Instrumente de lucru la distanță ale comerțului de lucru la distanță

Munca de la distanță este adesea prezentată ca viitorul muncii: un mod mai eficient și mai practic de a face afaceri și de a economisi timp, bani și mediu. Din păcate, evenimentele recente au conspirat pentru a face munca la distanță mai importantă ca niciodată. Nu mai este o alegere de stil de viață sau o decizie de afaceri. Este o necesitate , nu pentru a economisi timp sau bani, ci pentru a salva vieți și a menține activitatea economică în timpul celei mai mari crize de sănătate publică dintr-un secol.

Toptal a fost creat în jurul conceptului de lucru la distanță, iar echipa noastră distribuită folosește de ani de zile o multitudine de instrumente și tehnici diferite de lucru la distanță. Deoarece nu este cazul majorității organizațiilor, folosim această oportunitate pentru a ne împărtăși experiența într-un efort de a ajuta pe toți cei care trec la munca de la distanță.

Acest articol vă va prezenta diverse instrumente de colaborare, platforme de conferințe video, suite de management și alte instrumente și servicii neesențiale pe care le puteți găsi de ajutor.

Notă: dacă sunteți un freelancer cu experiență, probabil că sunteți prea familiarizat cu instrumentele pe care le vom analiza astăzi, deoarece această rezumat se adresează persoanelor care sunt începători în lucrul la distanță.

Instrumente esențiale de lucru la distanță

Lucrul de acasă nu a fost niciodată mai ușor, datorită evoluției rapide a software-ului de colaborare și a infrastructurii cloud care stă la baza majorității serviciilor de astăzi. Cu toate acestea, lățimea de bandă de bandă largă adăugată și soluțiile software mature nu înseamnă că trecerea la lucrul de la distanță este fără probleme și nici că alegerea instrumentelor potrivite este simplă.

În acest moment, am putea doar să enumerăm toate instrumentele folosite de Toptal și de echipele noastre, deoarece toate sunt robuste, de încredere și putem garanta pentru ele. Cu toate acestea, diferite industrii și organizații au nevoi diferite, așa că nu putem recomanda aceleași servicii pentru toată lumea. Ele lucrează pentru noi, dar s-ar putea să nu fie potrivite pentru tine.

Să aruncăm o privire mai atentă la opțiunile tale.

Colaborare și comunicare la distanță

Slack

Slack este o soluție software de colaborare populară și bine stabilită. Lansat în 2013, Slack se întâmplă să fie, de asemenea, singura suită de colaborare majoră care nu a fost creată de o industrie grea precum Microsoft sau Facebook. Este plin de funcții, robust și disponibil pe toate sistemele de operare majore.

Slack se adresează în principal liber profesioniști și întreprinderilor mici și mijlocii, dar asta nu înseamnă că nu este utilizat pe scară largă și de organizațiile mari. Toptal îl folosește pentru a conecta sute de membri ai echipei de bază și mii de freelanceri, iar Slack este folosit de zeci de companii Fortune 100. Începând cu 2019, Slack avea peste 12 milioane de utilizatori zilnic, deși acest număr a crescut în ultimele săptămâni.

Microsoft Teams

Microsoft Teams a fost lansat în 2016, după ce Microsoft a renunțat la planurile de a achiziționa Slack. Lansarea și recepția inițială ar fi putut fi mai bune, dar în cele din urmă, Microsoft a făcut câteva modificări pentru a o deosebi de produsele existente ale companiei, și anume, Skype for Business și Office 365.

În 2018, Microsoft a început să ofere o versiune gratuită de Teams, care vine cu unele limitări, dar oferă încă o mulțime de funcții. La începutul acestei luni, Microsoft a anunțat că Teams are 44 de milioane de utilizatori zilnic. Microsoft susține că 93 de companii Fortune 100 folosesc în prezent Teams, Accenture având peste 440.000 de utilizatori.

Facebook Workplace

Lansat în 2016, Facebook Workplace a marcat intrarea rețelei sociale în arena software-ului pentru întreprinderi. Deși piața a fost oarecum sceptică la lansare, Facebook a reușit să creeze o soluție cuprinzătoare care oferă anumite avantaje, mai ales pentru utilizatorii mici.

Modelul de prețuri este destul de interesant și diferențiază Workplace, deoarece politica de confidențialitate afirmă că toate datele sunt deținute de clienți, nu de Facebook. Având în vedere cantitatea de critici cu care s-a confruntat Facebook cu privire la politicile sale de confidențialitate, această politică are foarte mult sens.

Pe care ar trebui să utilizați?

Slack se evidențiază drept cel mai popular și probabil cel mai bun instrument complet pentru echipele distribuite, dar acest lucru nu se aplică fiecărei echipe. Cei care folosesc o mulțime de produse și servicii Microsoft ar putea fi mai bine cu Microsoft Teams, în timp ce alții pot rămâne chiar și la aplicațiile uzuale pe care le folosesc deja, Skype fiind un exemplu de platformă utilizată pe scară largă.

Videoconferinta

Zoom

Zoom este văzut pe scară largă ca platformă de bază pentru conferințe video. La Toptal, folosim Zoom pentru aproape toate întâlnirile noastre, inclusiv cele cu sute de participanți. Zoom Basic este gratuit, deși vine cu anumite limitări care ar putea să nu fie acceptabile în unele scenarii și industrii (de exemplu, durata apelului limitată la 40 de minute). Abonamentele Pro costă 14,99 USD pe gazdă pe lună, în timp ce planurile Business și Enterprise costă 19,99 USD.

Jitsi Meet

Jitsi Meet este o alternativă gratuită și open-source la Zoom și servicii similare. Ca atare, îi lipsesc unele funcții, cum ar fi partajarea ecranului, deși poate fi adăugat prin extensii. În ciuda setului său limitat de caracteristici, o mulțime de funcționalități sunt încă disponibile, iar Jitsi Meet funcționează pe toate sistemele de operare majore și poate fi utilizat într-un browser fără a fi nevoie să descărcați și să configurați aplicația. În cele din urmă, cel mai mare punct de vânzare este faptul că este open-source și gratuit de utilizat.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet este o platformă robustă, cu caracteristici similare cu Zoom, deși acesta din urmă are încă un avantaj în unele.

O problemă ar putea fi prețurile, deoarece Google Hangouts Meet nu are un nivel gratuit, deși prețurile încep de la 6 USD per utilizator dacă obțineți acces la serviciile G Suite de la Google. Acesta este substanțial mai mic decât planul Zoom Pro, dar să nu uităm că Zoom este disponibil gratuit, cu condiția să puteți trăi cu întâlniri de 40 de minute.

Notă: Google oferă în prezent acces gratuit la Enterprise Edition pentru toți abonații G Suite.

Skype/Skype pentru afaceri

Skype există de secole și este încă o platformă populară pentru mulți oameni. Acesta este motivul pentru care îl includem aici, deoarece multe organizații și persoane folosesc deja Skype și este probabil să rămână cu el.

În ceea ce privește Skype for Business, a fost orientat în primul rând către utilizatorii produselor Microsoft, deși poate fi folosit și pe alte platforme. Serviciul nu a decolat niciodată, iar Microsoft a anunțat planuri de a retrage Skype for Business la jumătatea anului 2021, migrând în schimb utilizatorii la Microsoft Teams. Cu toate acestea, pentru moment, Skype for Business rămâne o alternativă viabilă pentru utilizatorii Microsoft existenți (de exemplu, utilizatorii Office 365 Business Premium). Este oarecum diferit de Zoom sau Google Hangouts Meet, deoarece are încă mult ADN Skype, așa că nu este la fel de specializat pentru videoconferințe precum soluțiile concurente.

Software pentru desktop la distanță

Software-ul de acces de la distanță permite utilizatorilor să acceseze și să controleze un computer de pe altul, astfel încât importanța acestuia este greu de supraestimat în situații care nu permit accesul fizic.

Deși unele sisteme de operare desktop vin cu soluții de desktop la distanță încorporate, acestea ar putea să nu fie cea mai bună alegere pentru fiecare caz de utilizare. Să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre soluțiile disponibile.

TeamViewer

TeamViewer este una dintre cele mai vechi și mai cunoscute suite desktop la distanță de pe piață. Este un produs matur, cu funcții de ultimă oră, cum ar fi suport pentru desktop 4K, suport VPN pentru securitate suplimentară și suport pentru majoritatea platformelor utilizate astăzi. O versiune gratuită este disponibilă pentru utilizatorii personali și în scopuri necomerciale, dar abonamentele pentru companii nu sunt ieftine, mai ales dacă aveți nevoie de mai multe sesiuni deschise în același timp care implică mai mulți utilizatori licențiați.

RemotePC

RemotePC este o soluție de desktop la distanță bazată pe cloud, orientată către utilizatorii personali și de afaceri. Este ceva mai ieftin decât TeamViewer și, deoarece este bazat pe cloud, poate fi folosit într-o fereastră de browser, ceea ce ar putea fi foarte benefic în anumite scenarii. Nu există nicio opțiune gratuită, deși este disponibilă o încercare gratuită. Prețurile încep de la 22 USD pe an pentru nivelul Consumer, în timp ce planurile SOHO și Team costă 52,12 USD și, respectiv, 187,12 USD.

Desktop la distanță Apple

Accesul de la distanță la Mac ar trebui să fie relativ simplu datorită Apple Remote Desktop. Tot ce aveți nevoie pentru a configura accesul de la distanță este adresa IP și numele de utilizator al Mac-ului dvs. De dragul conciziei, puteți consulta acest ghid pas cu pas. Există câțiva pași suplimentari dacă utilizați un VPN sau dacă aveți nevoie de acces FTP, dar configurarea Apple Remote Desktop este ușoară și în cele din urmă se rezumă la bifarea câtorva casete și schimbarea preferințelor. Licența de bază vă va costa 79 USD și merită remarcat că suita nu primește recenzii excelente de la utilizatori.

Desktop la distanță Windows

Când vine vorba de acces la distanță, utilizatorii Windows au mult mai multe opțiuni din care să aleagă decât omologii lor Mac. Spre deosebire de soluția Apple, Windows Remote Desktop are o reputație destul de bună, deoarece are o interfață de utilizator naturală și, deoarece este încorporat în Windows, nu necesită mult timp pentru a fi configurat. Cel mai evident dezavantaj este că este destinat utilizatorilor de Windows, așa că, dacă echipa dvs. folosește mai multe sisteme de operare, s-ar putea să nu fie alegerea ideală, deși puteți obține și un client Mac.

Bonus: Desktop la distanță Chrome

Intrarea Google este Chrome Remote Desktop, o extensie inteligentă pentru Chrome. Este o opțiune dacă nu vă așteptați la multe sesiuni de la distanță, deoarece este gratuit și ușor de configurat. Problema? Trebuie să rulați Chrome pe ambele părți, așa că utilitatea acestuia este oarecum limitată.

Care este potrivit pentru tine?

Totul depinde de nevoile tale, dar dacă ar fi să alegem o soluție completă, am opta pentru TeamViewer. Este un produs matur, funcționează pe mai multe sisteme de operare și nu este prea scump. De fapt, versiunea gratuită ar putea fi suficientă pentru o mulțime de echipe mici și utilizatori care nu au nevoie să găzduiască apeluri de conferință foarte lungi cu mulți participanți.

Software de management de proiect

Creșterea instrumentelor de management de proiect în ultimul deceniu a fost alimentată de cererea puternică și de evoluția rapidă. Drept urmare, astăzi, puteți alege între zeci de soluții concepute pentru diverse tipuri de proiecte, diferite industrii, echipe mici sau mari. Nu le vom acoperi pe toate, deoarece puteți găsi o comparație detaliată a celor mai populare pe blogul nostru de management de proiect.

Să aruncăm o privire la trei produse utilizate pe scară largă, reprezentative pentru trei categorii diferite de instrumente de management de proiect.

Trello

Una dintre cele mai populare opțiuni, Trello de la Atlassian, este un instrument ușor de gestionare a proiectelor, conceput pentru proiecte scurte și echipe cu procese ușoare. Trello este adesea descris ca o placă Kanban, deși este puțin mai mult decât atât.

Este ușor de configurat, membrii echipei pot fi încorporați rapid și chiar și versiunea gratuită ar trebui să fie suficientă pentru majoritatea proiectelor. Designul ușor al lui Trello înseamnă, de asemenea, că nu este ceea ce am numi plin de caracteristici. Ne-am opri să o numim o adevărată aplicație de management de proiect, dar poate servi ca una, în funcție de dimensiunea și domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră.

Asana

Dezvoltat inițial pentru uz intern la Facebook, Asana este un instrument de management al proiectelor mai elaborat, cu mai multe caracteristici decât Trello. În multe privințe, se potrivește mai bine proiectelor mai complexe, datorită opțiunilor avansate de căutare, urmăririi proprietarului sarcinilor și așa mai departe. Spre deosebire de Trello, nu există un plan gratuit, dar la 10 USD pe utilizator pe lună, nici nu este scump.

Jira

Jira este un alt produs Atlassian, dar mai elaborat decât Trello și orientat către organizații mai mari, gestionând mai multe proiecte agile în același timp. De asemenea, se integrează cu Confluence, instrumentul puternic de gestionare a datelor Atlassian, precum și cu Salesforce, GitHub, Outlook și așa mai departe. Jira poate fi personalizat și adaptat nevoilor dvs., deși acest lucru poate fi obositor și poate implica puțin antrenament.

Sisteme de control al versiunilor

Cu comunicarea și managementul în afara drumului, să aruncăm o privire rapidă asupra sistemelor de control al versiunilor. În acest moment, nu sunt multe de spus despre GitHub, GitLab și Bitbucket, deoarece majoritatea dezvoltatorilor folosesc deja unul sau mai multe dintre ele. Totuși, în cazul în care întârzii (foarte) la petrecere, să le examinăm puțin mai detaliat.

GitHub

GitHub nu are nevoie de o introducere, deoarece este practic sinonim cu găzduirea repo open-source. Se poate integra cu Jira, Jenkins și Confluence. Îl puteți instala pe propriul server sau nu, deoarece funcționează cu aproape orice furnizor de cloud de acolo. Este mai mult sau mai puțin standardul industriei, în special pentru proiecte open-source.

GitLab

GitLab este mai mult o pungă mixtă, dar are destul de multe lucruri de făcut. Ar putea fi o alegere mai bună pentru utilizatorii cu un buget redus, dar oferă practic toate funcțiile de care majoritatea utilizatorilor vor avea nevoie vreodată. Nu este doar un sistem de control al versiunilor, ci mai degrabă o platformă DevOps completă. Dezavantajul ar putea fi performanța, mai ales atunci când aveți de-a face cu proiecte mari (cu atât mai mult când nu este auto-găzduit). Cu toate acestea, dacă îl găzduiești singur, performanța nu ar trebui să fie o problemă prea mare.

Bitbucket

În urmă cu câțiva ani, Bitbucket de la Atlassian arăta foarte promițător, deoarece permitea depozite private într-un moment în care GitHub nu, ceea ce l-a făcut o alternativă atractivă pentru proiectele private care implică echipe relativ mici. Din păcate, Bitbucket și-a dobândit o reputație de reacție slabă, plus fanii open-source nu s-au adunat la el, deoarece este conceput în primul rând pentru clienții de afaceri și pentru integrarea cu alte produse Atlassian.

Software și servicii neesențiale pentru lucru la distanță

Lucrul de acasă începe să sune mult mai puțin convenabil dacă întâmpinați probleme tehnice, deoarece va trebui să fiți propriul suport IT, astfel încât utilizarea software-ului de diagnosticare sau a serviciilor web, cum ar fi Speedtest, ar putea fi utilă și poate fi necesar să efectuați un traseu pentru a vă ajuta ISP-ul să diagnosticheze problemele.

În plus, mulți oameni vor avea nevoie de aplicații de urmărire a timpului, cum ar fi Toggl sau soluția noastră internă, TopTracker. Dacă doriți să urmăriți și să sărbătoriți realizările echipei dvs., puteți încerca WooBoard ca un stimulent al moralului.

Colaborarea cu membrii echipei de pe diferite fusuri orare poate fi problematică, mai ales atunci când începe ora de vară, așa că o aplicație sau un widget pentru ceasul mondial poate ajuta, de asemenea.

Dacă ești un veteran de birou obișnuit să iei notițe și să folosești post-it-uri, acum ar fi un moment bun să-ți schimbi obiceiurile și să îmbrățișezi aplicații de luare de note precum Evernote sau Google Keep.

Un cuvânt despre prețuri

Am fost reticenți în a include informații detaliate privind prețurile pentru unele servicii, deoarece acestea se schimbă constant din cauza crizei în curs. Unii vânzători oferă acces gratuit la platforme și servicii altfel plătite, în timp ce alții îmbunătățesc abonații existenți la planuri mai bune, gratuit.

Majoritatea, dacă nu toate aceste oferte sunt limitate în timp, deși ar putea fi prelungite. În orice caz, va trebui să verificați prețul dacă și când decideți să vă înscrieți la oricare dintre aceste servicii.