Un guide complet sur la façon de reprendre en toute transparence un projet existant

introduction

En tant que chefs de projet (PM), nous avons rarement le luxe de démarrer un projet à partir de zéro. La plupart du temps, lorsque nous gérons un projet, il a déjà été lancé par quelqu'un d'autre avant nous. Pour réussir la prise en charge de tels projets, un chef de projet doit appliquer une certaine discipline pour s'assurer que tout est pris en considération.

Dans ce guide, nous décrirons les étapes les plus importantes auxquelles nous pensons devoir prêter attention en disséquant notre problème en cinq niveaux différents :

Ce processus de prise en charge est totalement indépendant de la méthodologie utilisée pour conduire le projet (Waterfall, Agile, etc.) et indique l'étendue des informations à collecter et les actions à mener.

En tant que chef de projet, vous devez viser à rassembler toutes les informations pertinentes dans chacune de ces catégories dès que vous démarrez le projet. Une partie de cela se produira de manière organique lorsque vous rencontrerez vos nouveaux collègues et membres de l'équipe. Cependant, d'autres choses vous obligeront à être plus proactif dans l'organisation de réunions, la récupération d'informations et la documentation à partir de sources internes. Quelle que soit la situation dans laquelle vous vous trouvez, nous espérons que ce guide sera un point de référence utile pour vous assurer une transition de projet en douceur.

Niveau d'entreprise

Mission et vision de l'entreprise

Trop de PM se lancent dans les tâches quotidiennes sans bien comprendre la mission et la vision de l'entreprise. Ces termes peuvent sembler clichés ou détachés de la réalité quotidienne des employés, mais ne peuvent être sous-estimés, en particulier pour les PM prenant des projets avec un historique existant.

Dans certains cas, généralement dans les petites entreprises, ils peuvent ne pas être explicitement énoncés. Dans d'autres cas, nous trouvons la mission et la vision combinées en un seul énoncé, une sorte de raison d'être . Cependant, voici deux raisons pour lesquelles vous devriez passer au moins un peu de temps à comprendre à la fois la mission et la vision de l'entreprise lors de la prise en charge d'un projet :

• Il fournit une base mentale pour votre vue d'ensemble de haut niveau. Si vous ne saisissez pas instantanément le sens, demandez à votre supérieur direct de le décomposer pour vous et laissez-le vous expliquer comment il le comprend. Cela vous facilitera grandement l'intériorisation des objectifs de l'entreprise, du produit et du projet.
• Cela vous donne un but à vous et à votre équipe. Laquelle de ces propositions est la plus excitante ?

Si vous intériorisez la mission et la vision de l'entreprise, vous trouverez plus de sens dans vos tâches quotidiennes, surtout lorsque les choses deviennent difficiles. De plus, vous serez mieux équipé pour inspirer votre équipe et créer un objectif commun chaque fois que nécessaire.

Culture d'entreprise

La culture d'entreprise est un aspect important à prendre en compte lors de la reprise d'un projet, en particulier dans une nouvelle entreprise. Les entreprises peuvent avoir des types de culture très différents, ce qui a un impact sur la façon dont les gens communiquent et travaillent ensemble. Ces méta-informations sur le tissu social et les relations entre les différentes parties de l'entreprise peuvent être très utiles lorsque vous essayez de négocier des budgets, d'influencer les parties prenantes ou simplement de communiquer avec d'autres départements.

Par exemple, les institutions financières traditionnelles, telles que les banques, ont tendance à avoir une culture d'entreprise très rigide qui comporte de nombreuses règles non écrites sur tout, du code vestimentaire au département qui a des responsabilités spécifiques ou à qui demander de l'aide. Cela doit être pris en compte lors de la prise de fonction afin que vous puissiez mieux vous intégrer et travailler avec votre équipe dans le respect des normes culturelles auxquelles ils sont habitués.

D'autre part, certaines startups ont une culture à distance, où les gens se rencontrent rarement en personne. Au lieu de cela, la plupart des interactions sociales se produisent via des outils tels que Slack et JIRA. Une telle culture « à distance d'abord » peut ne pas être familière aux chefs de projet issus d'un environnement de gestion de projet plus traditionnel. Dans ce scénario, assurez-vous que vous disposez d'un bon microphone et d'une webcam pour rendre la communication aussi transparente que possible. Aussi, contactez régulièrement les gens pour favoriser les relations.

Lors de la reprise d'un projet, prenez conscience des normes culturelles qui existent dans la nouvelle entreprise et essayez d'ajuster vos actions et votre style de management en conséquence.

Prise de décision locale ou mondiale

Dans toute entreprise, il existe des décisions qu'un chef de projet peut prendre par lui-même, par opposition aux règles et procédures qu'il doit suivre. Les procédures ont tendance à changer à mesure que l'entreprise grandit. De plus en plus de décisions sont prises à l'échelle mondiale pour réduire le chaos et normaliser le fonctionnement de l'entreprise.

Ceci est important à comprendre car cela influencera la façon dont vous pourrez prendre des décisions dans votre projet plus tard dans le cycle de vie du projet. Par exemple, les responsabilités d'un chef de projet peuvent être très différentes au sein d'une startup par rapport à une entreprise. Bien sûr, il y aura toujours une distribution - par exemple, lorsqu'un PM peut formuler un plan d'action mais aurait besoin d'une approbation de la haute direction.

Voici quelques situations et comment elles différeraient si les décisions étaient prises localement ou globalement :

Savoir dans quel cas tombe votre entreprise vous aidera à vous préparer à la prise de décision dans votre projet.

Niveau entreprise et produit

Le modèle commercial

Les premiers jours de la reprise d'un projet, vous devez passer du temps à créer une image mentale de haut niveau de l'ensemble de l'entreprise, de l'activité et du produit, et de la manière dont votre projet s'intègre dans ceux-ci. D'une manière ou d'une autre, votre entreprise gagne de l'argent pour pouvoir réaliser la mission et la vision.

Vous n'avez pas besoin de passer beaucoup de temps à mémoriser tous les flux de revenus et les mesures de croissance dans les premières étapes d'une reprise de projet. Cependant, essayez de comprendre comment l'argent entre et sort de l'entreprise ainsi que quels sont les principaux moteurs de revenus et centres de coûts. Demandez également autour de vous s'il existe des objectifs importants à court et à moyen terme à l'échelle de l'entreprise (comme pénétrer un nouveau marché). Avoir des connaissances à ce sujet vous aidera à mieux comprendre les choix qui sont faits et leur impact sur votre projet à l'avenir.

Le produit

Votre entreprise aura un ou plusieurs produits qui génèrent des revenus, et votre projet fera partie de l'un d'entre eux. Comprendre le produit vous aidera à mieux placer votre projet dans le bon contexte. Un bon point de départ consiste à tester le produit vous-même. Vous trouverez ci-dessous une liste de questions auxquelles vous devriez répondre pour obtenir une meilleure compréhension initiale du produit :

• Le produit est-il interne ou externe ?
• Qui sont les principaux utilisateurs du produit ? Les mêmes personnes achètent-elles le produit ?
• À quelle étape se trouve ce produit (MVP, en croissance, en déclin) ?
• Comment le produit est-il commercialisé ?
• Quels sont les principaux concurrents ?

Connaître les réponses à ces questions vous aidera à mieux comprendre les raisons de votre projet et sa place dans la chaîne de valeur globale de l'activité produit.

Les parties prenantes

L'une des tâches les plus importantes d'un PM est la gestion des parties prenantes. Même si vous respectez les délais et le budget, votre équipe peut travailler sur des besoins obsolètes des parties prenantes. Alternativement, si les parties prenantes ne disposent pas de suffisamment d'informations, elles pourraient ne pas être investies dans votre projet. La gestion des parties prenantes est une tâche continue et quotidienne, mais il y a quelques éléments importants à prendre en compte au tout début de la prise en charge d'un projet.

Le Project Manager Book of Knowledge (PMBOK) contient un chapitre entier sur l'identification des parties prenantes avec les outils et les méthodologies nécessaires. Ce travail est très important et prendra un certain temps, mais voici les groupes de parties prenantes les plus importants que vous devriez examiner le premier jour :

• Projet de groupe. Cela inclut les membres de l'équipe tels que les développeurs, les concepteurs, les experts en assurance qualité et autres. Votre équipe peut vous fournir un aperçu approfondi de l'historique du produit et des décisions commerciales et de son impact sur son travail auparavant. Cela peut vous aider à identifier les défis qui pourraient se répéter à l'avenir.
• Commanditaire de projet. Il peut s'agir d'une personne (votre responsable direct ou un co-fondateur de startup) ou d'un groupe de personnes au sein d'une entreprise, qui a conçu le projet et obtenu son financement. Un sponsor de projet est un champion du projet et devrait être l'une des premières parties prenantes que vous contactez pour obtenir un aperçu du projet existant et de son historique.
• Gestionnaire de portefeuille ou gestionnaire de programme. Ces rôles peuvent ne pas être présents dans toutes les entreprises ; cependant, ils gèrent généralement plusieurs fonctions et projets liés à l'entreprise à la fois. Ils vous aideront à placer votre projet dans un contexte plus large et à déterminer s'il existe des projets connexes et d'autres PM que vous devriez engager.
• Clients ou Utilisateurs. Que vous travailliez sur un produit B2C, B2B ou interne, votre projet aura toujours une sorte de groupe d'utilisateurs. Si votre équipe comprend un chef de produit, il doit être en mesure de fournir un aperçu de ce groupe de parties prenantes et de leurs attentes. Sinon, contactez-les pour comprendre quels sont leurs commentaires actuels et ce qu'ils attendent de votre projet à l'avenir.

Une fois que vous avez identifié ces parties prenantes, vous pouvez créer une matrice RACI pour mieux comprendre où elles se situent dans la structure globale du projet, et si et comment elles auront un impact sur votre projet.

Niveau du projet

Pourquoi prenez-vous le relais ?

La toute première question que vous devriez poser avant même de regarder le budget, le calendrier, l'équipe ou quoi que ce soit d'autre est : « Pourquoi prenez-vous la relève ? » Trois scénarios sont les plus plausibles :

• Il n'y avait pas de chef de projet auparavant et les choses ont commencé à glisser entre les mailles du filet. Cela se produit généralement lorsqu'un projet petit et court devient plus gros et plus long. Il n'y a peut-être pas de problèmes particuliers, juste que plus de structure et de visibilité sur les progrès sont nécessaires. Mettez en œuvre les suggestions de cet article pertinentes pour votre projet.
• Le chef de projet a été démis de ses fonctions ou congédié. Si tel est le cas, vous devez alors demander aux principales parties prenantes où se situaient les plus gros problèmes et vous assurer de vous concentrer sur ces domaines au début. Essayez de trouver des gains rapides pour gagner la confiance des parties prenantes.
• Le chef de projet précédent est parti. Le Premier ministre est-il parti parce qu'il avait obtenu une meilleure offre quelque part, mais que les parties prenantes étaient satisfaites de son travail ? Si c'est le cas, essayez de maintenir le statu quo tout en recherchant des opportunités d'amélioration. Si le PM est parti parce qu'il ne s'entendait pas avec certaines parties prenantes, si possible, contactez le PM précédent et discutez-en. L'établissement de relations avec les parties prenantes en question sera d'une importance capitale pour vous.

Portée, calendrier et budget

Déterminer la portée d'un projet existant est différent par rapport au démarrage d'un nouveau projet. Dans ce dernier cas, vous recueillez les exigences des parties prenantes et définissez le périmètre en fonction du budget dont vous disposez. Lorsque vous prenez la relève, quelqu'un a vraisemblablement fait ce travail et maintenant votre travail consiste à comprendre si la portée définie est réaliste et réalisable.

La première étape naturelle consiste à examiner les actifs existants du projet. Il peut s'agir d'un diagramme de Gantt, d'une structure de répartition du travail (WBS) ou d'un backlog Agile et d'un plan de livraison. Parfois, vous serez contraint par les heures dédiées par les équipes internes de l'entreprise au lieu du budget direct. Dans ce cas, essayez de déterminer s'ils ont d'autres délais et si votre projet peut être retardé en raison de leurs autres engagements.

Quoi que vous trouviez, vous devez réaligner la portée et le calendrier du projet avec vos principales parties prenantes. Rappelez-vous la question « Pourquoi prenez-vous la relève ? » Les attentes non gérées des parties prenantes pourraient être la raison pour laquelle le MP précédent a été supprimé. Ainsi, dans ce cas, vous avez été sélectionné pour vous assurer que cela ne se reproduise plus. Il peut s'avérer que la portée, le calendrier ou le budget ne sont pas réalistes. Arrivez à cette conclusion le plus tôt possible et discutez-en avec le parrain du projet. Les premières étapes de la prise en main du projet sont un bon moment pour corriger les erreurs commises avant vous, mais plus vous attendrez pour résoudre ces problèmes, plus vos parties prenantes pourraient remettre en question votre capacité à mener à bien le projet.

Trouver des champions de projet

Lors de l'exploration du projet et de ses parties prenantes, il est important d'en savoir plus sur les personnes qui s'investissent dans la réussite de votre projet. Certaines de ces parties prenantes seront ce que l'on appelle parfois des champions de projet.

Ce sont les personnes qui sont d'accord avec la cause de vos projets même si elles n'en sont pas directement responsables. Ils se mettront en quatre pour vous aider à réussir votre projet. Par exemple, si vous construisez une nouvelle application de suivi du temps, les champions du projet seraient des personnes intéressées à voir votre projet terminé et déployé dans l'entreprise.

Il est important de les identifier tôt car ils peuvent fournir des informations précieuses sur ce qui est nécessaire pour que votre projet réussisse. Parfois, ils peuvent également vous aider indirectement en testant les premières versions du produit et en fournissant des commentaires ou en défendant l'importance du produit auprès de leurs pairs.

Essayez de trouver ces champions en discutant avec vos coéquipiers de projet et les personnes qui ont initialement développé un concept pour l'initiative. Une fois trouvé, assurez-vous de les tenir informés et mis à jour sur le cycle de vie de votre projet.

Niveau équipe

Relations et structure de l'équipe

Si vous reprenez un projet, l'équipe sera déjà en place. Vous devez d'abord le traiter comme une constante et comprendre comment l'équipe est structurée, comment elle fonctionne et qui sont les principaux influenceurs au sein de l'équipe. L'équipe a-t-elle été réunie uniquement pour ce projet ou a-t-elle travaillé ensemble dans le passé ? À quelle étape se trouve l'équipe : formation, prise d'assaut, normalisation ou performance ? L'équipe est-elle colocalisée ou distante ? Est-ce que tout le monde est un employé ou y a-t-il des entrepreneurs ou des pigistes qui travaillent également dans l'équipe.

Toutes ces questions auront un impact sur votre capacité à gérer le projet avec succès et vous obligeront à ajuster votre approche en cours de route. Par exemple, si votre équipe est encore en phase de storming, vous devrez intervenir et gérer les relations des membres de l'équipe pour les pousser à les normaliser avant qu'ils n'atteignent leur niveau de performance maximum. L'équipe pourrait également être à des étapes distinctes en elle-même. Si vous avez peu de bureaux séparés, différentes parties de l'équipe peuvent avoir une dynamique très différente, et vous devrez peut-être faire un effort supplémentaire pour normaliser la dynamique d'équipe au sein de l'équipe, mais également entre différents sites.

De plus, si vous avez des membres de l'équipe qui opèrent à distance, vous devrez vous assurer qu'ils sont inclus dans les conversations et la prise de décision quotidienne. Sinon, ils peuvent commencer à avoir l'impression qu'on leur assigne simplement des tâches et qu'ils ne font pas vraiment partie de l'équipe. Cela peut être atténué si tout le monde utilise les mêmes outils pour soumettre de nouvelles idées et travailler dessus. Si, par exemple, de nouvelles idées sont soumises sur Slack ou un autre outil de collaboration à distance par tout le monde, cela donne une chance aux membres de l'équipe distante de rejoindre les discussions au même niveau d'accès.

Dynamique et historique de l'équipe

Si le PM précédent avait été supprimé, une des raisons aurait pu être qu'il n'était pas en mesure de gérer efficacement l'équipe. Si cela s'avère être le cas, essayez de déterminer les causes profondes des problèmes et utilisez la reprise du projet comme une opportunité pour relancer les relations d'équipe.

Rassemblez également toutes les informations informelles sur les statuts des membres de l'équipe et leur historique de travail les uns avec les autres. Ces informations tacites peuvent fournir des informations clés sur les raisons de la performance ou de l'absence de performance de votre équipe. Par exemple, s'il y a un membre dominant au sein de votre projet que les autres ont peur de défier, il se peut qu'il soit à l'origine de beaucoup de frictions au sein de l'équipe.

Dotation en personnel et état de croissance

Après avoir analysé la portée, le calendrier et le budget du projet, l'équipe de projet semble-t-elle suffisamment dotée en personnel pour mener à bien le projet ? Si ce n'est pas le cas, essayez de découvrir les raisons de la situation. Peut-être y a-t-il un obstacle dans le processus d'embauche ; peut-être que les RH n'ont pas été en mesure de trouver les spécialistes recherchés.

Si tel est le cas, vous pouvez essayer de rechercher des professionnels à distance ou de contacter des agences de recrutement pour pourvoir les postes nécessaires. Étant donné que la dotation en personnel peut être l'un des principaux goulots d'étranglement pour de nombreux projets, il est important que vous le fassiez tôt, c'est donc un élément clé à vérifier lors de la prise en charge du projet.

Niveau chef de projet

Attentes pour le PM

Différentes entreprises et projets ont des attentes très différentes sur ce que les chefs de projet doivent faire et pourquoi. Pour éviter la confusion et les désaccords plus tard, il est important de comprendre ce que l'on attend d'un PM à la fois du point de vue du client et du point de vue de tous les autres membres de l'équipe.

Par exemple, certaines entreprises s'attendent à ce qu'un chef de projet soit également un Scrum master. Même s'il s'agit d'un rôle distinct, certains projets et entreprises ont des attentes qui vont au-delà de la description de poste originale d'un PM. Cela n'est peut-être pas totalement clair avant de commencer un projet, alors n'oubliez pas d'approfondir cette question une fois que vous l'avez fait.

Il est également important de comprendre comment la performance du chef de projet est mesurée et valorisée. Allez-vous avoir un ensemble clair de KPI sur lesquels vous allez juger ? Ou le succès de votre équipe est-il le seul indicateur de performance que vos parties prenantes utiliseront ? À quelle fréquence aurez-vous des évaluations de performance et aurez-vous quelqu'un qui sera votre mentor ou un « copain » de l'entreprise ?

Puisque cela impacte directement le chef de projet, il est bon de le faire le plus tôt possible pour pouvoir performer selon les attentes.

Processus d'achat

En fonction du carnet de commandes de votre nouvelle équipe, vous pouvez être confronté à une tâche liée à l'approvisionnement le premier jour ou après trois mois. Même si c'est le dernier cas, il est très important d'avoir au moins une idée approximative du fonctionnement de l'approvisionnement et de la sélection des fournisseurs dans votre entreprise. Cette connaissance vous permettra de prendre de meilleures décisions concernant les éléments du backlog et le calendrier du projet et peut vous aider à éviter les retards imprévus.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il y aura un processus d'approvisionnement même s'il n'est écrit nulle part. Demandez à votre responsable direct ou à d'autres PM comment les fournisseurs sont sélectionnés et confirmés. Vous devrez peut-être créer une demande de proposition (RFP), classer toutes les soumissions en fonction de critères spécifiés et choisir le gagnant.

Alternativement, le processus pourrait être moins rigoureux et vous pourriez être en mesure de choisir les fournisseurs de manière indépendante. Dans ce cas, assurez-vous de vous renseigner sur les fournisseurs déjà existants. Même si les membres de votre équipe travaillent ici depuis plus longtemps, ils ne connaissent peut-être pas toutes les parties de la plate-forme et les différents fournisseurs utilisés par d'autres équipes. Demandez également à votre responsable direct si vous devez signer avec lui à propos de nouveaux fournisseurs et comment vous devez fournir ces informations.

Une autre chose à noter est les attentes de l'accord de niveau de service (SLA) au sein de votre entreprise. Si votre projet est critique pour votre entreprise, vous devriez rechercher des fournisseurs offrant une assistance 24 heures sur 24 et des délais de résolution des problèmes rapides. Si les attentes ne sont pas si élevées, vous pourriez envisager des options moins chères avec des temps de réponse plus longs.

Créer une liste de fournisseurs

S'il n'y en avait pas déjà une en place, commencez une liste de fournisseurs existante pour votre projet. Vous n'êtes pas obligé de le remplir à 100% tout de suite. Commencez simplement un nouveau document avec les champs suivants :

• Nom – Vous pouvez créer un lien hypertexte vers leur site Web.
• Catégorie - Ne pensez pas trop à cela au début, écrivez simplement ce qui a le plus de sens sur le moment et modifiez-le plus tard si des catégories plus claires émergent.
• Brève description - Soyez bref, juste assez pour vous permettre, à vous ou à d'autres, de comprendre comment le fournisseur vous aide (paiements e-boutique, pigiste en infographie).
• Contact fournisseur - Une bonne idée de les garder à portée de main car ils peuvent se perdre dans les e-mails.
• Contact interne - S'il y a quelqu'un dans votre équipe ou dans l'entreprise qui reste en contact avec le fournisseur ou un développeur qui a intégré une solution tierce. Il s'agit de la personne qui connaît le mieux le fournisseur et l'engagement de votre entreprise avec lui.

Cette liste vous aidera à suivre et à gérer les performances des projets liés à chaque fournisseur. De plus, cela vous aidera à mieux comprendre la situation actuelle du projet et où pourraient se trouver les principaux goulots d'étranglement.

Conclusion

Ce guide et cette liste de contrôle ne sont en aucun cas exhaustifs ; cependant, il essaie de fournir le meilleur aperçu possible des éléments que vous devez vérifier en premier lors de la prise en charge du projet. Certains d'entre eux peuvent vous être familiers et d'autres moins, mais les parcourir tous vous assurera d'avoir une base solide pour prendre en charge un projet.

Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle résumée que vous pouvez utiliser comme référence future.

Points clés à retenir – Liste de contrôle de reprise de projet