออก หากเป็นกรณีนี้ คุณควรถามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักว่าปัญหาที่ใหญ่ที่สุดอยู่ที่ไหน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมุ่งเน้นไปที่ประเด็นเหล่านั้นตั้งแต่เริ่มต้น พยายามหาชัยชนะอย่างรวดเร็วเพื่อสร้างความมั่นใจและความไว้วางใจจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ผู้จัดการโครงการคนก่อนจากไป นายกฯลาออกเพราะได้ข้อเสนอที่ดีกว่าที่ไหนสักแห่งแต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพอใจกับงานของตน? ถ้าเป็นเช่นนั้น พยายามรักษาสภาพที่เป็นอยู่ในขณะที่มองหาโอกาสในการปรับปรุง หากนายกฯ ออกไปเพราะพวกเขาไม่เห็นด้วยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ถ้าเป็นไปได้ ให้ติดต่อนายกฯ คนก่อนและพูดคุยเรื่องนี้ การสร้างสายสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เป็นปัญหาจะมีความสำคัญสำหรับคุณ

ขอบเขต กำหนดการ และงบประมาณ

การกำหนดขอบเขตของโครงการที่มีอยู่จะแตกต่างไปจากเมื่อคุณเริ่มโครงการใหม่ ในกรณีหลัง คุณรวบรวมความต้องการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกำหนดขอบเขตตามงบประมาณที่คุณมี เมื่อคุณรับช่วงต่อ อาจมีบางคนทำงานนี้ไปแล้ว และตอนนี้งานของคุณคือการทำความเข้าใจว่าขอบเขตที่กำหนดไว้นั้นเป็นจริงและเป็นไปได้หรือไม่

ขั้นตอนแรกตามธรรมชาติคือการมองผ่านสินทรัพย์โครงการที่มีอยู่ อาจเป็นแผนภูมิแกนต์ โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) หรืองานในมือและแผนการเปิดตัวแบบ Agile บางครั้ง คุณจะถูกจำกัดด้วยชั่วโมงที่ทีมงานภายในบริษัทมอบให้แทนงบประมาณโดยตรง ในกรณีนี้ ให้ลองคิดดูว่าพวกเขามีกำหนดเวลาอื่นหรือไม่ และโครงการของคุณสามารถล่าช้าได้เนื่องจากภาระผูกพันอื่นๆ ของพวกเขาหรือไม่

สิ่งที่คุณพบ คุณต้องปรับขอบเขตโครงการและกำหนดเวลากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ จำคำถาม "ทำไมคุณถึงรับช่วงต่อ" ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่มีการจัดการอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้นายกฯ คนก่อนถูกถอดออก ดังนั้น ในกรณีนี้ คุณได้รับเลือกเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก อาจกลายเป็นว่าขอบเขต กำหนดการ หรืองบประมาณไม่สมจริง มาถึงข้อสรุปนี้โดยเร็วที่สุดและหารือกับผู้สนับสนุนโครงการ ระยะเริ่มต้นของการเข้าครอบครองโครงการเป็นช่วงเวลาที่ดีในการแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นก่อนหน้าคุณ แต่ยิ่งคุณรอแก้ไขปัญหาเหล่านี้นานเท่าไร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณก็จะยิ่งตั้งคำถามถึงความสามารถของคุณในการทำโครงการให้เสร็จมากขึ้นเท่านั้น

หาผู้ชนะโครงการ

ในขณะที่สำรวจโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การค้นหาเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ที่ลงทุนในความสำเร็จของโครงการของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้บางคนจะเป็นสิ่งที่บางครั้งเรียกว่าผู้สนับสนุนโครงการ

คนเหล่านี้คือผู้ที่เห็นด้วยกับสาเหตุของโครงการของคุณ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้รับผิดชอบโดยตรงก็ตาม พวกเขาจะทำทุกอย่างเพื่อช่วยให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างแอปพลิเคชันการติดตามเวลาใหม่ ผู้สนับสนุนโครงการคือผู้ที่สนใจที่จะเห็นโครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์และนำไปใช้ในบริษัท

การระบุตัวตนตั้งแต่เนิ่นๆ เป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าในสิ่งที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณที่จะประสบความสำเร็จ บางครั้งพวกเขายังสามารถช่วยคุณทางอ้อมด้วยการทดสอบผลิตภัณฑ์เวอร์ชันแรกๆ และให้ข้อเสนอแนะหรือโดยการสนับสนุนความสำคัญของผลิตภัณฑ์ต่อเพื่อนร่วมงานของพวกเขา

พยายามค้นหาแชมป์เปี้ยนเหล่านี้โดยพูดคุยกับเพื่อนร่วมทีมในโครงการและคนที่เริ่มพัฒนาแนวคิดสำหรับการริเริ่มนี้ เมื่อพบแล้ว อย่าลืมแจ้งให้พวกเขาทราบและอัปเดตเกี่ยวกับวงจรชีวิตโครงการของคุณ

ระดับทีม

ความสัมพันธ์และโครงสร้างทีม

หากคุณกำลังรับช่วงต่อโปรเจ็กต์ ทีมงานก็จะพร้อมอยู่แล้ว ก่อนอื่นคุณต้องปฏิบัติต่อสิ่งนี้อย่างสม่ำเสมอและค้นหาว่าทีมมีโครงสร้างอย่างไร ดำเนินการอย่างไร และใครคือผู้มีอิทธิพลหลักในทีม ทีมงานรวมตัวกันเพื่อโปรเจ็กต์นี้เท่านั้นหรือเคยร่วมงานกันมาก่อนหรือไม่? ระยะไหนที่ทีมอยู่—การก่อตัว, การบุกทะลวง, การวางมาตรฐาน หรือการแสดง? ทีมอยู่ร่วมกันหรืออยู่ห่างไกล? ทุกคนเป็นพนักงาน หรือมีผู้รับเหมาหรือฟรีแลนซ์ที่ทำงานในทีมด้วย

คำถามทั้งหมดเหล่านี้จะส่งผลต่อความสามารถของคุณในการจัดการโครงการให้ประสบความสำเร็จ และคุณจะต้องปรับแนวทางของคุณไปพร้อมกัน ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณยังอยู่ในช่วงการบุกทะลวง คุณจะต้องก้าวเข้ามาและจัดการความสัมพันธ์ของสมาชิกในทีมเพื่อผลักดันให้พวกเขาเข้าสู่สภาวะปกติก่อนที่พวกเขาจะสามารถบรรลุระดับประสิทธิภาพสูงสุดได้ ทีมอาจอยู่ในขั้นตอนที่แยกจากกันภายในตัวมันเอง หากคุณมีสำนักงานแยกกันไม่กี่แห่ง ส่วนต่างๆ ของทีมอาจมีไดนามิกที่แตกต่างกันมาก และคุณอาจต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษเพื่อทำให้ไดนามิกของทีมในทีมเป็นปกติ แต่ยังอยู่ในสถานที่ต่างๆ ด้วย

นอกจากนี้ หากคุณมีสมาชิกในทีมที่ทำงานจากระยะไกล คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมอยู่ในการสนทนาและการตัดสินใจในแต่ละวัน มิฉะนั้น พวกเขาสามารถเริ่มรู้สึกเหมือนเพิ่งได้รับมอบหมายงานและไม่ใช่ส่วนที่แท้จริงของทีม ทุกคนสามารถบรรเทาปัญหานี้ได้โดยใช้เครื่องมือเดียวกันในการส่งแนวคิดใหม่และดำเนินการกับแนวคิดเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น หากทุกคนส่งแนวคิดใหม่บน Slack หรือเครื่องมือการทำงานร่วมกันระยะไกลอื่น สมาชิกในทีมระยะไกลจะมีโอกาสเข้าร่วมการอภิปรายในระดับการเข้าถึงที่เท่าเทียมกัน

พลวัตของทีมและประวัติศาสตร์

หาก PM คนก่อนถูกลบ สาเหตุหนึ่งอาจเป็นเพราะพวกเขาไม่สามารถจัดการทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากเป็นกรณีนี้ ให้พยายามหาสาเหตุของปัญหาและใช้การครอบครองโครงการเป็นโอกาสในการเริ่มต้นความสัมพันธ์ของทีมอีกครั้ง

รวบรวมข้อมูลที่ไม่เป็นทางการทั้งหมดเกี่ยวกับสถานะสมาชิกในทีมและประวัติการทำงานร่วมกัน ข้อมูลโดยปริยายนี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญบางประการเกี่ยวกับสาเหตุของประสิทธิภาพหรือการขาดประสิทธิภาพของทีมของคุณ ตัวอย่างเช่น หากมีสมาชิกที่มีอำนาจเหนือกว่าในโครงการของคุณที่คนอื่นกลัวที่จะท้าทาย อาจเป็นเพราะพวกเขาเป็นต้นเหตุของความขัดแย้งมากมายในทีม

สถานะบุคลากรและการเติบโต

เมื่อวิเคราะห์ขอบเขตของโครงการ กำหนดการ และงบประมาณแล้ว ดูเหมือนว่าทีมงานของโครงการจะมีเจ้าหน้าที่เพียงพอในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้นหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้พยายามค้นหาสาเหตุที่อยู่เบื้องหลังสถานการณ์ อาจมีตัวบล็อกในกระบวนการจ้างงาน บางทีฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจไม่สามารถหาผู้เชี่ยวชาญที่เป็นที่ต้องการได้

หากเป็นกรณีนี้ คุณสามารถลองมองหาผู้เชี่ยวชาญจากระยะไกลหรือติดต่อหน่วยงานจัดหาพนักงานเพื่อทำหน้าที่ตามที่จำเป็น เนื่องจากการจัดหาพนักงานอาจเป็นปัญหาคอขวดที่สำคัญสำหรับหลายโครงการ คุณจึงควรดำเนินการตั้งแต่เนิ่นๆ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องตรวจสอบเมื่อเข้าควบคุมโครงการ

ระดับผู้จัดการโครงการ

ความคาดหวังต่อนายกรัฐมนตรี

บริษัทและโครงการต่างๆ มีความคาดหวังที่แตกต่างกันมากเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้จัดการโครงการควรทำและทำไม เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและความขัดแย้งในภายหลัง สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาสิ่งที่คาดหวังจาก PM ทั้งจากมุมมองของลูกค้าและจากมุมมองของสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม

ตัวอย่างเช่น บางบริษัทคาดหวังว่าผู้จัดการโครงการควรเป็น Scrum master ด้วย แม้ว่าจะเป็นบทบาทที่แยกจากกัน แต่บางโครงการและบริษัทก็มีความคาดหวังที่เกินกว่าคำบรรยายลักษณะงานดั้งเดิมของ PM นี้อาจไม่ชัดเจนทั้งหมดก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการ ดังนั้นอย่าลืมตรวจสอบเรื่องนี้เมื่อคุณทำ

สิ่งสำคัญคือต้องคิดด้วยว่าการวัดและประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้จัดการโครงการอย่างไร คุณจะมีชุด KPI ที่ชัดเจนที่คุณจะตัดสินหรือไม่? หรือความสำเร็จของทีมของคุณเป็นเพียงตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะใช้? คุณจะได้รับการตรวจสอบประสิทธิภาพบ่อยแค่ไหน และคุณจะมีคนที่จะเป็นที่ปรึกษาหรือเป็น "เพื่อน" ของบริษัทหรือไม่?

เนื่องจากสิ่งนี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อผู้จัดการโครงการ จึงควรดำเนินการโดยเร็วที่สุดเพื่อให้สามารถดำเนินการตามความคาดหวังได้

กระบวนการจัดซื้อ

ขึ้นอยู่กับงานในมือที่ทีมใหม่ของคุณมีอยู่ต่อหน้าคุณ คุณสามารถได้รับผลกระทบจากงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อในวันแรกหรือหลังจากสามเดือน แม้ว่าจะเป็นกรณีหลัง อย่างน้อยก็เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องมีแนวคิดคร่าวๆ ว่าการจัดซื้อและการเลือกผู้ขายทำงานอย่างไรในบริษัทของคุณ ความรู้นี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับรายการงานในมือและกำหนดการของโครงการ และช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่ไม่คาดคิดได้

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะขนาดไหน ก็จะมีกระบวนการในการจัดซื้อจัดจ้างแม้ว่าจะไม่ได้จดบันทึกไว้ที่ไหนก็ตาม ถามผู้จัดการโดยตรงของคุณหรือ PM คนอื่นๆ ว่าผู้ขายได้รับการคัดเลือกและยืนยันอย่างไร คุณอาจจำเป็นต้องสร้างคำขอข้อเสนอ (RFP) จัดอันดับการส่งทั้งหมดตามเกณฑ์ที่ระบุ และเลือกผู้ชนะ

อีกทางหนึ่ง กระบวนการอาจมีความเข้มงวดน้อยกว่า และคุณสามารถเลือกผู้ขายได้อย่างอิสระ ในกรณีนี้ อย่าลืมถามถึงผู้ขายที่มีอยู่แล้ว แม้ว่าสมาชิกในทีมของคุณจะทำงานที่นี่มาเป็นเวลานานแล้ว แต่พวกเขาอาจไม่ได้ตระหนักถึงทุกส่วนของแพลตฟอร์มและผู้จำหน่ายต่างๆ ที่ทีมอื่นใช้ นอกจากนี้ ให้ถามผู้จัดการโดยตรงของคุณว่าคุณจำเป็นต้องลงชื่อออกกับพวกเขาเกี่ยวกับผู้ขายรายใหม่หรือไม่ และคุณควรให้ข้อมูลนี้อย่างไร

อีกสิ่งหนึ่งที่ควรทราบคือความคาดหวังของข้อตกลงระดับบริการ (SLA) ภายในบริษัทของคุณ หากโครงการของคุณมีความสำคัญต่อธุรกิจ คุณควรมองหาผู้ขายที่มีการสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงและกรอบเวลาในการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว หากความคาดหวังไม่สูงนัก คุณอาจมองหาตัวเลือกที่ถูกกว่าพร้อมเวลาตอบสนองที่นานขึ้น

สร้างรายชื่อผู้จำหน่าย

หากไม่มีอยู่แล้ว ให้เริ่มรายการผู้จัดจำหน่ายที่มีอยู่สำหรับโครงการของคุณ ไม่ต้องกรอกให้เต็ม 100% ทันที เพียงเริ่มเอกสารใหม่ด้วยฟิลด์ต่อไปนี้:

• ชื่อ – คุณสามารถไฮเปอร์ลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของพวกเขาได้
• หมวดหมู่ – อย่าคิดเรื่องนี้มากเกินไปในตอนเริ่มต้น เพียงเขียนว่าอะไรที่เหมาะสมที่สุดในขณะนั้น และเปลี่ยนแปลงในภายหลังหากมีหมวดหมู่ที่ชัดเจนขึ้น
• คำอธิบายสั้น ๆ – สั้น ๆ เพียงพอที่จะให้คุณหรือคนอื่น ๆ เข้าใจว่าผู้ขายช่วยคุณได้อย่างไร
• ผู้ติดต่อจากผู้ขาย – ความคิดที่ดีที่จะเก็บรักษาสิ่งเหล่านี้ไว้ใกล้มือ เนื่องจากพวกเขาอาจหลงทางในอีเมล
• ผู้ติดต่อภายใน – หากมีใครบางคนในทีมของคุณหรือบริษัทที่ติดต่อกับผู้ขายหรือนักพัฒนาที่รวมโซลูชันของบุคคลที่สามไว้ นี้จะเป็นคนที่รู้มากที่สุดเกี่ยวกับผู้ขายและการมีส่วนร่วมของบริษัทของคุณกับมัน

การมีรายการนี้จะช่วยให้คุณติดตามและจัดการประสิทธิภาพของโครงการที่เกี่ยวข้องกับผู้ขายแต่ละราย นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันของโครงการได้ดีขึ้นมาก และจุดที่คอขวดหลักอาจอยู่

บทสรุป

คู่มือและรายการตรวจสอบนี้ไม่ละเอียดถี่ถ้วน อย่างไรก็ตาม จะพยายามให้ภาพรวมที่ดีที่สุดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณควรตรวจสอบก่อนเมื่อเข้าควบคุมโครงการ บางคนอาจคุ้นเคยและบางคนอาจไม่ค่อยคุ้นเคย แต่การผ่านสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดจะช่วยให้คุณมีรากฐานที่มั่นคงในการเข้าควบคุมโครงการ

ด้านล่างนี้คือรายการตรวจสอบโดยสรุปที่คุณสามารถใช้สำหรับการอ้างอิงในอนาคต

ประเด็นสำคัญ – รายการตรวจสอบการเข้าซื้อกิจการโครงการ