Suddenly Remote : chefs de produit en transition

Le travail à distance devient la nouvelle norme après que les principales entreprises technologiques du monde ont fermé leurs bureaux en raison de l'épidémie mondiale de COVID-19. Avant la crise, certaines entreprises se disputaient si le rôle de chef de produit était adapté au travail à distance et arguaient qu'elles devaient être physiquement localisées avec leurs équipes. Ce paradigme doit évoluer vers des engagements à distance en vue d'obtenir des résultats révolutionnaires et de s'adapter à la nouvelle dynamique dans le monde.

Tout ce que vous devez savoir sur la communication

La différence entre les environnements de bureau et distants réside dans la façon dont les gens interagissent les uns avec les autres. Communiquer avec votre équipe dans un environnement de bureau physique est beaucoup plus organique que de travailler dans un environnement distant. Pour lutter contre ces limitations, il existe de nombreux conseils de base pour les chefs de produit distants, et ils sont tous pertinents : rester proactif, sur-communiquer et favoriser la communication directe au sein et entre les équipes (plutôt que d'être un proxy).

Le chef de produit Toptal, Sam Nissinen, qui dirigeait auparavant une équipe d'environ 50 personnes réparties dans un bureau et à distance, déclare qu'une bonne communication commence par les bonnes personnes au bon poste. Définir les bonnes attentes pour votre équipe est un autre élément important du succès du travail à distance. "Comprendre ce que vous attendez des membres de votre équipe, quelles sont vos capacités - est l'un des défis les plus courants", a déclaré Nissinen, qui met actuellement en place des outils et des processus spécifiques pour une entreprise afin de faciliter un travail à distance de qualité.

Les équipes de produits peuvent parfois se retrouver en manque d'informations, en particulier si elles subissent des transitions ou doivent soudainement naviguer dans le travail à distance. C'est une situation familière pour Gavin Matthews, chef de produit chez Toptal : « La bonne nouvelle est que les gens sont bons pour prendre des décisions sans information. La mauvaise nouvelle est que ce ne sont peut-être pas les décisions que vous souhaitez en tant que chef de produit. » Pour s'adapter, il s'est retrouvé à se glisser davantage dans le rôle d'un scrum master. "Vous devez être cette pom-pom girl, ce coordinateur, cette personne qui aide l'équipe et comble toutes les lacunes pour qu'elle réussisse", a noté Matthews.

En termes de cycle de vie du produit, l'aspect distant de l'équipe n'ajoute pas à la complexité une fois qu'il existe des protocoles de communication établis et des tableaux de bord en temps réel pour suivre les progrès. Les processus agiles sont également bien mûris pour gérer les étapes individuelles, que ce soit avec des équipes locales ou distribuées.

Cependant, un chef de produit chez Toptal, Darshan Dave, qui travaille à distance depuis 15 ans, a souligné que, si nous regardons à travers le prisme des programmes de transformation des grandes entreprises, les principaux problèmes découlent de l'alignement des priorités au niveau du leadership et de l'acceptation au niveau un niveau commercial. "Tout le monde n'avait pas les mêmes priorités et l'alignement vers l'objectif commun de ce qui est livré. Cet alignement du leadership était plus critique que les équipes Scrum individuelles", a déclaré Dave, qui coordonnait un programme de transformation critique dans 20 pays.

Le leadership est certainement un acteur clé dans un environnement éloigné et aide à lutter contre les problèmes de communication, originaire de nombreux pays différents où les attitudes à l'égard des carrières, de l'intégration travail-vie personnelle et des frontières peuvent varier considérablement. Dave croit que la reconnaissance de cette diversité est un élément important pour engager tout le monde et finalement cultiver la confiance : « La sensibilité et la sensibilisation ethnoculturelles sont extrêmement importantes. Prenez le temps de connaître les équipes, leur culture et leur style de travail - c'est là que la direction de la gestion des produits peut jouer un rôle important pour surmonter les défis. »

Il faut du dévouement et de la pratique pour développer un cadre permettant de surmonter les limites découlant de la communication impersonnelle, mais il existe des solutions virtuelles pour aider au changement.

Solutions virtuelles

Les routines de travail à distance sont généralement critiquées pour avoir abandonné les relations en personne. Dans des circonstances normales, il est extrêmement efficace pour les équipes distantes d'entretenir des relations humaines et de profiter du temps passé en personne. Cependant, ils ne sont tout simplement pas essentiels pour un travail à distance efficace. En période de distanciation sociale, les chefs de produit peuvent prendre l'initiative de traduire les routines de bureau en celles adaptées à un environnement distant grâce au leadership et au plaidoyer pour connecter les équipes en ligne.

Matthews, qui dirigeait des équipes de gestion de produits dans l'espace SaaS et de cybersécurité à la fois au bureau et à distance, a partagé son point de vue sur les activités en ligne qui permettent aux collègues distants de faire l'expérience du contact humain. «Le thème à travers chacun d'eux est d'être une personne. Lorsque vous possédez des appels vidéo toute la journée ou que vous êtes en ligne toute la journée, cela peut être robotique », a fait remarquer Matthews, qui suggère de se concentrer sur les concepts suivants :

• Rencontres individuelles
• L'heure des jeux vidéo
• Happy hours virtuels

Rencontres individuelles

Ils permettent aux équipes de se faire connaître sur le plan personnel et de se fixer des attentes raisonnables. Avec ces informations, le travail peut être planifié en conséquence, surtout si les membres de l'équipe font face à une situation vraiment stressante. Le plus connu, le mieux l'ensemble du projet. Dans l'ensemble, c'est un excellent moyen de comprendre la mentalité d'équipe.

L'heure des jeux vidéo

Certaines entreprises comme Facebook et Google proposent depuis longtemps des consoles de jeux ainsi que d'autres distractions de bureau, des mouvements conçus pour motiver les employés et créer des communautés. Contrairement au défilement ou à la navigation en ligne, les jeux sont pleinement engageants et donnent même aux gens le genre de regain de confiance virtuel qu'ils pourraient ne pas atteindre dans leur travail quotidien. Matthews est convaincu que les jeux en ligne sont un bon moyen de soulager le stress : « La plupart de ces jeux sont accessibles même aux non-joueurs vidéo et sont extrêmement amusants. C'est un moyen facile de maintenir le lien que vous obtenez lorsque vous travaillez en personne tout en éliminant la pression du travail et de la COVID-19. »

Heures heureuses virtuelles

Après le début de la distanciation sociale en Europe et aux États-Unis en raison de l'épidémie de coronavirus, des sites de médias sociaux comme Twitter se sont illuminés de dizaines de messages sur l'aube de l'happy hour numérique, un concept qui, il y a quelques années, aurait ressemblé à un mauvais Point d'intrigue de la Silicon Valley , a rapporté Forbes .

Le chef de produit Matthews révèle comment ce concept est exécuté avec ses équipes : "Nous ouvrons Google Hangouts pendant quelques heures et nous nous donnons des occasions de nous détendre, de maintenir la conversation, de faire des blagues, de parler de nos situations aléatoires à travers le monde, qui est enfermé et qui est en quarantaine. C'est une opportunité vraiment unique d'agir comme du temps face à face en sachant que vous ne l'êtes pas. Vous commencez à réaliser que vous n'êtes plus sur webcam, vous parlez simplement à un groupe d'amis avec qui vous travaillez. Cela peut vraiment vous stimuler et vous faire avancer.

Certaines entreprises font preuve de créativité en organisant des happy hours virtuels, comme organiser une soirée karaoké virtuelle ou une soirée quiz. C'est bien, mais l'objectif global reste de se concentrer sur la connexion humaine.

Les avantages de la télécommande

Le travail à distance peut présenter certains défis, surtout si le chef de produit a toujours travaillé dans un bureau. La solution courante n'est pas d'essayer de reproduire le bureau, car le travail à distance est de nature différente.

L'environnement distant permet aux gens de faire leur meilleur travail de leur meilleure façon. Les chefs de produit interrogés par Toptal Blog reconnaissent que le mode de concentration approfondie et l'augmentation de la productivité font partie des avantages cruciaux qui accompagnent les engagements à distance. "Vous pouvez plus facilement obtenir un travail approfondi, car cela peut supprimer les réunions superflues, réduire le nombre de décideurs pour faire avancer les choses. Lorsque tout le monde passe son temps à exécuter plutôt qu'à parler, l'ensemble de l'organisation finit par avancer plus vite", a déclaré Toptal Product. Manager Sean Everett, qui était auparavant responsable du développement des produits et des affaires pour une plate-forme mondiale de vidéo en streaming avec une équipe répartie sur trois continents. Au cours de la dernière année, il a travaillé pour une startup de médias sociaux à distance. "Nous n'avons que quatre réunions par semaine pendant deux à trois heures au total. Le reste du temps est consacré à un travail ciblé", a ajouté Everett.

Nissinen a raconté en disant que les chefs de produit distants peuvent personnaliser leur environnement. « Vous pouvez avoir un accord au sein de votre équipe pour que, pendant une certaine plage horaire, il y ait un temps de travail approfondi. Et il n'y a absolument aucune chance que vous soyez distrait si vous vous assurez que toutes les notifications sont désactivées », a noté Nissinen, qui a de l'expérience dans la formation des membres de l'équipe sur site pour travailler efficacement avec leurs collègues distants.

Un autre avantage substantiel de l'utilisation d'employés distants est que le travail lui-même devient le critère pour juger de la performance de quelqu'un, et non du temps passé au bureau. Le fondement de l'établissement de la confiance avec des équipes distantes repose d'abord sur la confiance établie dans toute l'organisation. Certaines entreprises distantes laissent les membres de l'équipe définir leurs propres heures tant que les objectifs de qualité et de quantité sont atteints, en leur faisant confiance pour savoir quand ils font de leur mieux. Ils établissent également une confiance mutuelle grâce à la transparence et à la responsabilité.

Conseils pratiques

Soyez prêt

Pour maîtriser la planification de sprint ou tout autre processus axé sur la planification, vous devez être deux fois mieux préparé qu'un chef de produit sur site, a déclaré Matthews : "Plus vous pouvez documenter les dépassements, plus vous pouvez partager votre point de vue, obtenir une bonne conception dès le départ et encouragez vraiment la question et la conversation pendant et après la planification du sprint, plus vous réussissez. Sinon, a observé Matthews, vous risquez de manquer les cas, de ruiner la qualité ou de vous heurter à des frictions.

Tatjana Zavadja, qui est designer chez Toptal et a de l'expérience avec des équipes de gestion de produits à distance, a également mis l'accent sur la préparation, en particulier pour la phase d'idéation : "C'est mieux quand vous venez préparé pour la réunion en ligne. Je demande à tout le monde de montrer quelques idées, puis nous en discutons ensemble, dessinons sur un tableau blanc et nous nous donnons des suggestions."

Motivation de l'équipe avec une échéance qui approche

Motiver les membres de l'équipe à l'approche d'une échéance importante est un autre défi qui peut être résolu en donnant l'exemple. Kleanthis Georgaris, vice-président des produits de Toptal, estime que les chefs de produit peuvent donner l'exemple et donner le ton au reste de l'équipe et s'assurer que l'engagement est toujours au rendez-vous. "Dans un bureau physique, lorsqu'une échéance importante approche à grands pas, le simple fait de rester tard est un signal visuel informel efficace pour le reste de votre équipe indiquant que des efforts supplémentaires doivent être déployés. L'équivalent de cela dans un environnement distant est de se rendre extrêmement disponible. et actif sur les canaux de communication », a suggéré Georgaris.

Portez une attention particulière à la communication

Les membres de l'équipe à distance ont besoin d'interactions fréquentes et courtes plutôt que de longues interactions peu fréquentes. Il est plus significatif de contacter les membres de votre équipe quatre fois par semaine pendant cinq minutes qu'une fois pendant 20 minutes. La fréquence crée un sentiment ininterrompu de connexion, comme si vous aviez une conversation en cours. « Lorsque vous communiquez en ligne, soyez ultra-précis. Ne présumez pas que quelqu'un sait quoi que ce soit, communiquez très clairement, incluez tous les détails que vous souhaitez communiquer. Lorsque vous envoyez ce message, c'est tout ce que la personne lira et commencera à travailler », a suggéré Nissinen, chef de produit et designer chez Toptal.

Les meilleurs managers rendent l'interaction à distance plus personnelle en prenant le téléphone ou en utilisant la visioconférence. Ils encouragent également un dialogue fréquent qui invite les employés à offrir des commentaires, des idées et des opinions.

Caméra allumée ou éteinte ?

Les chefs de produit conviennent que les appels vidéo rapides sont plus efficaces que les fils de discussion sans fin, cependant, la question de savoir s'il faut allumer la caméra est contestée. Certains préconisent de maintenir le contact humain avec la vidéo activée, tandis que d'autres suggèrent de la désactiver en raison de problèmes de confidentialité. "C'est très invasif d'avoir un appel vidéo, et c'est beaucoup plus épuisant pour les individus car ils doivent constamment regarder l'écran, et le comportement humain signifie que la plupart se concentrent sur leur apparence plutôt que sur le contenu du message", a soutenu Everett, qui a déclaré qu'il n'utilisait jamais l'appareil photo dans des environnements distants. Il n'y a pas de mauvaise ou de bonne réponse, seulement le devoir du chef de produit de discuter de l'étiquette de la visioconférence et de la mettre en œuvre au sein de l'équipe.

Outils à distance pour les chefs de produit

La hiérarchisation des produits et la planification du travail sont difficiles dans les circonstances les plus idéales, et pas seulement dans un environnement éloigné. C'est là qu'une combinaison des bons outils logiciels et d'une gestion délibérée du temps peut faire toute la différence.

Le travail à distance n'est bénéfique que si les systèmes organisationnels sont configurés de manière appropriée pour réduire les frais généraux opérationnels. Cela peut être fait en minimisant le nombre d'outils et de protocoles de communication standard utilisés par l'organisation. « Limitez-vous à trois ou quatre outils, afin que les gens sachent toujours où aller pour faire quelque chose. Utilisez des outils pour le chat quotidien, pour les appels, la gestion des tâches et la documentation. Une culture de l'écriture est un grand accélérateur qui fonctionne à merveille dans un environnement éloigné », a déclaré Everett.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des outils de communication les plus populaires. La plupart d'entre eux ont mis à jour leur service gratuit en réponse à l'augmentation de la demande :

• Slack - considérez ce chat Internet comme un bureau pour vous connecter avec des collègues et répondre à des questions rapides. Le mou peut également causer des distractions, surtout si vous voulez avoir une phase de travail profonde. Parlez à votre équipe de la façon d'utiliser Slack, afin que tout le monde connaisse les règles.
• Zoom
• Hangouts Google
• Équipes Microsoft
• Skype
• Webex de Cisco

Choisir le bon outil de gestion de produit et de projet qui convient aux besoins de votre entreprise est crucial. Le bon outil peut rationaliser le flux de travail et même façonner la culture d'entreprise. Les outils suivants sont utilisés par les chefs de produit du monde entier pour la gestion des tâches, le suivi des exigences et la planification du travail :

• Trello
• Camp de base
• Confluence
• Jira
• Asana
• Wrike
• projet MS
• Balsamiq

Des défis peuvent survenir dans un environnement à plusieurs équipes où différentes équipes ont historiquement essayé d'utiliser différents outils. "Ne répliquez pas vos user stories dans Trello si vous les avez déjà dans Jira, même si quelqu'un dit qu'il n'aime pas Jira. Ou si vous voulez commenter une user story, ne le faites pas dans Slack où cela être perdu, faites-le dans Jira », a suggéré Konstantin S. Solnushkin, chef de produit et de projet chez Toptal.

Les chefs de produit doivent reconnaître à quel point il est important pour les équipes distantes de s'engager avec leurs outils de collaboration. Si les gens finissent par les détester, les équipes blâmeront finalement la culture à distance.

Points à retenir de la situation "temporaire entièrement éloignée"

Avec tous ces outils, les chefs de produit pourraient finir par se demander s'ils ont un jour besoin de retourner au bureau. Les équipes de produits à distance peuvent développer des produits performants et révolutionnaires tout aussi bien que les équipes dont les membres travaillent sous le même toit.

Passer à distance

En se préparant à de futures pandémies ou à d'autres perturbations majeures, chaque entreprise doit envisager l'idée d'une transition vers la main-d'œuvre distribuée. Everett, dont le bureau a longtemps été un siège d'avion ou un hôtel, estime que, des petites startups aux grandes entreprises mondiales, la distance est fondamentalement le seul moyen de faire avancer les choses : "Les startups, par rapport au Fortune 1000, sont beaucoup plus plus facile de passer à distance à tout moment. Les grandes entreprises mondiales ont des processus qui sont ancrés dans l'organisation depuis des années, voire des décennies, ainsi que des exigences de sécurité plus strictes. Cependant, toute organisation peut commencer à penser et à fonctionner à distance, même lorsque la majeure partie de l'organisation se trouve dans le même bureau. Il vous offre le meilleur des deux mondes et contribue à atténuer le risque de centralisation extrême, en particulier en période de crise majeure comme la pandémie de coronavirus.

Matthews, de Toptal, déclare que le télétravail devrait être la nouvelle norme en raison des énormes avantages qu'il offre : "Lorsque votre culture soutient le travail à distance, vous vous ouvrez à l'ensemble du marché mondial des talents et vous pouvez trouver exactement la bonne personne qui correspond vos besoins. Maintenant, vous pouvez avoir quelqu'un du monde entier à tout moment et à tout moment dans votre équipe et faire une énorme différence positive.

Compréhension améliorée : comment travailler avec des équipes distantes

Avec l'épidémie de COVID-19, tout le monde s'est soudainement retrouvé isolé. Nissinen dit que la situation actuelle peut avoir de précieux enseignements, car elle met tout le monde au même niveau : « Les équipes qui sont maintenant temporairement entièrement distantes lorsqu'elles reprennent leurs activités normales, elles auront probablement une compréhension différente de la façon de se rapporter et de travailler avec les membres de leur équipe à distance. Il soutient que les équipes mixtes qui sont partiellement au bureau et partiellement distribuées sont plus difficiles que les équipes entièrement distantes et suggère de faire des efforts supplémentaires pour s'assurer que les membres de l'équipe distante sont tout aussi inclus que les autres : "Les équipes sur site ont généralement une culture très solide. et cercle social au bureau. Il est très facile pour eux de travailler ensemble à leur manière et pour les personnes éloignées de travailler ensemble à leur manière. Et vous pouvez éventuellement manquer d'une certaine unité à moins que vous ne fassiez de la cohésion de l'équipe une priorité car elle n'est pas destinée à travailler sans facilitation.

Thene Sheehy, chef de projet chez Toptal, souligne qu'un chef de produit ou de projet à distance expérimenté avec une compréhension approfondie du travail à distance apporte une valeur supplémentaire à l'entreprise. "Les managers qui sont super à l'aise avec le travail à distance ont un avantage par rapport aux autres car ils s'adaptent rapidement et donnent des résultats même dans une crise mondiale où tout le monde doit passer au travail à distance. Une telle expérience professionnelle est une cerise sur le gâteau dans votre curriculum vitae », a déclaré Sheehy.