Внезапно удаленные: менеджеры по продуктам в переходный период

Удаленная работа становится новой нормой после того, как крупнейшие мировые технологические компании закрыли свои офисы из-за глобальной вспышки COVID-19. До кризиса некоторые компании спорили о том, подходит ли роль продакт-менеджера для удаленной работы, и утверждали, что они должны физически находиться со своими командами. Эта парадигма должна сместиться в сторону удаленных взаимодействий с целью достижения прорывных результатов и адаптации к новой динамике во всем мире.

Все, что вам нужно знать об общении

Разница между офисной и удаленной средой заключается в том, как люди взаимодействуют друг с другом. Общение с вашей командой в физическом офисе гораздо более органично по сравнению с удаленной работой. Чтобы преодолеть эти ограничения, есть много основных советов для удаленных менеджеров по продуктам, и все они актуальны: оставайтесь активными, общайтесь и поощряйте прямое общение внутри и между командами (а не через доверенных лиц).

Менеджер по продукту Toptal Сэм Ниссинен, который ранее руководил командой из 50 человек, распределенных в офисе и удаленно, говорит, что хорошее общение начинается с нужных людей на правильном месте. Установление правильных ожиданий для вашей команды — еще одна важная составляющая успеха удаленной работы. «Понимание того, что вы ожидаете от членов вашей команды, каковы ваши возможности — это одна из самых распространенных проблем», — сказал Ниссинен, который в настоящее время настраивает определенные инструменты и процессы для компании, чтобы облегчить качественную удаленную работу.

Команде по продукту иногда может не хватать информации, особенно если они переходят на новый уровень или вынуждены внезапно переключаться на удаленную работу. Это знакомая ситуация для Гэвина Мэтьюза, менеджера по продукту в Toptal: «Хорошая новость заключается в том, что люди умеют принимать решения без информации. Плохая новость заключается в том, что они могут быть не теми решениями, которые нужны вам как менеджеру по продукту». Чтобы адаптироваться, он обнаружил, что больше скатывается в роль схватки-мастера. «Вы должны быть чирлидером, координатором, человеком, помогающим команде и заполняющим все пробелы, чтобы сделать их успешными», — отметил Мэтьюз.

С точки зрения жизненного цикла продукта удаленный аспект работы команды не добавляет сложности, если есть установленные протоколы связи и информационные панели в реальном времени для отслеживания прогресса. Гибкие процессы также хорошо продуманы для обработки отдельных шагов, будь то с локальными или распределенными командами.

Однако продакт-менеджер Toptal Даршан Дэйв, работающий удаленно уже 15 лет, подчеркнул, что если смотреть через призму программ трансформации крупных предприятий, то основные проблемы связаны с согласованием приоритетов на уровне руководства и принятием на уровне руководства. деловой уровень. «Не у всех были одинаковые приоритеты и ориентация на общую цель того, что делается. Это выравнивание руководства было более важным, чем отдельные команды Scrum», — сказал Дэйв, который координировал критически важную программу трансформации в 20 странах.

Лидерство, безусловно, является ключевым игроком в удаленной среде и помогает бороться с недопониманием, происходящим из разных стран, где отношение к карьере, интеграции работы и личной жизни и границам может сильно различаться. Дэйв считает, что признание этого разнообразия является важным элементом привлечения всех и, в конечном счете, укрепления доверия: «Этнокультурная чуткость и осведомленность чрезвычайно важны. Потратьте время на знакомство с командами, их культурой и стилем работы — именно здесь лидерство в управлении продуктом может сыграть большую роль в преодолении трудностей».

Требуется самоотверженность и практика, чтобы разработать основу для преодоления ограничений, связанных с безличным общением, но есть некоторые виртуальные решения, которые помогут измениться.

Виртуальные решения

Рутины удаленной работы обычно критикуют за отказ от личных отношений. В обычных условиях для удаленных команд чрезвычайно эффективно поддерживать человеческие отношения и использовать время, проводимое лично. Однако они просто не нужны для эффективной удаленной работы. Во времена социального дистанцирования менеджеры по продуктам могут взять на себя инициативу по переводу офисной рутины в рутину, подходящую для удаленной среды, посредством лидерства и адвокации, чтобы объединить команды в Интернете.

Мэтьюз, руководивший командами по управлению продуктами в области SaaS и кибербезопасности как в офисе, так и удаленно, поделился своим видением онлайн-действий, которые позволяют удаленным коллегам испытывать человеческое прикосновение. «Тема всех них — быть человеком. Когда у вас есть видеозвонки весь день или вы весь день онлайн, это может быть роботом», — заметил Мэтьюз, который предлагает сосредоточиться на следующих концепциях:

• Встречи один на один
• Час видеоигр
• Виртуальные счастливые часы

Встречи один на один

Они позволяют командам быть известными на личном уровне и устанавливать разумные ожидания. Обладая этой информацией, можно соответствующим образом планировать работу, особенно если члены команды имеют дело с действительно стрессовой ситуацией. Чем больше известно, тем лучше весь проект. В целом, это отличный способ понять командный менталитет.

Час видеоигр

Некоторые компании, такие как Facebook и Google, уже давно предлагают игровые приставки наряду с другими офисными развлечениями, ходами, разработанными для мотивации сотрудников и создания сообществ. В отличие от прокрутки или просмотра в Интернете, игры полностью увлекательны и даже дают людям виртуальный прирост уверенности, которого они могут не достичь в своей повседневной работе. Мэтьюз убежден, что онлайн-игры — хороший способ снять стресс: «Большинство этих игр доступны даже для тех, кто не играет в видеоигры, и они очень увлекательны. Это простой способ сохранить связь, которую вы получаете, работая лично, снимая напряжение с работы и COVID-19».

Виртуальные счастливые часы

После того, как в Европе и США началось социальное дистанцирование из-за вспышки коронавируса, сайты социальных сетей, такие как Twitter, засветились десятками сообщений о рассвете цифрового счастливого часа, концепция, которая несколько лет назад звучала бы как плохая. Сюжет Кремниевой долины , сообщает Forbes .

Менеджер по продукту Мэтьюз рассказывает, как эта концепция реализуется в его командах: «Мы открываем Google Hangouts на пару часов и даем себе возможность просто расслабиться, поддержать беседу, пошутить, поговорить о наших случайных ситуациях по всему миру, кто заблокирован и кто находится в карантине. Это действительно уникальная возможность вести себя как время лицом к лицу, зная, что это не так. Вы начинаете понимать, что вы больше не находитесь в веб-камере, вы просто разговариваете с группой своих друзей, с которыми вы работаете. Это действительно может стимулировать вас и поддерживать вас».

Некоторые компании проявляют творческий подход к организации виртуальных «счастливых часов», например, устраивая виртуальную вечеринку с караоке или викторину. Это хорошо, но общая цель по-прежнему заключается в том, чтобы сосредоточиться на человеческом общении.

Преимущества удаленного доступа

Удаленная работа может иметь определенные сложности, особенно если продакт-менеджер всегда работал в офисе. Распространенное решение — не пытаться копировать офис, так как удаленная работа носит иной характер.

Удаленная среда позволяет людям выполнять свою работу наилучшим образом. Менеджеры по продуктам, опрошенные Toptal Blog, признают, что режим глубокой фокусировки и повышение производительности являются одними из важнейших преимуществ удаленного взаимодействия. «Вы можете легче получить глубокую работу, поскольку она может исключить посторонние встречи, сократить количество лиц, принимающих решения, чтобы все двигалось. Когда все тратят свое время на выполнение, а не на разговоры, вся организация в конечном итоге движется быстрее», — сказал Toptal Product. Менеджер Шон Эверетт, который ранее был руководителем по развитию продуктов и бизнеса для глобальной платформы потокового видео с распределенной командой на трех континентах. В течение последнего года он работал в удаленном стартапе в социальных сетях. «У нас всего четыре встречи в неделю по два-три часа. Остальное время уходит на целенаправленную работу», — добавил Эверетт.

Ниссинен рассказал, что удаленные менеджеры по продуктам могут адаптировать свою среду. «У вас может быть соглашение внутри вашей команды, что в течение определенного временного интервала есть время для глубокой работы. И нет абсолютно никаких шансов, что вы отвлечетесь, если вы убедитесь, что все уведомления отключены», — отметил Ниссинен, который имеет опыт обучения членов рабочей группы эффективной работе со своими удаленными коллегами.

Еще одним существенным преимуществом использования удаленных сотрудников является то, что сама работа становится мерилом для оценки чьей-либо производительности, а не время, проведенное в офисе. Основа построения доверительных отношений с удаленными командами в первую очередь основана на доверии, установленном во всей организации. Некоторые удаленные компании позволяют членам команды устанавливать свои собственные часы работы, пока выполняются цели по качеству и количеству, доверяя им знать, когда они работают лучше всего. Они также укрепляют взаимное доверие за счет прозрачности и подотчетности.

Практические советы

Будь готов

Мэтьюз сказал, что, чтобы освоить планирование спринта или любой другой процесс, который фокусируется на планировании, вы должны быть в два раза лучше подготовлены, чем менеджер по продукту на месте: хороший дизайн заранее и действительно поощряйте задавать вопросы и разговаривать как во время, так и после планирования спринта, тем успешнее вы ». В противном случае, заметил Мэтьюз, вы рискуете пропустить случаи, испортить качество или столкнуться с трениями.

Татьяна Заваджа, дизайнер в Toptal и имеющая опыт работы с удаленными командами управления продуктом, также сделала акцент на подготовке, особенно на этапе создания идеи: «Лучше всего это происходит, когда вы приходите подготовленным к онлайн-встрече. Я прошу всех показать придумываем какие-то идеи, а затем мы обсуждаем их вместе, рисуем на доске и делимся друг с другом предложениями».

Мотивация команды с приближением дедлайна

Мотивация членов команды в связи с приближением важного срока — еще одна проблема, которую можно решить, подавая личный пример. Клеантис Георгарис, вице-президент Toptal по продуктам, считает, что менеджеры по продуктам могут подавать пример и тон для остальной команды, а также следить за тем, чтобы обязательства всегда были на высоте. «В физическом офисе, когда быстро приближается важный дедлайн, простое опоздание — это эффективная неформальная визуальная подсказка остальной части вашей команды о том, что нужно приложить дополнительные усилия. Эквивалентом этого в удаленной среде является максимальная доступность. и активно использовать каналы связи», — предположил Георгарис.

Уделите особое внимание общению

Удаленным членам команды требуются частые короткие взаимодействия, а не длительные редкие. Гораздо значимее общаться с членами вашей команды четыре раза в неделю по пять минут, чем один раз по 20 минут. Частота создает ощущение непрерывной связи, как будто вы ведете непрерывный разговор. «Общаясь онлайн, будьте предельно точны. Не думайте, что кто-то что-то знает, общайтесь очень четко, указывая все детали, которые вы хотите сообщить. Когда вы отправляете это сообщение, это все, что человек прочитает и начнет работать», — предположил Ниссинен, менеджер по продукту и дизайнер Toptal.

Лучшие менеджеры делают удаленное взаимодействие более личным, поднимая трубку телефона или используя видеоконференцсвязь. Они также поощряют частые диалоги, которые приглашают сотрудников вносить свой вклад, идеи и мнения.

Камера включена или выключена?

Менеджеры по продукту согласны с тем, что быстрые видеозвонки более эффективны, чем бесконечные чаты, однако вопрос о том, включать ли камеру, остается спорным. Некоторые выступают за сохранение человеческого контакта с включенным видео, в то время как другие предлагают отключить его из-за проблем с конфиденциальностью. «Видеозвонки кажутся очень навязчивыми, и это гораздо более утомительно для людей, потому что они должны постоянно смотреть в экран, а человеческое поведение означает, что большинство из них сосредоточены на том, как они выглядят, а не на содержании сообщения». возражал Эверетт, который сказал, что никогда не использует камеру в удаленных условиях. Нет неправильного или правильного ответа, есть только обязанность менеджера по продукту обсудить этикет видеоконференцсвязи и внедрить его в команде.

Удаленные инструменты для менеджеров по продуктам

Приоритезация продуктов и планирование работы сложны в самых идеальных обстоятельствах, не только в удаленной обстановке. Именно здесь сочетание правильных программных инструментов и продуманного тайм-менеджмента может иметь решающее значение.

Удаленная работа выгодна только в том случае, если организационные системы настроены надлежащим образом для снижения операционных издержек. Этого можно добиться, минимизировав количество инструментов и стандартных коммуникационных протоколов, используемых организацией. «Ограничьтесь тремя-четырьмя инструментами, чтобы люди всегда знали, куда идти, чтобы что-то сделать. Используйте инструменты для повседневного чата, для звонков, управления задачами и документирования. Культура письма — это великий ускоритель, который прекрасно работает в удаленной среде», — сказал Эверетт.

Ниже представлен обзор наиболее популярных средств коммуникации. Большинство из них обновили свой бесплатный сервис в ответ на всплеск спроса:

• Slack — рассматривайте этот интернет-чат как офис для общения с коллегами и ответов на быстрые вопросы. Slack также может отвлекать, особенно если вы хотите провести фазу глубокой работы. Поговорите со своей командой о том, как использовать Slack, чтобы все знали правила.
• Увеличить
• Google Hangouts
• Команды Майкрософт
• Скайп
• Cisco WebEx

Выбор правильного продукта и инструмента управления проектами, который соответствует потребностям вашей компании, имеет решающее значение. Правильный инструмент может упростить рабочий процесс и даже сформировать корпоративную культуру. Следующие инструменты используются менеджерами по продуктам во всем мире для управления задачами, отслеживания требований и планирования работы:

• Трелло
• Базовый лагерь
• Слияние
• Джира
• Асана
• Врайк
• МС Проект
• Бальзамик

Проблемы могут возникнуть в условиях работы нескольких команд, когда разные команды исторически пытались использовать разные инструменты. «Не копируйте свои пользовательские истории в Trello, если они уже есть в Jira, даже если кто-то говорит, что им не нравится Jira. Или, если вы хотите прокомментировать пользовательскую историю, не делайте этого в Slack, где это будет потеряться, делайте это в Jira», — предложил Константин Солнушкин, менеджер по продуктам и проектам Toptal.

Менеджеры по продуктам должны признать, насколько важно для удаленных команд использовать свои инструменты для совместной работы. Если люди в конечном итоге возненавидят их, команды в конечном итоге будут винить удаленную культуру.

Выводы из ситуации «временного полного удаленного доступа»

Со всеми этими инструментами продакт-менеджеры могут задуматься, а нужно ли им когда-нибудь снова идти в офис. Удаленные продуктовые команды могут разрабатывать успешные, революционные продукты точно так же, как и те команды, члены которых работают под одной крышей.

Переход на удаленку

Готовясь к будущим пандемиям или другим серьезным сбоям, каждая компания должна рассмотреть идею перехода к распределенной рабочей силе. Эверетт, чей офис долгое время был местом в самолете или отелем, считает, что удаленный доступ — от небольших стартапов до крупных глобальных компаний — является практически единственным способом добиться цели: «Стартапы, по сравнению с Fortune 1000, намного легче переключиться на удаленный в любой момент. У крупных глобальных корпораций есть процессы, укоренившиеся в организации годами или десятилетиями, а также более строгие требования к безопасности. Однако любая организация может начать мыслить и работать удаленно, даже если большая часть организации находится в одном офисе. Это дает вам лучшее из обоих миров и помогает снизить риск чрезмерной централизации, особенно во времена серьезных кризисов, таких как пандемия коронавируса».

Мэтьюз из Toptal говорит, что удаленная работа должна стать новой нормой из-за огромных преимуществ, которые она дает: «Когда ваша культура поддерживает удаленную работу, вы открываете себя всему мировому рынку талантов и можете найти именно того человека, который вам подходит. ваши потребности. Теперь у вас может быть кто-то со всего мира в любой момент и в любое время, чтобы позвонить в вашу команду и внести огромные положительные изменения ».

Улучшение понимания: как работать с удаленными командами

Со вспышкой COVID-19 все внезапно оказались на расстоянии. Ниссинен говорит, что текущая ситуация может иметь ценные выводы, поскольку она ставит всех на один уровень: «Команды, которые сейчас временно полностью удалены, когда они вернутся к нормальной работе, у них, вероятно, будет другое понимание того, как общаться и работать с их удаленные члены команды». Он утверждает, что смешанные команды, которые частично находятся в офисе и частично распределены, более сложны, чем полностью удаленные, и предлагает приложить дополнительные усилия для обеспечения того, чтобы удаленные члены команды были включены так же, как и другие: «Команды на местах обычно имеют очень прочную культурную основу. и круг общения в офисе. Им очень легко работать вместе по-своему, а удаленным людям работать вместе по-своему. И вам может не хватать определенного единства, если вы не сделаете сохранение единства команды приоритетом, поскольку ей не суждено работать без посредничества».

Тен Шихи, менеджер проектов в Toptal, подчеркивает, что опытный удаленный менеджер продукта или проекта с глубоким пониманием удаленной работы приносит дополнительную пользу компании. «Менеджеры, которые суперкомфортно относятся к удаленной работе, имеют преимущество по сравнению с другими, поскольку они быстро адаптируются и добиваются результатов даже в условиях глобального кризиса, когда всем приходится переходить на удаленную работу. Такой опыт работы — вишенка на торте в ваше резюме, — сказал Шихи.