Narzędzia pracy zdalnej w handlu pracą zdalną

Praca zdalna jest często reklamowana jako przyszłość pracy: bardziej wydajny i praktyczny sposób prowadzenia działalności gospodarczej oraz oszczędność czasu, pieniędzy i środowiska. Niestety ostatnie wydarzenia sprawiły, że praca zdalna stała się ważniejsza niż kiedykolwiek. Nie jest to już wybór stylu życia ani decyzja biznesowa. Jest to konieczność , a nie oszczędność czasu i pieniędzy, ale ratowanie życia i utrzymanie działalności gospodarczej podczas największego kryzysu zdrowia publicznego w stuleciu.

Toptal powstał wokół koncepcji pracy zdalnej, a nasz rozproszony zespół od lat korzysta z wielu różnych narzędzi i technik pracy zdalnej. Ponieważ nie dotyczy to większości organizacji, korzystamy z tej okazji, aby podzielić się naszym doświadczeniem, aby pomóc wszystkim przechodzącym do pracy zdalnej.

W tym artykule przedstawiono różne narzędzia do współpracy, platformy do wideokonferencji, pakiety zarządzania oraz inne nieistotne narzędzia i usługi, które mogą okazać się pomocne.

Uwaga: jeśli jesteś doświadczonym freelancerem, prawdopodobnie zbyt dobrze znasz narzędzia, którymi będziemy się dzisiaj przyglądać, ponieważ ta prezentacja jest skierowana do osób, które dopiero zaczynają pracować zdalna.

Niezbędne narzędzia do pracy zdalnej

Praca w domu nigdy nie była łatwiejsza dzięki szybkiej ewolucji oprogramowania do współpracy i infrastruktury chmury, która stanowi podstawę większości dzisiejszych usług. Jednak dodatkowa przepustowość szerokopasmowa i dojrzałe rozwiązania programowe nie oznaczają, że przejście do pracy zdalnej jest bezproblemowe, ani że wybór odpowiednich narzędzi jest prosty.

W tym momencie moglibyśmy jedynie wymienić wszystkie narzędzia używane przez Toptal i nasze zespoły, ponieważ wszystkie są solidne, niezawodne i możemy za nie ręczyć. Jednak różne branże i organizacje mają różne potrzeby, dlatego nie możemy polecić tych samych usług wszystkim. Pracują dla nas, ale mogą nie pasować do Ciebie.

Przyjrzyjmy się bliżej Twoim opcjom.

Zdalna współpraca i komunikacja

Luźny

Slack to popularne i ugruntowane rozwiązanie do współpracy. Uruchomiony w 2013 r. Slack jest również jedynym dużym pakietem do współpracy, który nie został stworzony przez poważną branżę, taką jak Microsoft czy Facebook. Jest bogaty w funkcje, solidny i dostępny we wszystkich głównych systemach operacyjnych.

Slack jest przeznaczony głównie dla freelancerów oraz małych i średnich firm, ale to nie znaczy, że nie jest szeroko stosowany również przez duże organizacje. Toptal używa go do łączenia setek kluczowych członków zespołu i tysięcy freelancerów, a Slack jest używany przez dziesiątki firm z listy Fortune 100. Od 2019 r. Slack miał ponad 12 milionów użytkowników dziennie, choć liczba ta wzrosła w ostatnich tygodniach.

Zespoły Microsoft

Microsoft Teams został wprowadzony w 2016 roku po tym, jak Microsoft zrezygnował z planów nabycia Slacka. Premiera i wstępny odbiór mogły być lepsze, ale ostatecznie Microsoft wprowadził pewne zmiany, aby odróżnić go od dotychczasowych produktów firmy, a mianowicie Skype for Business i Office 365.

W 2018 roku Microsoft zaczął oferować bezpłatną wersję Teams, która ma pewne ograniczenia, ale nadal oferuje wiele funkcji. Na początku tego miesiąca Microsoft ogłosił, że usługa Teams ma 44 miliony użytkowników dziennie. Microsoft twierdzi, że 93 firmy z listy Fortune 100 korzystają obecnie z usługi Teams, a Accenture może pochwalić się ponad 440 000 użytkowników.

Miejsce pracy na Facebooku

Uruchomiony w 2016 r. serwis Facebook Workplace oznaczał wejście sieci społecznościowej na arenę oprogramowania dla przedsiębiorstw. Chociaż rynek był nieco sceptyczny w momencie startu, Facebookowi udało się stworzyć kompleksowe rozwiązanie, które oferuje pewne korzyści, zwłaszcza dla małych użytkowników.

Model cenowy jest dość interesujący i wyróżnia Workplace, ponieważ zgodnie z polityką prywatności wszystkie dane są własnością klientów, a nie Facebooka. Biorąc pod uwagę ilość krytyki, z jaką Facebook spotkał się w związku z jego polityką prywatności, ta polityka ma wiele sensu.

Którego użyć?

Slack wyróżnia się jako najpopularniejsze i prawdopodobnie najlepsze wszechstronne narzędzie dla zespołów rozproszonych, ale nie dotyczy to każdego zespołu. Osoby korzystające z wielu produktów i usług firmy Microsoft mogą być w lepszej sytuacji dzięki usłudze Microsoft Teams, podczas gdy inni mogą nawet trzymać się zwykłych aplikacji, z których już korzystają, a Skype jest jednym z przykładów powszechnie używanej platformy.

Wideokonferencje

Powiększenie

Zoom jest powszechnie postrzegany jako platforma do prowadzenia wideokonferencji. W Toptal używamy Zoom do prawie wszystkich naszych spotkań, także tych z setkami uczestników. Zoom Basic jest darmowy, ale ma pewne ograniczenia, które mogą być nie do zaakceptowania w niektórych scenariuszach i branżach (np. długość połączenia ograniczona do 40 minut). Subskrypcje Pro kosztują 14,99 USD za hosta miesięcznie, podczas gdy plany Business i Enterprise kosztują 19,99 USD.

Spotkanie Jitsi

Jitsi Meet to bezpłatna i otwarta alternatywa dla Zoom i podobnych usług. W związku z tym brakuje mu niektórych funkcji, takich jak udostępnianie ekranu, chociaż można go dodać za pomocą rozszerzeń. Pomimo ograniczonego zestawu funkcji, wiele funkcji jest nadal dostępnych, a Jitsi Meet działa we wszystkich głównych systemach operacyjnych i może być używany w przeglądarce bez konieczności pobierania i konfigurowania aplikacji. Ostatecznie jego największą zaletą jest fakt, że jest open-source i darmowy.

Spotkanie Google Hangouts

Google Hangouts Meet to solidna platforma z funkcjami podobnymi do Zoom, chociaż ta ostatnia nadal ma przewagę w niektórych.

Jednym z problemów mogą być ceny, ponieważ Google Hangouts Meet nie ma bezpłatnego poziomu, chociaż ceny zaczynają się od 6 USD za użytkownika, jeśli uzyskasz dostęp do usług Google G Suite. Jest to znacznie mniej niż plan Pro Zoom, ale nie zapominajmy, że Zoom jest dostępny bezpłatnie, pod warunkiem, że możesz przeżyć 40-minutowe spotkania.

Uwaga: Google oferuje obecnie bezpłatny dostęp do wersji Enterprise Edition wszystkim subskrybentom G Suite.

Skype/Skype dla firm

Skype istnieje od wieków i nadal jest popularną platformą dla wielu osób. Właśnie dlatego uwzględniamy go tutaj, ponieważ wiele organizacji i osób już korzysta ze Skype'a i prawdopodobnie pozostanie przy nim.

Jeśli chodzi o Skype for Business, był on przeznaczony przede wszystkim dla użytkowników produktów Microsoft, choć można go również używać na innych platformach. Usługa nigdy nie wystartowała, a Microsoft ogłosił plany wycofania Skype for Business w połowie 2021 roku, zamiast tego migrując użytkowników do Microsoft Teams. Jednak na razie Skype for Business pozostaje realną alternatywą dla dotychczasowych użytkowników Microsoft (np. użytkowników Office 365 Business Premium). Jest nieco inny niż Zoom czy Google Hangouts Meet, ponieważ nadal ma dużo DNA Skype, więc nie jest tak wyspecjalizowany w wideokonferencjach, jak konkurencyjne rozwiązania.

Oprogramowanie do zdalnego pulpitu

Oprogramowanie do zdalnego dostępu umożliwia użytkownikom dostęp do jednego komputera i kontrolowanie go z innego, więc jego znaczenie jest trudne do przecenienia w sytuacjach, które nie pozwalają na fizyczny dostęp.

Chociaż niektóre komputerowe systemy operacyjne mają wbudowane rozwiązania zdalnego pulpitu, mogą one nie być najlepszym wyborem dla każdego przypadku użycia. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym rozwiązaniom.

TeamViewer

TeamViewer to jeden z najstarszych i najbardziej znanych pakietów zdalnego pulpitu na rynku. Jest to dojrzały produkt z najnowocześniejszymi funkcjami, takimi jak obsługa komputerów stacjonarnych 4K, obsługa VPN w celu zwiększenia bezpieczeństwa oraz obsługa większości używanych obecnie platform. Darmowa wersja jest dostępna dla użytkowników osobistych i do celów niekomercyjnych, ale subskrypcje dla firm nie są tanie, zwłaszcza jeśli potrzebujesz otwartych wielu sesji w tym samym czasie z udziałem kilku licencjonowanych użytkowników.

Zdalny komputer

RemotePC to oparte na chmurze rozwiązanie zdalnego pulpitu przeznaczone dla użytkowników osobistych i biznesowych. Jest nieco tańszy niż TeamViewer, a ponieważ jest oparty na chmurze, może być używany w oknie przeglądarki, co może być bardzo korzystne w niektórych scenariuszach. Nie ma bezpłatnej opcji, chociaż dostępna jest bezpłatna wersja próbna. Ceny zaczynają się od 22 USD rocznie dla poziomu konsumenckiego, podczas gdy plany SOHO i Team kosztują odpowiednio 52,12 USD i 187,12 USD.

Pulpit zdalny Apple

Zdalny dostęp do komputera Mac powinien być stosunkowo prosty dzięki Apple Remote Desktop. Wszystko, czego potrzebujesz, aby skonfigurować zdalny dostęp, to adres IP i nazwa użytkownika komputera Mac. Ze względu na zwięzłość, możesz zapoznać się z tym przewodnikiem krok po kroku. Istnieje kilka dodatkowych kroków, jeśli korzystasz z VPN lub potrzebujesz dostępu do FTP, ale konfiguracja Apple Remote Desktop jest łatwa i ostatecznie sprowadza się do zaznaczenia kilku pól i zmiany preferencji. Podstawowa licencja spowoduje zwrot 79 USD i warto zauważyć, że pakiet nie otrzymuje znakomitych recenzji od użytkowników.

Pulpit zdalny systemu Windows

Jeśli chodzi o zdalny dostęp, użytkownicy systemu Windows mają znacznie więcej opcji do wyboru niż ich odpowiednicy na komputerach Mac. W przeciwieństwie do rozwiązania firmy Apple, Windows Remote Desktop ma dość dobrą reputację, ponieważ posiada naturalny interfejs użytkownika, a ponieważ jest wbudowany w system Windows, konfiguracja nie zajmuje dużo czasu. Najbardziej oczywistym minusem jest to, że jest przeznaczony dla użytkowników systemu Windows, więc jeśli Twój zespół korzysta z wielu systemów operacyjnych, może nie być idealnym wyborem, chociaż możesz również uzyskać klienta Mac.

Bonus: Pulpit zdalny Chrome

Wpis Google to Chrome Remote Desktop, sprytne rozszerzenie dla Chrome. Jest to opcja, jeśli nie oczekujesz wielu zdalnych sesji, ponieważ jest bezpłatna i prosta w konfiguracji. Problem? Musisz uruchomić Chrome po obu stronach, więc jego użyteczność jest nieco ograniczona.

Który jest odpowiedni dla Ciebie?

Wszystko zależy od Twoich potrzeb, ale gdybyśmy mieli wybrać kompleksowe rozwiązanie, wybralibyśmy TeamViewer. To dojrzały produkt, działa na wielu systemach operacyjnych i nie ma zawyżonej ceny. W rzeczywistości darmowa wersja mogłaby prawdopodobnie wystarczyć dla wielu małych zespołów i użytkowników, którzy nie muszą organizować bardzo długich połączeń konferencyjnych z dużą liczbą uczestników.

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Rozwój narzędzi do zarządzania projektami w ciągu ostatniej dekady był napędzany silnym popytem i szybką ewolucją. Dzięki temu dziś możesz wybierać spośród dziesiątek rozwiązań przeznaczonych dla różnego rodzaju projektów, różnych branż, małych lub dużych zespołów. Nie omówimy ich wszystkich, ponieważ szczegółowe porównanie tych najpopularniejszych znajdziesz na naszym Blogu Zarządzania Projektami.

Przyjrzyjmy się trzem szeroko stosowanym produktom, reprezentującym trzy różne kategorie narzędzi do zarządzania projektami.

Trello

Jedna z najpopularniejszych opcji, Trello firmy Atlassian, to lekkie narzędzie do zarządzania projektami przeznaczone dla krótkich projektów i zespołów z lekkimi procesami. Trello jest często opisywane jako tablica Kanban, choć to coś więcej.

Jest łatwy w konfiguracji, członkowie zespołu mogą być szybko dołączani, a nawet darmowa wersja powinna wystarczyć w przypadku większości projektów. Lekka konstrukcja Trello oznacza również, że nie jest to coś, co nazwalibyśmy bogatym w funkcje. Nie nazwalibyśmy go prawdziwą aplikacją do zarządzania projektami, ale może służyć jako aplikacja w zależności od rozmiaru i zakresu projektu.

Asany

Asana, pierwotnie opracowana do użytku wewnętrznego na Facebooku, jest bardziej rozbudowanym narzędziem do zarządzania projektami, z większą liczbą funkcji niż Trello. Pod wieloma względami lepiej nadaje się do bardziej złożonych projektów, dzięki zaawansowanym opcjom wyszukiwania, śledzeniu właścicieli zadań i tak dalej. W przeciwieństwie do Trello, nie ma darmowego abonamentu, ale przy 10 USD za użytkownika miesięcznie nie jest też drogi.

Jira

Jira to kolejny produkt Atlassian, ale bardziej rozbudowany niż Trello i przeznaczony dla większych organizacji, obsługujący jednocześnie wiele projektów zwinnych. Integruje się również z Confluence, potężnym narzędziem do zarządzania danymi Atlassian, a także z Salesforce, GitHub, Outlookiem i tak dalej. Jira można dostosować i dostosować do własnych potrzeb, choć może to być żmudne i wymagać odrobiny treningu.

Systemy kontroli wersji

Pomijając komunikację i zarządzanie, rzućmy okiem na systemy kontroli wersji. W tym momencie nie ma wiele do powiedzenia na temat GitHub, GitLab i Bitbucket, ponieważ większość programistów już używa jednego lub więcej z nich. Jeśli jednak spóźnisz się (bardzo) na imprezę, przyjrzyjmy się im bardziej szczegółowo.

GitHub

GitHub prawie nie wymaga wprowadzenia, ponieważ jest praktycznie synonimem hostingu repo z otwartym kodem źródłowym. Może integrować się z Jira, Jenkins i Confluence. Możesz zainstalować go na własnym serwerze lub nie, ponieważ działa z prawie każdym dostawcą chmury. To mniej więcej standard branżowy, zwłaszcza w przypadku projektów typu open source.

GitLab

GitLab jest bardziej mieszaną torbą, ale ma do tego sporo rzeczy. Może być lepszym wyborem dla użytkowników o ograniczonym budżecie, ale zapewnia praktycznie wszystkie funkcje, których większość użytkowników kiedykolwiek będzie potrzebować. To nie tylko system kontroli wersji, ale raczej kompletna platforma DevOps. Minusem może być wydajność, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z dużymi projektami (tym bardziej, gdy nie jest hostowana we własnym zakresie). Jeśli jednak hostujesz go samodzielnie, wydajność nie powinna stanowić większego problemu.

Bitbucket

Kilka lat temu Bitbucket firmy Atlassian wyglądał bardzo obiecująco, ponieważ umożliwiał korzystanie z prywatnych repozytoriów w czasach, gdy GitHub tego nie robił, co czyniło go atrakcyjną alternatywą dla prywatnych projektów angażujących stosunkowo niewielkie zespoły. Niestety, Bitbucket zyskał również reputację słabej responsywności, a fani oprogramowania open source nie przybyli do niego, ponieważ jest przeznaczony głównie dla klientów biznesowych i integracji z innymi produktami Atlassian.

Nieistotne oprogramowanie i usługi do pracy zdalnej

Praca w domu zaczyna wydawać się o wiele mniej wygodna, jeśli napotkasz problemy techniczne, ponieważ będziesz musiał być własnym wsparciem IT, więc korzystanie z oprogramowania diagnostycznego lub usług internetowych, takich jak Speedtest, może się przydać i może być konieczne wykonanie traceroute, który pomoże Twojemu dostawcy usług internetowych w diagnozowaniu problemów.

Ponadto wiele osób będzie potrzebować aplikacji do śledzenia czasu, takich jak Toggl lub naszego wewnętrznego rozwiązania TopTracker. Jeśli chcesz śledzić i świętować osiągnięcia swojego zespołu, możesz wypróbować WooBoard jako wzmacniacz morale.

Współpraca z członkami zespołu w różnych strefach czasowych może być problematyczna, zwłaszcza gdy zaczyna się czas letni, więc pomocna może być również aplikacja zegara światowego lub widżet.

Jeśli jesteś weteranem biurowym przyzwyczajonym do robienia notatek i używania karteczek samoprzylepnych, teraz jest dobry moment, aby zmienić swoje nawyki i korzystać z aplikacji do robienia notatek, takich jak Evernote czy Google Keep.

Słowo o cenach

Niechętnie podaliśmy szczegółowe informacje o cenach niektórych usług, ponieważ stale się one zmieniają w związku z trwającym kryzysem. Niektórzy dostawcy oferują bezpłatny dostęp do płatnych platform i usług, podczas gdy inni podbijają istniejących abonentów do lepszych planów, bezpłatnie.

Większość, jeśli nie wszystkie z tych ofert są ograniczone czasowo, choć mogą zostać przedłużone. W każdym razie będziesz musiał sprawdzić cenę, jeśli i kiedy zdecydujesz się zapisać do którejkolwiek z tych usług.