Una guida completa su come rilevare senza problemi un progetto esistente

introduzione

Come project manager (PM), raramente abbiamo il lusso di iniziare un progetto da zero. Il più delle volte, quando gestiamo un progetto, è già stato avviato da qualcun altro prima di noi. Per assumere con successo tali progetti, un project manager deve applicare una certa disciplina per assicurarsi che tutto venga preso in considerazione.

In questa guida, delineeremo i passaggi più importanti a cui riteniamo necessario prestare attenzione, analizzando il nostro problema in cinque diversi livelli:

Questo processo di acquisizione è totalmente indipendente dalla metodologia utilizzata per eseguire il progetto (Waterfall, Agile, ecc.) e indica la portata delle informazioni da raccogliere e le azioni da intraprendere.

In qualità di project manager, dovresti mirare a raccogliere tutte le informazioni rilevanti in ciascuna di queste categorie non appena inizi il progetto. Parte di questo accadrà organicamente quando incontrerai i tuoi nuovi colleghi e membri del team. Tuttavia, altre cose richiederanno che tu sia più proattivo nell'organizzazione di riunioni, nel recupero di informazioni e nella documentazione da fonti interne. Qualunque sia la situazione in cui ti trovi, ci auguriamo che questa guida sia un utile punto di riferimento per assicurarti una transizione graduale del progetto.

Livello aziendale

Missione e visione aziendale

Troppi PM si lanciano nelle attività quotidiane senza avere una buona comprensione della missione e della visione dell'azienda. Questi termini potrebbero sembrare cliché o distaccati dalla realtà quotidiana dei dipendenti, ma non possono essere sottovalutati, soprattutto per i PM che prendono progetti con una storia esistente.

In alcuni casi, in genere nelle aziende più piccole, potrebbero non essere dichiarati del tutto in modo esplicito. In altri casi, troviamo la missione e la visione combinate in un'unica affermazione: una sorta di ragion d'essere . Tuttavia, ecco due motivi per cui dovresti dedicare almeno un po' di tempo a comprendere sia la missione che la visione dell'azienda quando assumi un progetto:

• Fornisce una base mentale per la tua panoramica di alto livello. Se non capisci immediatamente il significato, chiedi al tuo manager diretto di scomporlo per te e lascia che ti spieghi come lo capisce. Renderà molto più facile interiorizzare gli obiettivi dell'azienda, del prodotto e del progetto.
• Fornisce uno scopo a te e al tuo team. Quale di questi è più eccitante?

Se interiorizzi la missione e la visione dell'azienda, troverai più scopo nelle tue attività quotidiane, specialmente quando le cose si fanno difficili. Inoltre, sarai meglio attrezzato per ispirare il tuo team e creare uno scopo condiviso ogni volta che sarà necessario.

Cultura aziendale

La cultura aziendale è un aspetto importante da considerare quando si assume un progetto, soprattutto in una nuova azienda. Le aziende possono avere tipi di cultura molto diversi, che influiscono sul modo in cui le persone comunicano e lavorano insieme. Queste meta informazioni sul tessuto sociale e le relazioni tra le diverse parti dell'azienda possono essere molto utili quando si cerca di negoziare budget, influenzare gli stakeholder o semplicemente comunicare con altri dipartimenti.

Ad esempio, le istituzioni finanziarie tradizionali, come le banche, tendono ad avere una cultura aziendale molto rigida che ha molte regole non scritte su tutto, dal codice di abbigliamento a quale dipartimento ha responsabilità specifiche oa chi chiedere aiuto. Questo deve essere preso in considerazione quando subentri in modo che tu possa adattarti meglio e lavorare con il tuo team all'interno delle norme culturali a cui sono abituati.

D'altra parte, alcune startup hanno una cultura remota, dove le persone raramente si incontrano di persona. Invece, la maggior parte delle interazioni sociali avviene tramite strumenti come Slack e JIRA. Una tale cultura del "primo remoto" potrebbe non essere familiare ai project manager provenienti da un ambiente di project management più tradizionale. In questo scenario, assicurati di disporre di un buon microfono e webcam per rendere la comunicazione il più fluida possibile. Inoltre, contatta regolarmente le persone per favorire le relazioni.

Quando prendi in mano un progetto, prendi coscienza delle norme culturali che esistono nella nuova azienda e cerca di adattare le tue azioni e il tuo stile di gestione di conseguenza.

Processo decisionale locale e globale

All'interno di qualsiasi azienda, ci sono decisioni che un project manager può prendere da solo invece di regole e procedure che deve seguire. Le procedure tendono a cambiare man mano che un'azienda cresce. Vengono prese più decisioni a livello globale per ridurre il caos e standardizzare il modo in cui opera l'azienda.

Questo è importante da capire perché influenzerà il modo in cui puoi prendere decisioni nel tuo progetto più avanti nel ciclo di vita del progetto. Ad esempio, le responsabilità di un project manager possono essere molto diverse all'interno di una startup rispetto a un'impresa. Naturalmente, ci sarà sempre una distribuzione, ad esempio quando un PM può formulare una linea d'azione ma avrebbe bisogno dell'approvazione del senior management.

Ecco alcune situazioni e come differirebbero se le decisioni venissero prese a livello locale o globale:

Sapere in quale caso cade la tua azienda ti aiuterà a prepararti per il processo decisionale nel tuo progetto.

Livello aziendale e di prodotto

Il modello di business

Nei primi giorni di acquisizione di un progetto, devi dedicare del tempo a creare un'immagine mentale di alto livello dell'intera azienda, attività e prodotto e di come il tuo progetto si inserisce in quelli. In un modo o nell'altro, la tua azienda sta guadagnando soldi per essere in grado di portare a termine la missione e la visione.

Non è necessario dedicare molto tempo a memorizzare tutti i flussi di entrate e le metriche di crescita nelle fasi iniziali dell'acquisizione di un progetto. Tuttavia, cerca di capire in che modo il denaro entra ed esce dall'azienda, nonché quali sono i principali fattori di reddito e centri di costo. Inoltre, chiedi in giro se ci sono obiettivi a breve e medio termine a livello aziendale (come entrare in un nuovo mercato). Avere conoscenza di questo ti aiuterà a capire meglio le scelte che vengono fatte e come avranno un impatto sul tuo progetto in futuro.

Il prodotto

La tua azienda avrà uno o più prodotti che generano entrate e il tuo progetto farà parte di uno di questi. Comprendere il prodotto ti aiuterà a collocare meglio il tuo progetto nel giusto contesto. Un buon punto di partenza è testare tu stesso il prodotto. Di seguito è riportato un elenco di domande da porre per ottenere una migliore comprensione iniziale del prodotto:

• Il prodotto è interno o esterno?
• Chi sono i principali utilizzatori del prodotto? Sono le stesse persone che acquistano il prodotto?
• In quale fase si trova questo prodotto (MVP, in crescita, in declino)?
• Come viene commercializzato il prodotto?
• Chi sono i principali concorrenti?

Conoscere le risposte a queste domande ti aiuterà a comprendere meglio le ragioni del tuo progetto e dove si inserisce nella catena del valore complessiva del business del prodotto.

Parti interessate

Uno dei compiti più importanti di un PM è la gestione degli stakeholder. Anche se stai consegnando in tempo e rispettando il budget, il tuo team potrebbe lavorare su esigenze obsolete degli stakeholder. In alternativa, se le parti interessate non dispongono di informazioni sufficienti, potrebbero non essere investite nel tuo progetto. La gestione degli stakeholder è un'attività quotidiana continua, ma ci sono alcune cose importanti da considerare all'inizio quando si assume un progetto.

Il Project Manager Book of Knowledge (PMBOK) ha un intero capitolo sull'identificazione degli stakeholder con gli strumenti e le metodologie necessari. Questo lavoro è molto importante e richiederà del tempo, ma ecco i gruppi di stakeholder più importanti che dovresti esaminare il primo giorno:

• Team di progetto. Ciò include i membri del team come sviluppatori, designer, esperti di QA e altri. Il tuo team può fornirti una visione approfondita della storia del prodotto e delle decisioni aziendali e di come ha influito sul loro lavoro in precedenza. Questo può aiutarti a identificare le sfide che potrebbero ripetersi in futuro.
• Sponsor del progetto. Può essere una persona (il tuo manager diretto o un co-fondatore di una startup) o un gruppo di persone all'interno di un'impresa, che ha concepito il progetto e si è assicurato i finanziamenti per esso. Uno sponsor del progetto è un sostenitore del progetto e dovrebbe essere una delle prime parti interessate che contatti per avere una panoramica del progetto esistente e della sua storia.
• Portfolio Manager o Program Manager. Questi ruoli potrebbero non essere presenti in tutte le società; tuttavia, questi di solito gestiscono più funzioni e progetti relativi al business contemporaneamente. Ti aiuteranno a inserire il tuo progetto in un contesto più ampio e a capire se ci sono progetti correlati e altri PM che dovresti coinvolgere.
• Clienti o Utenti. Che tu stia lavorando su un prodotto B2C, B2B o interno, il tuo progetto avrà comunque una sorta di gruppo di utenti. Se il tuo team include un product manager, dovrebbe essere in grado di fornire una panoramica di questo gruppo di stakeholder e delle loro aspettative. In caso contrario, contattali per capire qual è il loro feedback attuale e cosa si aspettano dal tuo progetto in futuro.

Una volta identificati questi stakeholder, puoi creare una matrice RACI per capire meglio dove si inseriscono nella struttura generale del progetto e se e come avranno un impatto sul tuo progetto.

Livello di progetto

Perché stai subentrando?

La prima domanda che dovresti porre prima ancora di guardare il budget, il programma, il team o qualsiasi altra cosa è: "Perché stai subentrando?" Tre scenari sono più plausibili:

• Non c'era un project manager prima e le cose hanno iniziato a scivolare via. Questo accade in genere quando un progetto piccolo e breve diventa sempre più grande. Potrebbero non esserci problemi particolari, solo che è necessaria più struttura e visibilità sui progressi. Implementa i suggerimenti di questo articolo pertinenti al tuo progetto.
• Il project manager è stato rimosso o licenziato. Se questo è il caso, allora dovresti chiedere alle parti interessate chiave dove sono stati i problemi maggiori e assicurarti di concentrarti su quelle aree all'inizio. Prova a trovare alcune vittorie rapide per ottenere la fiducia e la fiducia delle parti interessate.
• Il precedente project manager se ne è andato. Il PM se ne è andato perché aveva ricevuto un'offerta migliore da qualche parte ma le parti interessate erano contente del loro lavoro? In tal caso, cerca di mantenere lo status quo mentre cerchi opportunità di miglioramento. Se il PM se ne è andato perché non andavano d'accordo con alcune parti interessate, se possibile, contatta il PM precedente e discuti di questo. Costruire un rapporto con le parti interessate in questione sarà di fondamentale importanza per te.

Ambito, pianificazione e budget

Capire l'ambito di un progetto esistente è diverso rispetto a quando si inizia un nuovo progetto. In quest'ultimo caso, raccogli i requisiti dalle parti interessate e definisci l'ambito in base al budget di cui disponi. Quando stai subentrando, qualcuno presumibilmente ha svolto questo lavoro e ora il tuo compito è capire se l'ambito definito è realistico e realizzabile.

Il primo passo naturale è esaminare le risorse del progetto esistenti. Potrebbe essere un diagramma di Gantt, una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) o un backlog Agile e un piano di rilascio. A volte, sarai vincolato da ore dedicate dai team aziendali interni invece che dal budget diretto. In questo caso, cerca di capire se hanno altre scadenze e se il tuo progetto può essere ritardato a causa dei loro altri impegni.

Qualunque cosa trovi, devi riallineare l'ambito e la pianificazione del progetto con i tuoi stakeholder chiave. Ricorda la domanda "Perché stai subentrando?" Le aspettative degli stakeholder non gestite potrebbero essere il motivo per cui il precedente PM è stato rimosso. Pertanto, in questo caso, sei stato selezionato per assicurarti che ciò non accada di nuovo. Potrebbe risultare che l'ambito, la pianificazione o il budget non sono realistici. Giungere a questa conclusione il prima possibile e discuterne con lo sponsor del progetto. Le fasi iniziali dell'acquisizione del progetto sono un buon momento per correggere gli errori commessi prima di te, ma più a lungo aspetti per risolvere questi problemi, più i tuoi stakeholder potrebbero mettere in dubbio la tua capacità di completare il progetto.

Trovare i campioni del progetto

Durante l'esplorazione del progetto e delle sue parti interessate, è importante scoprire di più sulle persone che sono coinvolte nel successo del tuo progetto. Alcuni di questi stakeholder saranno quelli che a volte vengono chiamati campioni del progetto.

Queste sono le persone che sono d'accordo con la causa dei tuoi progetti anche se non ne sono direttamente responsabili. Faranno di tutto per aiutare il tuo progetto ad avere successo. Ad esempio, se stai creando una nuova applicazione di monitoraggio del tempo, i campioni del progetto sarebbero persone interessate a vedere il tuo progetto completato e distribuito nell'azienda.

È importante identificarli in anticipo perché possono fornire informazioni preziose su ciò che è necessario per il successo del tuo progetto. A volte possono anche aiutarti indirettamente testando le prime versioni del prodotto e fornendo feedback o sostenendo l'importanza del prodotto ai loro colleghi.

Prova a trovare questi campioni parlando con i compagni di squadra del tuo progetto e con le persone che originariamente hanno sviluppato un concetto per l'iniziativa. Una volta trovati, assicurati di tenerli informati e aggiornati sul ciclo di vita del tuo progetto.

Livello di squadra

Relazioni e struttura del team

Se stai rilevando un progetto, il team sarà già al suo posto. Devi prima trattarlo come una costante e capire come è strutturato il team, come funziona e chi sono i principali influencer all'interno del team. Il team si è riunito solo per questo progetto o ha lavorato insieme in passato? In quale fase si trova la squadra: formare, prendere d'assalto, normare o esibirsi? Il team è co-localizzato o remoto? Tutti sono dipendenti o ci sono appaltatori o liberi professionisti che lavorano anche nel team.

Tutte queste domande avranno un impatto sulla tua capacità di gestire con successo il progetto e ti richiederanno di adattare il tuo approccio lungo il percorso. Ad esempio, se la tua squadra è ancora nella fase di tempesta, dovrai intervenire e gestire le relazioni dei membri del team per spingerli a normalizzarli prima che possano raggiungere il loro livello massimo di prestazioni. La squadra potrebbe anche essere in fasi separate al suo interno. Se hai pochi uffici separati, parti diverse del team possono avere una dinamica molto diversa e potresti dover fare uno sforzo extra per normalizzare la dinamica del team all'interno del team ma anche in luoghi diversi.

Inoltre, se hai membri del team che operano in remoto, dovrai assicurarti che siano inclusi nelle conversazioni e nel processo decisionale quotidiano. Altrimenti, possono iniziare a sentirsi come se gli fossero stati assegnati compiti e non fossero una parte reale del team. Questo può essere mitigato da chiunque utilizzi gli stessi strumenti per presentare nuove idee e lavorarci sopra. Se, ad esempio, vengono presentate nuove idee su Slack o su un altro strumento di collaborazione remota da tutti, ciò offre la possibilità ai membri del team remoto di partecipare alle discussioni a livello di accesso paritario.

Dinamiche e storia della squadra

Se il precedente PM fosse stato rimosso, una delle ragioni avrebbe potuto essere che non erano in grado di gestire il team in modo efficace. In tal caso, cerca di capire le cause alla radice dei problemi e usa l'acquisizione del progetto come un'opportunità per riavviare i rapporti di squadra.

Inoltre, raccogli tutte le informazioni informali sugli stati dei membri del team e sulla loro storia di collaborazione reciproca. Queste informazioni tacite possono fornire alcune informazioni chiave sui motivi delle prestazioni o della mancanza di prestazioni della tua squadra. Ad esempio, se c'è un membro dominante all'interno del tuo progetto che gli altri hanno paura di sfidare, potrebbe essere la causa principale di molti attriti all'interno del team.

Stato del personale e della crescita

Dopo aver analizzato l'ambito del progetto, la pianificazione e il budget, il team di progetto sembra dotato di personale adeguato per completare il progetto? In caso contrario, prova a scoprire le ragioni alla base della situazione. Forse c'è un blocco nel processo di assunzione; forse le risorse umane non sono state in grado di trovare gli specialisti richiesti.

In tal caso, puoi provare a cercare professionisti da remoto o contattare le agenzie di personale per ricoprire i ruoli necessari. Poiché il personale può essere uno dei principali colli di bottiglia per molti progetti, è importante farlo all'inizio, quindi è una cosa fondamentale da controllare quando si assume il progetto.

Livello di Project Manager

Aspettative per il PM

Diverse aziende e progetti hanno aspettative molto diverse su cosa dovrebbero fare i project manager e perché. Per evitare confusione e disaccordi in seguito, è importante capire cosa ci si aspetta da un PM sia dal punto di vista del cliente che dal punto di vista di tutti gli altri membri del team.

Ad esempio, alcune aziende si aspettano che un project manager debba essere anche uno Scrum master. Anche se questo è un ruolo separato, alcuni progetti e aziende hanno aspettative che vanno oltre la descrizione del lavoro originale di un PM. Questo potrebbe non essere del tutto chiaro prima di iniziare un progetto, quindi ricorda di sondare la questione una volta che lo fai.

È importante anche capire come vengono misurate e valutate le prestazioni del project manager. Avrai una chiara serie di KPI su cui giudicherai? O il successo del tuo team è l'unico indicatore di performance che i tuoi stakeholder utilizzeranno? Con quale frequenza avrai revisioni delle prestazioni e avrai qualcuno che sarà il tuo mentore o un "compagno" dell'azienda?

Dal momento che questo ha un impatto diretto sul project manager, è bene farlo il prima possibile per essere in grado di eseguire secondo le aspettative.

Processo di approvvigionamento

A seconda del carico arretrato che il tuo nuovo team ha di fronte a te, puoi essere colpito da un'attività relativa all'approvvigionamento il primo giorno o dopo tre mesi. Anche se si tratta di quest'ultimo caso, è molto importante avere almeno un'idea approssimativa di come funzionano gli acquisti e la selezione dei fornitori nella tua azienda. Questa conoscenza ti consentirà di prendere decisioni migliori sugli elementi del backlog e sulla pianificazione del progetto e può aiutarti a evitare ritardi imprevisti.

Qualunque sia la dimensione della tua azienda, ci sarà un processo di approvvigionamento anche se non è scritto da nessuna parte. Chiedi al tuo manager diretto o ad altri PM come vengono selezionati e confermati i fornitori. Potrebbe esserti richiesto di creare una richiesta di proposta (RFP), classificare tutti gli invii in base a criteri specificati e scegliere il vincitore.

In alternativa, il processo potrebbe essere meno rigoroso e potresti essere in grado di scegliere i fornitori in modo indipendente. In questo caso, assicurati di chiedere in giro di fornitori già esistenti. Anche se i membri del tuo team lavorano qui da più tempo, potrebbero non essere a conoscenza di tutte le parti della piattaforma e dei diversi fornitori utilizzati dagli altri team. Inoltre, chiedi al tuo manager diretto se hai bisogno di firmare con loro riguardo a nuovi fornitori e come dovresti fornire queste informazioni.

Un'altra cosa da notare sono le aspettative del contratto di servizio (SLA) all'interno della tua azienda. Se il tuo progetto è fondamentale per l'azienda, dovresti rivolgerti a fornitori con supporto 24 ore su 24 e tempi rapidi di risoluzione dei problemi. Se le aspettative non sono così alte, potresti cercare opzioni più economiche con tempi di risposta più lunghi.

Crea un elenco fornitori

Se non ce n'era già uno, avvia un elenco di fornitori esistente per il tuo progetto. Non è necessario compilarlo al 100% subito. Basta iniziare un nuovo documento con i seguenti campi:

• Nome: è possibile creare un collegamento ipertestuale al loro sito Web.
• Categoria – Non pensarci troppo all'inizio, scrivi semplicemente ciò che ha più senso in quel momento e cambialo in seguito se emergono categorie più chiare.
• Breve descrizione – Sii breve, quanto basta per far capire a te o ad altri come il venditore ti aiuta (pagamenti e-shop, infografica freelance).
• Contatto con il fornitore: una buona idea per tenerli a portata di mano in quanto possono perdersi nelle e-mail.
• Contatto interno: se c'è qualcuno nel tuo team o nell'azienda che si tiene in contatto con il fornitore o uno sviluppatore che ha integrato una soluzione di terze parti. Questa sarebbe la persona che conosce di più il fornitore e il coinvolgimento della tua azienda con esso.

Avere questo elenco ti aiuterà a tenere traccia e gestire le prestazioni del progetto relative a ciascun fornitore. Inoltre, ti aiuterà a comprendere molto meglio la situazione attuale del progetto e dove potrebbero essere i principali colli di bottiglia.

Conclusione

Questa guida e lista di controllo non sono affatto esaurienti; tuttavia, cerca di fornire la migliore panoramica possibile sulle cose che dovresti controllare prima quando prendi in carico il progetto. Alcuni di loro potrebbero esserti familiari e altri potrebbero esserlo meno, ma passare attraverso tutti questi ti assicurerà di avere una solida base per rilevare un progetto.

Di seguito è riportato un elenco di controllo riepilogativo che puoi utilizzare come riferimento futuro.

Punti chiave – Lista di controllo per l'acquisizione del progetto