Un ghid complet despre cum să preluați fără probleme un proiect existent

Introducere

În calitate de manageri de proiect (PM), rareori avem luxul de a începe un proiect de la zero. De cele mai multe ori, atunci când gestionăm un proiect, acesta a fost deja început de altcineva înaintea noastră. Pentru a prelua cu succes astfel de proiecte, un manager de proiect trebuie să aplice o anumită disciplină pentru a se asigura că totul este luat în considerare.

În acest ghid, vom schița cei mai importanți pași cărora considerăm că este necesar să le acordăm atenție, disecând problema noastră în cinci niveluri diferite:

Acest proces de preluare este total independent de metodologia utilizată pentru derularea proiectului (Waterfall, Agile etc.) și indică sfera informațiilor de adunat și acțiunile de întreprins.

În calitate de manager de proiect, ar trebui să urmăriți să adunați toate informațiile relevante din fiecare dintre aceste categorii de îndată ce începeți proiectul. Unele dintre acestea se vor întâmpla organic pe măsură ce vă cunoașteți noii colegi și membrii echipei. Cu toate acestea, alte lucruri vă vor cere să fiți mai proactiv în organizarea întâlnirilor, preluarea informațiilor și documentarea din surse interne. Indiferent de situația în care vă aflați, sperăm că acest ghid va fi un punct de referință util pentru a vă asigura că aveți o tranziție fără probleme a proiectului.

La nivel de companie

Misiunea și viziunea companiei

Prea mulți PM trec la sarcinile zilnice fără să înțeleagă bine misiunea și viziunea companiei. Acești termeni ar putea părea un clișeu sau desprinși din realitatea de zi cu zi a angajaților, dar nu pot fi subestimați, mai ales pentru PM care preiau proiecte cu istoric existent.

În unele cazuri, de obicei, în companiile mai mici, acestea s-ar putea să nu fie menționate în mod explicit în totalitate. În alte cazuri, găsim misiunea și viziunea combinate într-o singură declarație – un fel de rațiune de a fi. Cu toate acestea, iată două motive pentru care ar trebui să petreceți cel puțin ceva timp înțelegând atât misiunea, cât și viziunea companiei atunci când preluați un proiect:

• Oferă o bază mentală pentru privirea de ansamblu la nivel înalt. Dacă nu înțelegi imediat sensul, cere-i managerului tău direct să-l detalieze pentru tine și lasă-i să explice cum îl înțeleg. Vă va face mult mai ușoară internalizarea obiectivelor afacerii, produsului și proiectului.
• Îți oferă un scop ție și echipei tale. Care dintre acestea este mai interesantă?

Dacă interiorizezi misiunea și viziunea companiei, vei găsi mai mult scop în sarcinile tale zilnice, mai ales când lucrurile devin dificile. În plus, vei fi mai bine echipat pentru a-ți inspira echipa și a crea un scop comun ori de câte ori este necesar.

Cultura companiei

Cultura companiei este un aspect important de luat în considerare atunci când preiau un proiect, mai ales într-o companie nouă. Companiile pot avea tipuri foarte diferite de cultură, care influențează modul în care oamenii comunică și lucrează împreună. Aceste metainformații despre țesutul social și relațiile dintre diferitele părți ale companiei pot fi foarte utile atunci când încercați să negociați bugete, să influențați părțile interesate sau pur și simplu să comunicați cu alte departamente.

De exemplu, instituțiile financiare tradiționale, precum băncile, tind să aibă o cultură a companiei foarte rigidă, care are o mulțime de reguli nescrise despre orice, de la codul vestimentar la care departament are responsabilități specifice sau cui să ceară ajutor. Acest lucru trebuie să fie luat în considerare la preluarea, astfel încât să vă puteți integra și să lucrați mai bine cu echipa dvs. în cadrul normelor culturale cu care sunt obișnuiți.

Pe de altă parte, unele startup-uri au o cultură îndepărtată, în care oamenii se întâlnesc rar în persoană. În schimb, majoritatea interacțiunilor sociale au loc prin intermediul unor instrumente, cum ar fi Slack și JIRA. O astfel de cultură „în primul rând la distanță” ar putea fi necunoscută pentru managerii de proiect care provin dintr-un mediu de management de proiect mai tradițional. În acest scenariu, asigurați-vă că aveți un microfon și o cameră web bune pentru a face comunicarea cât mai fluidă posibil. De asemenea, adresați-vă oamenilor în mod regulat pentru a stimula relațiile.

Atunci când preluați un proiect, deveniți conștienți de normele culturale care există în noua companie și încercați să vă ajustați acțiunile și stilul de management în consecință.

Luarea deciziilor locale vs. globală

În cadrul oricărei companii, există decizii pe care un manager de proiect le poate lua singur, spre deosebire de regulile și procedurile pe care trebuie să le respecte. Procedurile tind să se schimbe pe măsură ce o companie crește. Mai multe decizii sunt luate la nivel global pentru a reduce haosul și a standardiza modul în care funcționează compania.

Acest lucru este important de înțeles, deoarece va influența modul în care puteți lua decizii în proiectul dvs. mai târziu în ciclul de viață al proiectului. De exemplu, responsabilitățile unui manager de proiect pot fi foarte diferite la o pornire în comparație cu o întreprindere. Desigur, va exista întotdeauna o distribuție - de exemplu, atunci când un PM poate formula un curs de acțiune, dar ar avea nevoie de aprobarea conducerii superioare.

Iată câteva situații și cum ar fi diferite dacă deciziile ar fi luate la nivel local sau global:

Cunoașterea cazului în care se află compania dumneavoastră vă va ajuta să vă pregătiți pentru luarea deciziilor în proiectul dumneavoastră.

Nivel de afaceri și produs

Modelul de afaceri

În primele zile ale preluării unui proiect, trebuie să-ți petreci timpul pentru a crea o imagine mentală la nivel înalt a întregii companii, afaceri și produs și cum se încadrează proiectul tău în acestea. Într-un fel sau altul, compania ta face bani pentru a putea îndeplini misiunea și viziunea.

Nu trebuie să petreceți mult timp memorând toate fluxurile de venituri și valorile de creștere în etapele inițiale ale preluării unui proiect. Cu toate acestea, încercați să înțelegeți cum se mișcă banii în și în afara companiei, precum și care sunt principalele generatoare de venituri și centre de cost. De asemenea, întrebați dacă există obiective mari la nivel de companie pe termen scurt și mediu (cum ar fi intrarea pe o nouă piață). Cunoștințele despre acest lucru vă vor ajuta să înțelegeți mai bine alegerile care sunt făcute și modul în care acestea vor avea impact asupra proiectului dvs. în viitor.

Produsul

Compania ta va avea unul sau mai multe produse care generează venituri, iar proiectul tău va face parte dintr-unul dintre ele. Înțelegerea produsului vă va ajuta să vă plasați mai bine proiectul în contextul potrivit. Un loc bun pentru a începe este să testați singur produsul. Mai jos este o listă de întrebări pe care ar trebui să le adresați pentru a obține o mai bună înțelegere inițială a produsului:

• Produsul este intern sau extern?
• Cine sunt principalii utilizatori ai produsului? Aceiași oameni cumpără produsul?
• În ce stadiu se află acest produs (MVP, în creștere, în declin)?
• Cum este comercializat produsul?
• Cine sunt principalii competitori?

Cunoașterea răspunsurilor la aceste întrebări vă va ajuta să înțelegeți mai bine motivele pentru proiectul dvs. și unde se încadrează acesta în lanțul valoric global al produsului.

Părțile interesate

Una dintre cele mai importante locuri de muncă ale unui PM este managementul părților interesate. Chiar dacă livrați la timp și în limitele bugetului, echipa dvs. ar putea lucra la nevoi depășite ale părților interesate. Alternativ, dacă părțile interesate nu au suficiente informații, este posibil să nu fie investiți în proiectul dumneavoastră. Managementul părților interesate este o sarcină continuă, zilnică, dar există câteva lucruri importante de luat în considerare la început atunci când preiau un proiect.

Cartea de cunoștințe pentru managerul de proiect (PMBOK) are un întreg capitol despre identificarea părților interesate cu instrumentele și metodologiile necesare. Această activitate este foarte importantă și va dura ceva timp, dar iată cele mai importante grupuri de părți interesate pe care ar trebui să le urmăriți în prima zi:

• Echipă de proiect. Aceasta include membri ai echipei cum ar fi dezvoltatori, designeri, experți QA și alții. Echipa dvs. vă poate oferi o perspectivă profundă asupra istoriei produsului și a deciziilor de afaceri și asupra modului în care acestea le-au afectat activitatea anterior. Acest lucru vă poate ajuta să identificați provocările care s-ar putea repeta în viitor.
• Sponsorul proiectului. Acesta poate fi o persoană (managerul dvs. direct sau un co-fondator de startup) sau un grup de oameni din cadrul unei întreprinderi, care au conceput proiectul și au asigurat finanțare pentru acesta. Un sponsor de proiect este un campion al proiectului și ar trebui să fie unul dintre primii părți interesate pe care îi contactați pentru a obține o imagine de ansamblu asupra proiectului existent și a istoriei acestuia.
• Manager de portofoliu sau manager de program. Este posibil ca aceste roluri să nu fie prezente în toate companiile; cu toate acestea, aceștia gestionează de obicei mai multe funcții și proiecte legate de afaceri simultan. Ele vă vor ajuta să vă puneți proiectul într-un context mai larg și să vă dați seama dacă există proiecte conexe și alte PM pe care ar trebui să vă implicați.
• Clienți sau Utilizatori. Indiferent dacă lucrați la un produs B2C, B2B sau intern, proiectul dvs. va avea în continuare un fel de grup de utilizatori. Dacă echipa ta include un manager de produs, atunci ar trebui să poată oferi o imagine de ansamblu asupra acestui grup de părți interesate și a așteptărilor acestora. În caz contrar, contactați-i pentru a înțelege care este feedbackul lor actual și ce așteaptă ei de la proiectul dvs. în viitor.

Odată ce ați identificat aceste părți interesate, puteți crea o matrice RACI pentru a înțelege mai bine unde se încadrează în structura generală a proiectului și dacă și cum vor avea impact asupra proiectului dumneavoastră.

Nivel de proiect

De ce preiei controlul?

Prima întrebare pe care ar trebui să o întrebați înainte de a vă uita măcar la buget, program, echipă sau orice altceva este: „De ce preiei controlul?” Trei scenarii sunt cele mai plauzibile:

• Înainte nu a existat un manager de proiect și lucrurile au început să scape printre crăpături. Acest lucru se întâmplă de obicei atunci când un proiect mic și scurt devine mai mare și mai lung. S-ar putea să nu existe probleme speciale, doar că este nevoie de mai multă structură și vizibilitate a progresului. Implementați sugestiile din acest articol relevante pentru proiectul dvs.
• Managerul de proiect a fost demis sau concediat. Dacă acesta este cazul, atunci ar trebui să întrebați părțile interesate cheie unde au fost cele mai mari probleme și să vă asigurați că vă concentrați pe acele domenii de la început. Încercați să găsiți câteva câștiguri rapide pentru a câștiga încrederea părților interesate.
• Managerul de proiect anterior a plecat. Premierul a plecat pentru că a primit o ofertă mai bună undeva, dar părțile interesate au fost mulțumiți de munca lor? Dacă da, încercați să mențineți status quo-ul în timp ce căutați oportunități de îmbunătățire. Dacă PM a plecat pentru că nu se înțelegeau cu unele părți interesate, atunci, dacă este posibil, contactați PM-ul anterior și discutați acest lucru. Construirea unui raport cu părțile interesate în cauză va fi de o importanță cheie pentru dvs.

Domeniul de aplicare, programul și bugetul

Determinarea domeniului de aplicare al unui proiect existent este diferită de când începeți un nou proiect. În acest ultim caz, adunați cerințele de la părțile interesate și definiți domeniul de aplicare pe baza bugetului de care dispuneți. Când preluați, probabil că cineva a făcut această muncă, iar acum sarcina dvs. este să înțelegeți dacă domeniul de aplicare definit este realist și realizabil.

Primul pas natural este să cercetezi activele existente ale proiectului. Ar putea fi o diagramă Gantt, o structură de defalcare a activității (WBS) sau un plan Agile de întârziere și lansare. Uneori, vei fi constrâns de orele dedicate de echipele interne ale companiei în loc de bugetul direct. În acest caz, încercați să vă dați seama dacă au alte termene limită și dacă proiectul dvs. poate fi amânat din cauza celorlalte angajamente.

Orice ați găsi, trebuie să realiniați sfera și programul proiectului cu părțile interesate cheie. Amintește-ți întrebarea „De ce preiei controlul?” Așteptările negestionate ale părților interesate ar putea fi motivul pentru care PM-ul anterior a fost eliminat. Astfel, în acest caz, ați fost selectat pentru a vă asigura că acest lucru nu se va întâmpla din nou. S-ar putea dovedi că domeniul de aplicare, programul sau bugetul sunt nerealiste. Ajungeți la această concluzie cât mai devreme posibil și discutați-o cu sponsorul proiectului. Etapele inițiale ale preluării proiectului sunt un moment bun pentru a corecta greșelile făcute înaintea dvs., dar cu cât așteptați mai mult pentru a rezolva aceste probleme, cu atât părțile interesate ar putea pune la îndoială capacitatea dumneavoastră de a finaliza proiectul.

Găsirea Campionilor Proiectului

În timp ce explorați proiectul și părțile interesate ale acestuia, este important să aflați mai multe despre oamenii care sunt investiți în succesul proiectului dumneavoastră. Unii dintre acești factori interesați vor fi ceea ce se numește uneori campioni ai proiectelor.

Aceștia sunt oamenii care sunt de acord cu cauza proiectelor tale chiar dacă nu sunt direct responsabili pentru aceasta. Ei vor face tot posibilul pentru a vă ajuta proiectul să reușească. De exemplu, dacă construiți o nouă aplicație de urmărire a timpului, campionii de proiect ar fi oameni care sunt interesați să vă vadă proiectul finalizat și implementat în companie.

Este important să le identificați din timp, deoarece pot oferi o perspectivă valoroasă asupra a ceea ce este necesar pentru ca proiectul dvs. să aibă succes. Uneori, de asemenea, vă pot ajuta indirect, testând versiunile timpurii ale produsului și oferind feedback sau susținând importanța produsului pentru colegii lor.

Încercați să găsiți acești campioni vorbind cu colegii de echipă din proiect și cu oamenii care au dezvoltat inițial un concept pentru inițiativă. Odată găsit, asigurați-vă că îi țineți informați și actualizați cu privire la ciclul de viață al proiectului.

Nivelul echipei

Relațiile și structura echipei

Dacă preluați un proiect, echipa va fi deja la locul său. Mai întâi trebuie să o tratezi ca pe o constantă și să-ți dai seama cum este structurată echipa, cum funcționează și cine sunt principalii influenți din cadrul echipei. Echipa a fost adunată doar pentru acest proiect sau a lucrat împreună în trecut? În ce etapă se află echipa - formare, asalt, normare sau performanță? Echipa este colocată sau la distanță? Toți sunt angajați sau există antreprenori sau freelanceri care lucrează și ei în echipă.

Toate aceste întrebări vor avea un impact asupra capacității dumneavoastră de a gestiona cu succes proiectul și vă vor necesita să vă ajustați abordarea pe parcurs. De exemplu, dacă echipa ta este încă în faza de asalt, va trebui să intervin și să gestionezi relațiile membrilor echipei pentru a-i împinge să le normalizeze înainte ca ei să poată atinge nivelul maxim de performanță. Echipa ar putea fi, de asemenea, în etape separate în interiorul ei. Dacă aveți puține birouri separate, diferite părți ale echipei pot avea o dinamică foarte diferită și ar putea fi necesar să depuneți un efort suplimentar pentru a normaliza dinamica echipei în cadrul echipei, dar și în diferite locații.

De asemenea, dacă aveți membri ai echipei care operează de la distanță, va trebui să vă asigurați că aceștia sunt incluși în conversații și în luarea deciziilor de zi cu zi. În caz contrar, pot începe să simtă că li s-au atribuit sarcini și că nu fac parte reală din echipă. Acest lucru poate fi atenuat de toată lumea folosind aceleași instrumente pentru a trimite idei noi și a lucra la ele. Dacă, de exemplu, idei noi sunt trimise pe Slack sau pe alt instrument de colaborare la distanță de către toată lumea, aceasta oferă o șansă membrilor echipei de la distanță să se alăture discuțiilor la nivel de acces egal.

Dinamica echipei și istorie

Dacă primul prim-ministru a fost eliminat, un motiv ar fi putut fi faptul că nu au fost capabili să gestioneze echipa în mod eficient. Dacă acesta se dovedește a fi cazul, încercați să aflați cauzele principale ale problemelor și folosiți preluarea proiectului ca o oportunitate pentru a reporni relațiile de echipă.

De asemenea, strângeți toate informațiile informale despre statutul membrilor echipei și istoricul lor de lucru unul cu celălalt. Aceste informații tacite pot oferi câteva perspective cheie asupra motivelor performanței echipei tale sau a lipsei acesteia. De exemplu, dacă există un membru dominant în proiectul dvs. pe care alții le este frică să-l provoace, ar putea fi faptul că acesta este cauza principală a multor fricțiuni în cadrul echipei.

Starea de personal și de creștere

După ce a analizat domeniul de aplicare, programul și bugetul proiectului, echipa de proiect pare cu personal adecvat pentru a finaliza proiectul? Dacă nu, încercați să aflați motivele din spatele situației. Poate că există un blocant în procesul de angajare; poate că HR nu a reușit să găsească specialiștii solicitați.

Dacă acesta este cazul, puteți încerca să căutați profesioniști la distanță sau să contactați agențiile de personal pentru a ocupa rolurile necesare. Deoarece personalul poate fi unul dintre blocajele majore pentru multe proiecte, este important să o faceți din timp, prin urmare este un lucru cheie de verificat atunci când preluați proiectul.

Nivel manager de proiect

Așteptări pentru prim-ministru

Diferite companii și proiecte au așteptări foarte diferite cu privire la ceea ce ar trebui să facă managerii de proiect și de ce. Pentru a evita confuzia și dezacordurile mai târziu, este important să ne dăm seama ce se așteaptă de la un PM atât din perspectiva clientului, cât și din perspectiva tuturor celorlalți membri ai echipei.

De exemplu, unele companii se așteaptă ca un manager de proiect să fie și Scrum Master. Chiar dacă acesta este un rol separat, unele proiecte și companii au așteptări care depășesc fișa inițială a postului a unui PM. Este posibil ca acest lucru să nu fie complet clar înainte de a începe un proiect, așa că nu uitați să examinați această problemă odată ce o faceți.

De asemenea, este important să ne dăm seama cum este măsurată și evaluată performanța managerului de proiect. Veți avea un set clar de KPI-uri la care veți judeca? Sau succesul echipei tale este singurul indicator de performanță pe care îl vor folosi părțile interesate? Cât de des veți avea recenzii de performanță și veți avea pe cineva care vă va fi mentorul sau un „prieten” al companiei?

Deoarece acest lucru îl afectează direct pe managerul de proiect, este bine să faceți acest lucru cât mai curând posibil pentru a putea funcționa conform așteptărilor.

Proces de achiziție

În funcție de restanța pe care o are noua ta echipă în fața ta, poți fi lovit de o sarcină legată de achiziții în prima zi sau după trei luni. Chiar dacă este cel din urmă caz, este foarte important să aveți cel puțin o idee aproximativă despre cum funcționează achizițiile și selecția furnizorilor în compania dvs. Această cunoaștere vă va permite să luați decizii mai bune cu privire la elementele restante și la programul proiectului și vă poate ajuta să evitați întârzierile neașteptate.

Indiferent de dimensiunea companiei dvs., va exista un proces de achiziție, chiar dacă nu este scris nicăieri. Întrebați managerul dvs. direct sau alți PM cum sunt selectați și confirmați furnizorii. S-ar putea să vi se solicite să creați o cerere de propunere (RFP), să clasați toate trimiterile pe baza unor criterii specificate și să alegeți câștigătorul.

Alternativ, procesul ar putea fi mai puțin riguros și puteți alege furnizorii în mod independent. În acest caz, asigurați-vă că întrebați despre furnizorii deja existenți. Chiar dacă membrii echipei tale lucrează aici de mai mult timp, este posibil să nu cunoască toate părțile platformei și diferiții furnizori utilizați de alte echipe. De asemenea, întreabă-ți managerul direct dacă trebuie să semnezi cu ei despre noii furnizori și cum ar trebui să furnizezi aceste informații.

Încă un lucru de remarcat sunt așteptările privind acordul de nivel de servicii (SLA) din cadrul companiei dumneavoastră. Dacă proiectul dvs. este critic pentru afaceri, atunci ar trebui să vă uitați la furnizori cu asistență 24 de ore din 24 și termene de rezolvare rapidă a problemelor. Dacă așteptările nu sunt atât de mari, atunci s-ar putea să te uiți la opțiuni mai ieftine cu timpi de răspuns mai lungi.

Creați o listă de furnizori

Dacă nu exista deja unul, începeți o listă de furnizori existentă pentru proiectul dvs. Nu trebuie să îl completați până la 100% imediat. Doar începeți un document nou cu următoarele câmpuri:

• Nume – Puteți face un hyperlink către site-ul lor.
• Categorie – Nu vă gândiți prea mult la asta la început, doar scrieți ce are cel mai mult sens la momentul respectiv și schimbați-l mai târziu dacă apar categorii mai clare.
• Scurtă descriere – Fiți succint, suficient pentru a vă permite dvs. sau altora să înțelegeți cum vă ajută furnizorul (plăți prin magazin electronic, freelancer de infografie).
• Contact cu furnizorul – O idee bună să le păstrați la îndemână, deoarece se pot pierde în e-mailuri.
• Contact intern – Dacă există cineva în echipa ta sau companie care ține legătura cu furnizorul sau cu un dezvoltator care a integrat o soluție terță parte. Aceasta ar fi persoana care știe cel mai mult despre furnizor și despre implicarea companiei dumneavoastră cu acesta.

Având această listă, vă va ajuta să urmăriți și să gestionați performanța proiectului legată de fiecare furnizor. De asemenea, vă va ajuta să înțelegeți mult mai bine situația actuală din proiect și unde ar putea fi principalele blocaje.

Concluzie

Acest ghid și listă de verificare nu sunt deloc exhaustive; cu toate acestea, încearcă să ofere cea mai bună imagine de ansamblu posibilă despre lucrurile pe care ar trebui să le verificați mai întâi atunci când preluați proiectul. Unele dintre ele ar putea fi familiare, iar altele pot fi mai puțin, dar parcurgând toate acestea vă va asigura că aveți o bază solidă pentru a prelua un proiect.

Mai jos este o listă de verificare rezumată pe care o puteți folosi pentru referință viitoare.

Elemente cheie – Lista de verificare a preluarii proiectului