Nagle zdalne: zmiana menedżerów produktów

Praca zdalna staje się nową normą po tym, jak największe światowe firmy technologiczne zamknęły swoje biura z powodu globalnej epidemii COVID-19. Przed kryzysem niektóre firmy spierały się, czy rola menedżera produktu jest odpowiednia do pracy zdalnej i argumentowały, że muszą być fizycznie zlokalizowane ze swoimi zespołami. Ten paradygmat musi przejść w kierunku zdalnych zaangażowań, aby osiągnąć przełomowe wyniki i dostosować się do nowej dynamiki na całym świecie.

Wszystko, co musisz wiedzieć o komunikacji

Różnica między środowiskiem biurowym a zdalnym polega na tym, jak ludzie wchodzą ze sobą w interakcje. Komunikacja z zespołem w fizycznym środowisku biurowym jest znacznie bardziej organiczna niż praca w środowisku zdalnym. Aby zwalczyć te ograniczenia, istnieje wiele podstawowych wskazówek dla zdalnych menedżerów produktów i wszystkie one są istotne: pozostań proaktywny, nadmiernie komunikuj się i wspieraj bezpośrednią komunikację w zespołach i między nimi (zamiast bycia pełnomocnikiem).

Toptal Product Manager Sam Nissinen, który wcześniej zarządzał zespołem około 50 osób w biurze i zdalnie, mówi, że dobra komunikacja zaczyna się od właściwych osób na właściwej pozycji. Kolejnym ważnym elementem sukcesu w pracy zdalnej jest ustalenie właściwych oczekiwań wobec zespołu. „Zrozumienie, czego oczekujesz od członków zespołu, jakie są Twoje możliwości — to jedno z najczęstszych wyzwań” — powiedział Nissinen, który obecnie opracowuje określone narzędzia i procesy dla firmy, aby ułatwić wysokiej jakości pracę zdalną.

Zespoły produktowe mogą czasami odczuwać brak informacji, zwłaszcza jeśli przechodzą zmiany lub muszą nagle przejść do pracy zdalnej. To dobrze znana sytuacja Gavina Matthewsa, menedżera produktu w Toptal: „Dobrą wiadomością jest to, że ludzie są dobrzy w podejmowaniu decyzji bez informacji. Zła wiadomość jest taka, że ​​mogą nie być decyzjami, których oczekujesz jako menedżer produktu”. Aby się przystosować, zaczął bardziej wcielać się w rolę mistrza scrum. „Musisz być cheerleaderką, koordynatorem, osobą pomagającą zespołowi i wypełniającą wszystkie luki, aby odnieśli sukces” – zauważył Matthews.

Jeśli chodzi o cykl życia produktu, zdalny aspekt zespołu nie zwiększa złożoności, gdy istnieją ustalone protokoły komunikacyjne i pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym do monitorowania postępów. Procesy zwinne są również dobrze przygotowane do obsługi poszczególnych kroków, zarówno w przypadku zespołów lokalnych, jak i rozproszonych.

Jednak menedżer produktu w Toptal, Darshan Dave, który od 15 lat pracuje zdalnie, podkreślił, że jeśli spojrzymy przez pryzmat programów transformacji dużych przedsiębiorstw, główne problemy wynikają z dostosowania priorytetów na poziomie przywództwa i akceptacji na poziom biznesowy. „Nie wszyscy mieli te same priorytety i zgodność w stosunku do wspólnego celu, który jest dostarczany. To dostosowanie przywództwa było bardziej krytyczne niż poszczególne zespoły scrumowe” – powiedział Dave, który koordynował program transformacji o znaczeniu krytycznym dla misji w 20 krajach.

Przywództwo jest zdecydowanie kluczowym graczem w odległym środowisku i pomaga zwalczać nieporozumienia, pochodzące z wielu różnych krajów, w których stosunek do kariery, integracji między życiem zawodowym a prywatnym i granic może się znacznie różnić. Dave uważa, że ​​uznanie tej różnorodności jest ważnym elementem angażowania wszystkich i ostatecznie pielęgnowania zaufania: „Wrażliwość i świadomość etnokulturowa są niezwykle ważne. Poświęć trochę czasu na poznanie zespołów, ich kultury i stylu pracy — w tym miejscu przywództwo w zarządzaniu produktami może odegrać dużą rolę w pokonywaniu wyzwań”.

Potrzeba poświęcenia i praktyki, aby opracować ramy pozwalające przezwyciężyć ograniczenia wynikające z bezosobowej komunikacji, ale istnieje kilka wirtualnych rozwiązań, które pomagają w zmianie.

Wirtualne rozwiązania

Procedury pracy zdalnej są zwykle krytykowane za porzucanie relacji osobistych. W normalnych okolicznościach niezwykle skuteczne jest utrzymywanie relacji międzyludzkich w zdalnych zespołach i wykorzystywanie czasu spędzanego osobiście. Jednak po prostu nie są one niezbędne do efektywnej pracy zdalnej. W czasach dystansu społecznego menedżerowie produktu mogą podjąć inicjatywę przełożenia rutynowych czynności biurowych na te odpowiednie dla środowiska zdalnego poprzez przywództwo i rzecznictwo, aby połączyć zespoły online.

Matthews, który kierował zespołami zarządzania produktami w przestrzeni SaaS i cyberbezpieczeństwa zarówno w biurze, jak i zdalnie, podzielił się swoim spojrzeniem na działania online, które umożliwiają zdalnym współpracownikom doświadczanie ludzkiego dotyku. „Tematem ich wszystkich jest bycie osobą. Kiedy prowadzisz rozmowy wideo przez cały dzień lub jesteś online przez cały dzień, może to być robota” – zauważył Matthews, który sugeruje skupienie się na następujących koncepcjach:

• Spotkania jeden na jednego
• Godzina gier wideo
• Wirtualne happy hours

Spotkania jeden na jednego

Pozwalają poznać zespoły na poziomie osobistym i ustalać rozsądne oczekiwania. Dzięki tym informacjom można odpowiednio zaplanować pracę, zwłaszcza jeśli członkowie zespołu mają do czynienia z naprawdę stresującą sytuacją. Im bardziej znany, tym lepszy cały projekt. Ogólnie rzecz biorąc, jest to świetny sposób na zrozumienie mentalności zespołu.

Godzina gier wideo

Niektóre firmy, takie jak Facebook i Google, od dawna oferują konsole do gier wraz z innymi urządzeniami rozpraszającymi uwagę, ruchami mającymi na celu motywowanie pracowników i budowanie społeczności. W przeciwieństwie do przewijania lub przeglądania w Internecie, gry są w pełni wciągające, a nawet dają ludziom wirtualny wzrost pewności siebie, którego mogą nie osiągnąć w codziennej pracy. Matthews jest przekonany, że gry online są dobrym sposobem na złagodzenie stresu: „Większość z tych gier jest dostępna nawet dla graczy nie będących graczami wideo i jest niezwykle zabawna. To łatwy sposób na utrzymanie więzi, jaką uzyskujesz podczas osobistej pracy, jednocześnie zmniejszając presję na pracę i COVID-19”.

Wirtualne Happy Hours

Po wybuchu epidemii koronawirusa w Europie i Stanach Zjednoczonych media społecznościowe, takie jak Twitter, oświetliły dziesiątki wiadomości o świcie cyfrowej happy hour, koncepcji, która jeszcze kilka lat temu brzmiałaby jak zła. Działka w Dolinie Krzemowej , donosi Forbes .

Product Manager Matthews ujawnia, w jaki sposób ta koncepcja jest realizowana w jego zespołach: „Otwieramy Google Hangouts na kilka godzin i dajemy sobie możliwość odprężenia się, podtrzymywania rozmowy, żartowania, rozmawiania o naszych losowych sytuacjach na całym świecie, kto jest zablokowany i kto jest w kwarantannie. To naprawdę wyjątkowa okazja, aby zachowywać się jak spotkanie twarzą w twarz, wiedząc, że nie jesteś. Zaczynasz zdawać sobie sprawę, że nie jesteś już na kamerce internetowej, po prostu rozmawiasz z grupą znajomych, z którymi pracujesz. To naprawdę może Cię stymulować i podtrzymywać”.

Niektóre firmy stają się kreatywne w organizowaniu wirtualnych happy hours, takich jak wirtualna impreza karaoke lub impreza z ciekawostkami. Są w porządku, ale głównym celem pozostaje skupienie się na więzi międzyludzkiej.

Korzyści z pilota

Praca zdalna może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, zwłaszcza jeśli product manager zawsze pracował w biurze. Powszechnym rozwiązaniem nie jest próba powielania biura, ponieważ praca zdalna ma inny charakter.

Zdalne środowisko umożliwia ludziom wykonywanie najlepszej pracy w najlepszy sposób. Menedżerowie produktu, z którymi rozmawiał Toptal Blog, przyznają, że tryb głębokiej koncentracji i wzrost produktywności to jedne z kluczowych korzyści, jakie wiążą się ze zdalnymi kontaktami. „Łatwiej można uzyskać głęboką pracę, ponieważ może ona usunąć niepotrzebne spotkania, zmniejszyć liczbę decydentów, aby utrzymać rzeczy w ruchu. Kiedy wszyscy spędzają czas na wykonywaniu zadań, a nie na rozmowach, cała organizacja kończy się szybciej” – powiedział Toptal Product. Menedżer Sean Everett, który wcześniej był dyrektorem ds. rozwoju produktu i biznesu w globalnej platformie strumieniowego przesyłania wideo z rozproszonym zespołem na trzech kontynentach. Przez ostatni rok pracował dla zdalnego startupu mediów społecznościowych. „Mamy tylko cztery spotkania tygodniowo, w sumie od dwóch do trzech godzin. Resztę czasu spędzamy na skupionej pracy” – dodał Everett.

Nissinen powiedział, że zdalni menedżerowie produktu mogą dostosować swoje środowisko. „Możesz uzgodnić w swoim zespole, że w określonym przedziale czasowym jest głęboki czas pracy. I nie ma absolutnie żadnej szansy, że rozproszysz się, jeśli upewnisz się, że wszystkie powiadomienia są wyciszone” — zauważył Nissinen, który ma doświadczenie w szkoleniu członków zespołu na miejscu w celu efektywnej współpracy ze swoimi zdalnymi kolegami.

Inną istotną korzyścią płynącą z wykorzystania zdalnych pracowników jest to, że sama praca staje się miarą oceny czyjejś wydajności, a nie czasu spędzonego w biurze. Fundament budowania zaufania z zespołami zdalnymi opiera się najpierw na zaufaniu ustanowionym w całej organizacji. Niektóre zdalne firmy pozwalają członkom zespołu ustalać własne godziny pracy, o ile spełnione są cele jakościowe i ilościowe, ufając, że wiedzą, kiedy osiągają najlepsze wyniki. Budują również wzajemne zaufanie poprzez przejrzystość i odpowiedzialność.

Praktyczne wskazówki

Być przygotowanym

Aby opanować planowanie sprintu lub jakikolwiek inny proces, który koncentruje się na planowaniu, musisz być dwa razy lepiej przygotowany niż kierownik produktu na miejscu, powiedział Matthews: „Im więcej możesz udokumentować o przesadzeniu, tym więcej możesz podzielić się swoją perspektywą, uzyskać dobry projekt z góry i naprawdę zachęcaj do zadawania pytań i rozmowy zarówno podczas planowania sprintu, jak i po nim, tym większy sukces odniesiesz.” W przeciwnym razie, zauważył Matthews, ryzykujesz przeoczenie spraw, zrujnowanie jakości lub wpadnięcie w tarcie.

Tatjana Zavadja, która jest projektantką w Toptal i ma doświadczenie w pracy ze zdalnymi zespołami zarządzania produktami, również położyła nacisk na przygotowanie, zwłaszcza do fazy tworzenia pomysłów: „Najlepiej to wykonać, gdy przyjdziesz przygotowany na spotkanie online. Proszę wszystkich o pokazanie się wymyślamy kilka pomysłów, a następnie wspólnie je omawiamy, rysujemy na tablicy i dzielimy się sugestiami”.

Motywujący zespół i zbliżający się termin

Motywowanie członków zespołu przed zbliżającym się ważnym terminem to kolejne wyzwanie, które można rozwiązać, dając przykład. Kleanthis Georgaris, wiceprezes ds. produktu w Toptal, uważa, że ​​menedżerowie produktu mogą dawać przykład i ton reszcie zespołu, a także zapewniać, że zaangażowanie jest zawsze na miejscu. „W fizycznym biurze, gdy szybko zbliża się ważny termin, po prostu spóźnienie jest skuteczną nieformalną wskazówką wizualną dla reszty zespołu, że należy włożyć dodatkowy wysiłek. Odpowiednikiem tego w zdalnym środowisku jest zapewnienie sobie maksymalnej dyspozycyjności i aktywny w kanałach komunikacji” – zasugerował Georgaris.

Zwróć szczególną uwagę na komunikację

Zdalni członkowie zespołu wymagają częstych, krótkich interakcji, a nie długich, rzadkich. Bardziej znaczące jest kontaktowanie się z członkami zespołu cztery razy w tygodniu przez pięć minut niż raz na 20 minut. Częstotliwość tworzy nieprzerwane poczucie połączenia, jakby trwała rozmowa. „Komunikując się online, bądź ultraprecyzyjny. Nie zakładaj, że ktoś coś wie, komunikuj się bardzo jasno, dołącz wszystkie szczegóły, które chcesz przekazać. Kiedy wyślesz tę wiadomość, to wszystko, co dana osoba przeczyta i zacznie pracować” – zasugerował Nissinen, menedżer produktu i projektant w Toptal.

Najlepsi menedżerowie sprawiają, że zdalna interakcja staje się bardziej osobista, podnosząc słuchawkę lub korzystając z wideokonferencji. Zachęcają również do częstego dialogu, który zachęca pracowników do wnoszenia wkładu, spostrzeżeń i opinii.

Czy kamera jest włączona?

Menedżerowie produktu są zgodni, że szybkie rozmowy wideo są skuteczniejsze niż niekończące się wątki na czacie, jednak kwestia włączenia kamery jest kwestionowana. Niektórzy opowiadają się za zachowaniem ludzkiego kontaktu z włączonym wideo, podczas gdy inni sugerują wyłączenie go ze względu na problemy z prywatnością. „Rozmowa wideo jest bardzo inwazyjna i jest znacznie bardziej wyczerpująca dla osób, ponieważ muszą one stale wpatrywać się w ekran, a ludzkie zachowanie oznacza, że ​​większość koncentruje się na tym, jak wyglądają, a nie na treści wiadomości”. przekonywał Everett, który powiedział, że nigdy nie używa aparatu w zdalnych ustawieniach. Nie ma złej lub dobrej odpowiedzi, tylko obowiązek menedżera produktu, aby omówić etykietę wideokonferencji i wdrożyć ją w zespole.

Zdalne narzędzia dla menedżerów produktu

Priorytetyzacja produktów i planowanie pracy są trudne w najbardziej idealnych okolicznościach, nie tylko w środowisku zdalnym. W tym miejscu połączenie odpowiednich narzędzi programowych i świadomego zarządzania czasem może mieć ogromne znaczenie.

Praca zdalna jest korzystna tylko wtedy, gdy systemy organizacyjne są odpowiednio skonfigurowane w celu zmniejszenia kosztów operacyjnych. Można to zrobić, minimalizując liczbę narzędzi i standardowych protokołów komunikacyjnych używanych przez organizację. „Utrzymuj trzy lub cztery narzędzia, aby ludzie zawsze wiedzieli, gdzie się udać, aby coś zrobić. Korzystaj z narzędzi do codziennych rozmów, rozmów telefonicznych, zarządzania zadaniami i dokumentacji. Kultura pisania to wielki akcelerator, który pięknie działa w odległym środowisku” — powiedział Everett.

Poniżej znajduje się przegląd najpopularniejszych narzędzi komunikacyjnych. Większość z nich zmodernizowała swoją bezpłatną usługę w odpowiedzi na wzrost popytu:

• Slack - potraktuj ten czat internetowy jako biuro, aby łączyć się ze współpracownikami i odpowiadać na szybkie pytania. Slack może również rozpraszać uwagę, zwłaszcza jeśli chcesz mieć głęboką fazę pracy. Porozmawiaj ze swoim zespołem o tym, jak korzystać ze Slacka, aby wszyscy znali zasady.
• Powiększenie
• Spotkania Google
• Zespoły Microsoft
• Skype
• Webex firmy Cisco

Wybór odpowiedniego produktu i narzędzia do zarządzania projektami, które odpowiada potrzebom Twojej firmy, ma kluczowe znaczenie. Odpowiednie narzędzie może usprawnić przepływ pracy, a nawet kształtować kulturę firmy. Następujące narzędzia są wykorzystywane przez menedżerów produktu na całym świecie do zarządzania zadaniami, śledzenia wymagań i planowania pracy:

• Trello
• Obóz bazowy
• Zbieg
• Jira
• Asany
• Wrike
• Projekt MS
• Balsamiq

Wyzwania mogą pojawić się w środowisku wielozespołowym, w którym różne zespoły historycznie próbowały używać różnych narzędzi. „Nie powielaj swoich historyjek użytkownika w Trello, jeśli masz je już w Jira, nawet jeśli ktoś mówi, że nie lubi Jira. Lub jeśli chcesz skomentować historyjkę użytkownika, nie rób tego w Slack tam, gdzie będzie zgubić się, zrób to w Jira” – zasugerował Konstantin S. Solnushkin, kierownik produktu i projektu w Toptal.

Menedżerowie produktu muszą przyznać, jak ważne jest, aby zespoły zdalne angażowały się za pomocą ich narzędzi do współpracy. Jeśli ludzie znienawidzą ich, zespoły ostatecznie obwinią kulturę zdalną.

Wnioski z sytuacji „tymczasowego w pełni zdalnego”

Mając wszystkie te narzędzia, menedżerowie produktu mogą się zastanawiać, czy kiedykolwiek będą musieli ponownie wejść do biura. Zdalne zespoły produktowe mogą opracowywać udane, zmieniające zasady gry produkty tak samo dobrze, jak zespoły, których członkowie pracują pod jednym dachem.

Przejście na zdalne

Przygotowując się na przyszłe pandemie lub inne poważne zakłócenia, każda firma musi rozważyć pomysł przejścia na rozproszoną siłę roboczą. Everett, którego biuro przez długi czas było fotelem lotniczym lub hotelem, uważa, że ​​od małych startupów po wielkie globalne firmy, zdalne jest w zasadzie jedynym sposobem na załatwienie sprawy: „Startupy, w porównaniu z Fortune 1000, to dużo łatwiej w mgnieniu oka przełączyć się na zdalne sterowanie. Duże globalne korporacje mają procesy, które są zakorzenione w organizacji od lat lub dziesięcioleci, a także bardziej rygorystyczne wymagania dotyczące bezpieczeństwa. Jednak każda organizacja może zacząć myśleć i działać zdalnie, nawet jeśli większość organizacji znajduje się w tym samym biurze. Daje to, co najlepsze z obu światów i pomaga zmniejszyć ryzyko skrajnej centralizacji, szczególnie w czasach poważnych kryzysów, takich jak pandemia koronawirusa”.

Matthews z firmy Toptal twierdzi, że zdalne sterowanie powinno być nową normą ze względu na ogromne korzyści, jakie zapewnia: „Kiedy Twoja kultura wspiera pracę zdalną, otwierasz się na cały światowy rynek talentów i możesz znaleźć dokładnie taką osobę, która pasuje Twoje potrzeby. Teraz możesz mieć kogoś z całego świata w dowolnym momencie i czasie, aby połączyć się z Twoim zespołem i dokonać ogromnej pozytywnej zmiany”.

Lepsze zrozumienie: jak pracować ze zdalnymi zespołami

Wraz z wybuchem COVID-19 wszyscy nagle znaleźli się na odludziu. Nissinen mówi, że obecna sytuacja może mieć wartościowe wnioski, ponieważ stawia wszystkich na tym samym poziomie: „Zespoły, które są teraz czasowo całkowicie odległe, gdy powrócą do normalnych operacji, prawdopodobnie będą inaczej rozumieć, jak nawiązywać kontakty i pracować z nimi. ich zdalni członkowie zespołu.” Twierdzi, że mieszane zespoły, które są częściowo w biurze, a częściowo rozproszone, są trudniejsze niż zespoły w pełni zdalne i sugeruje podjęcie dodatkowych wysiłków, aby zapewnić, że członkowie zespołów zdalnych są tak samo uwzględnieni, jak inni: „Zespoły na miejscu mają zwykle bardzo solidną kulturę i kręgu towarzyskiego w biurze. Bardzo łatwo jest im pracować razem na swój sposób, a zdalnym ludziom pracować razem na swój sposób. I prawdopodobnie brakuje ci pewnej jedności, chyba że priorytetem będzie utrzymanie jedności zespołu, ponieważ nie jest on przeznaczony do pracy bez ułatwień”.

Thene Sheehy, kierownik projektu w Toptal, podkreśla, że ​​doświadczony zdalny kierownik produktu lub kierownik projektu z głębokim zrozumieniem pracy zdalnej wnosi dodatkową wartość do firmy. „Menedżerowie, którzy czują się bardzo komfortowo w pracy zdalnej, mają przewagę nad innymi, ponieważ szybko się dostosowują i dostarczają wyniki nawet w globalnym kryzysie, kiedy wszyscy muszą przejść na pracę zdalną. Takie doświadczenie zawodowe jest wisienką na torcie w twoje CV — powiedział Sheehy.