Herramientas de trabajo remoto del comercio de trabajo remoto

El trabajo remoto a menudo se promociona como el futuro del trabajo: una forma más eficiente y práctica de hacer negocios y ahorrar tiempo, dinero y el medio ambiente. Desafortunadamente, los eventos recientes han conspirado para hacer que el trabajo remoto sea más importante que nunca. Ya no es una elección de estilo de vida o una decisión empresarial. Es una necesidad , no para ahorrar tiempo o dinero, sino para salvar vidas y mantener la actividad económica durante la mayor crisis de salud pública en un siglo.

Toptal se creó en torno al concepto de trabajo remoto, y nuestro equipo distribuido ha estado utilizando una multitud de diferentes herramientas y técnicas de trabajo remoto durante años. Dado que este no es el caso con la mayoría de las organizaciones, estamos aprovechando esta oportunidad para compartir nuestra experiencia en un esfuerzo por ayudar a todos a hacer la transición al trabajo remoto.

Este artículo le presentará varias herramientas de colaboración, plataformas de videoconferencia, suites de administración y otras herramientas y servicios no esenciales que pueden resultarle útiles.

Nota: si es un trabajador independiente experimentado, probablemente esté muy familiarizado con las herramientas que veremos hoy, ya que este resumen está dirigido a personas que son nuevas en el trabajo remoto.

Herramientas esenciales de trabajo remoto

Trabajar desde casa nunca ha sido tan fácil, gracias a la rápida evolución del software colaborativo y la infraestructura en la nube que sustenta la mayoría de los servicios en la actualidad. Sin embargo, el ancho de banda de banda ancha agregado y las soluciones de software maduras no significan que la transición al trabajo remoto sea perfecta, ni que elegir las herramientas adecuadas sea simple.

En este punto, podríamos simplemente enumerar todas las herramientas utilizadas por Toptal y nuestros equipos, ya que todas ellas son robustas, confiables y podemos dar fe de ellas. Sin embargo, las diferentes industrias y organizaciones tienen diferentes necesidades, por lo que no podemos recomendar los mismos servicios para todos. Funcionan para nosotros, pero es posible que no sean una buena opción para usted.

Echemos un vistazo más de cerca a sus opciones.

Colaboración y comunicación remotas

Flojo

Slack es una solución de software colaborativo popular y bien establecida. Lanzada en 2013, Slack también es la única suite de colaboración importante que no fue creada por un peso pesado de la industria como Microsoft o Facebook. Está repleto de funciones, es robusto y está disponible en todos los principales sistemas operativos.

Slack está dirigido principalmente a autónomos y pequeñas y medianas empresas, pero eso no significa que no sea muy utilizado también por grandes organizaciones. Toptal lo usa para conectar a cientos de miembros del equipo central y miles de trabajadores autónomos, y Slack es utilizado por docenas de empresas Fortune 100. A partir de 2019, Slack tenía más de 12 millones de usuarios diarios, aunque ese número ha aumentado en las últimas semanas.

Equipos de Microsoft

Microsoft Teams se lanzó en 2016 después de que Microsoft abandonara sus planes de adquirir Slack. El lanzamiento y la recepción inicial podrían haber sido mejores, pero, finalmente, Microsoft realizó algunos cambios para distinguirlo de los productos existentes de la empresa, a saber, Skype for Business y Office 365.

En 2018, Microsoft comenzó a ofrecer una versión gratuita de Teams, que viene con algunas limitaciones pero aún ofrece muchas funciones. A principios de este mes, Microsoft anunció que Teams tenía 44 millones de usuarios diarios. Microsoft afirma que 93 compañías Fortune 100 actualmente usan Teams, y Accenture cuenta con más de 440,000 usuarios.

Lugar de trabajo de Facebook

Lanzado en 2016, Facebook Workplace marcó la entrada de la red social en el campo del software empresarial. Aunque el mercado se mostró algo escéptico en el lanzamiento, Facebook logró crear una solución integral que ofrece ciertas ventajas, especialmente para los pequeños usuarios.

El modelo de precios es bastante interesante y diferencia a Workplace ya que la política de privacidad establece que todos los datos son propiedad de los clientes, no de Facebook. Teniendo en cuenta la cantidad de críticas que enfrentó Facebook por sus políticas de privacidad, esta política tiene mucho sentido.

¿Cuál debería usar?

Slack se destaca como la herramienta más popular y probablemente la mejor para equipos distribuidos, pero esto no se aplica a todos los equipos. Aquellos que usan muchos productos y servicios de Microsoft podrían estar mejor con Microsoft Teams, mientras que otros pueden incluso apegarse a las aplicaciones comunes y corrientes que ya usan, siendo Skype un ejemplo de una plataforma ampliamente utilizada.

Videoconferencia

Zoom

Zoom es ampliamente visto como la plataforma de referencia para videoconferencias. En Toptal, usamos Zoom para casi todas nuestras reuniones, incluidas aquellas con cientos de participantes. Zoom Basic es gratuito, aunque viene con ciertas limitaciones que pueden no ser aceptables en algunos escenarios e industrias (por ejemplo, la duración de la llamada está limitada a 40 minutos). Las suscripciones Pro cuestan $ 14,99 por host por mes, mientras que los planes Business y Enterprise cuestan $ 19,99.

Conoce a Jitsi

Jitsi Meet es una alternativa gratuita y de código abierto a Zoom y servicios similares. Como tal, carece de algunas funciones, como compartir la pantalla, aunque se puede agregar a través de extensiones. A pesar de su conjunto de funciones limitado, todavía hay muchas funciones disponibles, y Jitsi Meet funciona en todos los principales sistemas operativos y se puede usar en un navegador sin tener que descargar y configurar la aplicación. En última instancia, su mayor punto de venta es el hecho de que es de código abierto y de uso gratuito.

Reunión de Google Hangouts

Google Hangouts Meet es una plataforma robusta con características similares a Zoom, aunque este último todavía tiene una ventaja en algunas.

Un problema podría ser el precio, ya que Google Hangouts Meet no tiene un nivel gratuito, aunque los precios comienzan en $6 por usuario si tiene acceso a los servicios de G Suite de Google. Esto es sustancialmente más bajo que el plan Pro de Zoom, pero no olvidemos que Zoom está disponible de forma gratuita, siempre que pueda vivir con reuniones de 40 minutos.

Nota: Google actualmente ofrece acceso gratuito a Enterprise Edition para todos los suscriptores de G Suite.

Skype/Skype Empresarial

Skype existe desde hace mucho tiempo y sigue siendo una plataforma popular para mucha gente. Es por eso que lo incluimos aquí, ya que muchas organizaciones e individuos ya usan Skype y es probable que lo sigan.

En cuanto a Skype for Business, estaba dirigido principalmente a usuarios de productos de Microsoft, aunque también se puede usar en otras plataformas. El servicio nunca despegó y Microsoft anunció planes para retirar Skype for Business a mediados de 2021 y, en su lugar, migrar a los usuarios a Microsoft Teams. Sin embargo, por el momento, Skype Empresarial sigue siendo una alternativa viable para los usuarios existentes de Microsoft (por ejemplo, usuarios de Office 365 Business Premium). Es algo diferente a Zoom o Google Hangouts Meet, ya que todavía tiene mucho ADN de Skype, por lo que no es tan especializado para videoconferencias como las soluciones de la competencia.

Software de escritorio remoto

El software de acceso remoto permite a los usuarios acceder y controlar una computadora desde otra, por lo que es difícil exagerar su importancia en situaciones que no permiten el acceso físico.

Aunque algunos sistemas operativos de escritorio vienen con soluciones de escritorio remoto integradas, es posible que no sean la mejor opción para cada caso de uso. Echemos un vistazo más de cerca a algunas de las soluciones que existen.

TeamViewer

TeamViewer es una de las suites de escritorio remoto más antiguas y conocidas del mercado. Es un producto maduro con características de vanguardia, como compatibilidad con escritorio 4K, compatibilidad con VPN para mayor seguridad y compatibilidad con la mayoría de las plataformas que se utilizan en la actualidad. Hay una versión gratuita disponible para usuarios personales y con fines no comerciales, pero las suscripciones para empresas no son baratas, especialmente si necesita varias sesiones abiertas al mismo tiempo que involucran a varios usuarios con licencia.

PC remota

RemotePC es una solución de escritorio remoto basada en la nube dirigida a usuarios personales y comerciales. Es algo más económico que TeamViewer y, dado que está basado en la nube, se puede usar en una ventana del navegador, lo que podría ser muy beneficioso en ciertos escenarios. No hay una opción gratuita, aunque hay una versión de prueba gratuita disponible. Los precios comienzan en $ 22 por año para el nivel de consumidor, mientras que los planes SOHO y Team cuestan $ 52.12 y $ 187.12, respectivamente.

Escritorio remoto de Apple

El acceso remoto a su Mac debería ser relativamente sencillo gracias a Apple Remote Desktop. Todo lo que necesita para configurar el acceso remoto es la dirección IP y el nombre de usuario de su Mac. En aras de la brevedad, puede consultar esta guía paso a paso. Hay algunos pasos adicionales si está utilizando una VPN o si necesita acceso FTP, pero configurar Apple Remote Desktop es fácil y, en última instancia, se reduce a marcar algunas casillas y cambiar las preferencias. La licencia básica le costará $ 79, y vale la pena señalar que la suite no está recibiendo críticas estelares de los usuarios.

Escritorio remoto de Windows

Cuando se trata de acceso remoto, los usuarios de Windows tienen muchas más opciones para elegir que sus contrapartes de Mac. En contraste con la solución de Apple, Windows Remote Desktop tiene una reputación bastante buena, ya que presenta una interfaz de usuario natural y, dado que está integrado en Windows, no requiere mucho tiempo para configurarlo. La desventaja más obvia es que está diseñado para usuarios de Windows, por lo que si su equipo usa varios sistemas operativos, puede que no sea la opción ideal, aunque también puede obtener un cliente de Mac.

Bonificación: escritorio remoto de Chrome

La entrada de Google es Chrome Remote Desktop, una extensión inteligente para Chrome. Es una opción si no espera muchas sesiones remotas, ya que es gratuita y fácil de configurar. ¿El problema? Debe ejecutar Chrome en ambos lados, por lo que su utilidad es algo limitada.

¿Cuál es el adecuado para usted?

Todo depende de tus necesidades, pero si tuviéramos que elegir una solución integral, optaríamos por TeamViewer. Es un producto maduro, funciona en múltiples sistemas operativos y no es demasiado caro. De hecho, la versión gratuita probablemente podría ser suficiente para muchos equipos pequeños y usuarios que no necesitan realizar conferencias telefónicas muy largas con muchos participantes.

Software de gestión de proyectos

El auge de las herramientas de gestión de proyectos durante la última década fue impulsado por una fuerte demanda y una rápida evolución. Como resultado, hoy puede elegir entre docenas de soluciones diseñadas para varios tipos de proyectos, diferentes industrias, equipos pequeños o grandes. No los cubriremos todos, ya que puede encontrar una comparación detallada de los más populares en nuestro Blog de gestión de proyectos.

Echemos un vistazo a tres productos ampliamente utilizados, representativos de tres categorías diferentes de herramientas de gestión de proyectos.

Trello

Una de las opciones más populares, Trello de Atlassian, es una herramienta de gestión de proyectos ligera diseñada para proyectos cortos y equipos con procesos ligeros. Trello a menudo se describe como un tablero Kanban, aunque es un poco más que eso.

Es fácil de configurar, los miembros del equipo pueden incorporarse rápidamente e incluso la versión gratuita debería ser suficiente para la mayoría de los proyectos. El diseño liviano de Trello también significa que no es lo que llamaríamos repleto de funciones. Nos detendríamos antes de llamarlo una verdadera aplicación de gestión de proyectos, pero puede servir como tal dependiendo del tamaño y el alcance de su proyecto.

ásana

Desarrollada originalmente para uso interno en Facebook, Asana es una herramienta de gestión de proyectos más elaborada, con más funciones que Trello. En muchos aspectos, se adapta mejor a proyectos más complejos, gracias a las opciones de búsqueda avanzada, el seguimiento del propietario de la tarea, etc. A diferencia de Trello, no hay un plan gratuito, pero a $ 10 por usuario por mes, tampoco es costoso.

jira

Jira es otro producto de Atlassian pero más elaborado que Trello y orientado a organizaciones más grandes, que manejan múltiples proyectos ágiles al mismo tiempo. También se integra con Confluence, la potente herramienta de gestión de datos de Atlassian, así como con Salesforce, GitHub, Outlook, etc. Jira se puede personalizar y adaptar a sus necesidades, aunque esto puede ser tedioso e implicar un poco de formación.

Sistemas de control de versiones

Con la comunicación y la administración fuera del camino, echemos un vistazo rápido a los sistemas de control de versiones. En este punto, no hay mucho que decir sobre GitHub, GitLab y Bitbucket, ya que la mayoría de los desarrolladores ya usan uno o más de ellos. Aún así, en caso de que llegue (muy) tarde a la fiesta, examinémoslos con un poco más de detalle.

GitHub

GitHub apenas necesita presentación, ya que es prácticamente sinónimo de alojamiento de repositorios de código abierto. Puede integrarse con Jira, Jenkins y Confluence. Puede instalarlo en su propio servidor o no, ya que funciona con casi cualquier proveedor de nube. Es más o menos el estándar de la industria, especialmente para proyectos de código abierto.

GitLab

GitLab es más una mezcla, pero tiene bastantes cosas a su favor. Podría ser una mejor opción para los usuarios con un presupuesto ajustado, pero proporciona prácticamente todas las funciones que la mayoría de los usuarios necesitarán. No es solo un sistema de control de versiones, sino una plataforma DevOps completa. La desventaja podría ser el rendimiento, especialmente cuando se trata de grandes proyectos (más aún cuando no es autohospedado). Sin embargo, si lo aloja usted mismo, el rendimiento no debería ser un gran problema.

Bitbucket

Hace algunos años, Bitbucket de Atlassian parecía muy prometedor, ya que permitía repositorios privados en un momento en que GitHub no lo hacía, lo que lo convirtió en una alternativa atractiva para proyectos privados que involucraban equipos relativamente pequeños. Desafortunadamente, Bitbucket también adquirió una reputación por su baja capacidad de respuesta, además de que los fanáticos del código abierto no acudieron a él, ya que está diseñado principalmente para clientes comerciales y para la integración con otros productos de Atlassian.

Software y servicios de trabajo remoto no esenciales

Trabajar desde casa comienza a sonar mucho menos conveniente si tiene problemas técnicos, ya que tendrá que ser su propio soporte de TI, por lo que el uso de software de diagnóstico o servicios web como Speedtest podría ser útil, y es posible que deba realizar un traceroute para ayudar a su ISP a diagnosticar problemas.

Además, muchas personas necesitarán aplicaciones de seguimiento del tiempo como Toggl o nuestra solución interna, TopTracker. Si desea realizar un seguimiento y celebrar los logros de su equipo, puede probar WooBoard como un refuerzo de moral.

Colaborar con miembros del equipo en diferentes zonas horarias puede ser problemático, especialmente cuando comienza el horario de verano, por lo que una aplicación o widget de reloj mundial también puede ayudar.

Si eres un veterano de la oficina acostumbrado a tomar notas y usar post-its, ahora sería un buen momento para cambiar tus hábitos y adoptar aplicaciones para tomar notas como Evernote o Google Keep.

Una palabra sobre precios

Éramos reacios a incluir información detallada sobre los precios de algunos servicios, ya que cambia constantemente debido a la crisis en curso. Algunos proveedores ofrecen acceso gratuito a plataformas y servicios de pago, mientras que otros están aumentando los suscriptores existentes a mejores planes, sin cargo.

La mayoría, si no todas, de estas ofertas son por tiempo limitado, aunque pueden extenderse. En cualquier caso, tendrás que consultar el precio en caso de que decidas contratar alguno de estos servicios.