Outils de travail à distance du métier du travail à distance

Le travail à distance est souvent présenté comme l'avenir du travail : un moyen plus efficace et pratique de faire des affaires et d'économiser du temps, de l'argent et de l'environnement. Malheureusement, les événements récents ont conspiré pour rendre le travail à distance plus important que jamais. Ce n'est plus un choix de vie ou une décision d'affaires. C'est une nécessité , non pas pour gagner du temps ou de l'argent, mais pour sauver des vies et maintenir l'activité économique pendant la plus grande crise de santé publique depuis un siècle.

Toptal a été créé autour du concept de travail à distance, et notre équipe distribuée utilise une multitude d'outils et de techniques de travail à distance différents depuis des années. Comme ce n'est pas le cas de la plupart des organisations, nous profitons de cette occasion pour partager notre expérience dans le but d'aider tous ceux qui passent au travail à distance.

Cet article vous présentera divers outils collaboratifs, plates-formes de visioconférence, suites de gestion et autres outils et services non essentiels qui pourraient vous être utiles.

Remarque : Si vous êtes un pigiste expérimenté, vous n'êtes probablement que trop familier avec les outils que nous examinerons aujourd'hui, car ce tour d'horizon s'adresse aux personnes qui découvrent le travail à distance.

Outils de travail à distance essentiels

Travailler à domicile n'a jamais été aussi facile, grâce à l'évolution rapide des logiciels collaboratifs et à l'infrastructure cloud qui sous-tend la plupart des services aujourd'hui. Cependant, la bande passante à large bande ajoutée et les solutions logicielles matures ne signifient pas que la transition vers le travail à distance est transparente, ni que le choix des bons outils est simple.

À ce stade, nous pourrions simplement énumérer tous les outils utilisés par Toptal et nos équipes, car ils sont tous robustes, fiables et nous pouvons en témoigner. Cependant, différentes industries et organisations ont des besoins différents, nous ne pouvons donc pas recommander les mêmes services pour tout le monde. Ils travaillent pour nous mais pourraient ne pas vous convenir.

Examinons de plus près vos options.

Collaboration et communication à distance

Mou

Slack est une solution logicielle collaborative populaire et bien établie. Lancée en 2013, Slack se trouve également être la seule grande suite collaborative qui n'a pas été créée par un poids lourd de l'industrie comme Microsoft ou Facebook. Il est riche en fonctionnalités, robuste et disponible sur tous les principaux systèmes d'exploitation.

Slack est principalement destiné aux indépendants et aux petites et moyennes entreprises, mais cela ne signifie pas qu'il n'est pas non plus largement utilisé par les grandes organisations. Toptal l'utilise pour connecter des centaines de membres de l'équipe principale et des milliers de pigistes, et Slack est utilisé par des dizaines d'entreprises du Fortune 100. En 2019, Slack comptait plus de 12 millions d'utilisateurs quotidiens, bien que ce nombre ait augmenté ces dernières semaines.

Équipes Microsoft

Microsoft Teams a été déployé en 2016 après que Microsoft a abandonné son projet d'acquérir Slack. Le lancement et la réception initiale auraient pu être meilleurs, mais finalement, Microsoft a apporté quelques modifications pour le distinguer des produits existants de l'entreprise, à savoir Skype Entreprise et Office 365.

En 2018, Microsoft a commencé à proposer une version gratuite de Teams, qui comporte certaines limitations mais offre toujours de nombreuses fonctionnalités. Plus tôt ce mois-ci, Microsoft a annoncé que Teams comptait 44 millions d'utilisateurs quotidiens. Microsoft affirme que 93 entreprises du Fortune 100 utilisent actuellement Teams, Accenture comptant plus de 440 000 utilisateurs.

Espace de travail Facebook

Lancé en 2016, Facebook Workplace a marqué l'entrée du réseau social dans l'arène des logiciels d'entreprise. Bien que le marché ait été quelque peu sceptique au lancement, Facebook a réussi à créer une solution complète qui offre certains avantages, notamment pour les petits utilisateurs.

Le modèle de tarification est assez intéressant et différencie Workplace car la politique de confidentialité stipule que toutes les données appartiennent aux clients, pas à Facebook. Compte tenu du nombre de critiques auxquelles Facebook a été confronté concernant ses politiques de confidentialité, cette politique a beaucoup de sens.

Lequel devriez-vous utiliser ?

Slack se distingue comme l'outil complet le plus populaire et probablement le meilleur pour les équipes distribuées, mais cela ne s'applique pas à toutes les équipes. Ceux qui utilisent beaucoup de produits et services Microsoft pourraient être mieux lotis avec Microsoft Teams, tandis que d'autres peuvent même s'en tenir aux applications courantes qu'ils utilisent déjà, Skype étant un exemple de plate-forme largement utilisée.

Vidéo conférence

Zoom

Zoom est largement considéré comme la plate-forme de référence pour la visioconférence. Chez Toptal, nous utilisons Zoom pour presque toutes nos réunions, y compris celles avec des centaines de participants. Zoom Basic est gratuit, bien qu'il comporte certaines limitations qui pourraient ne pas être acceptables dans certains scénarios et secteurs (par exemple, la durée des appels est limitée à 40 minutes). Les abonnements Pro coûtent 14,99 $ par hôte et par mois, tandis que les plans Business et Enterprise coûtent 19,99 $.

Rencontrez Jitsi

Jitsi Meet est une alternative gratuite et open source à Zoom et à des services similaires. En tant que tel, il manque certaines fonctionnalités telles que le partage d'écran, bien qu'il puisse être ajouté via des extensions. Malgré son ensemble de fonctionnalités limité, de nombreuses fonctionnalités sont toujours disponibles, et Jitsi Meet fonctionne sur tous les principaux systèmes d'exploitation et peut être utilisé dans un navigateur sans avoir à télécharger et à configurer l'application. En fin de compte, son principal argument de vente est le fait qu'il est open-source et gratuit à utiliser.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet est une plate-forme robuste avec des fonctionnalités similaires à Zoom, bien que ce dernier ait toujours un avantage sur certains.

Un problème pourrait être la tarification, car Google Hangouts Meet n'a pas de niveau gratuit, bien que les prix commencent à 6 $ par utilisateur si vous avez accès aux services G Suite de Google. C'est nettement inférieur au plan Pro de Zoom, mais n'oublions pas que Zoom est disponible gratuitement, à condition de pouvoir vivre avec des réunions de 40 minutes.

Remarque : Google propose actuellement un accès gratuit à l'édition Enterprise pour tous les abonnés G Suite.

Skype/Skype Entreprise

Skype existe depuis des lustres et est toujours une plateforme populaire pour beaucoup de gens. C'est pourquoi nous l'incluons ici, car de nombreuses organisations et personnes utilisent déjà Skype et sont susceptibles de s'y tenir.

Quant à Skype Entreprise, il était principalement destiné aux utilisateurs de produits Microsoft, bien qu'il puisse également être utilisé sur d'autres plates-formes. Le service n'a jamais décollé et Microsoft a annoncé son intention de retirer Skype Entreprise à la mi-2021, en migrant les utilisateurs vers Microsoft Teams à la place. Cependant, pour le moment, Skype Entreprise reste une alternative viable pour les utilisateurs Microsoft existants (par exemple, les utilisateurs d'Office 365 Business Premium). Il est quelque peu différent de Zoom ou de Google Hangouts Meet, car il a encore beaucoup d'ADN Skype, il n'est donc pas aussi spécialisé pour la visioconférence que les solutions concurrentes.

Logiciel de bureau à distance

Les logiciels d'accès à distance permettent aux utilisateurs d'accéder et de contrôler un ordinateur à partir d'un autre, de sorte que son importance est difficile à surestimer dans les situations qui ne permettent pas l'accès physique.

Bien que certains systèmes d'exploitation de bureau soient livrés avec des solutions de bureau à distance intégrées, celles-ci peuvent ne pas être le meilleur choix pour chaque cas d'utilisation. Examinons de plus près certaines des solutions disponibles.

TeamViewer

TeamViewer est l'une des suites de bureau à distance les plus anciennes et les plus connues du marché. Il s'agit d'un produit mature avec des fonctionnalités de pointe telles que la prise en charge de bureau 4K, la prise en charge VPN pour une sécurité accrue et la prise en charge de la plupart des plates-formes utilisées aujourd'hui. Une version gratuite est disponible pour les utilisateurs personnels et à des fins non commerciales, mais les abonnements pour les entreprises ne sont pas bon marché, surtout si vous avez besoin de plusieurs sessions ouvertes en même temps impliquant plusieurs utilisateurs sous licence.

RemotePC

RemotePC est une solution de bureau à distance basée sur le cloud destinée aux utilisateurs personnels et professionnels. C'est un peu moins cher que TeamViewer, et comme il est basé sur le cloud, il peut être utilisé dans une fenêtre de navigateur, ce qui pourrait être très bénéfique dans certains scénarios. Il n'y a pas d'option gratuite, bien qu'un essai gratuit soit disponible. Les prix commencent à 22 $ par an pour le niveau Consommateur, tandis que les plans SOHO et Team coûtent respectivement 52,12 $ et 187,12 $.

Bureau à distance Apple

L'accès à distance à votre Mac devrait être relativement simple grâce à Apple Remote Desktop. Tout ce dont vous avez besoin pour configurer l'accès à distance est l'adresse IP et le nom d'utilisateur de votre Mac. Par souci de concision, vous pouvez consulter ce guide étape par étape. Il y a quelques étapes supplémentaires si vous utilisez un VPN ou si vous avez besoin d'un accès FTP, mais la configuration d'Apple Remote Desktop est simple et se résume finalement à cocher quelques cases et à modifier les préférences. La licence de base vous coûtera 79 $, et il convient de noter que la suite ne reçoit pas d'excellentes critiques de la part des utilisateurs.

Bureau à distance Windows

En ce qui concerne l'accès à distance, les utilisateurs Windows ont beaucoup plus d'options à choisir que leurs homologues Mac. Contrairement à la solution d'Apple, Windows Remote Desktop a une assez bonne réputation, car il dispose d'une interface utilisateur naturelle, et comme il est intégré à Windows, il ne nécessite pas beaucoup de temps pour s'installer. L'inconvénient le plus évident est qu'il est destiné aux utilisateurs de Windows, donc si votre équipe utilise plusieurs systèmes d'exploitation, ce n'est peut-être pas le choix idéal, bien que vous puissiez également obtenir un client Mac.

Bonus : Bureau à distance Chrome

L'entrée de Google est Chrome Remote Desktop, une extension intelligente pour Chrome. C'est une option si vous ne vous attendez pas à de nombreuses sessions à distance, car elle est gratuite et simple à configurer. Le problème? Vous devez exécuter Chrome des deux côtés, son utilité est donc quelque peu limitée.

Qu'est-ce qui vous convient ?

Tout dépend de vos besoins, mais si nous devions choisir une solution complète, nous opterions pour TeamViewer. C'est un produit mature, il fonctionne sur plusieurs systèmes d'exploitation et il n'est pas trop cher. En fait, la version gratuite pourrait probablement suffire à de nombreuses petites équipes et utilisateurs qui n'ont pas besoin d'héberger de très longues conférences téléphoniques avec de nombreux participants.

Logiciel de gestion de projet

L'essor des outils de gestion de projet au cours de la dernière décennie a été alimenté par une forte demande et une évolution rapide. Ainsi, aujourd'hui, vous pouvez choisir entre des dizaines de solutions conçues pour différents types de projets, différentes industries, petites ou grandes équipes. Nous ne les couvrirons pas tous, car vous pouvez trouver une comparaison détaillée des plus populaires sur notre blog de gestion de projet.

Examinons trois produits largement utilisés, représentatifs de trois catégories différentes d'outils de gestion de projet.

Trello

L'une des options les plus populaires, Trello d'Atlassian, est un outil de gestion de projet léger conçu pour les projets courts et les équipes avec des processus légers. Trello est souvent décrit comme un tableau Kanban, bien que ce soit un peu plus que cela.

Il est facile à configurer, les membres de l'équipe peuvent être intégrés rapidement et même la version gratuite devrait suffire pour la plupart des projets. La conception légère de Trello signifie également que ce n'est pas ce que nous appellerions riche en fonctionnalités. Nous nous arrêterions avant de l'appeler une véritable application de gestion de projet, mais elle peut en servir une en fonction de la taille et de la portée de votre projet.

Asana

Développé à l'origine pour un usage interne chez Facebook, Asana est un outil de gestion de projet plus élaboré, avec plus de fonctionnalités que Trello. À bien des égards, il est mieux adapté aux projets plus complexes, grâce aux options de recherche avancées, au suivi du propriétaire des tâches, etc. Contrairement à Trello, il n'y a pas de plan gratuit, mais à 10 $ par utilisateur et par mois, ce n'est pas cher non plus.

Jira

Jira est un autre produit Atlassian mais plus élaboré que Trello et destiné aux grandes organisations, gérant plusieurs projets agiles en même temps. Il s'intègre également à Confluence, le puissant outil de gestion de données d'Atlassian, ainsi qu'à Salesforce, GitHub, Outlook, etc. Jira peut être personnalisé et adapté à vos besoins, même si cela peut être fastidieux et impliquer un peu de formation.

Systèmes de contrôle de version

Avec la communication et la gestion à l'écart, jetons un coup d'œil aux systèmes de contrôle de version. À ce stade, il n'y a pas grand-chose à dire sur GitHub, GitLab et Bitbucket, car la plupart des développeurs en utilisent déjà un ou plusieurs. Néanmoins, au cas où vous seriez (très) en retard à la fête, examinons-les un peu plus en détail.

GitHub

GitHub n'a guère besoin d'être présenté, car il est pratiquement synonyme d'hébergement de référentiel open source. Il peut s'intégrer à Jira, Jenkins et Confluence. Vous pouvez l'installer sur votre propre serveur ou non, car il fonctionne avec à peu près n'importe quel fournisseur de cloud. C'est plus ou moins la norme de l'industrie, en particulier pour les projets open source.

GitLab

GitLab est plus un sac mélangé, mais il a pas mal de choses à faire. Cela pourrait être un meilleur choix pour les utilisateurs au budget serré, mais il offre pratiquement toutes les fonctionnalités dont la plupart des utilisateurs auront besoin. Ce n'est pas seulement un système de contrôle de version, mais plutôt une plate-forme DevOps complète. L'inconvénient pourrait être la performance, en particulier lorsqu'il s'agit de gros projets (encore plus lorsqu'il n'est pas auto-hébergé). Cependant, si vous l'hébergez vous-même, les performances ne devraient pas être un gros problème.

Bitbucket

Il y a quelques années, Bitbucket d'Atlassian semblait très prometteur, car il autorisait les référentiels privés à une époque où GitHub ne le faisait pas, ce qui en faisait une alternative intéressante pour les projets privés impliquant des équipes relativement petites. Malheureusement, Bitbucket a également acquis une réputation de mauvaise réactivité, et les fans open source n'y ont pas afflué car il est principalement conçu pour les clients professionnels et l'intégration avec d'autres produits Atlassian.

Logiciels et services de travail à distance non essentiels

Le travail à domicile commence à sembler beaucoup moins pratique si vous rencontrez des problèmes techniques, car vous devrez être votre propre support informatique, donc l'utilisation d'un logiciel de diagnostic ou de services Web tels que Speedtest pourrait être utile, et vous devrez peut-être effectuer un traceroute pour aider votre FAI à diagnostiquer les problèmes.

De plus, de nombreuses personnes auront besoin d'applications de suivi du temps telles que Toggl ou notre solution interne, TopTracker. Si vous souhaitez suivre et célébrer les réalisations de votre équipe, vous pouvez essayer WooBoard pour remonter le moral.

La collaboration avec les membres de l'équipe sur différents fuseaux horaires peut être problématique, en particulier lorsque l'heure d'été entre en vigueur, donc une application ou un widget d'horloge mondiale peut également aider.

Si vous êtes un vétéran du bureau habitué à prendre des notes et à utiliser des post-its, ce serait le bon moment pour changer vos habitudes et adopter des applications de prise de notes telles qu'Evernote ou Google Keep.

Un mot sur les prix

Nous étions réticents à inclure des informations détaillées sur les prix de certains services, car ils changent constamment en raison de la crise actuelle. Certains fournisseurs offrent un accès gratuit à des plates-formes et des services autrement payants, tandis que d'autres font passer les abonnés existants à de meilleurs forfaits, gratuitement.

La plupart, sinon la totalité de ces offres sont limitées dans le temps, bien qu'elles puissent être prolongées. Dans tous les cas, vous devrez vérifier le prix si et quand vous décidez de vous inscrire à l'un de ces services.