Mevcut Bir Projeyi Sorunsuz Bir Şekilde Devralmaya İlişkin Eksiksiz Bir Kılavuz

Yayınlanan: 2022-03-11

Tanıtım

Proje yöneticileri (PM'ler) olarak, nadiren bir projeye sıfırdan başlama lüksüne sahibiz. Çoğu zaman bir projeyi yönettiğimizde bizden önce başkası tarafından başlatılmıştır. Bu tür projeleri başarıyla devralmak için, bir proje yöneticisinin her şeyin dikkate alındığından emin olmak için belirli bir disiplin uygulaması gerekir.

Bu kılavuzda, sorunumuzu beş farklı düzeye ayırarak dikkat etmemiz gerektiğini düşündüğümüz en önemli adımları özetleyeceğiz:

Bir proje devralmaya bakmanın beş seviyesi

Bu devralma süreci, projeyi yürütmek için kullanılan metodolojiden (Şelale, Çevik vb.) tamamen bağımsızdır ve toplanacak bilgilerin kapsamını ve yapılacak eylemleri belirtir.

Bir proje yöneticisi olarak, projeye başlar başlamaz bu kategorilerin her birinde ilgili tüm bilgileri toplamayı hedeflemelisiniz. Yeni meslektaşlarınız ve ekip üyelerinizle tanışırken bunların bir kısmı organik olarak gerçekleşecek. Ancak başka şeyler, toplantı ayarlama, bilgi alma ve dahili kaynaklardan belgeleme konusunda daha proaktif olmanızı gerektirecektir. Kendinizi hangi durumda bulursanız bulunun, bu kılavuzun sorunsuz bir proje geçişi sağlamanız için sizin için yararlı bir referans noktası olacağını umuyoruz.

Şirket seviyesi

Şirket Misyon ve Vizyonu

Çok fazla PM, şirketin misyon ve vizyonunu tam olarak anlamadan günlük görevlere atlıyor. Bu terimler, çalışanların günlük gerçeklerinden klişe veya kopuk görünebilir, ancak özellikle mevcut geçmişe sahip projeler alan PM'ler için hafife alınamaz.

Bazı durumlarda - tipik olarak daha küçük şirketlerde - tamamen açık bir şekilde belirtilmeyebilir. Diğer durumlarda, misyon ve vizyonun tek bir ifadede birleştiğini görüyoruz - bir tür varlık nedeni . Ancak, bir projeyi devralırken hem şirketin misyonunu hem de vizyonunu anlamak için en azından biraz zaman ayırmanız için iki neden var:

  • Üst düzey genel bakışınız için zihinsel bir temel sağlar. Anlamını hemen kavrayamazsanız, doğrudan yöneticinizden sizin için açıklamasını isteyin ve nasıl anladıklarını açıklamalarına izin verin. İş, ürün ve proje hedeflerini içselleştirmeniz sizin için çok daha kolay olacaktır.
  • Size ve ekibinize bir amaç sağlar. Bunlardan hangisi daha heyecan verici?

İyi ve kötü şirket vizyonu

Şirketin misyon ve vizyonunu içselleştirirseniz, özellikle işler zorlaştığında günlük işlerinizde daha fazla amaç bulacaksınız. Ayrıca ekibinize ilham vermek ve gerektiğinde ortak bir amaç yaratmak için daha donanımlı olacaksınız.

Şirket kültürü

Şirket kültürü, özellikle yeni bir şirkette bir projeyi devralırken bakılması gereken önemli bir husustur. Şirketler, insanların nasıl iletişim kurduğunu ve birlikte nasıl çalıştığını etkileyen çok farklı kültür türlerine sahip olabilir. Sosyal doku ve şirketin farklı bölümleri arasındaki ilişkiler hakkındaki bu meta bilgi, bütçeleri müzakere etmeye, paydaşları etkilemeye veya sadece diğer departmanlarla iletişim kurmaya çalışırken çok faydalı olabilir.

Örneğin, bankalar gibi geleneksel finans kurumları, kıyafet kurallarından hangi departmanın belirli sorumlulukları olduğuna veya kimden yardım isteyeceğine kadar her şey hakkında birçok yazılı olmayan kuralı olan çok katı bir şirket kültürüne sahip olma eğilimindedir. Takımınıza alıştıkları kültürel normlar dahilinde daha iyi uyum sağlayabilmeniz ve onlarla çalışabilmeniz için, devralırken bu durumun dikkate alınması gerekir.

Öte yandan, bazı girişimler, insanların nadiren yüz yüze buluştuğu uzak bir kültüre sahiptir. Bunun yerine, sosyal etkileşimlerin çoğu, Slack ve JIRA gibi araçlar üzerinden gerçekleşir. Böyle bir "önce uzaktan" kültür, daha geleneksel bir proje yönetimi ortamından gelen proje yöneticilerine yabancı gelebilir. Bu senaryoda, iletişimi olabildiğince sorunsuz hale getirmek için iyi bir mikrofonunuz ve web kameranız olduğundan emin olun. Ayrıca, ilişkileri geliştirmek için insanlarla düzenli olarak iletişime geçin.

Bir projeyi devralırken, yeni şirkette var olan kültürel normların farkında olun ve eylemlerinizi ve yönetim tarzınızı buna göre ayarlamaya çalışın.

Yerel ve Küresel Karar Verme

Herhangi bir şirkette, bir proje yöneticisinin uyması gereken kural ve prosedürlerin aksine kendi başına alabileceği kararlar vardır. Bir şirket büyüdükçe prosedürler değişme eğilimindedir. Kaosu azaltmak ve şirketin çalışma şeklini standartlaştırmak için küresel olarak daha fazla karar alınmaktadır.

Bunu anlamak önemlidir çünkü proje yaşam döngüsünde daha sonra projenizde nasıl kararlar alabileceğinizi etkileyecektir. Örneğin, bir proje yöneticisinin sorumlulukları bir girişim ile bir girişimde çok farklı olabilir. Tabii ki, her zaman bir dağılım olacaktır - örneğin, bir PM bir eylem planı formüle edebileceğinde ancak üst yönetimin onayına ihtiyaç duyduğunda.

Burada birkaç durum ve kararlar yerel veya küresel olarak alınırsa nasıl farklılık gösterecekleri yer almaktadır:

Yerel küresel
İletişim aracı Takımlar seçmekte özgürdür. Herkes aynı aracı kullanır.
Satıcı seçimi PM, kritik olmayan alanlar için onayları olmayan bir satıcı seçebilir. Tüm yeni satıcılar tedarik ofisinden geçmek zorundadır.
İşe alma/işten çıkarma PM, ekibi mevcut bütçe dahilinde yönetir. PM'nin ekibe kimin katılıp ayrılmayacağı konusunda hiçbir söz hakkı yoktur.
Paydaş güncellemesi PM, paydaşları kendi yöntemleriyle günceller. Proje yönetim ofisi, PM'den bilgi talep eder ve paydaşları standart bir şekilde günceller.
Masraflar Ekip yöneticileri harcamaları onaylayabilir. Masraflar finans ekibi veya startup kurucusu tarafından onaylanır.

Şirketinizin hangi duruma düştüğünü bilmek, projenizde karar vermeye hazırlanmanıza yardımcı olacaktır.

Şirket Özeti Kontrol Listesi:

  • Şirket Misyon ve Vizyonu - Şirketin ne yaptığını ve nedenini öğrenin
  • Şirket Kültürü – Şirketinizin kültürel normlarını anlayın
  • Yerel ve Küresel Karar Verme – Karar verme sürecini anlayın

İş ve Ürün Düzeyi

İş Modeli

Bir projenin devralınmasının ilk günlerinde, tüm şirketin, işin ve ürünün zihinsel üst düzey bir resmini ve projenizin bunlara nasıl uyduğunu anlamak için zaman ayırmanız gerekir. Şirketiniz bir şekilde misyon ve vizyonunu gerçekleştirebilmek için para kazanıyor.

Bir projenin devralınmasının ilk aşamalarında tüm gelir akışlarını ve büyüme ölçütlerini ezberlemek için çok fazla zaman harcamanıza gerek yok. Ancak, paranın şirket içinde ve dışında nasıl hareket ettiğini ve ana gelir sürücülerinin ve maliyet merkezlerinin neler olduğunu anlamaya çalışın. Ayrıca, şirket çapında kısa ve orta vadeli hedefler olup olmadığını sorun (yeni bir pazara girmek gibi). Bu konuda bilgi sahibi olmak, yapılan seçimleri ve bunların gelecekte projenizi nasıl etkileyeceğini daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır.

Ürün

Şirketinizin gelir getiren bir veya birden fazla ürünü olacak ve projeniz bunlardan birinin parçası olacak. Ürünü anlamak, projenizi doğru bağlama daha iyi yerleştirmenize yardımcı olacaktır. Başlamak için iyi bir yer, ürünü kendiniz test etmektir. Aşağıda, ürünü daha iyi kavramak için yanıtlamanız gereken soruların bir listesi bulunmaktadır:

  • Ürün dahili mi harici mi?
  • Ürünün ana kullanıcıları kimlerdir? Ürünü aynı kişiler mi alıyor?
  • Bu ürün hangi aşamada (MVP, büyüme, düşüş)?
  • Ürün nasıl pazarlanır?
  • Ana rakipler kimler?

Bu soruların yanıtlarını bilmek, projenizin nedenlerini ve genel ürün ticari değer zincirinde nereye oturduğunu daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır.

Paydaşlar

Bir PM'nin en önemli işlerinden biri paydaş yönetimidir. Zamanında ve bütçe dahilinde teslimat yapıyor olsanız bile, ekibiniz güncel olmayan paydaş ihtiyaçları üzerinde çalışıyor olabilir. Alternatif olarak, paydaşlar yeterli bilgiye sahip değilse projenize yatırım yapmayabilirler. Paydaş yönetimi devam eden, günlük bir iştir ancak bir projeyi devralırken en baştan göz önünde bulundurulması gereken birkaç önemli nokta vardır.

Proje Yöneticisi Bilgi Kitabı (PMBOK), paydaşların gerekli araçlar ve metodolojilerle belirlenmesine ilişkin bütün bir bölüme sahiptir. Bu çalışma çok önemli ve biraz zaman alacak ama işte ilk gün bakmanız gereken en önemli paydaş grupları:

Projenin devralınmasının ilk aşamasında kilit paydaşlar

  • Proje takımı. Buna geliştiriciler, tasarımcılar, KG uzmanları ve diğerleri gibi ekip üyeleri dahildir. Ekibiniz size ürünün geçmişine ve iş kararlarına ve bunun daha önce çalışmalarını nasıl etkilediğine dair derin bir fikir verebilir. Bu, gelecekte tekrarlanabilecek zorlukları belirlemenize yardımcı olabilir.
  • Proje sponsoru. Bu, bir kişi (doğrudan yöneticiniz veya bir startup kurucu ortağınız) veya bir kuruluşta projeyi tasarlayan ve bunun için finansman sağlayan bir grup insan olabilir. Bir proje sponsoru, projenin bir savunucusudur ve mevcut proje ve geçmişi hakkında genel bir fikir edinmek için iletişime geçtiğiniz ilk paydaşlardan biri olmalıdır.
  • Portföy Yöneticisi veya Program Yöneticisi. Bu roller tüm şirketlerde bulunmayabilir; ancak bunlar genellikle birden fazla işlevi ve işle ilgili projeleri aynı anda yönetirler. Projenizi daha geniş bir bağlama oturtmanıza ve katılmanız gereken ilgili projeler ve başka PM'ler olup olmadığını anlamanıza yardımcı olacaklardır.
  • Müşteriler veya Kullanıcılar. İster B2C, B2B veya dahili ürün üzerinde çalışıyor olun, projenizde yine de bir tür kullanıcı grubu olacaktır. Ekibiniz bir ürün yöneticisi içeriyorsa, bu paydaş grubuna ve beklentilerine ilişkin bir genel bakış sunabilmelidir. Aksi takdirde, mevcut geri bildirimlerinin ne olduğunu ve gelecekte projenizden ne beklediklerini anlamak için onlarla iletişime geçin.

Bu paydaşları belirledikten sonra, genel proje yapısında nereye uyduklarını ve projenizi nasıl ve ne şekilde etkilediklerini daha iyi anlamak için bir RACI matrisi oluşturabilirsiniz.

İş Özeti Kontrol Listesi:

  • İş Modeli – İş modelini ve gelir akışlarını anlayın
  • Ürün – Ürünü iyice kavrayın. kendin kullanmayı dene
  • Paydaşlar – Kilit paydaşlara ulaşın

Proje Seviyesi

Neden Devralıyorsun?

Bütçeye, programa, takıma veya başka herhangi bir şeye bakmadan önce sormanız gereken ilk soru, "Neden devralıyorsunuz?" Üç senaryo en makul:

  • Daha önce proje yöneticisi yoktu ve işler çatlaklardan kaymaya başladı. Bu genellikle küçük ve kısa bir proje büyüyüp uzayınca olur. Belirli bir sorun olmayabilir, sadece daha fazla yapı ve ilerleme görünürlüğü gereklidir. Projenizle ilgili bu makaledeki önerileri uygulayın.
  • Proje yöneticisi görevden alındı ​​veya görevden alındı. Bu durumda, kilit paydaşlara en büyük sorunların nerede olduğunu sormalı ve başlangıçta bu alanlara odaklandığınızdan emin olmalısınız. Paydaşların güvenini ve güvenini kazanmak için bazı hızlı kazançlar bulmaya çalışın.
  • Önceki proje yöneticisi ayrıldı. Başbakan, bir yerden daha iyi bir teklif aldıkları için mi ayrıldı, ancak paydaşlar çalışmalarından memnun kaldılar mı? Eğer öyleyse, iyileştirme fırsatları ararken statükoyu korumaya çalışın. Başbakan bazı paydaşlarla anlaşamadıkları için ayrıldıysa, mümkünse önceki Başbakanla iletişime geçin ve bunu tartışın. Söz konusu paydaşlarla ilişki kurmak sizin için kilit öneme sahip olacaktır.

Kapsam, Program ve Bütçe

Proje kapsamı, zaman çizelgesi ve bütçe

Mevcut bir projenin kapsamını bulmak, yeni bir projeye başlamaktan farklıdır. İkinci durumda, paydaşlardan gereksinimleri toplar ve sahip olduğunuz bütçeye göre kapsamı tanımlarsınız. Siz devralırken, muhtemelen birileri bu işi yapmıştır ve şimdi sizin işiniz tanımlanan kapsamın gerçekçi ve ulaşılabilir olup olmadığını anlamaktır.

İlk doğal adım, mevcut proje varlıklarını incelemektir. Bu bir Gantt şeması, iş dökümü yapısı (WBS) veya Çevik birikme listesi ve yayın planı olabilir. Bazen, doğrudan bütçe yerine şirket içi ekipler tarafından tahsis edilen saatlerle kısıtlanacaksınız. Bu durumda, başka teslim tarihleri ​​olup olmadığını ve diğer taahhütleri nedeniyle projenizin ertelenip ertelenemeyeceğini anlamaya çalışın.

Ne bulursanız bulun, proje kapsamını ve zamanlamasını kilit paydaşlarınızla yeniden hizalamalısınız. “Neden devralıyorsun?” Sorusunu hatırlayın. Yönetilmeyen paydaş beklentileri, önceki PM'nin kaldırılmasının nedeni olabilir. Bu durumda, bunun bir daha olmayacağından emin olmak için seçildiniz. Kapsamın, programın veya bütçenin gerçekçi olmadığı ortaya çıkabilir. Bu sonuca mümkün olduğunca erken gelin ve proje sponsoru ile tartışın. Projeyi devralmanın ilk aşamaları, sizden önce yapılan hataları düzeltmek için iyi bir zamandır, ancak bu sorunları çözmek için ne kadar uzun süre beklerseniz, paydaşlarınız projeyi tamamlama yeteneğinizi o kadar sorgulayabilir.

Proje Şampiyonlarını Bulma

Projeyi ve paydaşlarını keşfederken, projenizin başarısına yatırım yapan insanlar hakkında daha fazla bilgi edinmek önemlidir. Bu paydaşlardan bazıları, bazen proje şampiyonları olarak adlandırılan kişiler olacaktır.

Bunlar, doğrudan sorumlu olmasalar bile projelerinizin amacına katılan kişilerdir. Projenizin başarılı olmasına yardımcı olmak için ellerinden geleni yapacaklardır. Örneğin, yeni bir zaman izleme uygulaması oluşturuyorsanız, proje şampiyonları projenizin tamamlandığını ve şirkette dağıtıldığını görmekle ilgilenen kişiler olacaktır.

Bunları erken tespit etmek önemlidir çünkü projenizin başarılı olması için neye ihtiyaç duyulduğuna dair değerli bilgiler sağlayabilirler. Bazen, ürünün ilk sürümlerini test ederek ve geri bildirim sağlayarak veya ürünün önemini emsallerine savunarak dolaylı olarak da size yardımcı olabilirler.

Proje takım arkadaşlarınızla ve inisiyatif için bir konsept geliştiren kişilerle konuşarak bu şampiyonları bulmaya çalışın. Bulduktan sonra, onları proje yaşam döngünüz hakkında bilgilendirdiğinizden ve güncel tuttuğunuzdan emin olun.

Proje Özeti Kontrol Listesi:

  • Neden Devralıyorsun? – Önceki Başbakan ayrıldı mı, görevden alındı ​​mı yoksa yok mu?
  • Temel Varlıklar – Kapsamı, programı ve bütçeyi anlayın
  • Proje Şampiyonları – Kilit destekçilerinizi bulun

Takım Seviyesi

Proje yöneticisi ve proje ekibi üyeleri

Takım İlişkileri ve Yapısı

Bir projeyi devralıyorsanız, ekip zaten yerinde olacaktır. İlk önce bunu bir sabit olarak ele almanız ve ekibin nasıl yapılandırıldığını, nasıl çalıştığını ve ekip içindeki ana etkileyicilerin kimler olduğunu bulmanız gerekir. Ekip sadece bu proje için mi toplandı yoksa geçmişte birlikte çalıştı mı? Ekip hangi aşamada - oluşturma, fırtına, norm oluşturma veya performans gösterme? Ekip aynı yerde mi yoksa uzakta mı? Herkes çalışan mı yoksa takımda da çalışan müteahhitler veya serbest çalışanlar var mı?

Bu soruların tümü, projeyi başarılı bir şekilde yönetme yeteneğinizi etkileyecek ve bu süreçte yaklaşımınızı ayarlamanızı gerektirecektir. Örneğin, ekibiniz hala fırtına aşamasındaysa, maksimum performans seviyelerine ulaşmadan önce onları normalleştirmeye zorlamak için ekip üyelerinin ilişkilerini devreye sokmanız ve yönetmeniz gerekir. Takım kendi içinde de ayrı aşamalarda olabilir. Birkaç ayrı ofisiniz varsa, ekibin farklı bölümleri çok farklı bir dinamiğe sahip olabilir ve ekip dinamiğini ekip genelinde ve aynı zamanda farklı konumlarda normalleştirmek için fazladan çaba harcamanız gerekebilir.

Ayrıca, uzaktan çalışan ekip üyeleriniz varsa, konuşmalara ve günlük karar alma süreçlerine dahil olduklarından emin olmanız gerekir. Aksi takdirde, kendilerine sadece görev verilmiş gibi hissetmeye başlayabilirler ve takımın gerçek bir parçası değillerdir. Bu, yeni fikirleri göndermek ve üzerinde çalışmak için aynı araçları kullanan herkes tarafından hafifletilebilir. Örneğin, herkes tarafından Slack'te veya başka bir uzaktan işbirliği aracında yeni fikirler sunulursa, bu, uzaktaki ekip üyelerinin tartışmalara eşit erişim düzeyinde katılma şansı verir.

Takım Dinamiği ve Tarihçesi

Önceki Başbakan kaldırılmışsa, bunun bir nedeni ekibi etkili bir şekilde yönetememeleri olabilir. Durum böyleyse, sorunların temel nedenlerini bulmaya çalışın ve projeyi devralmayı ekip ilişkilerini yeniden başlatmak için bir fırsat olarak kullanın.

Ayrıca, ekip üyesi durumları ve birbirleriyle çalışma geçmişleri hakkında tüm resmi olmayan bilgileri toplayın. Bu örtük bilgi, ekibinizin performansının veya eksikliğinin nedenlerine ilişkin bazı önemli bilgiler sağlayabilir. Örneğin, projenizde diğerlerinin meydan okumaktan korktuğu baskın bir üye varsa, bu ekip içinde çok fazla sürtüşmenin temel nedeni olabilir.

Kadro ve Büyüme Durumu

Proje kapsamını, programını ve bütçesini analiz ettikten sonra, proje ekibi projeyi tamamlamak için yeterli personele sahip görünüyor mu? Değilse, durumun arkasındaki nedenleri bulmaya çalışın. Belki işe alım sürecinde bir engel vardır; belki İK, talep edilen uzmanları bulamamıştır.

Bu durumda, uzaktan profesyonelleri aramaya çalışabilir veya gereken rolleri doldurmak için personel bulma kurumlarına ulaşabilirsiniz. Personel alımı birçok proje için en büyük darboğazlardan biri olabileceğinden, bunu erken yapmanız önemlidir, bu nedenle projeyi devralırken kontrol edilmesi gereken önemli bir şeydir.

Takım Özeti Kontrol Listesi:

  • Proje Ekibi Durumu – Ekibinizin ilişkilerini ve yapısını anlayın
  • Proje Ekibi Geçmişi – Ekip dinamiklerini ve geçmişini anlayın
  • Personel ve Büyüme Durumu – Ekibinizin yeterli personele sahip olup olmadığını anlayın

Proje Yöneticisi Seviyesi

Başbakan için beklentiler

Farklı şirketler ve projeler, proje yöneticilerinin neyi neden yapması gerektiği konusunda çok farklı beklentilere sahiptir. Daha sonra kafa karışıklığı ve anlaşmazlıklardan kaçınmak için, hem müşteri hem de ekibin diğer tüm üyelerinin perspektifinden bir PM'den ne beklendiğini anlamak önemlidir.

Örneğin, bazı şirketler bir proje yöneticisinin aynı zamanda bir Scrum ustası olmasını bekler. Bu ayrı bir rol olsa bile, bazı projeler ve şirketler, bir PM'nin orijinal iş tanımının ötesine geçen beklentilere sahiptir. Bir projeye başlamadan önce bu tamamen net olmayabilir, bu yüzden bir kez yaptıktan sonra bu konuyu araştırmayı unutmayın.

Proje yöneticisi performansının nasıl ölçüldüğünü ve değerlendiğini anlamak da önemlidir. Yargılayacağınız net bir KPI setiniz olacak mı? Yoksa paydaşlarınızın kullanacağı tek performans göstergesi ekibinizin başarısı mı? Ne sıklıkla performans değerlendirmeleriniz olacak ve akıl hocanız veya şirket “arkadaşınız” olacak biri olacak mı?

Bu, proje yöneticisini doğrudan etkilediğinden, beklentilere göre performans gösterebilmek için bunu mümkün olduğunca erken yapmak iyidir.

Tedarik Süreci

Yeni ekibinizin önünüzde ne gibi birikmiş olduğuna bağlı olarak, ilk gün veya üç ay sonra satın almayla ilgili bir görevle karşılaşabilirsiniz. İkinci durum olsa bile, şirketinizde tedarik ve satıcı seçiminin nasıl çalıştığı hakkında en azından kabaca bir fikre sahip olmak çok önemlidir. Bu bilgi birikimi, biriktirme listesi öğeleri ve proje takvimi hakkında daha iyi kararlar vermenizi sağlar ve beklenmedik gecikmelerden kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Şirketinizin büyüklüğü ne olursa olsun, herhangi bir yerde yazılı olmasa bile satın alma süreci olacaktır. Doğrudan yöneticinize veya diğer PM'lere satıcıların nasıl seçildiğini ve onaylandığını sorun. Sizden bir teklif talebi (RFP) oluşturmanız, tüm gönderileri belirtilen kriterlere göre sıralamanız ve kazananı seçmeniz istenebilir.

Alternatif olarak, süreç daha az sıkı olabilir ve satıcıları bağımsız olarak seçebilirsiniz. Bu durumda, halihazırda mevcut satıcılar hakkında soru sorduğunuzdan emin olun. Ekip üyeleriniz burada daha uzun süredir çalışıyor olsalar da, platformun tüm bölümlerinden ve diğer ekipler tarafından kullanılan farklı satıcılardan haberdar olmayabilirler. Ayrıca, doğrudan yöneticinize yeni satıcılar ve bu bilgileri nasıl sağlamanız gerektiği konusunda onlarla anlaşmanız gerekip gerekmediğini sorun.

Unutulmaması gereken bir şey daha, şirketinizdeki hizmet düzeyi sözleşmesi (SLA) beklentileridir. Projeniz iş açısından kritikse, 24 saat destek ve hızlı sorun çözme zaman dilimleri olan satıcılara bakıyor olmalısınız. Beklentiler o kadar yüksek değilse, daha uzun yanıt süreleri olan daha ucuz seçeneklere bakıyor olabilirsiniz.

Satıcı Listesi Oluşturun

Halihazırda bir tane yoksa, projeniz için mevcut bir satıcı listesi başlatın. Hemen %100 doldurmak zorunda değilsiniz. Aşağıdaki alanlarla yeni bir belge başlatmanız yeterlidir:

Bir proje için satıcı listesi

  • Ad – Web sitelerine köprü oluşturabilirsiniz.
  • Kategori – Başlangıçta bunu çok fazla düşünmeyin, o anda en mantıklı olanı yazın ve daha net kategoriler ortaya çıkarsa daha sonra değiştirin.
  • Kısa açıklama – Kısa olun, satıcının size nasıl yardımcı olduğunu (e-mağaza ödemeleri, serbest Infographics) sizin veya başkalarının anlamasını sağlayacak kadar kısa olun.
  • Satıcıyla iletişim – E-postalarda kaybolabilecekleri için bunları elinizin altında bulundurmak iyi bir fikirdir.
  • Dahili iletişim – Ekibinizde veya şirkette satıcıyla veya üçüncü taraf bir çözümü entegre eden bir geliştiriciyle iletişim halinde olan biri varsa. Bu, satıcı ve şirketinizin onunla olan ilişkisi hakkında en çok bilgisi olan kişi olacaktır.

Bu listeye sahip olmak, her satıcıyla ilgili proje performansını izlemenize ve yönetmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca projedeki mevcut durumu ve ana darboğazların nerede olabileceğini çok daha iyi kavramanıza yardımcı olacaktır.

Proje Yöneticisi Özet Kontrol Listesi:

  • Proje Yöneticisi için Beklentiler – Projenizdeki bir Proje Yöneticisi için beklentileri ve KPI'ları belirleyin
  • Tedarik Süreci – Tedarik süreçleri hakkında bilgi edinin
  • Bir Satıcı Listesi Oluşturun – Projeniz için tüm potansiyel satıcıları listeleyin

Çözüm

Proje yöneticileri için proje devralma kontrol listesi

Bu kılavuz ve kontrol listesi hiçbir şekilde ayrıntılı değildir; ancak projeyi devralırken ilk olarak kontrol etmeniz gerekenler hakkında mümkün olan en iyi genel bakışı sağlamaya çalışır. Bazıları tanıdık gelebilir ve diğerleri daha az tanıdık olabilir, ancak bunların hepsini gözden geçirmek, bir projeyi devralmak için sağlam bir temele sahip olmanızı sağlayacaktır.

Aşağıda, ileride başvurmak üzere kullanabileceğiniz özetlenmiş bir kontrol listesi bulunmaktadır.

Önemli Çıkarımlar – Proje Devralma Kontrol Listesi

Şirket Özeti Kontrol Listesi:

  • Şirket Misyon ve Vizyonu - Şirketin ne yaptığını ve nedenini öğrenin
  • Şirket Kültürü – Şirketinizin kültürel normlarını anlayın
  • Yerel ve Küresel Karar Verme – Karar verme sürecini anlayın

İş Özeti Kontrol Listesi:

  • İş Modeli – İş modelini ve gelir akışlarını anlayın
  • Ürün – Ürünü iyice kavrayın. kendin kullanmayı dene
  • Paydaşlar – Kilit paydaşlara ulaşın

Proje Özeti Kontrol Listesi:

  • Neden Devralıyorsun? – Önceki Başbakan ayrıldı mı, görevden alındı ​​mı yoksa yok mu?
  • Temel Varlıklar – Kapsamı, programı ve bütçeyi anlayın
  • Proje Şampiyonları – Kilit destekçilerinizi bulun

Takım Özeti Kontrol Listesi:

  • Proje Ekibi Durumu – Ekibinizin ilişkilerini ve yapısını anlayın
  • Proje Ekibi Geçmişi – Ekip dinamiklerini ve geçmişini anlayın
  • Personel ve Büyüme Durumu – Ekibinizin yeterli personele sahip olup olmadığını anlayın

Proje Yöneticisi Özet Kontrol Listesi:

  • Proje Yöneticisi için Beklentiler – Projenizdeki bir Proje Yöneticisi için beklentileri ve KPI'ları belirleyin
  • Tedarik Süreci – Tedarik süreçleri hakkında bilgi edinin
  • Bir Satıcı Listesi Oluşturun – Projeniz için tüm potansiyel satıcıları listeleyin