Инструменты удаленной работы в сфере удаленной работы

Удаленная работа часто рекламируется как будущее работы: более эффективный и практичный способ ведения бизнеса и экономии времени, денег и окружающей среды. К сожалению, недавние события сделали удаленную работу более важной, чем когда-либо. Это больше не выбор образа жизни или деловое решение. Это необходимо не для экономии времени или денег, а для спасения жизней и поддержания экономической активности во время крупнейшего кризиса общественного здравоохранения за столетие.

Toptal был создан на основе концепции удаленной работы, и наша распределенная команда годами использует множество различных инструментов и методов удаленной работы. Поскольку в большинстве организаций это не так, мы используем эту возможность, чтобы поделиться своим опытом, чтобы помочь всем перейти на удаленную работу.

В этой статье вы познакомитесь с различными инструментами для совместной работы, платформами для видеоконференций, пакетами управления и другими второстепенными инструментами и услугами, которые могут оказаться полезными.

Примечание. Если вы опытный фрилансер, вы, вероятно, слишком хорошо знакомы с инструментами, которые мы рассмотрим сегодня, поскольку этот обзор предназначен для людей, которые плохо знакомы с удаленной работой.

Основные инструменты удаленной работы

Работа из дома никогда не была проще благодаря быстрому развитию программного обеспечения для совместной работы и облачной инфраструктуры, лежащей в основе большинства современных услуг. Однако дополнительная пропускная способность широкополосного доступа и зрелые программные решения не означают, что переход к удаленной работе будет плавным, а выбор правильных инструментов — простым.

На данный момент мы можем просто перечислить все инструменты, используемые Toptal и нашими командами, поскольку все они надежные, надежные, и мы можем за них поручиться. Однако разные отрасли и организации имеют разные потребности, поэтому мы не можем рекомендовать одни и те же услуги для всех. Они работают на нас, но могут не подойти вам.

Давайте подробнее рассмотрим ваши варианты.

Удаленное сотрудничество и общение

Слабый

Slack — популярное и хорошо зарекомендовавшее себя программное решение для совместной работы. Slack, запущенный в 2013 году, также оказался единственным крупным пакетом для совместной работы, созданным не такими тяжеловесами, как Microsoft или Facebook. Он многофункционален, надежен и доступен во всех основных операционных системах.

Slack в основном ориентирован на фрилансеров и малый и средний бизнес, но это не значит, что он не широко используется и крупными организациями. Toptal использует его для связи сотен членов основной команды и тысяч фрилансеров, а Slack используют десятки компаний из списка Fortune 100. По состоянию на 2019 год у Slack было более 12 миллионов пользователей в день, хотя за последние недели это число выросло.

Команды Майкрософт

Microsoft Teams была запущена в 2016 году после того, как Microsoft отказалась от своих планов по приобретению Slack. Запуск и первоначальный прием могли быть лучше, но в конечном итоге Microsoft внесла некоторые изменения, чтобы отличить его от существующих продуктов компании, а именно Skype для бизнеса и Office 365.

В 2018 году Microsoft начала предлагать бесплатную версию Teams, которая имеет некоторые ограничения, но по-прежнему предлагает множество функций. Ранее в этом месяце Microsoft объявила, что у Teams ежедневно 44 миллиона пользователей. Microsoft утверждает, что 93 компании из списка Fortune 100 в настоящее время используют Teams, а Accenture насчитывает более 440 000 пользователей.

Facebook Рабочее место

Facebook Workplace, запущенный в 2016 году, ознаменовал выход социальной сети на арену корпоративного программного обеспечения. Хотя рынок был несколько скептичен при запуске, Facebook удалось создать комплексное решение, предлагающее определенные преимущества, особенно для небольших пользователей.

Модель ценообразования довольно интересна и отличает Workplace, поскольку в политике конфиденциальности указано, что все данные принадлежат клиентам, а не Facebook. Учитывая количество критики, с которой Facebook столкнулся в отношении своей политики конфиденциальности, эта политика имеет большой смысл.

Что следует использовать?

Slack выделяется как самый популярный и, вероятно, лучший универсальный инструмент для распределенных команд, но это не относится к каждой команде. Тем, кто использует много продуктов и услуг Microsoft, может быть лучше с Microsoft Teams, в то время как другие могут даже придерживаться заурядных приложений, которые они уже используют, и Skype является одним из примеров широко используемой платформы.

Видео-конференция

Увеличить

Zoom широко известен как платформа для видеоконференций. В Toptal мы используем Zoom почти для всех наших встреч, в том числе с сотнями участников. Zoom Basic является бесплатным, хотя и имеет определенные ограничения, которые могут быть неприемлемы в некоторых сценариях и отраслях (например, продолжительность разговора ограничена 40 минутами). Подписки Pro стоят 14,99 долларов США за хост в месяц, а планы Business и Enterprise — 19,99 долларов США.

Джитси Знакомьтесь

Jitsi Meet — это бесплатная альтернатива Zoom и аналогичным сервисам с открытым исходным кодом. Таким образом, в нем отсутствуют некоторые функции, такие как совместное использование экрана, хотя их можно добавить с помощью расширений. Несмотря на ограниченный набор функций, многие функции по-прежнему доступны, и Jitsi Meet работает во всех основных операционных системах и может использоваться в браузере без необходимости загрузки и настройки приложения. В конечном счете, его самым большим преимуществом является тот факт, что он имеет открытый исходный код и может использоваться бесплатно.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet — это надежная платформа с функциями, аналогичными Zoom, хотя последний по-прежнему имеет преимущество в некоторых аспектах.

Одной из проблем может быть цена, поскольку у Google Hangouts Meet нет бесплатного уровня, хотя цены начинаются с 6 долларов за пользователя, если вы получаете доступ к службам Google G Suite. Это значительно ниже, чем у плана Zoom Pro, но давайте не будем забывать, что Zoom доступен бесплатно, если вы можете проводить 40-минутные встречи.

Примечание. В настоящее время Google предлагает бесплатный доступ к Enterprise Edition для всех подписчиков G Suite.

Скайп/скайп для бизнеса

Skype существует уже много лет и до сих пор остается популярной платформой для многих людей. Вот почему мы включаем его здесь, так как многие организации и частные лица уже используют Skype и, скорее всего, останутся с ним.

Что касается Skype для бизнеса, то он в первую очередь ориентирован на пользователей продуктов Microsoft, хотя его можно использовать и на других платформах. Сервис так и не был запущен, и Microsoft объявила о планах прекратить поддержку Skype для бизнеса в середине 2021 года, вместо этого перенеся пользователей в Microsoft Teams. Однако на данный момент Skype для бизнеса остается жизнеспособной альтернативой для существующих пользователей Microsoft (например, пользователей Office 365 Business Premium). Он несколько отличается от Zoom или Google Hangouts Meet, поскольку в нем все еще много ДНК Skype, поэтому он не так специализирован для видеоконференций, как конкурирующие решения.

Программное обеспечение для удаленного рабочего стола

Программное обеспечение для удаленного доступа позволяет пользователям получать доступ и управлять одним компьютером с другого, поэтому его важность трудно переоценить в ситуациях, когда физический доступ невозможен.

Хотя некоторые настольные операционные системы поставляются со встроенными решениями для удаленного рабочего стола, они могут быть не лучшим выбором для каждого случая использования. Давайте подробнее рассмотрим некоторые из существующих решений.

TeamViewer

TeamViewer — один из старейших и самых известных наборов удаленных рабочих столов на рынке. Это зрелый продукт с передовыми функциями, такими как поддержка настольных компьютеров с разрешением 4K, поддержка VPN для дополнительной безопасности и поддержка большинства платформ, используемых сегодня. Бесплатная версия доступна для личных пользователей и некоммерческих целей, но подписки для предприятий недешевы, особенно если вам требуется одновременное открытие нескольких сеансов с участием нескольких лицензированных пользователей.

удаленный компьютер

RemotePC — это облачное решение для удаленного рабочего стола, предназначенное для личных и бизнес-пользователей. Это несколько дешевле, чем TeamViewer, и, поскольку он основан на облаке, его можно использовать в окне браузера, что может быть очень полезно в определенных сценариях. Бесплатной опции нет, хотя есть пробная версия. Цены начинаются с 22 долларов в год для потребительского уровня, а планы SOHO и Team стоят 52,12 и 187,12 долларов соответственно.

Удаленный рабочий стол Apple

Удаленный доступ к вашему Mac должен быть относительно простым благодаря Apple Remote Desktop. Все, что вам нужно для настройки удаленного доступа, — это IP-адрес и имя пользователя вашего Mac. Для краткости вы можете ознакомиться с этим пошаговым руководством. Есть несколько дополнительных шагов, если вы используете VPN или вам нужен FTP-доступ, но настройка Apple Remote Desktop проста и в конечном итоге сводится к установке нескольких флажков и изменению настроек. Базовая лицензия обойдется вам в 79 долларов, и стоит отметить, что пакет не получает звездных отзывов от пользователей.

Удаленный рабочий стол Windows

Когда дело доходит до удаленного доступа, у пользователей Windows есть гораздо больше возможностей для выбора, чем у пользователей Mac. В отличие от решения Apple, Windows Remote Desktop имеет довольно хорошую репутацию, поскольку имеет естественный пользовательский интерфейс, а поскольку он встроен в Windows, его настройка не требует много времени. Наиболее очевидным недостатком является то, что он предназначен для пользователей Windows, поэтому, если ваша команда использует несколько операционных систем, это может быть не идеальный выбор, хотя вы также можете получить клиент для Mac.

Бонус: удаленный рабочий стол Chrome

Запись Google — Chrome Remote Desktop, умное расширение для Chrome. Это вариант, если вы не ожидаете большого количества удаленных сеансов, поскольку он бесплатный и простой в настройке. Эта проблема? Вам нужно запустить Chrome с обеих сторон, поэтому его полезность несколько ограничена.

Что подходит именно вам?

Все зависит от ваших потребностей, но если бы нам нужно было выбрать универсальное решение, мы бы выбрали TeamViewer. Это зрелый продукт, он работает на нескольких операционных системах, и его цена не завышена. На самом деле, бесплатной версии, вероятно, будет достаточно для множества небольших команд и пользователей, которым не нужно проводить очень длинные конференции с большим количеством участников.

Программное обеспечение для управления проектами

Рост числа инструментов управления проектами за последнее десятилетие был вызван высоким спросом и быстрой эволюцией. В результате сегодня вы можете выбирать между десятками решений, разработанных для разных типов проектов, разных отраслей, небольших или больших команд. Мы не будем рассматривать их все, так как вы можете найти подробное сравнение самых популярных из них в нашем Блоге управления проектами.

Давайте рассмотрим три широко используемых продукта, представляющих три разные категории инструментов управления проектами.

Трелло

Один из самых популярных вариантов, Atlassian Trello, представляет собой легкий инструмент управления проектами, предназначенный для коротких проектов и команд с легкими процессами. Trello часто называют доской Канбан, хотя это нечто большее.

Его легко настроить, членов команды можно быстро подключить, и даже бесплатной версии должно хватить для большинства проектов. Легкий дизайн Trello также означает, что это не то, что мы бы назвали многофункциональным. Мы бы не стали называть его настоящим приложением для управления проектами, но оно может служить им в зависимости от размера и масштаба вашего проекта.

Асана

Первоначально разработанная для внутреннего использования в Facebook, Asana представляет собой более сложный инструмент управления проектами с большим количеством функций, чем Trello. Во многих отношениях он лучше подходит для более сложных проектов благодаря расширенным параметрам поиска, отслеживанию владельца задачи и так далее. В отличие от Trello, здесь нет бесплатного плана, но 10 долларов за пользователя в месяц тоже не дорого.

Джира

Jira — еще один продукт Atlassian, но более сложный, чем Trello, и ориентированный на более крупные организации, выполняющий несколько agile-проектов одновременно. Он также интегрируется с Confluence, мощным инструментом управления данными Atlassian, а также с Salesforce, GitHub, Outlook и т. д. Jira можно настраивать и адаптировать к вашим потребностям, хотя это может быть утомительно и требует небольшого обучения.

Системы контроля версий

Оставив в стороне коммуникацию и управление, давайте кратко рассмотрим системы контроля версий. На данный момент мало что можно сказать о GitHub, GitLab и Bitbucket, поскольку большинство разработчиков уже используют один или несколько из них. Тем не менее, если вы (очень) опоздали на вечеринку, давайте рассмотрим их более подробно.

Гитхаб

GitHub вряд ли нуждается в представлении, так как это практически синоним хостинга репозиториев с открытым исходным кодом. Он может интегрироваться с Jira, Jenkins и Confluence. Вы можете установить его на свой собственный сервер или нет, так как он работает практически с любым облачным провайдером. Это более или менее отраслевой стандарт, особенно для проектов с открытым исходным кодом.

GitLab

GitLab — это скорее смешанный пакет, но у него есть немало преимуществ. Это может быть лучший выбор для пользователей с ограниченным бюджетом, но он предоставляет практически все функции, которые когда-либо понадобятся большинству пользователей. Это не просто система контроля версий, а полноценная платформа DevOps. Недостатком может быть производительность, особенно при работе с большими проектами (тем более, когда это не самостоятельный хостинг). Однако, если вы размещаете его самостоятельно, производительность не должна быть большой проблемой.

Битбакет

Несколько лет назад Bitbucket от Atlassian выглядел очень многообещающе, так как позволял использовать частные репозитории в то время, когда GitHub не позволял, что делало его привлекательной альтернативой для частных проектов с участием относительно небольших команд. К сожалению, Bitbucket также приобрел репутацию плохой отзывчивости, к тому же к нему не стекались поклонники открытого исходного кода, поскольку он в первую очередь предназначен для бизнес-клиентов и интеграции с другими продуктами Atlassian.

Несущественное программное обеспечение и услуги для удаленной работы

Работа из дома начинает казаться намного менее удобной, если вы столкнетесь с техническими проблемами, так как вам придется быть собственной ИТ-поддержкой, поэтому использование диагностического программного обеспечения или веб-сервисов, таких как Speedtest, может пригодиться, и вам может потребоваться выполнить traceroute, чтобы помочь вашему интернет-провайдеру диагностировать проблемы.

Кроме того, многим людям понадобятся приложения для отслеживания времени, такие как Toggl или наше собственное решение TopTracker. Если вы хотите отслеживать и отмечать достижения своей команды, вы можете попробовать WooBoard в качестве усилителя морального духа.

Сотрудничество с членами команды, находящимися в разных часовых поясах, может быть проблематичным, особенно когда начинается переход на летнее время, поэтому приложение или виджет мировых часов также может помочь.

Если вы опытный офисный работник, привыкший делать заметки и использовать стикеры, сейчас самое время изменить свои привычки и использовать приложения для создания заметок, такие как Evernote или Google Keep.

Несколько слов о ценах

Мы не хотели включать подробную информацию о ценах на некоторые услуги, так как они постоянно меняются из-за продолжающегося кризиса. Некоторые поставщики предлагают бесплатный доступ к платным платформам и услугам, в то время как другие бесплатно предлагают существующим подписчикам более выгодные планы.

Большинство, если не все эти предложения ограничены по времени, хотя они могут быть продлены. В любом случае вам нужно будет проверить цену, если и когда вы решите подписаться на любую из этих услуг.