Tiba-tiba Terpencil: Manajer Produk dalam Transisi

Pekerjaan jarak jauh menjadi normal baru setelah perusahaan teknologi besar dunia menutup kantor mereka karena wabah global COVID-19. Sebelum krisis, beberapa perusahaan memperdebatkan apakah peran manajer produk cocok untuk pekerjaan jarak jauh dan berpendapat bahwa mereka harus ditempatkan secara fisik dengan tim mereka. Paradigma ini perlu bergeser ke arah keterlibatan jarak jauh dengan maksud untuk mencapai hasil terobosan dan beradaptasi dengan dinamika baru di seluruh dunia.

Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Komunikasi

Perbedaan antara lingkungan kantor dan remote adalah bagaimana orang berinteraksi satu sama lain. Berkomunikasi dengan tim Anda di lingkungan kantor fisik jauh lebih organik dibandingkan dengan bekerja dalam pengaturan jarak jauh. Untuk mengatasi keterbatasan ini, ada banyak tip dasar untuk manajer produk jarak jauh, dan semuanya relevan: tetap proaktif, komunikasi berlebihan, dan bina komunikasi langsung di dalam dan di antara tim (daripada menjadi proxy).

Manajer Produk Toptal Sam Nissinen, yang sebelumnya mengelola tim sekitar 50 orang yang tersebar di kantor dan jarak jauh, mengatakan bahwa komunikasi yang baik dimulai dengan orang yang tepat di posisi yang tepat. Menetapkan harapan yang tepat untuk tim Anda adalah bagian besar lainnya dari kesuksesan kerja jarak jauh. "Memahami apa yang Anda harapkan dari anggota tim Anda, apa kemampuan Anda - adalah salah satu tantangan paling umum," kata Nissinen, yang saat ini menyiapkan alat dan proses khusus bagi perusahaan untuk memfasilitasi pekerjaan jarak jauh yang berkualitas.

Tim produk terkadang menemukan diri mereka kekurangan informasi, terutama jika mereka sedang menjalani transisi atau harus tiba-tiba menavigasi pekerjaan jarak jauh. Ini adalah situasi yang akrab bagi Gavin Matthews, seorang manajer produk di Toptal: “Kabar baiknya adalah orang-orang pandai membuat keputusan tanpa informasi. Kabar buruknya adalah bahwa itu mungkin bukan keputusan yang Anda inginkan sebagai manajer produk.” Untuk beradaptasi, dia mendapati dirinya semakin terjerumus ke dalam peran sebagai master scrum. “Anda harus menjadi pemandu sorak itu, koordinator itu, orang yang membantu tim dan mengisi semua celah untuk membuat mereka sukses,” kata Matthews.

Dalam hal siklus hidup produk, aspek jarak jauh dari tim tidak menambah kerumitan setelah protokol komunikasi dan dasbor waktu-nyata ditetapkan untuk memantau kemajuan. Proses tangkas juga matang untuk menangani langkah individu, baik dengan tim lokal atau terdistribusi.

Namun, seorang manajer produk di Toptal, Darshan Dave, yang telah bekerja dari jarak jauh selama 15 tahun, menekankan bahwa, jika kita melihat melalui lensa program transformasi perusahaan besar, masalah utama berasal dari penyelarasan prioritas di tingkat kepemimpinan dan penerimaan di tingkat bisnis. "Tidak semua orang memiliki prioritas dan keselarasan yang sama terhadap tujuan bersama dari apa yang disampaikan. Penyelarasan kepemimpinan ini lebih penting daripada tim scrum individu," kata Dave, yang mengoordinasikan program transformasi kritis-misi di 20 negara.

Kepemimpinan jelas merupakan pemain kunci dalam lingkungan terpencil dan membantu memerangi miskomunikasi, yang berasal dari berbagai negara di mana sikap terhadap karier, integrasi kehidupan kerja, dan batasan dapat sangat bervariasi. Dave percaya bahwa mengakui keragaman ini adalah elemen penting untuk melibatkan semua orang dan pada akhirnya menumbuhkan kepercayaan: “Kepekaan dan kesadaran etnokultural sangat penting. Luangkan waktu untuk mengenal tim, budaya, dan gaya kerja mereka - di sinilah kepemimpinan manajemen produk dapat memainkan peran besar untuk mengatasi tantangan.”

Dibutuhkan dedikasi dan latihan untuk mengembangkan kerangka kerja untuk mengatasi keterbatasan yang berasal dari komunikasi impersonal, tetapi ada beberapa solusi virtual untuk membantu perubahan.

Solusi Virtual

Rutinitas kerja jarak jauh biasanya dikritik karena mengabaikan hubungan tatap muka. Dalam keadaan normal, sangat efektif bagi tim jarak jauh untuk mempertahankan hubungan manusia dan memanfaatkan waktu tatap muka. Namun, mereka sama sekali tidak penting untuk pekerjaan jarak jauh yang efektif. Pada saat jarak sosial, manajer produk dapat mengambil inisiatif untuk menerjemahkan rutinitas kantor menjadi rutinitas yang sesuai untuk lingkungan terpencil melalui kepemimpinan dan advokasi untuk menghubungkan tim secara online.

Matthews, yang menjalankan tim manajemen produk di SaaS dan ruang keamanan siber baik di kantor maupun dari jarak jauh, membagikan perspektifnya tentang aktivitas online yang memungkinkan rekan kerja jarak jauh mengalami sentuhan manusia. “Tema melalui semuanya adalah menjadi pribadi. Ketika Anda memiliki panggilan video sepanjang hari atau Anda online sepanjang hari, itu bisa menjadi robot, ”kata Matthews, yang menyarankan untuk fokus pada konsep berikut:

• Pertemuan satu lawan satu
• Jam video game
• Jam bahagia virtual

Pertemuan satu lawan satu

Mereka memungkinkan tim untuk dikenal pada tingkat pribadi dan untuk menetapkan harapan yang masuk akal. Dengan informasi ini, pekerjaan dapat direncanakan dengan baik, terutama jika anggota tim menghadapi situasi yang sangat menegangkan. Semakin dikenal, semakin baik keseluruhan proyek. Secara keseluruhan, ini adalah cara yang bagus untuk memahami mentalitas tim.

Jam Video Game

Beberapa perusahaan seperti Facebook dan Google telah lama menawarkan konsol game bersama dengan gangguan kantor lainnya, gerakan yang dirancang untuk memotivasi karyawan dan membangun komunitas. Tidak seperti menggulir atau menjelajah online, game sepenuhnya menarik dan bahkan memberi orang semacam dorongan kepercayaan virtual yang mungkin tidak mereka capai dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Matthews yakin bahwa game online adalah cara yang baik untuk menghilangkan stres: “Sebagian besar game ini dapat diakses bahkan oleh non-video gamer dan sangat menyenangkan. Ini cara mudah untuk menjaga ikatan yang Anda dapatkan saat bekerja secara langsung sambil mengalihkan tekanan dari pekerjaan dan COVID-19.”

Jam Bahagia Virtual

Setelah jarak sosial dimulai di Eropa dan AS karena wabah virus corona, situs media sosial seperti Twitter dipenuhi dengan lusinan pesan tentang awal jam bahagia digital, sebuah konsep yang, beberapa tahun yang lalu, akan terdengar buruk. Titik plot Lembah Silikon , Forbes melaporkan.

Manajer Produk Matthews mengungkapkan bagaimana konsep ini dilakukan dengan timnya: “Kami membuka Google Hangouts selama beberapa jam dan memberi diri kami kesempatan hanya untuk bersantai, melanjutkan percakapan, membuat lelucon, berbicara tentang situasi acak kami di seluruh dunia, yang dikunci dan siapa yang dikarantina. Ini adalah kesempatan yang sangat unik untuk bertindak seperti waktu tatap muka mengetahui bahwa Anda tidak. Anda mulai menyadari bahwa Anda tidak menggunakan webcam lagi, Anda hanya berbicara dengan sekelompok teman yang bekerja dengan Anda. Itu benar-benar dapat merangsang Anda dan membuat Anda terus maju.”

Beberapa perusahaan semakin kreatif dalam menyelenggarakan happy hour virtual seperti mengadakan pesta karaoke virtual atau pesta trivia. Ini baik-baik saja, tetapi tujuan keseluruhannya tetap fokus pada hubungan manusia.

Manfaat Jarak Jauh

Pekerjaan jarak jauh dapat memiliki tantangan tertentu, terutama jika manajer produk selalu bekerja di kantor. Solusi umum adalah tidak mencoba meniru kantor, karena pekerjaan jarak jauh berbeda sifatnya.

Lingkungan terpencil memungkinkan orang untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka dengan cara terbaik mereka. Manajer produk yang diwawancarai oleh Toptal Blog mengakui bahwa mode fokus mendalam dan peningkatan produktivitas adalah salah satu manfaat penting yang datang dengan keterlibatan jarak jauh. "Anda dapat lebih mudah mendapatkan pekerjaan yang mendalam, karena dapat menghapus rapat yang tidak relevan, mengurangi jumlah pembuat keputusan untuk membuat segala sesuatunya tetap berjalan. Ketika semua orang menghabiskan waktu mereka untuk mengeksekusi daripada berbicara, seluruh organisasi akhirnya bergerak lebih cepat," kata Produk Toptal Manajer Sean Everett, yang sebelumnya adalah eksekutif pengembangan produk dan bisnis untuk platform video streaming global dengan tim terdistribusi di tiga benua. Selama setahun terakhir, ia telah bekerja untuk startup media sosial jarak jauh. "Kami hanya memiliki empat pertemuan per minggu dengan total dua hingga tiga jam. Sisa waktu dihabiskan untuk pekerjaan yang terfokus," tambah Everett.

Nissinen terkait dengan mengatakan bahwa manajer produk jarak jauh dapat menyesuaikan lingkungan mereka. “Anda dapat memiliki kesepakatan di dalam tim Anda bahwa, selama slot waktu tertentu, ada waktu kerja yang dalam. Dan sama sekali tidak ada kemungkinan Anda akan terganggu jika Anda memastikan bahwa semua notifikasi dimatikan, ”kata Nissinen, yang memiliki pengalaman melatih anggota tim di tempat untuk bekerja secara efektif dengan rekan jarak jauh mereka.

Manfaat substansial lainnya dari memanfaatkan karyawan jarak jauh adalah bahwa pekerjaan itu sendiri menjadi tolok ukur untuk menilai kinerja seseorang, bukan waktu yang dihabiskan di kantor. Landasan membangun kepercayaan dengan tim jarak jauh pertama-tama didasarkan pada kepercayaan yang dibangun di seluruh organisasi. Beberapa perusahaan jarak jauh membiarkan anggota tim mengatur jam kerja mereka sendiri selama tujuan kualitas dan kuantitas terpenuhi, memercayai mereka untuk mengetahui kapan mereka melakukan yang terbaik. Mereka juga membangun saling ketergantungan melalui transparansi dan akuntabilitas.

Tips Praktis

Dipersiapkan

Untuk menguasai perencanaan sprint atau proses lain yang berfokus pada perencanaan, Anda harus dua kali lebih siap sebagai manajer produk di tempat, kata Matthews: “Semakin banyak Anda dapat mendokumentasikan tentang berlebihan, semakin banyak Anda dapat berbagi perspektif, dapatkan desain yang baik di depan, dan sangat mendorong untuk bertanya dan bercakap-cakap baik selama dan setelah perencanaan sprint, semakin sukses Anda.” Jika tidak, Matthews mengamati, Anda berisiko kehilangan kasing, merusak kualitas, atau mengalami gesekan.

Tatjana Zavadja, seorang desainer di Toptal dan memiliki pengalaman bekerja dengan tim manajemen produk jarak jauh, juga menekankan pada persiapan, terutama untuk fase ide: "Ini paling baik dilakukan ketika Anda siap untuk pertemuan online. Saya meminta semua orang untuk menunjukkan dengan beberapa ide dan kemudian kami mendiskusikannya bersama, menggambar di papan tulis, dan saling memberi saran."

Memotivasi Tim dengan Tenggat Waktu Mendekati

Memotivasi anggota tim dengan tenggat waktu yang semakin dekat adalah tantangan lain yang dapat diselesaikan melalui memimpin dengan memberi contoh. Kleanthis Georgaris, VP Produk Toptal, percaya bahwa manajer produk dapat memberikan contoh dan nada untuk seluruh tim serta memastikan bahwa komitmen selalu tepat sasaran. “Di kantor fisik, ketika tenggat waktu yang penting semakin dekat, hanya begadang adalah isyarat visual informal yang efektif bagi anggota tim Anda yang lain bahwa upaya ekstra harus dilakukan. Hal yang setara dengan ini di lingkungan terpencil membuat diri Anda sangat tersedia. dan aktif dalam saluran komunikasi,” saran Georgaris.

Berikan Perhatian Ekstra pada Komunikasi

Anggota tim jarak jauh membutuhkan interaksi pendek yang sering daripada interaksi yang lama dan jarang. Lebih bermakna untuk menyentuh basis dengan anggota tim Anda empat kali seminggu selama lima menit daripada sekali selama 20 menit. Frekuensi menciptakan rasa koneksi yang tak terputus, seolah-olah memiliki percakapan yang sedang berlangsung. “Saat berkomunikasi online, lakukan dengan sangat tepat. Jangan berasumsi bahwa ada yang tahu apa-apa, komunikasikan dengan sangat jelas, sertakan semua detail yang ingin Anda komunikasikan. Ketika Anda mengirim pesan itu, hanya itu yang akan dibaca orang tersebut dan mulai bekerja,” saran Nissinen, seorang manajer produk dan desainer di Toptal.

Manajer terbaik membuat interaksi jarak jauh lebih pribadi dengan mengangkat telepon atau menggunakan konferensi video. Mereka juga sering mendorong dialog yang mengundang karyawan untuk memberikan masukan, wawasan, dan pendapat.

Kamera Hidup atau Mati?

Manajer produk setuju bahwa panggilan video cepat lebih efektif daripada utas obrolan tanpa akhir, namun, pertanyaan apakah akan mengaktifkan kamera masih diperdebatkan. Beberapa menganjurkan untuk mempertahankan sentuhan manusia dengan video dihidupkan, sementara yang lain menyarankan untuk mematikannya karena masalah privasi. “Rasanya sangat invasif untuk melakukan panggilan video, dan itu jauh lebih menguras tenaga karena mereka harus terus-menerus menatap layar, dan perilaku manusia berarti sebagian besar fokus pada penampilan mereka daripada konten pesan,” bantah Everett, yang mengatakan bahwa dia tidak pernah menggunakan kamera dalam pengaturan jarak jauh. Tidak ada jawaban yang salah atau benar, yang ada hanyalah tugas manajer produk untuk membahas etika konferensi video dan menerapkannya di dalam tim.

Alat Jarak Jauh untuk Manajer Produk

Prioritas produk dan perencanaan kerja sulit dilakukan dalam keadaan yang paling ideal, tidak hanya dalam pengaturan jarak jauh. Di sinilah kombinasi alat perangkat lunak yang tepat dan beberapa manajemen waktu yang disengaja dapat membuat semua perbedaan.

Bekerja dari jarak jauh hanya bermanfaat jika sistem organisasi diatur dengan tepat untuk mengurangi biaya operasional. Hal ini dapat dilakukan dengan meminimalkan jumlah alat dan protokol komunikasi standar yang digunakan oleh organisasi. “Pertahankan tiga atau empat alat, sehingga orang selalu tahu ke mana harus pergi untuk menyelesaikan sesuatu. Gunakan alat untuk obrolan sehari-hari, untuk panggilan, manajemen tugas, dan dokumentasi. Budaya menulis adalah akselerator besar yang bekerja dengan indah di lingkungan terpencil,” kata Everett.

Di bawah ini adalah ikhtisar dari alat komunikasi paling populer. Sebagian besar dari mereka telah meningkatkan layanan gratis mereka sebagai tanggapan atas lonjakan permintaan:

• Slack - anggap obrolan internet ini sebagai kantor untuk terhubung dengan kolega dan menjawab pertanyaan singkat. Slack juga dapat menyebabkan gangguan, terutama jika Anda ingin memiliki fase kerja yang dalam. Bicaralah dengan tim Anda tentang cara menggunakan Slack, sehingga semua orang tahu aturannya.
• Perbesar
• Google Hangouts
• Tim Microsoft
• Skype
• Webex Cisco

Memilih produk yang tepat dan alat manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda sangat penting. Alat yang tepat dapat merampingkan alur kerja dan bahkan membentuk budaya perusahaan. Alat berikut digunakan oleh manajer produk di seluruh dunia untuk manajemen tugas, persyaratan penelusuran, dan perencanaan kerja:

• Trello
• Tempat penampungan
• Pertemuan
• Jira
• asana
• menulis
• Proyek MS
• Balsamiq

Tantangan dapat muncul dalam pengaturan beberapa tim di mana tim yang berbeda secara historis mencoba menggunakan alat yang berbeda. "Jangan meniru cerita pengguna Anda di Trello jika Anda sudah memilikinya di Jira, bahkan jika seseorang mengatakan mereka tidak menyukai Jira. Atau jika Anda ingin mengomentari cerita pengguna, jangan lakukan di Slack di mana itu akan terjadi. hilang, lakukan di Jira," saran Konstantin S. Solnushkin, manajer produk dan proyek di Toptal.

Manajer produk harus mengakui betapa pentingnya bagi tim jarak jauh untuk terlibat dengan alat kolaborasi mereka. Jika orang akhirnya membenci mereka, tim pada akhirnya akan menyalahkan budaya terpencil.

Takeaways dari Situasi "Sepenuhnya Jauh Sementara"

Dengan semua alat ini, manajer produk mungkin bertanya-tanya apakah mereka perlu pergi ke kantor lagi. Tim produk jarak jauh dapat mengembangkan produk yang sukses dan mengubah permainan seperti halnya tim yang anggotanya bekerja di bawah atap yang sama.

Pergeseran ke Jarak Jauh

Dengan mempersiapkan pandemi di masa depan atau gangguan besar lainnya, setiap perusahaan harus mempertimbangkan gagasan untuk beralih ke tenaga kerja terdistribusi. Everett, yang kantornya merupakan kursi pesawat atau hotel untuk waktu yang lama, percaya bahwa, dari perusahaan rintisan kecil hingga perusahaan global besar, jarak jauh pada dasarnya adalah satu-satunya cara untuk menyelesaikan sesuatu: “Perusahaan, dibandingkan dengan Fortune 1000, jauh lebih lebih mudah untuk beralih ke remote dalam waktu singkat. Perusahaan global besar memiliki proses yang telah tertanam dalam organisasi selama bertahun-tahun, atau dekade, serta persyaratan keamanan yang lebih ketat. Namun, setiap organisasi dapat mulai berpikir dan beroperasi dari jarak jauh bahkan ketika sebagian besar organisasi berada di kantor yang sama. Ini memberi Anda yang terbaik dari kedua dunia dan membantu mengurangi risiko sentralisasi ekstrem, terutama di saat krisis besar seperti pandemi virus corona.”

Matthews, dari Toptal, mengatakan bahwa jarak jauh harus menjadi normal baru karena manfaat luar biasa yang diberikannya: "Ketika budaya Anda mendukung kerja jarak jauh, Anda membuka diri ke seluruh pasar bakat global dan Anda dapat menemukan orang yang tepat yang cocok kebutuhan Anda. Sekarang Anda dapat memiliki seseorang dari seluruh dunia setiap saat dan waktu untuk menghubungi tim Anda dan membuat perbedaan positif yang luar biasa."

Pemahaman yang Lebih Baik: Cara Bekerja dengan Tim Jarak Jauh

Dengan merebaknya COVID-19, semua orang tiba-tiba merasa jauh. Nissinen mengatakan bahwa situasi saat ini dapat memiliki pelajaran yang berharga, karena menempatkan semua orang pada tingkat yang sama: “Tim yang sekarang sepenuhnya berada jauh untuk sementara ketika mereka kembali ke operasi normal, mereka kemungkinan akan memiliki pemahaman yang berbeda tentang bagaimana berhubungan dan bekerja dengan anggota tim jarak jauh mereka.” Dia berpendapat bahwa tim campuran yang sebagian berada di kantor dan sebagian terdistribusi lebih menantang daripada yang sepenuhnya jauh dan menyarankan untuk melakukan upaya tambahan untuk memastikan bahwa anggota tim jarak jauh sama seperti yang lainnya: “Tim di tempat biasanya memiliki budaya yang sangat solid. dan lingkaran sosial di kantor. Sangat mudah bagi mereka untuk bekerja sama dengan cara mereka dan bagi orang-orang terpencil untuk bekerja sama dengan cara mereka. Dan Anda mungkin tidak memiliki kesatuan tertentu kecuali Anda membuat tim tetap bersatu sebagai prioritas karena tidak ditakdirkan untuk bekerja tanpa fasilitasi.”

Kemudian Sheehy, manajer proyek di Toptal, menekankan bahwa produk jarak jauh yang berpengalaman atau manajer proyek dengan pemahaman yang mendalam tentang pekerjaan jarak jauh membawa nilai tambah bagi perusahaan. "Manajer yang sangat nyaman dengan pekerjaan jarak jauh memiliki keunggulan dibandingkan dengan yang lain karena mereka cepat beradaptasi dan memberikan hasil bahkan dalam krisis global ketika setiap orang harus beralih ke pekerjaan jarak jauh. Pengalaman kerja seperti itu sangat mudah didapat. resume Anda," kata Sheehy.