Kompletny przewodnik po tym, jak bezproblemowo przejąć istniejący projekt

Wstęp

Jako kierownicy projektów (PM) rzadko możemy pozwolić sobie na luksus rozpoczęcia projektu od zera. W większości przypadków, gdy zarządzamy projektem, został on już rozpoczęty przez kogoś innego przed nami. Aby skutecznie przejąć takie projekty, kierownik projektu musi zastosować określoną dyscyplinę, aby upewnić się, że wszystko jest brane pod uwagę.

W tym przewodniku przedstawimy najważniejsze kroki, na które naszym zdaniem należy zwrócić uwagę, dzieląc nasz problem na pięć różnych poziomów:

Ten proces przejęcia jest całkowicie niezależny od metodologii zastosowanej do prowadzenia projektu (Waterfall, Agile itp.) i wskazuje zakres informacji do zebrania oraz działania do podjęcia.

Jako kierownik projektu powinieneś dążyć do zebrania wszystkich istotnych informacji w każdej z tych kategorii, gdy tylko rozpoczniesz projekt. Niektóre z nich będą miały miejsce w sposób naturalny, gdy poznasz nowych współpracowników i członków zespołu. Jednak inne rzeczy będą wymagały większej aktywności w organizowaniu spotkań, wyszukiwaniu informacji i dokumentowaniu ze źródeł wewnętrznych. Bez względu na to, w jakiej sytuacji się znajdziesz, mamy nadzieję, że ten przewodnik będzie dla Ciebie przydatnym punktem odniesienia, aby zapewnić płynne przejście projektu.

Poziom firmy

Misja i wizja firmy

Zbyt wielu kierowników projektu wskakuje do codziennych zadań bez dobrego zrozumienia misji i wizji firmy. Terminy te mogą wydawać się banalne lub oderwane od codziennej rzeczywistości pracowników, ale nie można ich lekceważyć, zwłaszcza w przypadku premierów podejmujących projekty z istniejącą historią.

W niektórych przypadkach — zazwyczaj w mniejszych firmach — mogą nie być wyraźnie określone. W innych przypadkach misja i wizja łączy się w jedno stwierdzenie — rodzaj racji bytu . Oto dwa powody, dla których warto poświęcić przynajmniej trochę czasu na zrozumienie misji i wizji firmy podczas przejmowania projektu:

• Zapewnia mentalną podstawę do przeglądu na wysokim poziomie. Jeśli od razu nie zrozumiesz znaczenia, poproś swojego bezpośredniego przełożonego, aby wyjaśnił ci to i pozwolił wyjaśnić, jak to rozumie. Ułatwi Ci to internalizację celów biznesowych, produktu i projektu.
• Zapewnia cel Tobie i Twojemu zespołowi. Który z nich jest bardziej ekscytujący?

Jeśli zinternalizujesz misję i wizję firmy, znajdziesz więcej celu w codziennych zadaniach, zwłaszcza gdy robi się trudno. Co więcej, będziesz lepiej przygotowany do inspirowania swojego zespołu i tworzenia wspólnego celu, gdy zajdzie taka potrzeba.

Kultura firmy

Kultura firmy jest ważnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę przy przejmowaniu projektu, zwłaszcza w nowej firmie. Firmy mogą mieć bardzo różne rodzaje kultury, które wpływają na sposób komunikacji i współpracy ludzi. Te metainformacje o strukturze społecznej i relacjach między różnymi częściami firmy mogą być bardzo przydatne podczas negocjowania budżetów, wpływania na interesariuszy lub po prostu komunikowania się z innymi działami.

Na przykład tradycyjne instytucje finansowe, takie jak banki, mają zazwyczaj bardzo sztywną kulturę firmy, która ma wiele niepisanych zasad dotyczących wszystkiego, od ubioru do tego, który dział ma określone obowiązki lub do kogo prosić o pomoc. Należy to wziąć pod uwagę przy przejmowaniu, aby lepiej dopasować się do swojego zespołu i pracować z nim w ramach norm kulturowych, do których są przyzwyczajeni.

Z drugiej strony niektóre startupy mają odległą kulturę, w której ludzie rzadko spotykają się osobiście. Zamiast tego większość interakcji społecznych odbywa się za pomocą narzędzi, takich jak Slack i JIRA. Taka kultura „najpierw zdalny” może być nieznana kierownikom projektów wywodzącym się z bardziej tradycyjnego środowiska zarządzania projektami. W tym scenariuszu upewnij się, że masz dobry mikrofon i kamerę internetową, aby komunikacja była jak najbardziej płynna. Ponadto regularnie docieraj do ludzi, aby wspierać relacje.

Przejmując projekt, uświadom sobie normy kulturowe istniejące w nowej firmie i postaraj się odpowiednio dostosować swoje działania i styl zarządzania.

Lokalne a globalne podejmowanie decyzji

W każdej firmie istnieją decyzje, które kierownik projektu może podejmować samodzielnie, w przeciwieństwie do zasad i procedur, których musi przestrzegać. Procedury zmieniają się wraz z rozwojem firmy. Globalnie podejmuje się więcej decyzji, aby zmniejszyć chaos i ujednolicić sposób działania firmy.

Jest to ważne, aby zrozumieć, ponieważ wpłynie to na sposób podejmowania decyzji w projekcie na późniejszym etapie cyklu życia projektu. Na przykład obowiązki kierownika projektu mogą być bardzo różne w startupie i w przedsiębiorstwie. Oczywiście zawsze będzie istniał podział — na przykład, gdy kierownik projektu może sformułować kierunek działania, ale potrzebowałby zgody kierownictwa wyższego szczebla.

Oto kilka sytuacji i ich różnice, gdyby decyzje były podejmowane lokalnie lub globalnie:

Wiedza, w jakim przypadku znajduje się Twoja firma, pomoże Ci przygotować się do podejmowania decyzji w Twoim projekcie.

Poziom biznesowy i produktowy

Model biznesowy

W pierwszych dniach po przejęciu projektu musisz poświęcić czas na stworzenie mentalnego obrazu całej firmy, biznesu i produktu oraz tego, jak Twój projekt do nich pasuje. W taki czy inny sposób Twoja firma zarabia pieniądze, aby móc realizować misję i wizję.

Nie musisz spędzać dużo czasu na zapamiętywaniu wszystkich strumieni przychodów i wskaźników wzrostu na początkowych etapach przejęcia projektu. Spróbuj jednak zrozumieć, w jaki sposób pieniądze wpływają do firmy i z niej wypływają, a także jakie są główne czynniki generujące przychody i centra kosztów. Zapytaj także, czy istnieją jakieś krótko- lub średnioterminowe cele dla dużej firmy (takie jak wejście na nowy rynek). Wiedza na ten temat pomoże Ci lepiej zrozumieć dokonywane wybory i ich wpływ na Twój projekt w przyszłości.

Produkt

Twoja firma będzie miała jeden lub wiele produktów generujących przychody, a Twój projekt będzie częścią jednego z nich. Zrozumienie produktu pomoże Ci lepiej umieścić projekt we właściwym kontekście. Dobrym miejscem do rozpoczęcia jest samodzielne przetestowanie produktu. Poniżej znajduje się lista pytań, na które należy odpowiedzieć, aby uzyskać lepsze wstępne zrozumienie produktu:

• Czy produkt jest wewnętrzny czy zewnętrzny?
• Kim są główni użytkownicy produktu? Czy te same osoby kupują produkt?
• Na jakim etapie jest ten produkt (MVP, wzrost, spadek)?
• W jaki sposób produkt jest sprzedawany?
• Kim są główni konkurenci?

Znajomość odpowiedzi na te pytania pomoże Ci lepiej zrozumieć powody Twojego projektu i jego miejsce w ogólnym łańcuchu wartości biznesowego produktu.

Interesariusze

Jednym z najważniejszych zadań PM jest zarządzanie interesariuszami. Nawet jeśli dostarczasz produkty na czas i w ramach budżetu, Twój zespół może pracować nad przestarzałymi potrzebami interesariuszy. Ewentualnie, jeśli interesariusze nie mają wystarczających informacji, mogą nie zainwestować w Twój projekt. Zarządzanie interesariuszami to ciągłe, codzienne zadanie, ale na samym początku przy przejmowaniu projektu należy wziąć pod uwagę kilka ważnych rzeczy.

Księga Wiedzy Project Managera (PMBOK) zawiera cały rozdział poświęcony identyfikacji interesariuszy za pomocą niezbędnych narzędzi i metodologii. Ta praca jest bardzo ważna i zajmie trochę czasu, ale oto najważniejsze grupy interesariuszy, którym powinieneś się przyjrzeć pierwszego dnia:

• Grupa projektowa. Obejmuje to członków zespołu, takich jak programiści, projektanci, eksperci ds. Jakości i inni. Twój zespół może zapewnić Ci dogłębny wgląd w historię produktu i decyzje biznesowe oraz jak wpłynęły one na ich wcześniejszą pracę. Pomoże Ci to zidentyfikować wyzwania, które mogą się powtórzyć w przyszłości.
• Sponsor projektu. Może to być jedna osoba (twój bezpośredni menedżer lub współzałożyciel startupu) lub grupa osób w przedsiębiorstwie, które wymyśliły projekt i zapewniły mu finansowanie. Sponsor projektu jest mistrzem projektu i powinien być jednym z pierwszych interesariuszy, z którymi się kontaktujesz, aby uzyskać przegląd istniejącego projektu i jego historii.
• Menedżer Portfela lub Menedżer Programu. Te role mogą nie być obecne we wszystkich firmach; jednak zazwyczaj zarządzają one jednocześnie wieloma funkcjami i projektami związanymi z biznesem. Pomogą Ci umieścić Twój projekt w szerszym kontekście i dowiedzieć się, czy są jakieś powiązane projekty i inni PM, których powinieneś zaangażować.
• Klienci lub Użytkownicy. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad produktem B2C, B2B, czy wewnętrznym, Twój projekt nadal będzie miał jakąś grupę użytkowników. Jeśli w Twoim zespole jest menedżer produktu, powinien on być w stanie przedstawić przegląd tej grupy interesariuszy i ich oczekiwań. W przeciwnym razie skontaktuj się z nimi, aby dowiedzieć się, jakie są ich aktualne opinie i czego oczekują od Twojego projektu w przyszłości.

Po zidentyfikowaniu tych interesariuszy możesz stworzyć macierz RACI, aby lepiej zrozumieć, gdzie pasują one do ogólnej struktury projektu oraz czy i jak wpłyną na Twój projekt.

Poziom projektu

Dlaczego przejmujesz?

Pierwsze pytanie, które powinieneś zadać, zanim nawet spojrzysz na budżet, harmonogram, zespół lub cokolwiek innego, brzmi: „Dlaczego przejmujesz kontrolę?” Najbardziej prawdopodobne są trzy scenariusze:

• Wcześniej nie było kierownika projektu i sprawy zaczęły się wymykać. Dzieje się tak zazwyczaj, gdy mały i krótki projekt staje się coraz większy i dłuższy. Może nie być żadnych szczególnych problemów, wystarczy, że potrzebna jest większa widoczność struktury i postępów. Zastosuj sugestie z tego artykułu dotyczące Twojego projektu.
• Kierownik projektu został usunięty lub zwolniony. Jeśli tak jest, powinieneś zapytać kluczowych interesariuszy, gdzie były największe problemy i na początku skupić się na tych obszarach. Spróbuj znaleźć kilka szybkich wygranych, aby zdobyć zaufanie i zaufanie interesariuszy.
• Poprzedni kierownik projektu odszedł. Czy premier odszedł, bo dostali gdzieś lepszą ofertę, ale interesariusze byli zadowoleni z ich pracy? Jeśli tak, postaraj się utrzymać status quo, jednocześnie szukając możliwości poprawy. Jeśli premier odszedł, ponieważ nie dogadywali się z niektórymi interesariuszami, jeśli to możliwe, skontaktuj się z poprzednim premierem i przedyskutuj to. Kluczowe dla Ciebie będzie budowanie relacji z zainteresowanymi stronami.

Zakres, harmonogram i budżet

Określanie zakresu istniejącego projektu różni się od tego, kiedy zaczynasz nowy projekt. W tym drugim przypadku zbierasz wymagania od interesariuszy i określasz zakres na podstawie posiadanego budżetu. Kiedy przejmujesz, ktoś prawdopodobnie wykonał tę pracę, a teraz Twoim zadaniem jest zrozumienie, czy zdefiniowany zakres jest realistyczny i osiągalny.

Pierwszym naturalnym krokiem jest przejrzenie istniejących aktywów projektu. Może to być wykres Gantta, struktura podziału pracy (WBS) lub backlog Agile i plan wydań. Czasami będziesz ograniczany godzinami poświęconymi przez wewnętrzne zespoły firmy zamiast bezpośredniego budżetu. W takim przypadku spróbuj dowiedzieć się, czy mają inne terminy i czy Twój projekt może zostać opóźniony z powodu innych zobowiązań.

Cokolwiek znajdziesz, musisz dostosować zakres projektu i harmonogram do kluczowych interesariuszy. Zapamiętaj pytanie „Dlaczego przejmujesz kontrolę?” Niezarządzane oczekiwania interesariuszy mogą być powodem usunięcia poprzedniego PM. Dlatego w tym przypadku zostałeś wybrany, aby upewnić się, że to się nie powtórzy. Może się okazać, że zakres, harmonogram lub budżet są nierealne. Dojdź do tego wniosku jak najwcześniej i omów go ze sponsorem projektu. Początkowe etapy przejmowania projektu to dobry czas na poprawienie popełnionych wcześniej błędów, ale im dłużej czekasz z rozwiązaniem tych problemów, tym bardziej interesariusze mogą kwestionować Twoją zdolność do ukończenia projektu.

Znalezienie mistrzów projektów

Podczas badania projektu i jego interesariuszy ważne jest, aby dowiedzieć się więcej o ludziach, którzy są zaangażowani w sukces Twojego projektu. Niektórzy z tych interesariuszy będą tak zwanymi mistrzami projektów.

Są to ludzie, którzy zgadzają się z celem Twoich projektów, nawet jeśli nie są za nie bezpośrednio odpowiedzialni. Zrobią wszystko, co w ich mocy, aby pomóc Twojemu projektowi odnieść sukces. Na przykład, jeśli tworzysz nową aplikację do śledzenia czasu, mistrzami projektu będą osoby zainteresowane zakończeniem i wdrożeniem Twojego projektu w firmie.

Ważne jest, aby zidentyfikować je wcześnie, ponieważ mogą zapewnić cenny wgląd w to, co jest potrzebne, aby Twój projekt odniósł sukces. Czasami mogą również pośrednio pomóc, testując wczesne wersje produktu i przekazując informacje zwrotne lub podkreślając wagę produktu wśród swoich rówieśników.

Spróbuj znaleźć tych mistrzów, rozmawiając z kolegami z zespołu projektowego i osobami, które pierwotnie opracowały koncepcję inicjatywy. Po znalezieniu, pamiętaj, aby informować ich i aktualizować o cyklu życia projektu.

Poziom drużyny

Relacje i struktura zespołu

Jeśli przejmujesz projekt, zespół będzie już na miejscu. Najpierw musisz potraktować to jako stałą i dowiedzieć się, jak zbudowany jest zespół, jak działa i kim są główni influencerzy w zespole. Czy zespół zebrał się tylko dla tego projektu, czy współpracował w przeszłości? Na jakim etapie znajduje się zespół — formowanie, szturm, normowanie czy występy? Czy zespół znajduje się w tym samym miejscu, czy jest zdalny? Czy wszyscy są pracownikami, czy są zleceniobiorcy lub freelancerzy, którzy również pracują w zespole.

Wszystkie te pytania będą miały wpływ na Twoją zdolność do skutecznego zarządzania projektem i będą wymagały dostosowania swojego podejścia po drodze. Na przykład, jeśli Twój zespół nadal jest w fazie szturmu, będziesz musiał wkroczyć i zarządzać relacjami członków zespołu, aby zmusić ich do normalizacji, zanim osiągną maksymalny poziom wydajności. Zespół może również znajdować się na oddzielnych etapach w sobie. Jeśli masz kilka oddzielnych biur, różne części zespołu mogą mieć bardzo różną dynamikę i może być konieczne włożenie dodatkowego wysiłku, aby znormalizować dynamikę zespołu w całym zespole, ale także w różnych lokalizacjach.

Również jeśli masz członków zespołu, którzy działają zdalnie, będziesz musiał upewnić się, że są oni włączani do rozmów i podejmowania codziennych decyzji. W przeciwnym razie mogą poczuć się, jakby po prostu przydzielono im zadania i nie byli prawdziwą częścią zespołu. Można to złagodzić, używając tych samych narzędzi do zgłaszania nowych pomysłów i pracy nad nimi. Jeśli na przykład wszyscy zgłoszą nowe pomysły na Slacku lub innym narzędziu do zdalnej współpracy, daje to szansę zdalnym członkom zespołu na dołączenie do dyskusji na równym poziomie dostępu.

Dynamika i historia zespołu

Jeśli poprzedni premier został usunięty, jednym z powodów mogło być to, że nie byli w stanie efektywnie zarządzać zespołem. Jeśli tak się stanie, spróbuj znaleźć źródłowe przyczyny problemów i wykorzystaj przejęcie projektu jako okazję do zrestartowania relacji zespołowych.

Zbierz również wszystkie nieformalne informacje o statusach członków zespołu i ich historii współpracy. Ta ukryta informacja może dostarczyć pewnych kluczowych informacji na temat przyczyn wyników lub ich braku Twojego zespołu. Na przykład, jeśli w twoim projekcie jest dominujący członek, którego inni boją się zakwestionować, może to oznaczać, że jest on główną przyczyną wielu tarcia w zespole.

Stan zatrudnienia i wzrostu

Czy po przeanalizowaniu zakresu projektu, harmonogramu i budżetu zespół projektowy wydaje się być odpowiednio wyposażony, aby zrealizować projekt? Jeśli nie, spróbuj znaleźć przyczyny zaistniałej sytuacji. Może w procesie rekrutacji występuje blokada; być może dział HR nie był w stanie znaleźć poszukiwanych specjalistów.

Jeśli tak jest, możesz spróbować poszukać zdalnych specjalistów lub skontaktować się z agencjami rekrutacyjnymi, aby wypełnić potrzebne role. Ponieważ personel może być jednym z głównych wąskich gardeł w wielu projektach, ważne jest, aby zrobić to na wczesnym etapie, dlatego kluczowe jest sprawdzenie podczas przejmowania projektu.

Poziom kierownika projektu

Oczekiwania wobec PM

Różne firmy i projekty mają bardzo różne oczekiwania co do tego, co powinni robić kierownicy projektów i dlaczego. Aby uniknąć późniejszych nieporozumień i nieporozumień, ważne jest, aby dowiedzieć się, czego oczekuje się od PM zarówno z perspektywy klienta, jak i wszystkich pozostałych członków zespołu.

Na przykład niektóre firmy oczekują, że kierownik projektu powinien być również mistrzem Scrum. Nawet jeśli jest to osobna rola, niektóre projekty i firmy mają oczekiwania wykraczające poza pierwotny opis stanowiska kierownika projektu. To może nie być całkowicie jasne przed rozpoczęciem projektu, więc pamiętaj, aby zbadać tę sprawę, gdy to zrobisz.

Ważne jest również, aby dowiedzieć się, w jaki sposób mierzy się i wycenia wydajność kierownika projektu. Czy będziesz mieć jasny zestaw wskaźników KPI, które będziesz oceniać? A może sukces Twojego zespołu jest jedynym wskaźnikiem wydajności, którego będą używać Twoi interesariusze? Jak często będziesz miał oceny wyników i czy będziesz miał kogoś, kto będzie twoim mentorem lub „kumplem” z firmy?

Ponieważ wpływa to bezpośrednio na kierownika projektu, dobrze jest zrobić to jak najwcześniej, aby móc działać zgodnie z oczekiwaniami.

Proces zakupu

W zależności od tego, jakie zaległości ma przed sobą Twój nowy zespół, zadanie związane z zakupami może zostać uderzone pierwszego dnia lub po trzech miesiącach. Nawet jeśli jest to ten drugi przypadek, bardzo ważne jest, aby mieć przynajmniej ogólne pojęcie o tym, jak zakupy i wybór dostawców działają w Twojej firmie. Ta wiedza pozwoli Ci podejmować lepsze decyzje dotyczące pozycji zaległości i harmonogramu projektu oraz pomoże uniknąć nieoczekiwanych opóźnień.

Niezależnie od wielkości Twojej firmy, będzie jakiś proces zaopatrzenia, nawet jeśli nie jest on nigdzie spisany. Zapytaj swojego bezpośredniego przełożonego lub innych kierowników projektu, jak wybierani i zatwierdzani są dostawcy. Możesz zostać poproszony o utworzenie zapytania ofertowego (RFP), uszeregowanie wszystkich zgłoszeń na podstawie określonych kryteriów i wybranie zwycięzcy.

Alternatywnie proces może być mniej rygorystyczny i możesz mieć możliwość niezależnego wyboru dostawców. W takim przypadku zapytaj o już istniejących dostawców. Nawet jeśli członkowie Twojego zespołu pracują tutaj dłużej, mogą nie być świadomi wszystkich części platformy i różnych dostawców używanych przez inne zespoły. Zapytaj również swojego bezpośredniego przełożonego, czy musisz podpisać się z nim w sprawie nowych dostawców i sposobu przekazywania tych informacji.

Jeszcze jedną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, są oczekiwania dotyczące umowy o poziomie usług (SLA) w Twojej firmie. Jeśli Twój projekt ma kluczowe znaczenie dla biznesu, powinieneś szukać dostawców oferujących całodobowe wsparcie i szybkie ramy czasowe rozwiązywania problemów. Jeśli oczekiwania nie są tak wysokie, możesz szukać tańszych opcji z dłuższym czasem reakcji.

Utwórz listę dostawców

Jeśli jeszcze jej nie było, rozpocznij istniejącą listę dostawców dla swojego projektu. Nie musisz od razu wypełniać go do 100%. Wystarczy rozpocząć nowy dokument z następującymi polami:

• Nazwa — możesz utworzyć hiperłącze do ich strony internetowej.
• Kategoria – nie myśl o tym zbyt wiele na początku, po prostu zapisz, co jest w danym momencie najbardziej sensowne i zmień to później, jeśli pojawią się jaśniejsze kategorie.
• Krótki opis – Bądź zwięzły, tylko na tyle, aby pozwolić Tobie lub innym zrozumieć, w jaki sposób sprzedawca Ci pomaga (płatności w sklepie internetowym, freelancer w zakresie infografik).
• Kontakt z dostawcą — dobry pomysł, aby mieć je pod ręką, ponieważ mogą się zgubić w wiadomościach e-mail.
• Kontakt wewnętrzny — jeśli w Twoim zespole lub firmie jest ktoś, kto utrzymuje kontakt z dostawcą lub programistą, który zintegrował rozwiązanie innej firmy. Będzie to osoba, która najlepiej wie o dostawcy i zaangażowaniu w niego Twojej firmy.

Posiadanie tej listy pomoże Ci śledzić i zarządzać wydajnością projektu związaną z każdym dostawcą. Pomoże to również w lepszym zrozumieniu obecnej sytuacji w projekcie oraz tego, gdzie mogą znajdować się główne wąskie gardła.

Wniosek

Ten przewodnik i lista kontrolna nie są wyczerpujące; jednak stara się zapewnić jak najlepszy przegląd rzeczy, które należy najpierw sprawdzić podczas przejmowania projektu. Niektóre z nich mogą być znajome, a inne mniej, ale przejrzenie wszystkich z nich upewni się, że masz solidne podstawy do przejęcia projektu.

Poniżej znajduje się skrócona lista kontrolna, z której możesz skorzystać w przyszłości.

Kluczowe wnioski – lista kontrolna przejęcia projektu