Consultant Toolbox: Frameworks for Solving Anything

Când ceva nu este în regulă în afaceri, urgența sinceră de a încerca să-l reparăm imediat poate duce la o abordare întâmplătoare. În timpul unui incendiu nestructurat, se va lua o ipoteză că o anumită zonă cu siguranță nu este corectă, iar validitatea acesteia nu va fi testată dincolo de adâncimea unei bănuieli. Sau, cei însărcinați cu repararea lucrurilor se vor răspândi în multe zone, rezultând un efect diluant, reactiv.

Realizarea unui plan de atac pentru stingerea unui incendiu nu este nici indecisă, nici un exercițiu de pierdere de timp. Nu e nimic rău în a face un pas înapoi pentru a evalua situația. Aici, voi împărtăși câteva metode pentru rezolvarea problemelor de afaceri - începând cu evaluarea problemelor, apoi pe câteva teste specifice zonei pentru a săpa mai adânc în cauza principală.

Problemele de afaceri tind să se manifeste în moduri cantitative: de exemplu, vânzările au scăzut. Cu toate acestea, simptomele lor pot fi derivate din factori calitativi: de exemplu, cultura. Deși mă voi concentra mai mult pe raționamentul obiectiv, voi încheia cu câteva gânduri despre rectificarea elementelor mai subiective care se manifestă în cauza principală a problemelor de afaceri.

Probleme de izolare: arbori de probleme

Declarații de venit

Abilitățile de bază pe care un profesionist în finanțe le învață la începutul carierei și pe care le sprijină în restul acesteia sunt capacitatea de a citi o situație financiară și de a o traduce în „cuvinte” pentru neprofesionist. Notele suplimentare la situațiile financiare sunt menite să ofere o astfel de iluminare, dar deseori pot înfunda cauzele fundamentale sau pur și simplu frustra și mai mult cu jargonul.

Una dintre cele mai bune modalități de a începe o luptă este să utilizați o analiză a arborelui problemelor pentru a identifica ceea ce s-a întâmplat financiar care a dus la problema în cauză. În timp ce la început, poate fi evident că „vânzările au scăzut”, o analiză a arborelui problemelor poate identifica un grad de exclusivitate reciprocă cu alți factori care ar fi putut avea un efect secundar asupra cifrei principale.

Arborele problemelor ar trebui să fie construite urmând cadrul de rezolvare a problemelor de afaceri MECE , în care totul este surprins într- un mod mutual exclusiv, colectiv exhaustiv până la cele mai mici fragmente. Când se aplică unei declarații de venit, poate ajuta la defalcarea cifrelor și la izolarea problemei.

Exemplu de arbore cu probleme de rentabilitate

Acest lucru nu numai că îi permite analistului să identifice cauza principală a problemei, dar oferă și o modalitate foarte clară de a o demonstra vizual.

Izolarea raportului care a dus la performanță slabă se va concentra apoi către eforturile de a remedia problema în cauză într-un mod mai concertat. De exemplu, dacă vânzările au scăzut din cauza reducerilor de preț într-o anumită zonă geografică, în loc să acuze alte echipe regionale de vânzări, compania își poate concentra eforturile într-un mod mai proactiv pe teritoriul cu probleme.

Lucrări suplimentare

• Analiza canalului : cartografierea pașilor de conversie prin care trec clienții este un exercițiu deosebit de util și care ar trebui făcut în mod continuu. Privirea înapoi la o perioadă în care vânzările au scăzut va ajuta la identificarea celui mai dureros punct din lanț în care clienții au renunțat.
• Segmentarea costurilor . Tehnicile de reducere a costurilor garantează un articol pe cont propriu, dar un bun loc de a începe este de a clasifica toate costurile din afacere în găleți practice. Utilizați un sistem cu patru niveluri în ordinea importanței:
  • Afaceri ca de obicei : costuri necesare pentru a menține luminile aprinse și pentru a funcționa (de exemplu, chiria sediului central)
  • Inevitabil : costuri care sunt necesare pentru a fi „în joc” (de exemplu, licențe de înregistrare a companiei)
  • Sos secret : Ce contribuie la diferențierea care construiește avantajul competitiv al afacerii? (de exemplu, un designer vedetă, un acord de licență IP etc.)
  • Nu este necesar : costuri care nu revin în mod obiectiv spre asistarea clară a vânzărilor (de exemplu, software-ul vechi care a replicat funcționalitatea într-o suită mai modernă)
• Revenirea talentului . Segmentarea și evaluarea personalului în funcție de rolul lor în cadrul unei linii de afaceri ajută la înțelegerea dacă anumite zone sunt umflate și/sau deservite. Acest lucru poate fi util pentru rolurile de back-office care servesc doar o singură funcție, față de a fi central în cadrul organizației. Maparea corectă a personalului (un arbore de probleme funcționează și aici) poate duce la ajustarea corectă a măsurilor de contabilitate a costurilor de repartizare a costurilor de personal pentru a corecta unitățile de afaceri.

Bilanțuri

Arborele problemelor pot fi extinse pentru a include componente legate de bilanţ, dacă problema este legată de sănătatea financiară mai largă a afacerii. Cadre precum analiza DuPont pot combina valorile din contul de venit cu cele ale pârghiei companiei pentru a identifica zonele care implică probleme cu rentabilitatea capitalului propriu (ROE).

Pentru companiile mai vechi care au mai multe baze de acționari centrate pe dividende (de exemplu, bănci) - care nu urmăresc doar o expansiune a valorii de top (de exemplu, VC) - randamentele relative ale venitului la capitalizarea capitalului propriu sunt primordiale. Deși o afacere poate fi profitabilă, dacă este finanțată de o bază de capital disproporționat mai mare, este posibil să nu fie eficientă financiar în raport cu costul de oportunitate.

Arborele de probleme ale analizei DuPont

ROE este esențial într-o industrie precum cea bancară, care în ultimii ani a rămas blocată la niveluri scăzute. În timp ce, la prima vedere, o bancă profitabilă poate părea solidă, utilizarea unui arbore de emisiune DuPont pentru a evalua interconectivitatea declarației de venit și a bilanțului va descoperi că, deși profiturile ar fi putut crește dacă capitalurile proprii au fost recapitalizate în sus, nu va conduce. la randamente relative mai mari ale capitalurilor proprii.

În fața ratelor mai scăzute ale dobânzilor, am văzut bănci retragerea din anumite zone pentru a-și crește profitabilitatea în vederea creșterii rentabilității lor.

Folosind din nou mentalitatea MECE pentru a enumera toți factorii, ceea ce arată un rezultat al arborelui problemelor DuPont este o imagine financiară aproape completă a companiei într-un mod mult mai ușor de digerat decât fluxurile de foi de calcul și situații financiare.

Lichiditate: Ciclul de conversie a numerarului

Ciclul de conversie a numerarului este o măsură calculată în mod regulat de potențialii creditori și investitori ai unei afaceri. Evaluează cât de repede își poate transforma o firmă activitățile operaționale în numerar realizat. Cu cât ciclul este mai lung, cu atât afacerea este mai puțin lichidă, iar acest lucru, dacă este lăsat necontrolat, poate escalada și poate aduce implicații grave. De exemplu:

• De-a lungul timpului, creditorii pot extinde mai puțină libertate sau pot pune condiții mai oneroase pentru datorii/împrumuturile pe termen scurt.
• Urmărirea prea agresivă a vânzărilor poate duce la extinderea prea multor creanțe către clienți.
• Acumulările de stoc au ca rezultat vânzări de incendiu care afectează marjele.

Formula de calcul a ciclului de conversie a numerarului este următoarea:

Ciclul de conversie în numerar = zile de stoc restante + zile de vânzări restante - zile plătibile restante

Zile stoc restante = stoc mediu în perioadă/costul mărfurilor vândute * 365
Zile de vânzări restante = conturi medii de încasat în perioadă / venit * 365
Zile plătibile restante = conturi medii de plătit în perioada/costul mărfurilor vândute * 365

Grafic, diagrama de mai jos arată cum se încadrează ciclul de conversie a numerarului în ciclul de operare al unei companii.

Ciclul de conversie a numerarului în cadrul ciclului de funcționare al unei afaceri

Monitorizarea continuă a ciclului de conversie a numerarului va permite managerilor să fie mai la curent cu schimbările care au loc în pozițiile lor de lichiditate. Dacă o anumită toleranță a zilelor acceptabile este extinsă pentru fiecare parte, odată declanșată, poate avea loc o revizuire în zona specifică.

Odată identificată, o analiză suplimentară poate descoperi cauza principală, cum ar fi:

• Raportul de vechime a conturilor de creanță : pentru a analiza restanțele potențialilor clienți cu probleme și tendințele specifice de-a lungul timpului. Acest lucru ar trebui, la rândul său, să conducă la o revizuire a procesului de colectare.
• Testul de stres al creditorilor : Majoritatea companiilor au un Rolodex de bănci și furnizori care acordă credit, care poate fi folosit pentru a furniza lichiditate imediată. Un test de stres al acestora (de exemplu, retragerea lor pe toate odată) poate testa dacă s-au schimbat opiniile externe ale creditului asupra afacerii.
• Raportul de rotație a stocurilor (COGS/Inventar mediu) : Acest lucru ajută la determinarea cât de repede este „întors” stocul în ceea ce privește vânzarea. Compilarea acestei analize pentru SKU-uri și zone geografice individuale poate ajuta să se stabilească dacă un anumit produs are o problemă.
• Orizontul de lichiditate : Luând toate activele și pasivele companiei și compensând durata lor (sau timpul estimat pentru lichidare), un analist poate determina orizontul de viață financiar al unei entități. Un astfel de exercițiu este vital în serviciile financiare, dar și destul de pertinent pentru întreprinderile care operează cu datorii pe termen scurt și active pe termen lung. Dacă se observă că o companie operează cu un orizont foarte scurt, poate deveni evident că stresul se revarsă în contul de profit și pierdere prin scăderea marjelor de vânzări și a unităților de producție de calitate inferioară.

Începerea unei redresări: exerciții de business Canvas

După trecerea de la finanțare, un exercițiu de tip canvas model de afaceri permite o înțelegere mai profundă a țesăturii comerciale a afacerii și cât de adaptată operațiunea este nevoile consumatorilor. Aici intervine o perspectivă mai calitativă. În timp ce arborele profitabilității poate arăta că volumul vânzărilor a scăzut într-o anumită zonă geografică, nu va fi deosebit de evident de ce se întâmplă acest lucru. Un exercițiu de pânză vă va ajuta să analizați aspectele operaționale ale acestei probleme.

Crearea unei pânze pentru întreaga afacere va ajuta la oferirea unei imagini de vultur asupra operațiunii curente. Majoritatea companiilor ating acest tip de imagine de ansamblu doar atunci când își scriu planul de afaceri inițial. În afară de faptul că, potențial, nu-l mai revizuiește niciodată, un plan de afaceri pronunțat poate avea dificultăți să prindă viață în ochii cititorului. Un exercițiu de pânză este atât revizuit în mod regulat, cât și foarte expresiv de conceptualizat atunci când este citit.

Pânza modelului de afaceri

În ceea ce privește ceea ce înseamnă aceste casete, mai jos sunt scurte explicații și exemple.

1. Parteneri cheie : părți interesate din afara care sprijină modelul de afaceri (de exemplu, având un acord de exclusivitate cu un furnizor local de logistică de top)
2. Activități cheie : Care sunt cele mai importante lucruri făcute de companie care permit modelului său de afaceri să funcționeze? (de exemplu, având o echipă raționalizată de dezvoltare a produselor care scoate rapid lansări noi)
3. Resurse cheie : cele mai valoroase active (proprietate financiară, umană, fizică și intelectuală) necesare pentru ca afacerea să exceleze (de exemplu, un brevet cheie)
4. Propuneri de valoare : Aceasta trebuie să explice succint de ce clienții merg la afacere, ce valoare primesc din aceasta și ce problemă este rezolvată.
5. Relații cu clienții : Cum interacționează clienții cu afacerea - este o relație de autoservire, pe termen lung sau una care este doar tranzacțională?
6. Canale : Cum doresc clienții să ajungă la companie și cum sunt deserviți în prezent?
7. Segmente de clienți : cui îi oferă afacerea valoare, care segment este cel mai important?
8. Structura costurilor : Care sunt cele mai importante costuri din afacere și cât costă livrarea resurselor și activităților cheie?
9. Fluxuri de venituri : Cum câștigă afacerea bani din clienți - este vorba despre tranzacții recurente sau unice?

Odată finalizat, acest exercițiu ar trebui să ajute la descoperirea unor semnale roșii, în funcție de caseta care va determina cât de serioase sunt acestea. De exemplu, dacă o afacere se străduiește să se stabilească cu propunerea de valoare cheie, atunci va fi destul de evident de ce finanțele au avut performanțe slabe și că este necesar un efort mai profund de redresare. Cu toate acestea, dacă se descoperă că clienții doresc o abordare puternică a integrării și asistenței, iar afacerea oferă în prezent un model de autoservire, accentul se poate schimba rapid către modificarea planului.

Ori de câte ori lucrez la un proiect, indiferent dacă este orientat spre înainte sau un incendiu, o pânză este primul lucru pe care îl fac. Vă ajută să vă concentrați asupra avantajelor unice pe care le are o afacere și asupra modului în care le valorifică pe piață.

Produs Fit Market: Lucrări de făcut

Când se abordează problemele de vânzări, abordarea implicită poate tinde să fie ajustarea modului vânzătorului de a desfășura vânzările. Este o presupunere destul de binară că cheltuirea mai mult pe marketing, adăugarea mai multor agenți de vânzări sau modificarea unui site web va ajuta vânzările într-un mod liniar (sau exponențial). Deși toate aceste tactici sunt într-adevăr abordări valide, ele sunt puse în aplicare sub paradigma liniștirii nevoilor vânzătorului și având o atitudine ușor arogantă față de a presupune că clienții vor dori ceea ce le este livrat.

Ceea ce poate trece neobservat aici este ceea ce își dorește de fapt consumatorul și modul în care produsul/serviciul îi servește nevoile. Jobs To Be Done (JTBD) este un concept dezvoltat de Clayton Christensen la Harvard Business School, centrat pe o mentalitate de a satisface nevoile pe care clienții încearcă să le îndeplinească folosind un produs sau serviciu. El spune că „angajăm produse pentru a face locuri de muncă pentru noi”. Deși acest lucru poate suna vag la început, geneza ideii sale - care a venit din studierea navetiștilor care folosesc McDonald's drive-thru pentru a cumpăra milkshake - o explică viu.

Teoria JTBD afirmă că clienții au trei „slujbe” pe care încearcă să le facă: funcțional, emoțional și condus de consum.

• Funcțional: atingerea unui rezultat fix care este măsurat prin viteză și precizie
• Emoțional: Cum dorește un client să se simtă și să fie perceput de ceilalți în timp ce face treaba
• Consum: Lucrări care trebuie făcute pentru a activa o soluție în altă parte

Ultimele două sunt de obicei derivate ale locurilor de muncă funcționale, care este treaba cheie care trebuie făcută. O modalitate vizibilă de a vedea dacă o companie adoptă gândirea JTBD este atunci când produsele lor sunt denumite și direcționate către rezultatele pe care oamenii le doresc să le obțină. De exemplu, LinkedIn Premium nu este doar un produs generic, ci o serie de servicii pe niveluri destinate utilizatorilor, indiferent dacă sunt în căutarea unui loc de muncă sau în căutarea de talente pentru a ocupa alte locuri de muncă.

Mai jos sunt câteva sfaturi pentru a insufla o mentalitate JTBD în afaceri.

Eliminați prejudecățile din sondaje și sensibilizarea clienților

Când eram la liceu, ori de câte ori munca de grup presupunea testarea unei ipoteze pentru o idee de afaceri, grupurile creau sondaje pentru colegii lor, de obicei cu scopul explicit de a valida ceea ce doreau să audă. Întrebările ar merge după cum urmează:

„Cum te-ai simți când ai cumpărat un ceainic conectat la internetul lucrurilor?”

În afară de părtinirea eșantionului de trimitere a unui sondaj către un strat omogen de colegi de clasă (adică, psihografie similară), utilizarea unor astfel de întrebări conducătoare poate deteriora un sondaj și nu reușește să înțeleagă ce nevoi dorește clientul să le îndeplinească. Întrebări de genul acesta revin la punctul inițial despre companiile care încearcă să-și potrivească soluția cu cheie rotundă într-o gaură pătrată. Îți amintești când a apărut iPhone-ul? Nimeni nu știa că își dorește un iPhone înainte de atunci, deoarece nu existau, așa că o întrebare importantă despre dorințele lor pentru unul ar fi lăsat consumatorii nedumeriți.

În schimb, o întrebare mai utilă ar fi:

„Când pregătiți băuturi calde, ce faceți în perioada de fierbere?”

Răspunsurile la această întrebare ar oferi mai multe informații despre munca pe care o face băutorul și, prin urmare, despre modul în care furnizorul le-ar putea servi.

Declarații de locuri de muncă

Scrierea declarațiilor de job pentru joburile pe care clienții le fac ajută la simplificarea cu adevărat a ceea ce fac și de ce. Enunțurile sunt construite folosind trei părți: un verb, un obiect și un modificator contextual. Iată câteva exemple variate de produse/servicii care au fost adaptate pentru anumite locuri de muncă pe care consumatorii le doresc să le facă:

Odată finalizate, declarațiile de job pot fi o modalitate puternică și concisă de a-ți aminti ceea ce fac clienții și cum se poate strădui o afacere să facă modificatorul contextual cât mai ușor posibil pentru ei.

Așteptări de rezultat

În plus față de compilarea declarațiilor de muncă, lucrați pentru a înțelege așteptările privind rezultatele atât pentru clienții dvs., cât și pentru afacerea dvs. pentru rezultatele dorite și nedorite ale furnizării. Înțelegerea nevoilor și a evitărilor ambelor părți servește la descoperirea fricțiunilor care pot apărea în timpul unui serviciu. De exemplu, un taximetrist vrea să ajungă la o destinație cât mai curând posibil, în timp ce un șofer nu va dori să încalce legile vitezei. Îmbinarea acestor două frecări poate ajuta la descoperirea punctelor de poticnire în furnizarea de servicii și la atingerea celui mai optim compromis.

Găsiți soluții alternative pentru clienți

Priviți indicii de date și modelele clienților pentru modul în care achiziționează și utilizează serviciul. Dacă fac anumite soluții (de exemplu, comandă un produs în anumite zile, folosește o aplicație mai mult decât un browser etc.), luați în considerare de ce se întâmplă acest lucru și cum le satisface nevoile mai mult decât ați intenționat inițial.

Luptele sunt inevitabile, așa că măcar fiți pregătiți

Cu cât o afacere își planifică mai mult activitățile folosind metrici obiective, cu atât mai puțin timp are de alocat găsirii cauzelor problemelor atunci când acestea apar. Revenind la introducere, când am menționat probleme calitative, într-un mod oricand, ele pot fi principalul motiv pentru care problemele încep să apară cantitativ. Adesea, atunci când bugetele sunt stabilite, acestea se fac într-un mod izolat, ceea ce poate ignora fricțiunile competitive debilitante dintre echipe sau efectul fluture al obiectivelor unei echipe care le afectează negativ pe ale alteia.

Un tablou de bord echilibrat este o modalitate simplă, dar eficientă de a evalua performanța afacerii în mod continuu și de a monitoriza valorile cheie care contribuie la succesul holistic. O astfel de metodă ține cont și de problemele calitative care se pot răspândi în cele din urmă în finanțe. Obiectivele și măsurile cantitative sunt colectate pe patru direcții cheie:

1. Învățare și creștere: putem continua să îmbunătățim și să creăm valoare?
2. Procese de afaceri: în ce trebuie să excelăm?
3. Perspectivele clienților: Cum ne văd clienții?
4. Date financiare: cum privim acționarii?

Fiecare se concentrează pe aspectele care contează pentru părțile interesate de bază ale unei afaceri: investitori, angajați, clienți și active non-umane. Aplicarea obiectivelor cantitative și stabilirea modului în care acestea vor fi măsurate asigură că acestea pot fi revizuite periodic și apoi puse în aplicare măsuri pentru a corecta performanța insuficientă. În timp ce luptele de incendiu sunt aproape întotdeauna inevitabile în afaceri, a avea un furtun de incendiu la îndemână și cu apă în rezervor asigură că un răspuns poate fi imediat și eficient.

• • •

Citiri suplimentare pe blogul Toptal Finance:

• Importanța incontestabilă a unui plan de afaceri
• Regulile motivației: o poveste despre corectarea schemelor de stimulare a vânzărilor eșuate
• Optimizarea capitalului de lucru: sfaturi practice de la un profesionist
• Caseta de instrumente a prognozatorului: Cum se efectuează simulări Monte Carlo
• Mai contează șanțurile economice?