De repente remoto: gerentes de producto en transición

El trabajo remoto se está convirtiendo en la nueva normalidad después de que las principales empresas tecnológicas del mundo cerraran sus oficinas debido al brote mundial de COVID-19. Antes de la crisis, algunas empresas cuestionaron si el rol de gerente de producto es adecuado para el trabajo remoto y argumentaron que deben estar ubicados físicamente con sus equipos. Este paradigma debe cambiar hacia compromisos remotos con miras a lograr resultados innovadores y adaptarse a las nuevas dinámicas en todo el mundo.

Todo lo que necesitas saber sobre la comunicación

La diferencia entre la oficina y los entornos remotos es cómo las personas interactúan entre sí. Comunicarse con su equipo en un entorno de oficina física es mucho más orgánico en comparación con trabajar en un entorno remoto. Para combatir estas limitaciones, hay muchos consejos básicos para los gerentes de productos remotos, y todos son relevantes: manténgase proactivo, comuníquese en exceso y fomente la comunicación directa dentro y entre los equipos (en lugar de ser un representante).

Sam Nissinen, Gerente de Producto de Toptal, quien anteriormente manejó un equipo de alrededor de 50 personas distribuidas en una oficina y de forma remota, dice que una buena comunicación comienza con las personas adecuadas en el puesto correcto. Establecer las expectativas correctas para su equipo es otra parte importante del éxito del trabajo remoto. "Comprender lo que espera de los miembros de su equipo, cuáles son sus capacidades, es uno de los desafíos más comunes", dijo Nissinen, quien actualmente está configurando herramientas y procesos específicos para que una empresa facilite el trabajo remoto de calidad.

Los equipos de productos a veces pueden carecer de información, especialmente si están pasando por transiciones o tienen que navegar repentinamente por el trabajo remoto. Esta es una situación familiar para Gavin Matthews, gerente de producto de Toptal: “La buena noticia es que las personas son buenas para tomar decisiones sin información. La mala noticia es que es posible que no sean las decisiones que desea como gerente de producto”. Para adaptarse, se ha encontrado a sí mismo deslizándose más en el papel de un maestro scrum. “Tienes que ser ese animador, ese coordinador, esa persona que ayuda al equipo y llena todos los vacíos para que tengan éxito”, señaló Matthews.

En términos del ciclo de vida del producto, el aspecto remoto del equipo no se suma a la complejidad una vez que se establecen protocolos de comunicación y paneles en tiempo real para monitorear el progreso. Los procesos ágiles también están bien maduros para manejar pasos individuales, ya sea con equipos locales o distribuidos.

Sin embargo, un gerente de producto de Toptal, Darshan Dave, que ha estado trabajando de forma remota durante 15 años, enfatizó que, si miramos a través de la lente de los programas de transformación de grandes empresas, los principales problemas surgen de la alineación de prioridades a nivel de liderazgo y la aceptación en un nivel empresarial. "No todos tenían las mismas prioridades y alineación hacia el objetivo común de lo que se estaba entregando. Esta alineación de liderazgo fue más crítica que los equipos de scrum individuales", dijo Dave, quien estaba coordinando un programa de transformación de misión crítica en 20 países.

El liderazgo es definitivamente un jugador clave en un entorno remoto y ayuda a combatir la falta de comunicación, proveniente de muchos países diferentes donde las actitudes hacia las carreras, la integración entre el trabajo y la vida y los límites pueden variar mucho. Dave cree que reconocer esta diversidad es un elemento importante para involucrar a todos y, en última instancia, cultivar la confianza: “La sensibilidad y la conciencia etnocultural son extremadamente importantes. Tómese el tiempo para conocer los equipos, su cultura y estilo de trabajo: aquí es donde el liderazgo en gestión de productos puede desempeñar un papel importante para superar los desafíos".

Se necesita dedicación y práctica para desarrollar un marco para superar las limitaciones derivadas de la comunicación impersonal, pero existen algunas soluciones virtuales para ayudar con el cambio.

Soluciones virtuales

Las rutinas de trabajo remoto suelen ser criticadas por abandonar las relaciones presenciales. En circunstancias normales, es extremadamente efectivo que los equipos remotos mantengan relaciones humanas y aprovechen el tiempo en persona. Sin embargo, simplemente no son esenciales para un trabajo remoto efectivo. En tiempos de distanciamiento social, los gerentes de producto pueden tomar la iniciativa de traducir las rutinas de la oficina en aquellas adecuadas para un entorno remoto a través del liderazgo y la promoción para conectar a los equipos en línea.

Matthews, que dirigió equipos de gestión de productos en SaaS y espacio de ciberseguridad tanto en la oficina como de forma remota, compartió su perspectiva sobre las actividades en línea que permiten a los colegas remotos experimentar el toque humano. “El tema a través de todos ellos es ser una persona. Cuando tienes videollamadas todo el día o estás en línea todo el día, puede ser robótico”, comentó Matthews, quien sugiere centrarse en los siguientes conceptos:

• Reuniones uno a uno
• hora de los videojuegos
• horas felices virtuales

Reuniones individuales

Permiten que los equipos se conozcan a nivel personal y establezcan expectativas razonables. Con esta información, el trabajo se puede planificar en consecuencia, especialmente si los miembros del equipo se enfrentan a una situación realmente estresante. Cuanto más conocido, mejor todo el proyecto. En general, esta es una excelente manera de entender la mentalidad del equipo.

Hora de los videojuegos

Algunas compañías como Facebook y Google han ofrecido durante mucho tiempo consolas de juegos junto con otras distracciones de oficina, movimientos diseñados para motivar a los empleados y construir comunidades. A diferencia de desplazarse o navegar en línea, los juegos son totalmente atractivos e incluso brindan a las personas el tipo de impulso de confianza virtual que quizás no logren en su trabajo diario. Matthews está convencido de que los juegos en línea son una buena manera de aliviar el estrés: “La mayoría de estos juegos son accesibles incluso para los que no son jugadores de video y son extremadamente divertidos. Es una manera fácil de mantener el vínculo que se obtiene cuando se trabaja en persona mientras se quita la presión del trabajo y del COVID-19”.

Horas felices virtuales

Después de que comenzó el distanciamiento social en Europa y EE. UU. debido al brote de coronavirus, los sitios de redes sociales como Twitter se iluminaron con docenas de mensajes sobre el comienzo de la hora feliz digital, un concepto que, hace unos años, habría sonado como una mala idea. Punto de la trama de Silicon Valley , informó Forbes .

El Gerente de Producto Matthews revela cómo se lleva a cabo este concepto con sus equipos: “Abrimos Hangouts de Google durante un par de horas y nos damos la oportunidad de relajarnos, mantener la conversación, seguir bromeando, hablar sobre nuestras situaciones aleatorias en todo el mundo, quién está encerrado y quién está en cuarentena. Es una oportunidad realmente única para actuar como el tiempo cara a cara sabiendo que no lo eres. Comienzas a darte cuenta de que ya no estás en la cámara web, solo estás hablando con un grupo de amigos con los que trabajas. Realmente puede estimularte y mantenerte en marcha”.

Algunas empresas se están volviendo creativas en la organización de happy hours virtuales, como una fiesta de karaoke virtual o una fiesta de trivia. Estos están bien, pero el objetivo general sigue siendo centrarse en la conexión humana.

Los beneficios del control remoto

El trabajo remoto puede presentar ciertos desafíos, especialmente si el gerente de producto siempre ha trabajado en una oficina. La solución común es no intentar replicar la oficina, ya que el trabajo remoto es de naturaleza diferente.

El entorno remoto permite a las personas hacer su mejor trabajo de la mejor manera. Los gerentes de producto entrevistados por Toptal Blog reconocen que el modo de enfoque profundo y el aumento de la productividad se encuentran entre los beneficios cruciales que vienen con los compromisos remotos. "Puede obtener más fácilmente un trabajo profundo, ya que puede eliminar reuniones superfluas, reducir la cantidad de tomadores de decisiones para mantener las cosas en movimiento. Cuando todos dedican su tiempo a ejecutar en lugar de hablar, toda la organización termina moviéndose más rápido", dijo Toptal Product. Gerente Sean Everett, quien anteriormente fue ejecutivo de desarrollo comercial y de productos para una plataforma global de transmisión de video con un equipo distribuido en tres continentes. Durante el último año, ha estado trabajando para una startup remota de redes sociales. "Solo tenemos cuatro reuniones por semana durante dos o tres horas en total. El resto del tiempo se dedica al trabajo enfocado", agregó Everett.

Nissinen relató diciendo que los gerentes de productos remotos pueden adaptar su entorno. “Puedes tener un acuerdo dentro de tu equipo de que, durante un cierto intervalo de tiempo, haya un tiempo de trabajo profundo. Y no hay absolutamente ninguna posibilidad de que se distraiga si se asegura de que todas las notificaciones estén silenciadas”, señaló Nissinen, quien tiene experiencia en capacitar a los miembros del equipo en el sitio para trabajar de manera efectiva con sus colegas remotos.

Otro beneficio sustancial de utilizar empleados remotos es que el trabajo en sí mismo se convierte en el criterio para juzgar el desempeño de alguien, no el tiempo que pasa en la oficina. La base para generar confianza con equipos remotos se basa primero en la confianza establecida en toda la organización. Algunas empresas remotas permiten que los miembros del equipo establezcan sus propios horarios siempre que se cumplan los objetivos de calidad y cantidad, confiando en que sepan cuándo rinden al máximo. También construyen la confianza mutua a través de la transparencia y la rendición de cuentas.

Consejos prácticos

Estar preparado

Para dominar la planificación de sprints o cualquier otro proceso que se centre en la planificación, debe estar el doble de preparado que un gerente de producto en el sitio, dijo Matthews: "Cuanto más pueda documentar sobre excederse, más podrá compartir su perspectiva, obtener buen diseño desde el principio, y realmente fomente la formulación de preguntas y la conversación tanto durante como después de la planificación del sprint, más exitoso será”. De lo contrario, observó Matthews, corre el riesgo de perder los casos, arruinar la calidad o encontrarse con fricciones.

Tatjana Zavadja, que es diseñadora en Toptal y tiene experiencia trabajando con equipos remotos de gestión de productos, también hizo hincapié en la preparación, especialmente para la fase de ideación: "Se realiza mejor cuando vienes preparado para la reunión en línea. Les pido a todos que muestren con algunas ideas y luego las discutimos juntos, dibujamos en una pizarra y nos damos sugerencias".

Equipo motivador con una fecha límite acercándose

Motivar a los miembros del equipo cuando se acerca una fecha límite importante es otro desafío que se puede resolver predicando con el ejemplo. Kleanthis Georgaris, vicepresidente de productos de Toptal, cree que los gerentes de productos pueden establecer el ejemplo y el tono para el resto del equipo, así como garantizar que el compromiso siempre sea el adecuado. “En una oficina física, cuando se acerca rápidamente una fecha límite importante, el simple hecho de quedarse hasta tarde es una señal visual informal efectiva para el resto de su equipo de que se debe hacer un esfuerzo adicional. El equivalente a esto en un entorno remoto es estar extremadamente disponible y activo en los canales de comunicación”, sugirió Georgaris.

Preste especial atención a la comunicación

Los miembros remotos del equipo requieren interacciones breves y frecuentes en lugar de largas e infrecuentes. Es más significativo comunicarse con los miembros de su equipo cuatro veces a la semana durante cinco minutos que una vez durante 20 minutos. La frecuencia crea una sensación ininterrumpida de conexión, como si tuviera una conversación en curso. “Al comunicarse en línea, sea ultra preciso. No asuma que nadie sabe nada, comuníquese súper claro, incluya todos los detalles que desea comunicar. Cuando envía ese mensaje, eso es todo lo que la persona leerá y comenzará a trabajar”, ​​sugirió Nissinen, gerente de producto y diseñador de Toptal.

Los mejores gerentes hacen que la interacción remota sea más personal levantando el teléfono o usando videoconferencias. También alientan el diálogo frecuente que invita a los empleados a ofrecer aportes, puntos de vista y opiniones.

¿Cámara encendida o apagada?

Los gerentes de producto están de acuerdo en que las videollamadas rápidas son más efectivas que las interminables conversaciones de chat, sin embargo, se discute la cuestión de si encender la cámara. Algunos abogan por mantener el contacto humano con el video activado, mientras que otros sugieren apagarlo por cuestiones de privacidad. "Se siente muy invasivo tener una videollamada, y es mucho más agotador para las personas porque tienen que mirar constantemente la pantalla, y el comportamiento humano significa que la mayoría se enfoca en cómo se ven en lugar del contenido del mensaje". argumentó Everett, quien dijo que nunca usa la cámara en entornos remotos. No hay una respuesta incorrecta o correcta, solo el deber del gerente de producto de discutir la etiqueta de la videoconferencia e implementarla dentro del equipo.

Herramientas remotas para gerentes de productos

La priorización de productos y la planificación del trabajo son difíciles en las circunstancias más ideales, no solo en un entorno remoto. Aquí es donde una combinación de las herramientas de software adecuadas y una gestión del tiempo deliberada pueden marcar la diferencia.

Trabajar de forma remota solo es beneficioso si los sistemas organizativos se configuran adecuadamente para reducir los gastos generales operativos. Esto se puede hacer minimizando la cantidad de herramientas y protocolos de comunicación estándar utilizados por la organización. “Manténgalo en tres o cuatro herramientas, para que la gente siempre sepa a dónde ir para hacer algo. Utiliza herramientas para el chat del día a día, para llamadas, gestión de tareas y documentación. Una cultura de la escritura es un gran acelerador que funciona maravillosamente en un entorno remoto”, dijo Everett.

A continuación se muestra una descripción general de las herramientas de comunicación más populares. La mayoría de ellos han actualizado su servicio gratuito en respuesta al aumento de la demanda:

• Slack: considere este chat de Internet como una oficina para conectarse con colegas y responder preguntas rápidas. Slack también puede causar distracciones, especialmente si desea tener una fase de trabajo profunda. Habla con tu equipo sobre cómo usar Slack, para que todos conozcan las reglas.
• Zoom
• Hangouts de Google
• Equipos de Microsoft
• skype
• Webex de Cisco

Elegir el producto adecuado y la herramienta de gestión de proyectos que se adapte a las necesidades de su empresa es crucial. La herramienta adecuada puede optimizar el flujo de trabajo e incluso dar forma a la cultura de la empresa. Los gerentes de productos de todo el mundo utilizan las siguientes herramientas para la gestión de tareas, el seguimiento de los requisitos y la planificación del trabajo:

• Trello
• Campamento base
• Confluencia
• jira
• ásana
• wrike
• proyecto MS
• Balsamiq

Pueden surgir desafíos en un entorno de múltiples equipos donde diferentes equipos históricamente intentaron usar diferentes herramientas. "No reproduzca sus historias de usuario en Trello si ya las tiene en Jira, incluso si alguien dice que no le gusta Jira. O si quiere comentar una historia de usuario, no lo haga en Slack donde se perderse, hacerlo en Jira", sugirió Konstantin S. Solnushkin, gerente de productos y proyectos de Toptal.

Los gerentes de productos deben reconocer lo importante que es para los equipos remotos interactuar con sus herramientas de colaboración. Si la gente termina odiándolos, los equipos finalmente culparán a la cultura remota.

Conclusiones de la situación "temporalmente totalmente remota"

Con todas estas herramientas, los gerentes de producto podrían terminar preguntándose si alguna vez necesitarán volver a la oficina. Los equipos de productos remotos pueden desarrollar productos exitosos que cambien el juego tan bien como aquellos equipos cuyos miembros trabajan bajo el mismo techo.

Cambio a remoto

Al prepararse para futuras pandemias u otras interrupciones importantes, todas las empresas deben considerar la idea de hacer la transición hacia la fuerza laboral distribuida. Everett, cuya oficina fue un asiento de avión o un hotel durante mucho tiempo, cree que, desde las pequeñas empresas emergentes hasta las grandes empresas globales, la distancia es básicamente la única forma de hacer las cosas: "Las empresas emergentes, en comparación con Fortune 1000, son mucho más más fácil cambiar a control remoto en cualquier momento. Las grandes corporaciones globales tienen procesos que se han arraigado en la organización durante años o décadas, así como requisitos de seguridad más estrictos. Sin embargo, cualquier organización puede comenzar a pensar y operar de forma remota incluso cuando la mayor parte de la organización se encuentra en la misma oficina. Te brinda lo mejor de ambos mundos y ayuda a mitigar el riesgo de una centralización extrema, especialmente en tiempos de crisis importantes como la pandemia del coronavirus”.

Matthews, de Toptal, dice que lo remoto debería ser la nueva normalidad debido a los tremendos beneficios que brinda: "Cuando tu cultura apoya el trabajo remoto, te abres a todo el mercado global de talentos y puedes encontrar exactamente a la persona adecuada que se adapte a tus necesidades". sus necesidades. Ahora puede tener a alguien de todo el mundo en cualquier momento y en cualquier momento llamando a su equipo y hacer una tremenda diferencia positiva".

Comprensión mejorada: cómo trabajar con equipos remotos

Con el brote de COVID-19, de repente todos se encontraron remotos. Nissinen dice que la situación actual puede tener conclusiones valiosas, ya que pone a todos en el mismo nivel: "Los equipos que ahora están temporalmente completamente remotos cuando regresen a las operaciones normales, probablemente tendrán una comprensión diferente sobre cómo relacionarse y trabajar con ellos". los miembros remotos de su equipo”. Argumenta que los equipos mixtos que están parcialmente en la oficina y parcialmente distribuidos son más desafiantes que los totalmente remotos y sugiere hacer esfuerzos adicionales para garantizar que los miembros del equipo remoto estén tan incluidos como los demás: “Los equipos en el sitio generalmente tienen una cultura muy sólida. y círculo social en la oficina. Es muy fácil para ellos trabajar juntos a su manera y para las personas remotas trabajar juntas a su manera. Y es posible que te falte cierta unidad a menos que hagas que mantener al equipo unido sea una prioridad, ya que no está destinado a trabajar sin facilitación”.

Thene Sheehy, gerente de proyectos en Toptal, enfatiza que un gerente de proyectos o productos remotos con experiencia y un conocimiento profundo del trabajo remoto aporta valor adicional a la empresa. "Los gerentes que se sienten muy cómodos con el trabajo remoto tienen una ventaja en comparación con otros, ya que se adaptan rápidamente y entregan los resultados incluso dentro de una crisis global cuando todos tienen que cambiar al trabajo remoto. Esta experiencia laboral es la guinda del pastel en tu currículum", dijo Sheehy.