Dintr-o dată la distanță: manageri de produs în tranziție

Munca la distanță devine noua normalitate după ce marile companii tehnologice din lume și-au închis birourile din cauza focarului global de COVID-19. Înainte de criză, unele companii au contestat dacă rolul de manager de produs este potrivit pentru lucrul la distanță și au susținut că trebuie să fie localizate fizic cu echipele lor. Această paradigmă trebuie să se orienteze către angajamente la distanță, în vederea obținerii de rezultate inovatoare și a adaptării la noua dinamică de pe glob.

Tot ce trebuie să știți despre comunicare

Diferența dintre mediile de birou și mediile la distanță este modul în care oamenii interacționează între ei. Comunicarea cu echipa ta într-un mediu fizic de birou este mult mai organică în comparație cu lucrul la distanță. Pentru a combate aceste limitări, există multe sfaturi de bază pentru managerii de produse la distanță și toate sunt relevante: rămâneți proactiv, comunicați excesiv și promovați comunicarea directă în cadrul și între echipe (mai degrabă decât să fiți un proxy).

Managerul de produs Toptal, Sam Nissinen, care a condus anterior o echipă de aproximativ 50 de oameni repartizați într-un birou și de la distanță, spune că o bună comunicare începe cu oamenii potriviți în poziția potrivită. Stabilirea așteptărilor potrivite pentru echipa ta este o altă parte importantă a succesului muncii de la distanță. „Înțelegerea a ceea ce vă așteptați de la membrii echipei dumneavoastră, care sunt capacitățile dumneavoastră – este una dintre cele mai frecvente provocări”, a spus Nissinen, care în prezent creează instrumente și procese specifice pentru o companie pentru a facilita munca de la distanță de calitate.

Echipele de produse se pot găsi uneori lipsite de informații, mai ales dacă trec prin tranziții sau trebuie să navigheze brusc în munca de la distanță. Aceasta este o situație familiară pentru Gavin Matthews, manager de produs la Toptal: „Veștile bune sunt că oamenii sunt buni la luarea deciziilor fără informații. Vestea proastă este că s-ar putea să nu fie deciziile pe care le doriți ca manager de produs.” Pentru a se adapta, s-a trezit alunecând mai mult în rolul unui maestru de scrum. „Trebuie să fii acea majoretă, acel coordonator, acea persoană care ajută echipa și completează toate golurile pentru a le face să aibă succes”, a remarcat Matthews.

În ceea ce privește ciclul de viață al produsului, aspectul la distanță al echipei nu sporește complexitatea odată ce există protocoale de comunicare stabilite și tablouri de bord în timp real pentru a monitoriza progresul. Procesele agile sunt, de asemenea, bine maturizate pentru a gestiona pașii individuali, fie cu echipe locale sau distribuite.

Cu toate acestea, un manager de produs la Toptal, Darshan Dave, care lucrează de la distanță de 15 ani, a subliniat că, dacă privim prin prisma programelor de transformare a întreprinderilor mari, principalele probleme provin din alinierea priorităților la nivel de conducere și acceptarea la nivel de conducere. un nivel de afaceri. „Nu toată lumea a avut aceleași priorități și aliniere la obiectivul comun a ceea ce este livrat. Această aliniere a conducerii a fost mai critică decât echipele scrum individuale”, a spus Dave, care coordona un program de transformare critică în 20 de țări.

Leadership-ul este cu siguranță un jucător-cheie într-un mediu îndepărtat și ajută la combaterea comunicării greșite, provenind din multe țări diferite, unde atitudinile față de cariere, integrarea profesională-viață și granițele pot varia foarte mult. Dave consideră că recunoașterea acestei diversități este un element important de implicare a tuturor și, în cele din urmă, de cultivare a încrederii: „Sensibilitatea și conștientizarea etnoculturale sunt extrem de importante. Fă-ți timp pentru a cunoaște echipele, cultura și stilul lor de lucru - aici este locul în care conducerea managementului de produs poate juca un rol important pentru a depăși provocările.”

Este nevoie de dedicare și practică pentru a dezvolta un cadru pentru depășirea limitărilor care decurg din comunicarea impersonală, dar există câteva soluții virtuale pentru a ajuta la schimbare.

Soluții virtuale

Rutinele de lucru la distanță sunt de obicei criticate pentru abandonarea relațiilor personale. În circumstanțe normale, este extrem de eficient pentru echipele de la distanță să susțină relațiile umane și să profite de petrecerea timpului în persoană. Cu toate acestea, pur și simplu nu sunt esențiale pentru munca eficientă de la distanță. În vremuri de distanțare socială, managerii de produs pot lua inițiativa de a traduce rutinele de birou în cele potrivite pentru un mediu la distanță prin conducere și advocacy pentru a conecta echipele online.

Matthews, care a condus echipe de management de produs în spațiul SaaS și de securitate cibernetică atât în ​​birou, cât și de la distanță, și-a împărtășit perspectiva asupra activităților online care le permit colegilor de la distanță să experimenteze atingerea umană. „Tema prin toate acestea este să fii o persoană. Când dețineți apeluri video toată ziua sau sunteți online toată ziua, poate fi robotizat”, a remarcat Matthews, care sugerează să vă concentrați pe următoarele concepte:

• Întâlniri unu-la-unu
• Ora de jocuri video
• Happy hours virtuale

Întâlniri unu-la-unu

Acestea permit echipelor să fie cunoscute la nivel personal și să stabilească așteptări rezonabile. Cu aceste informații, munca poate fi planificată în consecință, mai ales dacă membrii echipei au de-a face cu o situație cu adevărat stresantă. Cu cât este mai cunoscut, cu atât întregul proiect este mai bun. În general, aceasta este o modalitate excelentă de a înțelege mentalitatea echipei.

Ora de jocuri video

Unele companii precum Facebook și Google oferă de mult console de jocuri împreună cu alte distrageri de la birou, mișcări menite să motiveze angajații și să construiască comunități. Spre deosebire de derulare sau de navigare online, jocurile sunt pe deplin captivante și chiar oferă oamenilor acel tip de creștere virtuală a încrederii pe care s-ar putea să nu o obțină în munca de zi cu zi. Matthews este convins că jocurile online sunt o modalitate bună de a scăpa de stres: „Majoritatea acestor jocuri sunt accesibile chiar și pentru jucătorii care nu sunt video și sunt extrem de distractive. Este o modalitate ușoară de a menține legătura pe care o obțineți atunci când lucrați în persoană, în timp ce eliminați presiunea de la locul de muncă și COVID-19.”

Happy Hours virtuale

După ce distanțarea socială a început în Europa și SUA din cauza focarului de coronavirus, site-urile de socializare precum Twitter s-au luminat cu zeci de mesaje despre zorii orei fericite digitale, un concept care, în urmă cu câțiva ani, ar fi sunat ca un rău. Punctul complotului din Silicon Valley , a raportat Forbes .

Managerul de produs Matthews dezvăluie modul în care acest concept este realizat cu echipele sale: „Deschidem Google Hangouts pentru câteva ore și ne oferim oportunități doar să ne relaxăm, să ținem conversația, să ținem glume, să vorbim despre situațiile noastre întâmplătoare din întreaga lume, care este închis și care este în carantină. Este o oportunitate cu adevărat unică de a te comporta ca un timp față în față știind că nu ești. Începi să realizezi că nu mai ești pe webcam, doar vorbești cu un grup de prieteni cu care lucrezi. Te poate stimula cu adevărat și te poate menține mai departe.”

Unele companii devin creative în organizarea happy hours virtuale, cum ar fi organizarea unei petreceri virtuale de karaoke sau a unei petreceri cu trivia. Acestea sunt în regulă, dar scopul general rămâne să se concentreze pe conexiunea umană.

Beneficiile telecomenzii

Lucrarea de la distanță poate avea anumite provocări, mai ales dacă managerul de produs a lucrat întotdeauna într-un birou. Soluția comună este să nu încerci să reproduci biroul, deoarece munca de la distanță este diferită în natură.

Mediul de la distanță le permite oamenilor să facă cel mai bun lucru în cel mai bun mod. Managerii de produs intervievați de Toptal Blog recunosc că modul de focalizare profundă și creșterea productivității se numără printre beneficiile cruciale care vin cu angajamentele de la distanță. "Puteți obține mai ușor o muncă profundă, deoarece poate elimina întâlnirile străine, poate reduce numărul de factori de decizie pentru a menține lucrurile în mișcare. Când toată lumea își petrece timpul executând în loc să vorbească, întreaga organizație ajunge să se miște mai repede", a spus Toptal Product Managerul Sean Everett, care a fost anterior director de dezvoltare de produse și afaceri pentru o platformă globală de streaming video, cu o echipă distribuită pe trei continente. În ultimul an, a lucrat pentru o pornire de rețele sociale de la distanță. "Avem doar patru întâlniri pe săptămână pentru două până la trei ore în total. Restul timpului este petrecut pe o muncă concentrată", a adăugat Everett.

Nissinen a relatat spunând că managerii de produse de la distanță își pot adapta mediul. „Poți avea un acord în cadrul echipei tale că, într-un anumit interval orar, există timp de lucru profund. Și nu există absolut nicio șansă să fii distras dacă te asiguri că toate notificările sunt dezactivate”, a menționat Nissinen, care are experiență în pregătirea membrilor echipei la fața locului pentru a lucra eficient cu colegii lor de la distanță.

Un alt beneficiu substanțial al utilizării angajaților de la distanță este că munca în sine devine etalonul pentru a evalua performanța cuiva, nu timpul petrecut la birou. Fundamentul construirii încrederii cu echipele de la distanță se bazează mai întâi pe încrederea stabilită în întreaga organizație. Unele companii de la distanță îi permit membrilor echipei să își stabilească propriile ore, atâta timp cât obiectivele de calitate și cantitate sunt îndeplinite, având încredere în ei să știe când au rezultate optime. Ele construiesc, de asemenea, încredere reciprocă prin transparență și responsabilitate.

Sfaturi practice

Fi pregatit

Pentru a stăpâni planificarea sprintului sau orice alt proces care se concentrează pe planificare, trebuie să fii de două ori mai pregătit decât un manager de produs la fața locului, a spus Matthews: „Cu cât te poți documenta mai mult despre trecerea peste bord, cu atât mai mult îți poți împărtăși perspectiva, design bun din față și încurajează cu adevărat adresarea întrebărilor și conversația atât în ​​timpul, cât și după planificarea sprintului, cu atât vei avea mai mult succes.” Altfel, a observat Matthews, riști să ratezi carcasele, să strici calitatea sau să te confrunți cu frecare.

Tatjana Zavadja, care este designer la Toptal și are experiență de lucru cu echipele de management de produs la distanță, a pus accent și ea pe pregătire, în special pentru faza de ideare: „Cel mai bine se realizează când vii pregătit pentru întâlnirea online. Rog toată lumea să arate cu câteva idei și apoi le discutăm împreună, desenăm pe o tablă și ne facem reciproc sugestii.”

Echipa motivantă cu un termen limită care se apropie

Motivarea membrilor echipei cu un termen limită important care se apropie este o altă provocare care poate fi rezolvată prin conducerea prin exemplu. Kleanthis Georgaris, VP de produs al Toptal, consideră că managerii de produs pot da exemplul și tonul pentru restul echipei, precum și să se asigure că angajamentul este întotdeauna la punct. „Într-un birou fizic, când un termen limită important se apropie cu repeziciune, pur și simplu a rămâne până târziu este un indiciu vizual informal eficient pentru restul echipei tale în care ar trebui să depună un efort suplimentar. Echivalentul cu asta într-un mediu îndepărtat este să te faci extrem de disponibil. și activ pe canalele de comunicare”, a sugerat Georgaris.

Acordați o atenție sporită comunicării

Membrii echipei de la distanță necesită interacțiuni scurte frecvente, mai degrabă decât cele lungi și rare. Este mai important să atingeți baza cu membrii echipei dvs. de patru ori pe săptămână timp de cinci minute decât o dată timp de 20 de minute. Frecvența creează un sentiment neîntrerupt de conexiune, ca și cum ar avea o conversație în curs. „Când comunicați online, fiți ultra-preciși. Nu presupuneți că cineva știe ceva, comunicați super clar, includeți toate detaliile pe care doriți să le comunicați. Când trimiteți acel mesaj, acesta este tot ce va citi persoana și va începe să lucreze”, a sugerat Nissinen, manager de produs și designer la Toptal.

Cei mai buni manageri fac interacțiunea de la distanță mai personală prin ridicarea telefonului sau prin videoconferință. De asemenea, încurajează dialogul frecvent care invită angajații să ofere contribuții, perspective și opinii.

Camera pornită sau oprită?

Managerii de produs sunt de acord că apelurile video rapide sunt mai eficiente decât firele de chat nesfârșite, cu toate acestea, întrebarea dacă să pornești camera este contestată. Unii susțin să se mențină atingerea umană cu video-ul activat, în timp ce alții sugerează dezactivarea acestuia din cauza problemelor de confidențialitate. „Se simte foarte invaziv să ai un apel video și este mult mai obositor pentru indivizi, deoarece trebuie să se uite în mod constant la ecran, iar comportamentul uman înseamnă că majoritatea se concentrează pe cum arată, mai degrabă decât pe conținutul mesajului.” a argumentat Everett, care a spus că nu folosește niciodată camera la distanță. Nu există un răspuns greșit sau corect, ci doar datoria managerului de produs de a discuta despre eticheta videoconferinței și de a o implementa în cadrul echipei.

Instrumente de la distanță pentru managerii de produs

Prioritizarea produselor și planificarea muncii sunt dificile în cele mai ideale circumstanțe, nu numai într-un cadru îndepărtat. Aici este locul în care o combinație de instrumente software potrivite și o anumită gestionare deliberată a timpului poate face toată diferența.

Lucrul de la distanță este benefic numai dacă sistemele organizaționale sunt configurate corespunzător pentru a reduce cheltuielile operaționale. Acest lucru se poate realiza prin minimizarea numărului de instrumente și protocoale de comunicare standard utilizate de organizație. „Păstrează-l la trei sau patru instrumente, astfel încât oamenii să știe întotdeauna unde să meargă pentru a face ceva. Utilizați instrumente pentru chat de zi cu zi, pentru apeluri, gestionarea sarcinilor și documentare. O cultură a scrisului este un mare accelerator care funcționează frumos într-un mediu îndepărtat”, a spus Everett.

Mai jos este o prezentare generală a celor mai populare instrumente de comunicare. Majoritatea dintre ei și-au actualizat serviciul gratuit ca răspuns la creșterea cererii:

• Slack - consideră acest chat pe internet ca un birou pentru a intra în legătură cu colegii și a răspunde la întrebări rapide. Slack poate provoca, de asemenea, distragere a atenției, mai ales dacă doriți să aveți o fază de lucru profundă. Discutați cu echipa despre cum să utilizați Slack, astfel încât toată lumea să cunoască regulile.
• Zoom
• Google Hangouts
• Microsoft Teams
• Skype
• Webex de la Cisco

Alegerea produsului potrivit și a instrumentului de management al proiectelor care se potrivește nevoilor companiei dvs. este crucială. Instrumentul potrivit poate eficientiza fluxul de lucru și chiar poate modela cultura companiei. Următoarele instrumente sunt utilizate de managerii de produs din întreaga lume pentru gestionarea sarcinilor, urmărirea cerințelor și planificarea muncii:

• Trello
• Tabăra de bază
• Confluenţă
• Jira
• Asana
• Wrike
• Proiectul MS
• Balsamiq

Provocările pot apărea într-un cadru cu mai multe echipe, în care echipe diferite au încercat istoric să utilizeze instrumente diferite. „Nu replica povestirile tale de utilizator în Trello dacă le ai deja în Jira, chiar dacă cineva spune că nu-i place Jira. Sau dacă vrei să comentezi o poveste de utilizator, nu o face în Slack unde va fi fi pierdut, fă-o în Jira”, a sugerat Konstantin S. Solnushkin, manager de produs și proiect la Toptal.

Managerii de produs trebuie să recunoască cât de important este pentru echipele de la distanță să se implice cu instrumentele lor de colaborare. Dacă oamenii ajung să-i urască, echipele vor da vina pe cultura îndepărtată.

Recomandări din situația „Temporară complet la distanță”.

Cu toate aceste instrumente, managerii de produs s-ar putea să ajungă să se întrebe dacă ar trebui să intre vreodată din nou la birou. Echipele de produse de la distanță pot dezvolta produse de succes, care schimbă jocul, la fel de bine ca acele echipe ai căror membri lucrează sub același acoperiș.

Trecerea la telecomandă

Pregătindu-se pentru viitoare pandemii sau alte perturbări majore, fiecare companie trebuie să ia în considerare ideea de a trece la forța de muncă distribuită. Everett, al cărui birou a fost un loc de avion sau un hotel pentru o lungă perioadă de timp, consideră că, de la startup-uri mici până la mari companii globale, la distanță este, practic, singura modalitate de a face lucrurile: „Startup-urile, în comparație cu Fortune 1000, sunt mult mai mari. mai ușor să treceți la telecomandă dintr-o dată. Marile corporații globale au procese care au fost înrădăcinate în organizație de ani, sau decenii, precum și cerințe de securitate mai stricte. Cu toate acestea, orice organizație poate începe să gândească și să opereze la distanță chiar și atunci când cea mai mare parte a organizației se află în același birou. Vă oferă tot ce este mai bun din ambele lumi și ajută la atenuarea riscului de centralizare extremă, mai ales în perioade de crize majore, cum ar fi pandemia de coronavirus.”

Matthews, de la Toptal, spune că telecomanda ar trebui să fie noua normalitate din cauza beneficiilor extraordinare pe care le oferă: „Atunci când cultura dvs. sprijină munca de la distanță, vă deschideți către întreaga piață globală a talentelor și puteți găsi exact persoana potrivită. nevoile tale. Acum poți avea pe cineva din toată lumea în orice moment și timp să apelezi la echipa ta și să faci o diferență pozitivă extraordinară.”

Înțelegere îmbunătățită: Cum să lucrați cu echipe la distanță

Odată cu izbucnirea COVID-19, toată lumea s-a trezit brusc la distanță. Nissinen spune că situația actuală poate avea concluzii valoroase, deoarece îi pune pe toți la același nivel: „Echipele care sunt acum complet îndepărtate atunci când revin la operațiunile normale, probabil că vor avea o înțelegere diferită cu privire la modul în care se relaționează și să lucreze cu acestea. membrii echipei lor de la distanță.” El susține că echipele mixte care sunt parțial la birou și parțial distribuite sunt mai provocatoare decât cele complet la distanță și sugerează să depună eforturi suplimentare pentru a se asigura că membrii echipei de la distanță sunt la fel de incluși ca și alții: „Echipele de la fața locului au de obicei o cultură foarte solidă. și cerc social în birou. Este foarte ușor pentru ei să lucreze împreună în felul lor și pentru oamenii de la distanță să lucreze împreună în felul lor. Și este posibil să vă lipsească o anumită unitate, dacă nu faceți menținerea echipei unite o prioritate, deoarece aceasta nu este destinată să funcționeze fără facilitare.”

Thene Sheehy, manager de proiect la Toptal, subliniază că un produs de la distanță cu experiență sau un manager de proiect cu o înțelegere profundă a muncii la distanță aduce o valoare suplimentară companiei. „Manegerii care se simt foarte confortabil cu munca de la distanță au un avantaj în comparație cu ceilalți, deoarece se adaptează rapid și oferă rezultate chiar și într-o criză globală când toată lumea trebuie să treacă la lucrul la distanță. O astfel de experiență de muncă este o cireașă pe tort în CV-ul tău”, a spus Sheehy.