Plötzlich remote: Produktmanager im Wandel

Fernarbeit wird zur neuen Normalität, nachdem die großen Technologieunternehmen der Welt ihre Büros aufgrund des globalen COVID-19-Ausbruchs geschlossen haben. Vor der Krise haben einige Unternehmen bestritten, ob die Rolle des Produktmanagers für Remote-Arbeit geeignet ist, und argumentiert, dass sie physisch bei ihren Teams sein müssen. Dieses Paradigma muss sich hin zu Remote-Engagements verschieben, um bahnbrechende Ergebnisse zu erzielen und sich an die neue Dynamik auf der ganzen Welt anzupassen.

Alles, was Sie über Kommunikation wissen müssen

Der Unterschied zwischen Büro- und Remote-Umgebungen besteht darin, wie Menschen miteinander interagieren. Die Kommunikation mit Ihrem Team in einer physischen Büroumgebung ist viel organischer als die Arbeit in einer Remote-Umgebung. Um diesen Einschränkungen entgegenzuwirken, gibt es viele grundlegende Tipps für Remote-Produktmanager, die alle relevant sind: Bleiben Sie proaktiv, kommunizieren Sie übermäßig und fördern Sie die direkte Kommunikation innerhalb und zwischen Teams (anstatt Stellvertreter zu sein).

Toptal-Produktmanager Sam Nissinen, der zuvor ein Team von rund 50 Mitarbeitern in einem Büro und aus der Ferne leitete, sagt, dass gute Kommunikation mit den richtigen Leuten an der richtigen Position beginnt. Die richtigen Erwartungen an Ihr Team zu setzen, ist ein weiterer wichtiger Faktor für den Erfolg der Remote-Arbeit. „Zu verstehen, was Sie von Ihren Teammitgliedern erwarten, was Ihre Fähigkeiten sind – ist eine der häufigsten Herausforderungen“, sagte Nissinen, der derzeit spezifische Tools und Prozesse für ein Unternehmen einrichtet, um qualitativ hochwertige Remote-Arbeit zu erleichtern.

Produktteams können manchmal feststellen, dass es ihnen an Informationen mangelt, insbesondere wenn sie Umstellungen durchlaufen oder sich plötzlich in der Fernarbeit zurechtfinden müssen. Für Gavin Matthews, Produktmanager bei Toptal, eine vertraute Situation: „Die gute Nachricht ist, dass Menschen gut darin sind, Entscheidungen ohne Informationen zu treffen. Die schlechte Nachricht ist, dass dies möglicherweise nicht die Entscheidungen sind, die Sie sich als Produktmanager wünschen.“ Um sich anzupassen, schlüpfte er immer mehr in die Rolle eines Scrum Masters. „Du musst diese Cheerleaderin sein, diese Koordinatorin, diese Person, die dem Team hilft und alle Lücken füllt, um sie erfolgreich zu machen“, bemerkte Matthews.

In Bezug auf den Produktlebenszyklus trägt der Remote-Aspekt des Teams nicht zur Komplexität bei, sobald es etablierte Kommunikationsprotokolle und Echtzeit-Dashboards zur Überwachung des Fortschritts gibt. Auch agile Prozesse sind ausgereift, um Einzelschritte zu bewältigen, sei es mit lokalen oder verteilten Teams.

Ein Produktmanager bei Toptal, Darshan Dave, der seit 15 Jahren remote arbeitet, betonte jedoch, dass, wenn wir durch die Linse großer Unternehmenstransformationsprogramme schauen, die Hauptprobleme in der Ausrichtung der Prioritäten auf Führungsebene und der Akzeptanz liegen eine Geschäftsebene. „Nicht alle hatten die gleichen Prioritäten und die gleiche Ausrichtung auf das gemeinsame Ziel dessen, was geliefert wird. Diese Führungsausrichtung war wichtiger als einzelne Scrum-Teams“, sagte Dave, der ein unternehmenskritisches Transformationsprogramm in 20 Ländern koordinierte.

Führung ist definitiv ein wichtiger Akteur in einer abgelegenen Umgebung und hilft, Missverständnisse zu bekämpfen, da sie aus vielen verschiedenen Ländern stammen, in denen die Einstellungen zu Karrieren, Work-Life-Integration und Grenzen sehr unterschiedlich sein können. Dave glaubt, dass die Anerkennung dieser Vielfalt ein wichtiges Element ist, um alle einzubeziehen und letztendlich Vertrauen aufzubauen: „Ethnokulturelle Sensibilität und Bewusstsein sind äußerst wichtig. Nehmen Sie sich die Zeit, die Teams, ihre Kultur und ihren Arbeitsstil kennenzulernen – hier kann die Führung des Produktmanagements eine große Rolle spielen, um Herausforderungen zu meistern.“

Es erfordert Hingabe und Übung, einen Rahmen zu entwickeln, um die Einschränkungen zu überwinden, die sich aus unpersönlicher Kommunikation ergeben, aber es gibt einige virtuelle Lösungen, die bei Veränderungen helfen.

Virtuelle Lösungen

Remote-Arbeitsroutinen werden normalerweise dafür kritisiert, dass sie persönliche Beziehungen aufgeben. Unter normalen Umständen ist es für Remote-Teams äußerst effektiv, menschliche Beziehungen aufrechtzuerhalten und die Vorteile persönlicher Zeit zu nutzen. Sie sind jedoch für eine effektive Remote-Arbeit nicht unbedingt erforderlich. In Zeiten der sozialen Distanzierung können Produktmanager die Initiative ergreifen, um Büroroutinen in solche zu übersetzen, die für eine entfernte Umgebung geeignet sind, indem sie Führung und Interessenvertretung übernehmen, um die Teams online zu verbinden.

Matthews, der Produktmanagementteams im Bereich SaaS und Cybersicherheit sowohl im Büro als auch remote leitete, teilte seine Sicht auf Online-Aktivitäten, die es Remote-Kollegen ermöglichen, menschliche Berührungen zu erleben. „Das Thema bei allen ist, eine Person zu sein. Wenn Sie den ganzen Tag über Videoanrufe führen oder den ganzen Tag online sind, kann dies roboterhaft sein“, bemerkte Matthews, der vorschlägt, sich auf die folgenden Konzepte zu konzentrieren:

• Einzelgespräche
• Stunde Videospiele
• Virtuelle Happy Hour

Einzelgespräche

Sie ermöglichen Teams, auf persönlicher Ebene bekannt zu werden und vernünftige Erwartungen zu setzen. Mit diesen Informationen kann die Arbeit entsprechend geplant werden, insbesondere wenn Teammitglieder mit einer wirklich stressigen Situation zu kämpfen haben. Je bekannter, desto besser das gesamte Projekt. Insgesamt ist dies eine großartige Möglichkeit, die Teammentalität zu verstehen.

Stunde der Videospiele

Einige Unternehmen wie Facebook und Google bieten seit langem Spielkonsolen zusammen mit anderen Ablenkungen im Büro an, Maßnahmen, die darauf abzielen, Mitarbeiter zu motivieren und Gemeinschaften aufzubauen. Im Gegensatz zum Scrollen oder Surfen im Internet sind Spiele voll fesselnd und geben den Menschen sogar die Art von virtuellem Selbstvertrauensschub, den sie bei ihrer täglichen Arbeit möglicherweise nicht erreichen. Matthews ist überzeugt, dass Online-Spiele eine gute Möglichkeit sind, Stress abzubauen: „Die meisten dieser Spiele sind auch für Nicht-Videospieler zugänglich und machen extrem viel Spaß. Es ist eine einfache Möglichkeit, die Bindung aufrechtzuerhalten, die Sie bei der persönlichen Arbeit aufbauen, und gleichzeitig den Druck von der Arbeit und COVID-19 zu verlagern.“

Virtuelle Happy Hour

Nachdem die soziale Distanzierung in Europa und den USA aufgrund des Ausbruchs des Coronavirus begann, leuchteten Social-Media-Sites wie Twitter mit Dutzenden von Nachrichten über den Beginn der digitalen Happy Hour auf, ein Konzept, das vor ein paar Jahren wie ein schlechtes geklungen hätte Silicon Valley Plot Point, berichtete Forbes .

Produktmanager Matthews verrät, wie dieses Konzept mit seinen Teams umgesetzt wird: „Wir öffnen Google Hangouts für ein paar Stunden und geben uns die Möglichkeit, uns einfach zu entspannen, das Gespräch aufrechtzuerhalten, Witze zu machen, über unsere zufälligen Situationen auf der ganzen Welt zu sprechen, wer eingesperrt ist und wer sich in Quarantäne befindet. Es ist eine wirklich einzigartige Gelegenheit, sich wie eine Zeit von Angesicht zu Angesicht zu verhalten, in dem Wissen, dass Sie es nicht sind. Sie beginnen zu erkennen, dass Sie nicht mehr vor der Webcam sind, sondern nur mit einer Gruppe Ihrer Freunde sprechen, mit denen Sie arbeiten. Es kann dich wirklich anregen und dich am Laufen halten.“

Einige Unternehmen werden kreativ, wenn es darum geht, virtuelle Happy Hour zu organisieren, z. B. indem sie eine virtuelle Karaoke-Party oder eine Trivia-Party veranstalten. Diese sind in Ordnung, aber das übergeordnete Ziel bleibt, sich auf die menschliche Verbindung zu konzentrieren.

Die Vorteile von Remote

Remote Work kann gewisse Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere wenn der Produktmanager schon immer im Büro gearbeitet hat. Die übliche Lösung besteht darin, nicht zu versuchen, das Büro zu replizieren, da Remote-Arbeit ihrer Natur nach anders ist.

Die Remote-Umgebung ermöglicht es den Menschen, ihre beste Arbeit auf die beste Weise zu leisten. Vom Toptal-Blog befragte Produktmanager räumen ein, dass der Deep-Focus-Modus und die Produktivitätssteigerung zu den entscheidenden Vorteilen gehören, die Remote-Einsätze mit sich bringen. „Sie können leichter tiefgreifende Arbeit erhalten, da es unnötige Meetings eliminieren und die Anzahl der Entscheidungsträger reduzieren kann, um die Dinge am Laufen zu halten. Wenn jeder seine Zeit damit verbringt, statt zu reden, bewegt sich die gesamte Organisation schneller“, sagte Toptal Product Manager Sean Everett, der früher Produkt- und Geschäftsentwicklungsleiter für eine globale Streaming-Videoplattform mit einem verteilten Team auf drei Kontinenten war. Im letzten Jahr hat er für ein Remote-Social-Media-Startup gearbeitet. „Wir haben nur vier Meetings pro Woche für insgesamt zwei bis drei Stunden. Die restliche Zeit verbringen wir mit konzentrierter Arbeit“, fügte Everett hinzu.

Nissinen sagte, dass Remote-Produktmanager ihre Umgebung individuell anpassen können. „Sie können in Ihrem Team eine Vereinbarung treffen, dass es während eines bestimmten Zeitfensters Deep Work Time gibt. Und es besteht absolut keine Chance, dass Sie abgelenkt werden, wenn Sie sicherstellen, dass alle Benachrichtigungen stumm geschaltet sind“, bemerkte Nissinen, der Erfahrung darin hat, Teammitglieder vor Ort darin zu schulen, effektiv mit ihren entfernten Kollegen zusammenzuarbeiten.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Einsatzes von Remote-Mitarbeitern besteht darin, dass die Arbeit selbst zum Maßstab für die Beurteilung der Leistung einer Person wird und nicht die im Büro verbrachte Zeit. Die Grundlage für den Aufbau von Vertrauen mit Remote-Teams basiert zunächst auf dem Vertrauen, das in der gesamten Organisation aufgebaut wird. Einige Remote-Unternehmen lassen Teammitglieder ihre eigenen Arbeitszeiten festlegen, solange Qualitäts- und Quantitätsziele erreicht werden, und vertrauen darauf, dass sie wissen, wann sie ihre beste Leistung erbringen. Sie bauen auch gegenseitiges Vertrauen durch Transparenz und Rechenschaftspflicht auf.

Praktische Tipps

Sei vorbereitet

Um die Sprintplanung oder jeden anderen Prozess zu meistern, der sich auf die Planung konzentriert, müssen Sie doppelt so gut vorbereitet sein wie ein Produktmanager vor Ort, sagte Matthews: „Je mehr Sie darüber dokumentieren können, dass Sie über Bord gehen, desto mehr können Sie Ihre Perspektive teilen und erhalten Gutes Design im Voraus und ermutigen Sie wirklich, Fragen zu stellen und Gespräche sowohl während als auch nach der Sprintplanung zu führen, desto erfolgreicher sind Sie.“ Andernfalls, so Matthews, riskieren Sie, die Fälle zu verpassen, die Qualität zu ruinieren oder in Konflikte zu geraten.

Tatjana Zavadja, die Designerin bei Toptal ist und Erfahrung in der Arbeit mit Remote-Produktmanagementteams hat, legte ebenfalls Wert auf die Vorbereitung, insbesondere für die Ideenfindungsphase: „Es wird am besten durchgeführt, wenn Sie vorbereitet zum Online-Meeting kommen. Ich bitte alle, es zu zeigen Ideen sammeln und dann diskutieren wir sie gemeinsam, malen auf ein Whiteboard und geben uns gegenseitig Vorschläge."

Motivierendes Team mit einer sich nähernden Frist

Die Motivation von Teammitgliedern, wenn eine wichtige Deadline näher rückt, ist eine weitere Herausforderung, die gelöst werden kann, indem man mit gutem Beispiel vorangeht. Kleanthis Georgaris, VP of Product bei Toptal, glaubt, dass Produktmanager für den Rest des Teams ein Beispiel und den Ton angeben und sicherstellen können, dass das Engagement immer stimmt. „Wenn sich in einem physischen Büro ein wichtiger Termin schnell nähert, ist einfach das lange Bleiben ein effektiver informeller visueller Hinweis für den Rest Ihres Teams, dass zusätzliche Anstrengungen unternommen werden sollten. Das Äquivalent dazu in einer Remote-Umgebung ist, sich extrem verfügbar zu machen und aktiv auf Kommunikationskanälen“, schlug Georgaris vor.

Achten Sie besonders auf die Kommunikation

Remote-Teammitglieder erfordern eher häufige kurze Interaktionen als lange, seltene. Es ist sinnvoller, viermal pro Woche für fünf Minuten mit Ihren Teammitgliedern in Kontakt zu treten, als einmal für 20 Minuten. Die Frequenz erzeugt ein ununterbrochenes Gefühl der Verbundenheit, als würde man ein fortlaufendes Gespräch führen. „Seien Sie bei der Online-Kommunikation ultrapräzise. Gehen Sie nicht davon aus, dass jemand etwas weiß, kommunizieren Sie sehr klar, geben Sie alle Details an, die Sie kommunizieren möchten. Wenn Sie diese Nachricht senden, ist das alles, was die Person liest und mit der Arbeit beginnt“, schlug Nissinen vor, Produktmanager und Designer bei Toptal.

Die besten Manager gestalten die Remote-Interaktion persönlicher, indem sie zum Telefon greifen oder Videokonferenzen nutzen. Sie fördern auch einen häufigen Dialog, der die Mitarbeiter einlädt, Beiträge, Einblicke und Meinungen zu äußern.

Kamera an oder aus?

Produktmanager sind sich einig, dass schnelle Videoanrufe effektiver sind als endlose Chat-Threads, jedoch ist die Frage, ob die Kamera eingeschaltet werden soll, umstritten. Einige befürworten, die menschliche Berührung bei eingeschaltetem Video beizubehalten, während andere vorschlagen, es aus Datenschutzgründen auszuschalten. „Es fühlt sich sehr invasiv an, einen Videoanruf zu führen, und es ist für den Einzelnen viel anstrengender, weil er ständig auf den Bildschirm starren muss, und menschliches Verhalten bedeutet, dass sich die meisten auf ihr Aussehen konzentrieren und nicht auf den Inhalt der Nachricht.“ argumentierte Everett, der sagte, dass er Kameras niemals in Remote-Einstellungen verwende. Es gibt keine falsche oder richtige Antwort, nur die Pflicht des Produktmanagers, die Videokonferenz-Etikette zu diskutieren und im Team umzusetzen.

Remote-Tools für Produktmanager

Produktpriorisierung und Arbeitsplanung sind unter den idealsten Umständen schwierig, nicht nur in einer Remote-Umgebung. Hier kann eine Kombination aus den richtigen Software-Tools und einem bewussten Zeitmanagement den Unterschied ausmachen.

Remote-Arbeiten ist nur dann von Vorteil, wenn organisatorische Systeme entsprechend eingerichtet sind, um den Betriebsaufwand zu reduzieren. Dies kann erreicht werden, indem die Anzahl der von der Organisation verwendeten Tools und Standardkommunikationsprotokolle minimiert wird. „Beschränken Sie sich auf drei oder vier Tools, damit die Leute immer wissen, wohin sie gehen müssen, um etwas zu erledigen. Verwenden Sie Tools für den täglichen Chat, für Anrufe, Aufgabenverwaltung und Dokumentation. Eine Kultur des Schreibens ist ein großer Beschleuniger, der in einer abgelegenen Umgebung wunderbar funktioniert“, sagte Everett.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der beliebtesten Kommunikationstools. Die meisten von ihnen haben ihren kostenlosen Service als Reaktion auf die steigende Nachfrage aktualisiert:

• Slack – betrachten Sie diesen Internet-Chat als ein Büro, um mit Kollegen in Kontakt zu treten und schnelle Fragen zu beantworten. Slack kann auch zu Ablenkungen führen, insbesondere wenn Sie eine tiefe Arbeitsphase haben möchten. Sprich mit deinem Team darüber, wie man Slack verwendet, damit jeder die Regeln kennt.
• Zoomen
• Google-Hangouts
• Microsoft Teams
• Skypen
• Webex von Cisco

Die Wahl des richtigen Produkt- und Projektmanagement-Tools, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, ist entscheidend. Das richtige Tool kann Arbeitsabläufe rationalisieren und sogar die Unternehmenskultur prägen. Die folgenden Tools werden von Produktmanagern weltweit für das Aufgabenmanagement, die Verfolgung von Anforderungen und die Arbeitsplanung verwendet:

• Trello
• Basislager
• Zusammenfluss
• Jira
• Asana
• Schreiben
• MS-Projekt
• Balsamico

Herausforderungen können in einer Umgebung mit mehreren Teams auftreten, in der verschiedene Teams in der Vergangenheit versucht haben, unterschiedliche Tools zu verwenden. „Replizieren Sie Ihre User Storys nicht in Trello, wenn Sie sie bereits in Jira haben, selbst wenn jemand sagt, dass er Jira nicht mag. Oder wenn Sie eine User Story kommentieren möchten, tun Sie dies nicht in Slack, wo dies der Fall ist verloren gehen, tun Sie es in Jira", schlug Konstantin S. Solnushkin vor, Produkt- und Projektmanager bei Toptal.

Produktmanager müssen anerkennen, wie wichtig es für Remote-Teams ist, sich mit ihren Collaboration-Tools zu beschäftigen. Wenn die Leute sie am Ende hassen, werden die Teams letztendlich die Remote-Kultur dafür verantwortlich machen.

Takeaways aus der „Temporary Fully Remote“-Situation

Bei all diesen Tools fragen sich Produktmanager am Ende vielleicht, ob sie jemals wieder ins Büro gehen müssen. Remote-Produktteams können genauso erfolgreiche, bahnbrechende Produkte entwickeln wie Teams, deren Mitglieder unter einem Dach arbeiten.

Umstellung auf Remote

Bei der Vorbereitung auf zukünftige Pandemien oder andere größere Störungen muss jedes Unternehmen den Übergang zur verteilten Belegschaft in Betracht ziehen. Everett, dessen Büro lange Zeit ein Flugzeugsitz oder ein Hotel war, glaubt, dass von kleinen Startups bis hin zu großen globalen Unternehmen Remote im Grunde der einzige Weg ist, um Dinge zu erledigen: „Startups, verglichen mit den Fortune 1000, sind viel Es ist einfacher, im Handumdrehen auf Remote umzuschalten. Große globale Unternehmen haben Prozesse, die seit Jahren oder Jahrzehnten in der Organisation verwurzelt sind, sowie strengere Sicherheitsanforderungen. Jede Organisation kann jedoch damit beginnen, remote zu denken und zu arbeiten, selbst wenn sich der größte Teil der Organisation im selben Büro befindet. Es bietet Ihnen das Beste aus beiden Welten und trägt dazu bei, das Risiko einer extremen Zentralisierung zu mindern, insbesondere in Zeiten großer Krisen wie der Coronavirus-Pandemie.“

Matthews von Toptal sagt, dass Remote aufgrund der enormen Vorteile, die es bietet, die neue Normalität sein sollte: „Wenn Ihre Kultur Remote-Arbeit unterstützt, öffnen Sie sich für den gesamten globalen Markt der Talente und Sie können genau die richtige Person finden, die passt Ihre Bedürfnisse. Jetzt können Sie jederzeit jemanden aus der ganzen Welt in Ihr Team einwählen und einen enormen positiven Unterschied machen."

Verbessertes Verständnis: So arbeiten Sie mit Remote-Teams

Mit dem Ausbruch von COVID-19 befanden sich alle plötzlich in der Ferne. Nissinen sagt, dass die aktuelle Situation wertvolle Erkenntnisse haben kann, da sie alle auf die gleiche Ebene bringt: „Teams, die jetzt vorübergehend vollständig remote sind, wenn sie zum normalen Betrieb zurückkehren, werden wahrscheinlich ein anderes Verständnis dafür haben, wie sie sich darauf beziehen und mit ihnen arbeiten ihre entfernten Teammitglieder.“ Er argumentiert, dass gemischte Teams, die teilweise im Büro und teilweise verteilt sind, eine größere Herausforderung darstellen als vollständig entfernte, und schlägt vor, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen, um sicherzustellen, dass entfernte Teammitglieder genauso einbezogen werden wie andere: „Teams vor Ort haben normalerweise eine sehr solide Kultur und soziales Umfeld im Büro. Es ist sehr einfach für sie, auf ihre Weise zusammenzuarbeiten, und für die entfernten Menschen, auf ihre Weise zusammenzuarbeiten. Und Ihnen kann möglicherweise eine gewisse Einheit fehlen, es sei denn, Sie machen es sich zur Priorität, das Team zusammenzuhalten, da es nicht dazu bestimmt ist, ohne Moderation zu arbeiten.“

Thene Sheehy, Projektmanager bei Toptal, betont, dass ein erfahrener Remote-Produkt- oder Projektmanager mit einem tiefen Verständnis für Remote-Arbeit einen Mehrwert für das Unternehmen bringt. „Manager, die mit Remote-Arbeit sehr vertraut sind, haben gegenüber anderen einen Vorteil, da sie sich schnell anpassen und die Ergebnisse auch in einer globalen Krise liefern, in der alle auf Remote-Arbeit umsteigen müssen. Eine solche Berufserfahrung ist das Sahnehäubchen Ihren Lebenslauf", sagte Sheehy.