Panduan Lengkap tentang Cara Mengambil Alih Proyek yang Ada dengan Mulus
Diterbitkan: 2022-03-11pengantar
Sebagai manajer proyek (PM), kami jarang memiliki kemewahan untuk memulai proyek dari awal. Seringkali, ketika kita mengelola sebuah proyek, itu sudah dimulai oleh orang lain sebelum kita. Agar berhasil mengambil alih proyek semacam itu, seorang manajer proyek harus menerapkan disiplin tertentu untuk memastikan semuanya dipertimbangkan.
Dalam panduan ini, kami akan menguraikan langkah-langkah terpenting yang menurut kami perlu diperhatikan dengan membagi masalah kami menjadi lima tingkat yang berbeda:
Proses pengambilalihan ini sepenuhnya independen dari metodologi yang digunakan untuk menjalankan proyek (Waterfall, Agile, dll.) dan menunjukkan ruang lingkup informasi untuk dikumpulkan dan tindakan yang harus diambil.
Sebagai manajer proyek, Anda harus bertujuan untuk mengumpulkan semua informasi yang relevan di setiap kategori ini segera setelah Anda memulai proyek. Beberapa di antaranya akan terjadi secara organik saat Anda bertemu dengan kolega dan anggota tim baru Anda. Namun, hal-hal lain akan mengharuskan Anda untuk lebih proaktif dalam mengatur pertemuan, mengambil informasi, dan mendokumentasikan dari sumber internal. Apapun situasi yang Anda hadapi, kami berharap panduan ini akan menjadi titik referensi yang berguna bagi Anda untuk memastikan transisi proyek Anda lancar.
Tingkat Perusahaan
Misi dan Visi Perusahaan
Terlalu banyak PM melompat ke dalam tugas sehari-hari tanpa memahami misi dan visi perusahaan dengan baik. Istilah-istilah ini mungkin tampak klise atau terlepas dari kenyataan sehari-hari karyawan, namun tidak dapat diremehkan, terutama untuk PM yang mengambil proyek dengan sejarah yang ada.
Dalam beberapa kasus—biasanya di perusahaan yang lebih kecil—mereka mungkin tidak dinyatakan secara eksplisit sama sekali. Kasus lain, kami menemukan misi dan visi digabungkan menjadi satu pernyataan—semacam raison d'etre . Namun, berikut adalah dua alasan mengapa Anda harus meluangkan waktu untuk memahami misi dan visi perusahaan saat mengambil alih sebuah proyek:
- Ini memberikan landasan mental untuk ikhtisar tingkat tinggi Anda. Jika Anda tidak langsung memahami artinya, minta manajer langsung Anda untuk menguraikannya untuk Anda dan biarkan mereka menjelaskan bagaimana mereka memahaminya. Ini akan membuat internalisasi tujuan bisnis, produk, dan proyek menjadi lebih mudah bagi Anda.
- Ini memberikan tujuan bagi Anda dan tim Anda. Manakah dari ini yang lebih mengasyikkan?
Jika Anda menginternalisasi misi dan visi perusahaan, Anda akan menemukan lebih banyak tujuan dalam tugas sehari-hari Anda, terutama ketika keadaan menjadi sulit. Selain itu, Anda akan lebih siap untuk menginspirasi tim Anda dan menciptakan tujuan bersama kapan pun diperlukan.
Budaya perusahaan
Budaya perusahaan merupakan aspek penting yang harus diperhatikan ketika mengambil alih sebuah proyek, terutama di perusahaan baru. Perusahaan dapat memiliki jenis budaya yang sangat berbeda, yang memengaruhi cara orang berkomunikasi dan bekerja sama. Informasi meta tentang tatanan sosial dan hubungan antara berbagai bagian perusahaan ini dapat sangat berguna ketika mencoba menegosiasikan anggaran, memengaruhi pemangku kepentingan, atau sekadar berkomunikasi dengan departemen lain.
Misalnya, lembaga keuangan tradisional, seperti bank, cenderung memiliki budaya perusahaan yang sangat kaku yang memiliki banyak aturan tidak tertulis tentang segala hal, mulai dari tata cara berpakaian hingga departemen yang memiliki tanggung jawab khusus atau siapa yang harus dimintai bantuan. Ini perlu diperhitungkan saat mengambil alih sehingga Anda dapat menyesuaikan diri dengan lebih baik dan bekerja dengan tim Anda dalam norma budaya yang biasa mereka gunakan.
Di sisi lain, beberapa startup memiliki budaya remote, di mana orang jarang bertemu secara langsung. Sebaliknya, sebagian besar interaksi sosial terjadi melalui alat, seperti Slack dan JIRA. Budaya "jauh pertama" seperti itu mungkin asing bagi manajer proyek yang berasal dari lingkungan manajemen proyek yang lebih tradisional. Dalam skenario ini, pastikan Anda memiliki mikrofon dan webcam yang bagus untuk membuat komunikasi semulus mungkin. Juga, jangkau orang-orang secara teratur untuk membina hubungan.
Saat mengambil alih sebuah proyek, sadari norma budaya yang ada di perusahaan baru dan coba sesuaikan tindakan dan gaya manajemen Anda.
Pengambilan Keputusan Lokal vs. Global
Di dalam perusahaan mana pun, ada keputusan yang dapat dibuat oleh manajer proyek sendiri sebagai lawan dari aturan dan prosedur yang harus mereka ikuti. Prosedurnya cenderung berubah seiring pertumbuhan perusahaan. Lebih banyak keputusan diambil secara global untuk mengurangi kekacauan dan menstandardisasi cara perusahaan beroperasi.
Ini penting untuk dipahami karena akan mempengaruhi bagaimana Anda dapat membuat keputusan dalam proyek Anda nanti dalam siklus hidup proyek. Misalnya, tanggung jawab manajer proyek bisa sangat berbeda di seluruh startup dibandingkan dengan perusahaan. Tentu saja, akan selalu ada distribusi—misalnya, ketika seorang PM dapat merumuskan suatu tindakan tetapi memerlukan persetujuan dari manajemen senior.
Berikut adalah beberapa situasi dan bagaimana mereka akan berbeda jika keputusan dibuat secara lokal atau global:
Lokal | Global | |
---|---|---|
Alat komunikasi | Tim bebas memilih. | Semua orang menggunakan alat yang sama. |
Pemilihan vendor | PM dapat memilih vendor untuk area non-kritis tanpa persetujuan. | Semua vendor baru harus melalui kantor pengadaan. |
Mempekerjakan / memecat | PM mengelola tim sesuai anggaran yang tersedia. | PM tidak memiliki suara tentang siapa yang bergabung atau keluar dari tim. |
Pembaruan pemangku kepentingan | PM memperbarui pemangku kepentingan dengan caranya sendiri. | Kantor manajemen proyek meminta informasi dari PM dan memperbarui pemangku kepentingan dengan cara yang standar. |
Pengeluaran | Manajer tim dapat menyetujui pengeluaran. | Pengeluaran disetujui oleh tim keuangan atau pendiri startup. |
Mengetahui kasus mana perusahaan Anda jatuh akan membantu Anda mempersiapkan pengambilan keputusan dalam proyek Anda.
Daftar Periksa Ringkasan Perusahaan:
- Misi dan Visi Perusahaan – Cari tahu apa yang dilakukan perusahaan dan mengapa
- Budaya Perusahaan – Pahami norma budaya perusahaan Anda
- Pengambilan Keputusan Lokal vs. Global – Memahami proses pengambilan keputusan
Tingkat Bisnis dan Produk
Model Bisnis
Pada hari-hari pertama pengambilalihan proyek, Anda perlu meluangkan waktu untuk membuat gambaran mental tingkat tinggi dari keseluruhan perusahaan, bisnis, dan produk, dan bagaimana proyek Anda cocok dengan itu. Dengan satu atau lain cara, perusahaan Anda menghasilkan uang untuk dapat menjalankan misi dan visinya.
Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mengingat semua aliran pendapatan dan metrik pertumbuhan pada tahap awal pengambilalihan proyek. Namun, cobalah untuk memahami bagaimana uang masuk dan keluar dari perusahaan serta apa yang menjadi pendorong pendapatan dan pusat biaya utama. Juga, tanyakan apakah ada tujuan jangka pendek hingga menengah di seluruh perusahaan besar (seperti memasuki pasar baru). Memiliki pengetahuan tentang ini akan membantu Anda untuk lebih memahami pilihan yang sedang dibuat dan bagaimana hal itu akan berdampak pada proyek Anda di masa depan.
Produk
Perusahaan Anda akan memiliki satu atau beberapa produk yang menghasilkan pendapatan, dan proyek Anda akan menjadi bagian dari salah satunya. Memahami produk akan membantu Anda menempatkan proyek dengan lebih baik dalam konteks yang tepat. Tempat yang baik untuk memulai adalah menguji produk itu sendiri. Di bawah ini adalah daftar pertanyaan yang harus Anda jawab untuk mendapatkan pemahaman awal yang lebih baik tentang produk:
- Apakah produk internal atau eksternal?
- Siapa pengguna utama produk? Apakah orang yang sama membeli produk?
- Pada tahap apa produk ini (MVP, tumbuh, menurun)?
- Bagaimana produk dipasarkan?
- Siapa pesaing utama?
Mengetahui jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda untuk lebih memahami alasan proyek Anda dan di mana itu cocok dalam rantai nilai bisnis produk secara keseluruhan.
Pemangku Kepentingan
Salah satu pekerjaan terpenting seorang PM adalah manajemen pemangku kepentingan. Bahkan jika Anda memberikan tepat waktu dan sesuai anggaran, tim Anda mungkin mengerjakan kebutuhan pemangku kepentingan yang sudah ketinggalan zaman. Atau, jika para pemangku kepentingan tidak memiliki informasi yang cukup, mereka mungkin tidak diinvestasikan dalam proyek Anda. Manajemen pemangku kepentingan adalah tugas harian yang berkelanjutan, tetapi ada beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan di awal saat mengambil alih sebuah proyek.
Buku Pengetahuan Manajer Proyek (PMBOK) memiliki seluruh bab tentang mengidentifikasi pemangku kepentingan dengan alat dan metodologi yang diperlukan. Pekerjaan ini sangat penting dan akan memakan waktu, tetapi berikut adalah kelompok pemangku kepentingan terpenting yang harus Anda perhatikan pada hari pertama:
- Tim proyek. Ini termasuk anggota tim seperti pengembang, desainer, pakar QA, dan lainnya. Tim Anda dapat memberi Anda wawasan mendalam tentang sejarah produk dan keputusan bisnis dan bagaimana hal itu memengaruhi pekerjaan mereka sebelumnya. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi tantangan yang mungkin terulang di masa depan.
- Sponsor Proyek. Ini bisa menjadi satu orang (manajer langsung Anda atau salah satu pendiri startup) atau sekelompok orang dalam suatu perusahaan, yang telah menyusun proyek dan mendapatkan dana untuk itu. Sponsor proyek adalah juara proyek dan harus menjadi salah satu pemangku kepentingan pertama yang Anda hubungi untuk mendapatkan gambaran umum tentang proyek yang ada dan sejarahnya.
- Manajer Portofolio atau Manajer Program. Peran ini mungkin tidak ada di semua perusahaan; namun, mereka biasanya mengelola banyak fungsi dan proyek terkait bisnis sekaligus. Mereka akan membantu Anda menempatkan proyek Anda ke dalam konteks yang lebih luas dan mencari tahu apakah ada proyek terkait dan PM lain yang harus Anda libatkan.
- Pelanggan atau Pengguna. Baik Anda mengerjakan B2C, B2B, atau produk internal, proyek Anda akan tetap memiliki semacam grup pengguna. Jika tim Anda termasuk manajer produk, maka mereka harus dapat memberikan gambaran umum tentang kelompok pemangku kepentingan ini dan harapan mereka. Jika tidak, hubungi mereka untuk memahami apa tanggapan mereka saat ini dan apa yang mereka harapkan dari proyek Anda di masa depan.
Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan ini, Anda dapat membuat matriks RACI untuk lebih memahami di mana mereka cocok dalam struktur proyek secara keseluruhan, dan jika dan bagaimana mereka akan berdampak pada proyek Anda.
Daftar Periksa Ringkasan Bisnis:
- Model Bisnis – Memahami model bisnis dan aliran pendapatan
- Produk – Dapatkan pemahaman yang baik tentang produk. Coba pakai sendiri
- Pemangku Kepentingan – Jangkau pemangku kepentingan utama
Tingkat Proyek
Mengapa Anda Mengambil alih?
Pertanyaan pertama yang harus Anda tanyakan bahkan sebelum melihat anggaran, jadwal, tim, atau apa pun adalah, “Mengapa Anda mengambil alih?” Tiga skenario yang paling masuk akal:
- Tidak ada manajer proyek sebelumnya dan hal-hal mulai menyelinap melalui celah-celah. Ini biasanya terjadi ketika proyek kecil dan pendek menjadi lebih besar dan lebih lama. Mungkin tidak ada masalah khusus, hanya saja diperlukan lebih banyak struktur dan visibilitas kemajuan. Terapkan saran dari artikel ini yang relevan dengan proyek Anda.
- Manajer proyek telah dihapus atau dipecat. Jika ini masalahnya, maka Anda harus bertanya kepada pemangku kepentingan utama di mana masalah terbesarnya dan pastikan Anda fokus pada area tersebut di awal. Cobalah untuk menemukan beberapa kemenangan cepat untuk mendapatkan kepercayaan dan kepercayaan dari para pemangku kepentingan.
- Manajer proyek sebelumnya pergi. Apakah PM pergi karena mereka mendapat tawaran yang lebih baik di suatu tempat tetapi para pemangku kepentingan senang dengan pekerjaan mereka? Jika demikian, cobalah untuk mempertahankan status quo sambil mencari peluang untuk perbaikan. Jika PM pergi karena tidak cocok dengan beberapa pemangku kepentingan maka jika memungkinkan, hubungi PM sebelumnya dan diskusikan hal ini. Membangun hubungan dengan pemangku kepentingan yang bersangkutan akan menjadi kunci penting bagi Anda.
Ruang Lingkup, Jadwal, dan Anggaran
Mencari tahu ruang lingkup proyek yang ada berbeda dengan saat Anda memulai proyek baru. Dalam kasus terakhir, Anda mengumpulkan persyaratan dari pemangku kepentingan dan menentukan ruang lingkup berdasarkan anggaran yang Anda miliki. Ketika Anda mengambil alih, seseorang mungkin telah melakukan pekerjaan ini dan sekarang tugas Anda adalah memahami apakah ruang lingkup yang ditentukan itu realistis dan dapat dicapai.

Langkah alami pertama adalah melihat melalui aset proyek yang ada. Ini bisa berupa Gantt chart, work breakdown structure (WBS), atau Agile backlog and release plan. Terkadang, Anda akan dibatasi oleh jam yang didedikasikan oleh tim internal perusahaan alih-alih anggaran langsung. Dalam hal ini, cobalah untuk mencari tahu apakah mereka memiliki tenggat waktu lain dan apakah proyek Anda dapat ditunda karena komitmen mereka yang lain.
Apa pun yang Anda temukan, Anda harus menyelaraskan kembali ruang lingkup dan jadwal proyek dengan pemangku kepentingan utama Anda. Ingat pertanyaan "Mengapa Anda mengambil alih?" Harapan pemangku kepentingan yang tidak terkelola mungkin menjadi alasan mengapa PM sebelumnya dihapus. Jadi, dalam hal ini, Anda dipilih untuk memastikan hal ini tidak terjadi lagi. Mungkin ternyata ruang lingkup, jadwal, atau anggaran tidak realistis. Sampai pada kesimpulan ini sedini mungkin dan diskusikan dengan sponsor proyek. Tahap awal pengambilalihan proyek adalah saat yang tepat untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat sebelum Anda, tetapi semakin lama Anda menunggu untuk menyelesaikan masalah ini, semakin banyak pemangku kepentingan Anda mungkin mempertanyakan kemampuan Anda untuk menyelesaikan proyek.
Menemukan Juara Proyek
Saat menjelajahi proyek dan pemangku kepentingannya, penting untuk mengetahui lebih banyak tentang orang-orang yang berinvestasi dalam kesuksesan proyek Anda. Beberapa dari pemangku kepentingan ini akan menjadi apa yang kadang-kadang disebut sebagai juara proyek.
Ini adalah orang-orang yang setuju dengan tujuan proyek Anda meskipun mereka tidak bertanggung jawab secara langsung. Mereka akan berusaha keras untuk membantu proyek Anda berhasil. Misalnya, jika Anda sedang membangun aplikasi pelacakan waktu baru, juara proyek adalah orang-orang yang tertarik untuk melihat proyek Anda selesai dan diterapkan di perusahaan.
Penting untuk mengidentifikasi mereka lebih awal karena mereka dapat memberikan wawasan berharga tentang apa yang dibutuhkan agar proyek Anda berhasil. Terkadang mereka juga dapat secara tidak langsung membantu Anda dengan menguji versi awal produk dan memberikan umpan balik atau dengan menganjurkan pentingnya produk kepada rekan-rekan mereka.
Cobalah dan temukan juara ini dengan berbicara dengan rekan tim proyek Anda dan orang-orang yang awalnya mengembangkan konsep untuk inisiatif tersebut. Setelah ditemukan, pastikan untuk memberi mereka informasi dan pembaruan tentang siklus hidup proyek Anda.
Daftar Periksa Ringkasan Proyek:
- Mengapa Anda Mengambil alih? – Apakah PM sebelumnya pergi, dipecat atau tidak ada
- Aset Utama – Memahami ruang lingkup, jadwal, dan anggaran
- Juara Proyek – Temukan pendukung utama Anda
Tingkat Tim
Hubungan dan Struktur Tim
Jika Anda mengambil alih sebuah proyek, tim sudah ada di tempatnya. Pertama-tama Anda harus memperlakukannya sebagai konstan dan mencari tahu bagaimana tim terstruktur, bagaimana beroperasi, dan siapa pemberi pengaruh utama dalam tim. Apakah tim berkumpul hanya untuk proyek ini atau pernah bekerja bersama di masa lalu? Di tahap mana tim berada—membentuk, menyerbu, mengatur, atau tampil? Apakah tim berada di lokasi yang sama atau jauh? Apakah setiap orang adalah karyawan atau apakah ada kontraktor atau freelancer yang juga bekerja dalam tim.
Semua pertanyaan ini akan berdampak pada kemampuan Anda untuk berhasil mengelola proyek dan akan mengharuskan Anda untuk menyesuaikan pendekatan Anda di sepanjang jalan. Misalnya, jika tim Anda masih dalam fase badai, Anda harus turun tangan dan mengelola hubungan anggota tim untuk mendorong mereka agar menormalkan mereka sebelum mereka dapat mencapai tingkat kinerja maksimum. Tim mungkin juga berada pada tahap yang terpisah di dalam dirinya sendiri. Jika Anda memiliki beberapa kantor terpisah, bagian tim yang berbeda dapat memiliki dinamika yang sangat berbeda, dan Anda mungkin perlu melakukan upaya ekstra untuk menormalkan dinamika tim di seluruh tim tetapi juga di lokasi yang berbeda.
Juga jika Anda memiliki anggota tim yang beroperasi dari jarak jauh, Anda harus memastikan bahwa mereka disertakan dalam percakapan dan pengambilan keputusan sehari-hari. Jika tidak, mereka dapat mulai merasa seperti sedang diberi tugas dan mereka bukan bagian nyata dari tim. Ini dapat dikurangi dengan semua orang yang menggunakan alat yang sama untuk mengirimkan ide-ide baru dan mengerjakannya. Jika, misalnya, ide-ide baru dikirimkan di Slack atau alat kolaborasi jarak jauh lainnya oleh semua orang, ini memberi kesempatan bagi anggota tim jarak jauh untuk bergabung dalam diskusi pada tingkat akses yang sama.
Dinamika dan Sejarah Tim
Jika PM sebelumnya dihapus, salah satu alasannya mungkin karena mereka tidak dapat mengelola tim secara efektif. Jika ternyata itu masalahnya, cobalah untuk mencari tahu akar penyebab masalah dan gunakan pengambilalihan proyek sebagai kesempatan untuk memulai kembali hubungan tim.
Juga, kumpulkan semua informasi informal tentang status anggota tim, dan riwayat mereka bekerja satu sama lain. Informasi diam-diam ini dapat memberikan beberapa wawasan utama tentang alasan atau kurangnya kinerja tim Anda. Misalnya, jika ada anggota yang mendominasi dalam proyek Anda yang orang lain takut untuk tantang, bisa jadi mereka adalah akar penyebab banyak gesekan di dalam tim.
Status Kepegawaian dan Pertumbuhan
Setelah menganalisis ruang lingkup, jadwal, dan anggaran proyek, apakah tim proyek tampaknya memiliki staf yang memadai untuk menyelesaikan proyek? Jika tidak, coba cari tahu alasan di balik situasi tersebut. Mungkin ada penghambat dalam proses perekrutan; mungkin HR belum bisa menemukan spesialis yang diminati.
Jika demikian, Anda dapat mencoba mencari profesional jarak jauh atau menghubungi agen kepegawaian untuk mengisi peran yang dibutuhkan. Karena kepegawaian dapat menjadi salah satu hambatan utama bagi banyak proyek, penting bagi Anda untuk melakukannya sejak dini, oleh karena itu adalah hal penting yang harus diperiksa saat mengambil alih proyek.
Daftar Periksa Ringkasan Tim:
- Status Tim Proyek – Cari tahu hubungan dan struktur tim Anda
- Sejarah Tim Proyek – Memahami dinamika dan sejarah tim
- Status Kepegawaian dan Pertumbuhan – Pahami apakah tim Anda memiliki staf yang memadai
Tingkat Manajer Proyek
Harapan untuk PM
Perusahaan dan proyek yang berbeda memiliki harapan yang sangat berbeda tentang apa yang harus dilakukan oleh manajer proyek dan mengapa. Untuk menghindari kebingungan dan ketidaksepakatan di kemudian hari, penting untuk mengetahui apa yang diharapkan dari seorang PM baik dari perspektif klien maupun dari perspektif semua anggota tim lainnya.
Misalnya, beberapa perusahaan mengharapkan manajer proyek juga harus menjadi master Scrum. Bahkan jika ini adalah peran yang terpisah, beberapa proyek dan perusahaan memiliki harapan yang melampaui deskripsi pekerjaan asli seorang PM. Ini mungkin tidak sepenuhnya jelas sebelum Anda memulai sebuah proyek, jadi ingatlah untuk menyelidiki masalah ini setelah Anda melakukannya.
Penting juga untuk mengetahui bagaimana kinerja manajer proyek diukur dan dinilai. Apakah Anda akan memiliki seperangkat KPI yang jelas yang akan Anda jadikan penilaian? Atau apakah kesuksesan tim Anda satu-satunya indikator kinerja yang akan digunakan pemangku kepentingan Anda? Seberapa sering Anda akan memiliki tinjauan kinerja, dan apakah Anda akan memiliki seseorang yang akan menjadi mentor Anda atau "teman" perusahaan?
Karena hal ini berdampak langsung pada manajer proyek, ada baiknya hal ini dilakukan sedini mungkin agar dapat bekerja sesuai dengan harapan.
Proses pengadaan
Bergantung pada simpanan tim baru Anda di depan Anda, Anda dapat terkena tugas terkait pengadaan pada hari pertama atau setelah tiga bulan. Bahkan jika itu adalah kasus terakhir, sangat penting untuk memiliki setidaknya gambaran kasar tentang bagaimana pengadaan dan pemilihan vendor bekerja di perusahaan Anda. Pengetahuan ini akan memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih baik tentang item simpanan dan jadwal proyek dan dapat membantu Anda menghindari penundaan yang tidak terduga.
Berapa pun ukuran perusahaan Anda, akan ada beberapa proses pengadaan meskipun tidak tertulis di mana pun. Tanyakan kepada manajer langsung Anda atau PM lain bagaimana vendor dipilih dan dikonfirmasi. Anda mungkin diminta untuk membuat permintaan proposal (RFP), memberi peringkat semua kiriman berdasarkan kriteria yang ditentukan, dan memilih pemenang.
Atau, prosesnya bisa lebih ringan dan Anda bisa memilih vendor secara mandiri. Dalam hal ini, pastikan untuk bertanya-tanya tentang vendor yang sudah ada. Meskipun anggota tim Anda telah bekerja di sini lebih lama, mereka mungkin tidak mengetahui semua bagian platform dan vendor berbeda yang digunakan oleh tim lain. Juga, tanyakan kepada manajer langsung Anda apakah Anda perlu menandatangani dengan mereka tentang vendor baru dan bagaimana Anda harus memberikan informasi ini.
Satu hal lagi yang perlu diperhatikan adalah ekspektasi service-level agreement (SLA) di dalam perusahaan Anda. Jika proyek Anda sangat penting bagi bisnis, maka Anda harus mencari vendor dengan dukungan 24 jam dan kerangka waktu penyelesaian masalah yang cepat. Jika ekspektasinya tidak terlalu tinggi, Anda bisa mencari opsi yang lebih murah dengan waktu respons yang lebih lama.
Buat Daftar Vendor
Jika belum ada, mulai daftar vendor yang ada untuk proyek Anda. Anda tidak harus langsung mengisinya hingga 100%. Cukup mulai dokumen baru dengan bidang berikut:
- Nama – Anda dapat hyperlink ke situs web mereka.
- Kategori – Jangan terlalu memikirkan hal ini di awal, tulis saja apa yang paling masuk akal pada saat itu dan ubah nanti jika kategori yang lebih jelas muncul.
- Deskripsi singkat – Singkat, cukup untuk membuat Anda atau orang lain memahami bagaimana vendor membantu Anda (pembayaran e-shop, freelancer infografis).
- Kontak vendor – Ide yang bagus untuk menyimpannya dengan mudah karena bisa hilang dalam email.
- Kontak internal – Jika ada seseorang di tim Anda atau perusahaan yang tetap berhubungan dengan vendor atau pengembang yang telah mengintegrasikan solusi pihak ketiga. Ini akan menjadi orang yang paling tahu tentang vendor dan keterlibatan perusahaan Anda dengannya.
Memiliki daftar ini akan membantu Anda melacak dan mengelola kinerja proyek yang terkait dengan setiap vendor. Juga, ini akan membantu Anda untuk memiliki pemahaman yang lebih baik tentang situasi saat ini dalam proyek dan di mana hambatan utama mungkin terjadi.
Daftar Periksa Ringkasan Manajer Proyek:
- Harapan untuk PM – Cari tahu ekspektasi dan KPI untuk PM di proyek Anda
- Proses Pengadaan – Cari tahu tentang proses pengadaan
- Buat Daftar Vendor – Buat daftar semua vendor potensial untuk proyek Anda
Kesimpulan
Panduan dan daftar periksa ini tidak lengkap; namun, ia mencoba memberikan gambaran terbaik tentang hal-hal yang harus Anda periksa terlebih dahulu saat mengambil alih proyek. Beberapa dari mereka mungkin akrab dan yang lain mungkin kurang, tetapi melalui semua ini akan memastikan Anda memiliki dasar yang kuat untuk mengambil alih sebuah proyek.
Di bawah ini adalah ringkasan daftar periksa yang dapat Anda gunakan untuk referensi di masa mendatang.
Takeaways Utama – Daftar Periksa Pengambilalihan Proyek
Daftar Periksa Ringkasan Perusahaan:
- Misi dan Visi Perusahaan – Cari tahu apa yang dilakukan perusahaan dan mengapa
- Budaya Perusahaan – Pahami norma budaya perusahaan Anda
- Pengambilan Keputusan Lokal vs. Global – Memahami proses pengambilan keputusan
Daftar Periksa Ringkasan Bisnis:
- Model Bisnis – Memahami model bisnis dan aliran pendapatan
- Produk – Dapatkan pemahaman yang baik tentang produk. Coba pakai sendiri
- Pemangku Kepentingan – Jangkau pemangku kepentingan utama
Daftar Periksa Ringkasan Proyek:
- Mengapa Anda Mengambil alih? – Apakah PM sebelumnya pergi, dipecat atau tidak ada
- Aset Utama – Memahami ruang lingkup, jadwal, dan anggaran
- Juara Proyek – Temukan pendukung utama Anda
Daftar Periksa Ringkasan Tim:
- Status Tim Proyek – Cari tahu hubungan dan struktur tim Anda
- Sejarah Tim Proyek – Memahami dinamika dan sejarah tim
- Status Kepegawaian dan Pertumbuhan – Pahami apakah tim Anda memiliki staf yang memadai
Daftar Periksa Ringkasan Manajer Proyek:
- Harapan untuk PM – Cari tahu ekspektasi dan KPI untuk PM di proyek Anda
- Proses Pengadaan – Cari tahu tentang proses pengadaan
- Buat Daftar Vendor – Buat daftar semua vendor potensial untuk proyek Anda