فجأة بعيد: مديرو المنتجات في المرحلة الانتقالية

أصبح العمل عن بُعد أمرًا طبيعيًا جديدًا بعد أن أغلقت كبرى شركات التكنولوجيا في العالم مكاتبها بسبب تفشي COVID-19 العالمي. قبل الأزمة ، اعترضت بعض الشركات على ما إذا كان دور مدير المنتج مناسبًا للعمل عن بُعد وجادلت بضرورة تواجدها فعليًا مع فرقها. يحتاج هذا النموذج إلى التحول نحو المشاركات عن بُعد بهدف تحقيق نتائج مذهلة والتكيف مع الديناميكيات الجديدة في جميع أنحاء العالم.

كل ما تحتاج لمعرفته حول الاتصالات

يكمن الاختلاف بين البيئات المكتبية والبعيدة في كيفية تفاعل الأشخاص مع بعضهم البعض. يعد التواصل مع فريقك في بيئة مكتبية فعلية أكثر حيوية مقارنة بالعمل في مكان بعيد. لمكافحة هذه القيود ، هناك العديد من النصائح الأساسية لمديري المنتجات عن بُعد ، وكلها ذات صلة: البقاء استباقيًا ، والإفراط في التواصل ، وتعزيز الاتصال المباشر داخل الفرق وفيما بينها (بدلاً من أن تكون وكيلاً).

يقول Sam Nissinen ، مدير منتج Toptal ، الذي أدار سابقًا فريقًا من حوالي 50 شخصًا منتشرين في مكتب وعن بعد ، إن التواصل الجيد يبدأ مع الأشخاص المناسبين في المكان المناسب. يعد تحديد التوقعات الصحيحة لفريقك جزءًا كبيرًا آخر من نجاح العمل عن بُعد. قال نيسينين ، الذي يقوم حاليًا بإعداد أدوات وعمليات محددة لشركة ما لتسهيل العمل عن بُعد الجيد ، "إن فهم ما تتوقعه من أعضاء فريقك ، وما هي قدراتك - هو أحد أكثر التحديات شيوعًا".

قد تجد فرق المنتج نفسها في بعض الأحيان تفتقر إلى المعلومات ، خاصةً إذا كانت تمر بمرحلة انتقالية أو اضطررت إلى التنقل فجأة في العمل عن بُعد. هذا موقف مألوف لـ Gavin Matthews ، مدير المنتج في Toptal: "الخبر السار هو أن الناس بارعون في اتخاذ القرارات بدون معلومات. الأخبار السيئة هي أنها قد لا تكون هي القرارات التي تريدها كمدير منتج ". للتكيف ، وجد نفسه ينزلق أكثر إلى دور سيد سكرم. وأشار ماثيوز: "عليك أن تكون قائد المشجعين ، ذلك المنسق ، ذلك الشخص الذي يساعد الفريق ويسد جميع الثغرات لإنجاحهم".

فيما يتعلق بدورة حياة المنتج ، لا يضيف الجانب البعيد للفريق إلى التعقيد بمجرد وجود بروتوكولات اتصال ثابتة ولوحات معلومات في الوقت الفعلي لمراقبة التقدم. يتم أيضًا نضج العمليات الرشيقة جيدًا للتعامل مع الخطوات الفردية ، سواء مع فرق محلية أو موزعة.

ومع ذلك ، أكد مدير المنتجات في Toptal ، دارشان ديف ، الذي كان يعمل عن بُعد لمدة 15 عامًا ، أنه إذا نظرنا من خلال عدسة برامج تحويل المؤسسات الكبيرة ، فإن المشكلات الرئيسية تنبع من مواءمة الأولويات على مستوى القيادة والقبول في على مستوى الأعمال. قال ديف ، الذي كان ينسق برنامج التحول المهم في 20 دولة: "لم يكن لدى الجميع نفس الأولويات والمواءمة تجاه الهدف المشترك لما يتم تسليمه. كان هذا التوافق مع القيادة أكثر أهمية من فرق سكروم الفردية".

تعد القيادة بالتأكيد لاعبًا رئيسيًا في بيئة نائية وتساعد على مكافحة سوء التواصل ، حيث تأتي من العديد من البلدان المختلفة حيث يمكن أن تختلف المواقف تجاه الوظائف والتكامل بين العمل والحياة والحدود بشكل كبير. يعتقد ديف أن الاعتراف بهذا التنوع هو عنصر مهم لإشراك الجميع وتنمية الثقة في نهاية المطاف: "الحساسية والوعي العرقي والثقافي مهمان للغاية. خذ الوقت الكافي للتعرف على الفرق وثقافتها وأسلوب عملها - هذا هو المكان الذي يمكن أن تلعب فيه قيادة إدارة المنتج دورًا كبيرًا للتغلب على التحديات ".

يتطلب الأمر تفانيًا وممارسة لتطوير إطار عمل للتغلب على القيود الناشئة عن التواصل غير الشخصي ، ولكن هناك بعض الحلول الافتراضية للمساعدة في التغيير.

الحلول الافتراضية

عادة ما يتم انتقاد إجراءات العمل عن بعد لتخليها عن العلاقات الشخصية. في ظل الظروف العادية ، من الفعال للغاية للفرق البعيدة الحفاظ على العلاقات الإنسانية والاستفادة من قضاء الوقت الشخصي. ومع ذلك ، فهي ببساطة ليست ضرورية للعمل الفعال عن بعد. في أوقات التباعد الاجتماعي ، يمكن لمديري المنتجات أخذ زمام المبادرة لترجمة إجراءات المكتب إلى تلك المناسبة لبيئة بعيدة من خلال القيادة والدعوة لربط الفرق عبر الإنترنت.

شارك ماثيوز ، الذي أدار فرق إدارة المنتجات في SaaS ومساحة الأمن السيبراني في المكتب وعن بعد ، وجهة نظره حول الأنشطة عبر الإنترنت التي تمكن الزملاء عن بُعد من تجربة اللمسة الإنسانية. "الموضوع من خلال كل منهم هو أن تكون شخصًا. قال ماثيوز ، عندما تمتلك مكالمات فيديو طوال اليوم أو تكون متصلاً بالإنترنت طوال اليوم ، يمكن أن تكون آلية "، ويقترح التركيز على المفاهيم التالية:

• اجتماعات فردية
• ساعة العاب الفيديو
• ساعات سعيدة افتراضية

اجتماعات فردية

إنها تسمح للفرق بأن تكون معروفة على المستوى الشخصي وتضع توقعات معقولة. باستخدام هذه المعلومات ، يمكن تخطيط العمل وفقًا لذلك ، خاصةً إذا كان أعضاء الفريق يتعاملون مع موقف مرهق حقًا. كلما كان معروفًا ، كان المشروع بأكمله أفضل. بشكل عام ، هذه طريقة رائعة لفهم عقلية الفريق.

ساعة ألعاب الفيديو

لطالما قدمت بعض الشركات مثل Facebook و Google وحدات تحكم في الألعاب جنبًا إلى جنب مع وسائل إلهاء المكتب الأخرى ، وهي خطوات مصممة لتحفيز الموظفين وبناء المجتمعات. على عكس التمرير أو التصفح عبر الإنترنت ، فإن الألعاب تشارك بشكل كامل وتعطي الأشخاص نوعًا من الثقة الافتراضية التي قد لا يحققونها في عملهم اليومي. ماثيوز مقتنع بأن الألعاب عبر الإنترنت طريقة جيدة لتخفيف التوتر: "معظم هذه الألعاب متاحة حتى لمن لا يمارسون ألعاب الفيديو وهي ممتعة للغاية. إنها طريقة سهلة للحفاظ على الترابط الذي تحصل عليه عند العمل وجهًا لوجه مع التخلص من ضغط العمل و COVID-19 ".

ساعات التخفيضات الافتراضية

بعد أن بدأ التباعد الاجتماعي في أوروبا والولايات المتحدة بسبب تفشي فيروس كورونا ، أضاءت مواقع التواصل الاجتماعي مثل تويتر بعشرات الرسائل حول فجر ساعة السعادة الرقمية ، وهو مفهوم كان سيبدو قبل بضع سنوات سيئًا. نقطة مؤامرة وادي السليكون ، ذكرت مجلة فوربس .

يكشف مدير المنتج ماثيوز عن كيفية تنفيذ هذا المفهوم مع فرقه: "نفتح Google Hangouts لبضع ساعات ونمنح أنفسنا فرصًا للاسترخاء ، ومواصلة المحادثة ، والاستمرار في النكات ، والتحدث عن مواقفنا العشوائية في جميع أنحاء العالم ، ومن مقفل والموجود في الحجر الصحي. إنها فرصة فريدة حقًا للتصرف مثل الوقت وجهاً لوجه مع العلم أنك لست كذلك. بدأت تدرك أنك لم تعد تستخدم كاميرا الويب ، فأنت تتحدث فقط إلى مجموعة من أصدقائك الذين تعمل معهم. يمكن أن يحفزك حقًا ويبقيك مستمراً ".

تبتكر بعض الشركات في تنظيم ساعات سعيدة افتراضية مثل إقامة حفلة كاريوكي افتراضية أو حفلة تريفيا. هذا جيد ، لكن الهدف العام يبقى التركيز على الاتصال البشري.

فوائد جهاز التحكم عن بعد

يمكن أن يواجه العمل عن بُعد بعض التحديات ، خاصةً إذا كان مدير المنتج يعمل دائمًا في مكتب. الحل الشائع هو عدم محاولة تكرار المكتب ، حيث يختلف العمل عن بُعد في طبيعته.

تتيح البيئة البعيدة للأشخاص أداء أفضل أعمالهم بأفضل طريقة ممكنة. يقر مديرو المنتجات الذين تمت مقابلتهم بواسطة Toptal Blog بأن وضع التركيز العميق وزيادة الإنتاجية من بين الفوائد الأساسية التي تأتي مع المشاركات عن بُعد. قال Toptal Product "يمكنك الحصول على عمل عميق بسهولة أكبر ، حيث يمكنه إزالة الاجتماعات الدخيلة ، وتقليل عدد صانعي القرار للحفاظ على سير الأمور. عندما يقضي الجميع وقتهم في التنفيذ بدلاً من التحدث ، ينتهي الأمر بالمنظمة بأكملها بالتحرك بشكل أسرع". المدير شون إيفريت ، الذي كان سابقًا مديرًا تنفيذيًا لتطوير المنتجات والأعمال لمنصة بث فيديو عالمية مع فريق موزع عبر ثلاث قارات. خلال العام الماضي ، كان يعمل في شركة ناشئة لوسائل التواصل الاجتماعي عن بُعد. وأضاف إيفريت "لدينا أربعة اجتماعات فقط في الأسبوع لمدة ساعتين إلى ثلاث ساعات. ويتم قضاء الوقت المتبقي في عمل مركز".

تعلق نيسينن بالقول إن مديري المنتجات عن بعد يمكنهم تكييف بيئتهم. "يمكنك الحصول على اتفاق داخل فريقك على أنه خلال فترة زمنية معينة ، يكون هناك وقت عمل عميق. وأشار نيسينين ، الذي لديه خبرة في تدريب أعضاء الفريق في الموقع للعمل بفعالية مع زملائهم البعيدين ، ليس هناك أي فرصة على الإطلاق لتشتيت انتباهك إذا تأكدت من أن جميع الإشعارات مكتومة.

فائدة كبيرة أخرى لاستخدام الموظفين عن بعد هي أن العمل نفسه يصبح المعيار للحكم على أداء شخص ما ، وليس الوقت الذي يقضيه في المكتب. يعتمد أساس بناء الثقة مع الفرق البعيدة أولاً على الثقة التي تم إنشاؤها في جميع أنحاء المنظمة. تسمح بعض الشركات البعيدة لأعضاء الفريق بتحديد ساعات العمل الخاصة بهم طالما تم تحقيق أهداف الجودة والكمية ، وتثق بهم لمعرفة متى يؤدون أفضل ما لديهم. كما أنها تبني الاعتماد المتبادل من خلال الشفافية والمساءلة.

نصائح عملية

كن مستعدا

قال ماثيوز لإتقان التخطيط السريع أو أي عملية أخرى تركز على التخطيط ، يجب أن تكون مستعدًا مرتين كمدير منتج في الموقع: "كلما زادت قدرتك على التوثيق حول الإفراط في العمل ، يمكنك مشاركة وجهة نظرك أكثر ، التصميم الجيد مقدمًا ، وشجع حقًا طرح الأسئلة والمحادثة أثناء وبعد التخطيط للعدو ، كلما كنت أكثر نجاحًا. " خلافًا لذلك ، لاحظ ماثيوز ، فأنت تخاطر بفقدان الحقائب ، أو إتلاف الجودة ، أو الوقوع في احتكاك.

ركز تاتجانا زافادجا ، المصمم في Toptal ولديه خبرة في العمل مع فرق إدارة المنتجات عن بُعد ، على الإعداد ، خاصة لمرحلة التفكير: "من الأفضل أداءه عندما تكون مستعدًا للاجتماع عبر الإنترنت. أطلب من الجميع أن يظهروا مع بعض الأفكار ثم نناقشها معًا ، ونرسم على السبورة ، ونقدم بعض الاقتراحات لبعضنا البعض ".

تحفيز الفريق مع اقتراب الموعد النهائي

تحفيز أعضاء الفريق مع اقتراب موعد نهائي مهم هو تحدٍ آخر يمكن حله من خلال القيادة بالقدوة. يعتقد Kleanthis Georgaris ، نائب رئيس Toptal للمنتجات ، أن مديري المنتجات يمكنهم أن يكونوا قدوة ونبرة لبقية الفريق بالإضافة إلى ضمان أن الالتزام دائمًا على ما يرام. "في المكتب الفعلي ، عندما يقترب موعد نهائي مهم سريعًا ، فإن مجرد البقاء متأخرًا يعد إشارة مرئية غير رسمية فعالة لبقية أعضاء فريقك والتي يجب بذل جهد إضافي فيها. ما يعادل ذلك في بيئة نائية هو جعل المرء متاحًا للغاية وتنشط على قنوات الاتصال "، اقترح جورجاريس.

انتبه أكثر للتواصل

يتطلب أعضاء الفريق البعيد تفاعلات قصيرة متكررة بدلاً من تفاعلات طويلة غير متكررة. من المفيد أكثر أن تتواصل مع أعضاء فريقك أربع مرات في الأسبوع لمدة خمس دقائق أكثر من مرة واحدة لمدة 20 دقيقة. التردد يخلق إحساسًا غير منقطع بالاتصال ، كما لو كنت تجري محادثة مستمرة. "عند الاتصال عبر الإنترنت ، كن شديد الدقة. لا تفترض أن أي شخص يعرف أي شيء ، والتواصل بوضوح فائق ، وقم بتضمين جميع التفاصيل التي تريد توصيلها. اقترحت نيسينن ، مديرة المنتج والمصممة في Toptal ، عندما ترسل هذه الرسالة ، فهذا هو كل ما سيقرأه الشخص ويبدأ في العمل.

يجعل أفضل المديرين التفاعل عن بُعد أكثر خصوصية عن طريق التقاط الهاتف أو استخدام مؤتمرات الفيديو. كما أنهم يشجعون الحوار المتكرر الذي يدعو الموظفين لتقديم المدخلات والأفكار والآراء.

الكاميرا قيد التشغيل أم معطلة؟

يتفق مديرو المنتج على أن مكالمات الفيديو السريعة أكثر فعالية من محادثات الدردشة التي لا نهاية لها ، ومع ذلك ، فإن مسألة تشغيل الكاميرا محل خلاف. يدعو البعض إلى الحفاظ على اللمسة الإنسانية عند تشغيل الفيديو ، بينما يقترح البعض الآخر إيقاف تشغيله بسبب مشكلات الخصوصية. "إن إجراء مكالمة فيديو أمر بالغ الانتهاك ، وهو أمر أكثر استنزافًا للأفراد لأنه يجب أن يحدقوا باستمرار في الشاشة ، والسلوك البشري يعني أن معظمهم يركزون على شكلهم بدلاً من محتوى الرسالة ،" جادل إيفريت ، الذي قال إنه لا يستخدم الكاميرا أبدًا في الأماكن البعيدة. لا توجد إجابة خاطئة أو صحيحة ، فقط من واجب مدير المنتج مناقشة آداب مؤتمرات الفيديو وتنفيذها داخل الفريق.

أدوات عن بعد لمديري المنتجات

يعد تحديد أولويات المنتج وتخطيط العمل أمرًا صعبًا في ظل أفضل الظروف ، وليس فقط في بيئة بعيدة. هذا هو المكان الذي يمكن أن تحدث فيه مجموعة من أدوات البرامج الصحيحة وبعض الإدارة المتعمدة للوقت فرقًا كبيرًا.

العمل عن بعد مفيد فقط إذا تم إعداد الأنظمة التنظيمية بشكل مناسب لتقليل النفقات التشغيلية. يمكن القيام بذلك عن طريق تقليل عدد الأدوات وبروتوكولات الاتصال القياسية التي تستخدمها المنظمة. "احتفظ بها في ثلاث أو أربع أدوات ، حتى يعرف الناس دائمًا إلى أين يذهبون لإنجاز شيء ما. استخدم أدوات الدردشة اليومية والمكالمات وإدارة المهام والتوثيق. قال إيفريت: "ثقافة الكتابة هي مسرّع كبير يعمل بشكل جميل في بيئة نائية".

فيما يلي نظرة عامة على أدوات الاتصال الأكثر شيوعًا. قام معظمهم بترقية خدمتهم المجانية استجابة للزيادة في الطلب:

• Slack - اعتبر هذه الدردشة على الإنترنت بمثابة مكتب للتواصل مع الزملاء والإجابة على الأسئلة السريعة. يمكن أن يتسبب Slack أيضًا في تشتيت الانتباه ، خاصة إذا كنت ترغب في الحصول على مرحلة عمل عميقة. تحدث إلى فريقك حول كيفية استخدام Slack ، حتى يعرف الجميع القواعد.
• تكبير
• جوجل Hangouts
• فرق مايكروسوفت
• سكايب
• Webex من سيسكو

يعد اختيار المنتج المناسب وأداة إدارة المشروع التي تناسب احتياجات شركتك أمرًا بالغ الأهمية. يمكن للأداة الصحيحة تبسيط سير العمل وحتى تشكيل ثقافة الشركة. يتم استخدام الأدوات التالية من قبل مديري المنتجات في جميع أنحاء العالم لإدارة المهام ومتطلبات التتبع وتخطيط العمل:

• تريلو
• معسكر القاعدة
• التقاء نهرين
• جيرا
• أسانا
• وريك
• مشروع مللي ثانية
• بلسمق

يمكن أن تنشأ التحديات في بيئة متعددة الفرق حيث حاولت الفرق المختلفة تاريخيًا استخدام أدوات مختلفة. "لا تقم بتكرار قصص المستخدم الخاصة بك في Trello إذا كانت لديك بالفعل في Jira ، حتى إذا قال أحدهم إنه لا يحب Jira. أو إذا كنت تريد التعليق على قصة مستخدم ، فلا تفعل ذلك في Slack حيث ستفعل تضيع ، افعل ذلك في جيرا ، "اقترح كونستانتين س. سولنوشكين ، مدير المنتج والمشاريع في Toptal.

يتعين على مديري المنتجات الاعتراف بمدى أهمية تفاعل الفرق البعيدة مع أدوات التعاون الخاصة بهم. إذا انتهى الأمر بالناس إلى كرههم ، فإن الفرق ستلقي باللوم في النهاية على الثقافة البعيدة.

الوجبات الجاهزة من حالة "التحكم عن بعد مؤقتًا بالكامل"

مع كل هذه الأدوات ، قد ينتهي الأمر بمديري المنتجات إلى التساؤل عما إذا كانوا بحاجة للذهاب إلى المكتب مرة أخرى. يمكن لفرق المنتجات عن بُعد تطوير منتجات ناجحة وغيرت قواعد اللعبة تمامًا مثل تلك الفرق التي يعمل أعضاؤها تحت سقف واحد.

التحول إلى جهاز التحكم عن بعد

من خلال الاستعداد للأوبئة المستقبلية أو الاضطرابات الرئيسية الأخرى ، يتعين على كل شركة النظر في فكرة الانتقال نحو القوى العاملة الموزعة. إيفريت ، الذي كان مكتبه عبارة عن مقعد طائرة أو فندق لفترة طويلة ، يعتقد أنه ، من الشركات الناشئة الصغيرة إلى الشركات العالمية الكبيرة ، فإن التحكم عن بعد هو في الأساس الطريقة الوحيدة لإنجاز الأمور: أسهل في التحول إلى جهاز التحكم عن بعد في أي لحظة. لدى الشركات العالمية الكبيرة عمليات متأصلة في المؤسسة لسنوات أو عقود ، بالإضافة إلى متطلبات أمان أكثر صرامة. ومع ذلك ، يمكن لأي منظمة أن تبدأ في التفكير والعمل بطريقة بعيدة حتى عندما يكون معظم المنظمة في نفس المكتب. إنه يمنحك أفضل ما في العالمين ويساعد في التخفيف من مخاطر المركزية الشديدة ، خاصة في أوقات الأزمات الكبرى مثل جائحة الفيروس التاجي. "

يقول ماثيوز ، من Toptal ، أن جهاز التحكم عن بُعد يجب أن يكون الوضع الطبيعي الجديد نظرًا للفوائد الهائلة التي يوفرها: "عندما تدعم ثقافتك العمل عن بُعد ، فإنك تنفتح على سوق المواهب العالمي بأكمله ويمكنك العثور على الشخص المناسب تمامًا الذي يناسبك احتياجاتك. الآن يمكنك الحصول على شخص ما من جميع أنحاء العالم في أي لحظة والوقت الاتصال بفريقك وإحداث فرق إيجابي هائل. "

فهم محسّن: كيفية العمل مع الفرق البعيدة

مع اندلاع COVID-19 ، وجد الجميع أنفسهم فجأة بعيدًا. يقول نيسينين إن الوضع الحالي يمكن أن يكون له فوائد مفيدة ، لأنه يضع الجميع على نفس المستوى: "الفرق التي أصبحت الآن بعيدة بشكل مؤقت تمامًا عند عودتها إلى العمليات العادية ، من المحتمل أن يكون لديها فهم مختلف لكيفية الارتباط والعمل معها أعضاء فريقهم البعيدين ". يجادل بأن الفرق المختلطة الموجودة جزئيًا في المكتب والموزعة جزئيًا تمثل تحديًا أكثر من الفرق البعيدة تمامًا ويقترح بذل جهود إضافية لضمان تضمين أعضاء الفريق البعيدين تمامًا مثل الآخرين: "عادةً ما تتمتع الفرق في الموقع بثقافة قوية جدًا والدائرة الاجتماعية في المكتب. من السهل جدًا عليهم العمل معًا بطريقتهم ومن السهل جدًا على الأشخاص البعيدين العمل معًا في طريقهم. ومن المحتمل أن تفتقر إلى وحدة معينة ما لم تجعل الحفاظ على اتحاد الفريق أولوية لأنه ليس مقدرًا له العمل بدون تسهيل. "

يؤكد Thene Sheehy ، مدير المشروع في Toptal ، على أن المنتج أو مدير المشروع المتمرس عن بُعد الذي يتمتع بفهم عميق للعمل عن بُعد يجلب قيمة إضافية للشركة. "يتمتع المديرون الذين يتمتعون براحة فائقة في العمل عن بُعد بميزة مقارنةً بالآخرين ، حيث إنهم سريعون في التكيف وتقديم النتائج حتى في ظل أزمة عالمية عندما يتعين على الجميع التحول إلى العمل عن بُعد. مثل هذه التجربة الوظيفية هي ثمرة لا تُضاهى في قال شيهي: "سيرتك الذاتية".