Estratégias de comunicação eficazes para designers

Como ser um comunicador melhor ajuda um designer?

A revolução digital criou uma demanda por uma nova forma de profissional de design: o unicórnio. As demandas tecnológicas forçaram os designers a se tornarem multifacetados. No ambiente atual, não é mais aceitável ser talentoso apenas em estética de design - hoje em dia, espera-se que você também tenha um bom conhecimento prático de estratégia digital, mapeamento de jornada do cliente e codificação.

Mas há uma habilidade que supera todas elas: boa comunicação de design .

A maioria dos designers agora está armada com pelo menos algum conhecimento de codificação. Mas muitas empresas também sabem que há muito mais em ser um designer de destaque do que ter a capacidade de codificar. Como explica o relatório Design in Tech de 2017, o design não é mais apenas sobre estética e resultado – trata-se de design de produto holístico, relevância de mercado e resultados significativos. O design tem um lugar na cabeceira da mesa.

De acordo com o LinkedIn, o mais alto escalão da indústria de tecnologia está competindo por mais talentos de design – Facebook, Google e Amazon coletivamente aumentaram seu número de funcionários em design em 65% no ano passado – com muito espaço para contratar mais. –Design em relatório técnico

No entanto, enquanto estamos em uma era de canais de comunicação infinitos e conversas inspiradoras em torno do design, nossa capacidade de comunicar o design com competência é uma área em que os designers precisam melhorar. Onde está o ganho em ser extraordinário se você não pode comunicar suas ideias e processos, conceitos de design e princípios de forma eficaz?

Caso em questão - nosso setor é um setor em que a colaboração com clientes que você nunca conhece pessoalmente se tornou a norma. E embora seja verdade que quase todos os processos de design podem ser feitos em nossas casas, em um espaço de trabalho compartilhado ou em uma cafeteria, sejamos francos: quão fácil é comunicar o design de maneira eficaz enquanto se trabalha remotamente?

Projeto de comunicação

Primeiro, a capacidade de comunicar o design de forma convincente demonstra inteligência. E, embora os designers possam ser inteligentes e racionais, ter a capacidade de articular decisões de design garante que as partes interessadas sejam confiáveis ​​e tenham a experiência necessária para concluir o trabalho. Também comprova o propósito, validando que eles pensaram em suas soluções e que há lógica em sua abordagem. Uma explicação clara diz às empresas que o resultado é resultado de pesquisas com usuários, testes de produtos e um processo de design bem pensado.

Em segundo lugar, ter boas habilidades de comunicação indica que temos um nível de confiança em nossas habilidades. Como designers, possuímos o conhecimento e a experiência para entender as necessidades do usuário, ao mesmo tempo em que temos habilidade e experiência para interpretar essas necessidades em soluções práticas e esteticamente atraentes. Para demonstrar nossa compreensão, devemos ser capazes de articular uma abordagem de design considerada sem reservas.

E, finalmente, demonstra respeito pelos outros. Os designers precisam de contribuições e ideias de outras pessoas – eles precisam entender diferentes perspectivas. Quando os designers falam bem e são alfabetizados, isso mostra que eles respeitam e valorizam seus stakeholders e usuários. Isso demonstra que nenhuma ideia passa despercebida e que eles não são tão arrogantes para acreditar que sabem melhor e acham redundante a contribuição de outros.

Por que se tornar um comunicador de design melhor?

Para obter apoio da equipe.

Não é suficiente para você como designer resolver problemas ou criar soluções. Sem o apoio de sua equipe, suas ideias não vão a lugar nenhum. Sempre haverá outras pessoas envolvidas no processo de tomada de decisão, e é crucial ter o apoio de seus colegas se você quiser que suas ideias sejam levadas adiante.

Comunicar conceitos e princípios de design, ideias e soluções de maneira empática e prática ajudará você a transmitir sua mensagem, mas ser capaz de ouvir os outros é de igual importância. Levar em consideração o feedback de sua equipe ajuda bastante a fazer com que as pessoas sintam que estão sendo ouvidas e apreciadas, e será muito mais provável que elas apoiem suas decisões de design no futuro.

Comunicar sobre projetos era mais importante do que os próprios projetos –Tom Greever, Articulating Design Decisions

Para transmitir decisões de design a um não designer

A indústria está cheia de pessoas com cargos e níveis de compreensão de design marcadamente diferentes: pesquisadores, profissionais de marketing, gerentes de produto e desenvolvedores. Cada uma dessas profissões terá uma motivação diferente para um projeto, um nível diferente de envolvimento – elas também podem ter pouca ou nenhuma ideia sobre design.

Muitas vezes, dentro de uma estrutura de negócios, aqueles que gerenciam a equipe de design carecem de conhecimento abrangente e total compreensão do processo de design. Como líderes, eles normalmente estão envolvidos em todas as etapas de um projeto e, para que um projeto funcione sem problemas, é fundamental que os designers articulem suas soluções de pesquisa e design com eficácia.

Infelizmente, muitos desses gerentes querem estar (ou só podem estar) envolvidos em um nível micro, mas ainda querem participar do processo. Muitas vezes, eles expressam sua opinião sobre como acham que o produto deve ser e funcionar. Já ouviu falar da “síndrome HIPPO”? Isso significa permitir que as decisões sejam tomadas de acordo com a opinião da pessoa mais bem paga da sala, em vez da opinião do especialista e dos dados frios e concretos.

A menos que você seja capaz de obter adesão e provar o valor de seus projetos, ou seja, defender suas decisões de forma inteligente em um nível que todas as partes interessadas possam entender, em última análise, tudo o que você pode fazer é discordar. Não é uma boa opção. Na maioria dos casos, o resultado fará com que sua opinião seja anulada, o que, na maioria dos casos, será prejudicial ao produto.

Nunca é fácil defender suas decisões, especialmente quando a pessoa que o questiona está em uma posição sênior. Pegue o que você sabe sobre as pessoas com quem trabalha e use-o a seu favor. Com base no que você sabe sobre seus colegas, você deve ser capaz de prever como eles podem reagir às suas ideias.

Ao identificar seus valores e motivações, você pode entender melhor a perspectiva deles e ser capaz de adivinhar como eles podem reagir aos seus projetos. Além disso, use sua percepção dessa perspectiva para preparar respostas e raciocínio com antecedência - isso tornará um pouco mais fácil defender suas decisões.

Boas habilidades de falar em público e de comunicação também permitem que você apresente novas ideias e designs para os principais interessados ​​e os coloque do seu lado no início do jogo. Ao apresentar seu processo a eles com antecedência e mostrar que há pensamento por trás de cada decisão, você está dando a eles uma visão de como o projeto deles progredirá enquanto demonstra a quantidade de trabalho envolvida.

A maioria das partes interessadas e clientes não entende completamente o trabalho envolvido na criação de um site ou aplicativo. Explicar sua abordagem ao processo de design e sua solução proposta ou quaisquer problemas ou desafios que você prevê ajudarão a curar a síndrome HIPPO. É uma combinação de educação, informação e evangelização, tudo ao mesmo tempo.

Para falar de negócios

O design merece um espaço à cabeceira da mesa; merece uma chance de brilhar. É emocionante perceber que estamos em uma época em que isso não é incomum, mas se é aqui que queremos que o design permaneça e cresça, como designers, realmente precisamos ser capazes de falar de negócios.

Se realmente queremos a oportunidade de influenciar como as organizações funcionam, precisamos ir além da estética e das metas do cliente – precisamos participar de conversas sobre objetivos de negócios, soluções técnicas, cronogramas, orçamentos, processos, recursos – a lista continua. Precisamos estar politicamente conscientes e ter habilidades pessoais excepcionais, incluindo consciência emocional e excelentes habilidades de comunicação.

Para a maioria dos designers, falar de negócios não vem naturalmente. Pode ser difícil superar sua resistência em ser franco, mas a partir do momento em que você entrar na sala, seja confiante, agradável e profissional. Não fique para trás. Dê um aperto de mão firme e faça contato visual. Durante a reunião, participe de conversa fiada e, sem parecer insistente ou arrogante, certifique-se de que sua voz seja ouvida.

Durante as discussões, fale e use sua linguagem corporal para transmitir confiança. Tente não se comunicar demais ou assumir uma postura intimidadora – faça pausas regularmente, ouça com atenção e dê tempo para perguntas. Isso pode parecer básico, mas as pessoas geralmente lutam para se estabelecer quando estão fora de sua zona de conforto.

Estratégias para uma melhor comunicação remota

Trabalhar remotamente significa que você enfrenta uma tarefa mais difícil porque depende apenas da comunicação indireta e não consegue ler as reações silenciosas na sala. A linguagem corporal e as expressões faciais são uma ótima maneira de receber feedback valioso; por ser remoto, você pode perder algumas dessas dicas sociais. Então, qual é a solução para aqueles de nós que trabalham em casa, muitas vezes em todo o mundo e através de várias camadas de barreira linguística?

Escolha as ferramentas de comunicação remota corretas

Em primeiro lugar, escolha as ferramentas certas para se comunicar; não há nada pior do que a tecnologia falhar com você no meio de uma reunião muito importante. Existem dezenas de ferramentas para escolher, cada uma com suas próprias vantagens e desvantagens.

O GoToMeeting se estabeleceu como a solução para videoconferência por um bom motivo: qualidade HD, recursos de compartilhamento de tela e URLs de reunião personalizados. Alternativamente, também existem Zoom e BlueJeans.

Arranje uma boa ferramenta de ponteiro. Ao apresentar designs enquanto compartilha sua tela, o PinPoint ajuda os participantes da reunião a verem seu cursor com mais eficiência, colocando-o em camadas com um gráfico animado de sua escolha — como um círculo vermelho pulsante — ou simplesmente ampliando-o.

Além disso, você deseja obter um fone de ouvido de boa qualidade e um microfone externo. Ambos irão melhorar a clareza da comunicação. Soar alto e claro ajuda muito a fazer você parecer confiante e autoritário.

Fale de forma eficaz durante o processo de design: seja ouvido e compreendido

Como trabalhadores remotos, fazer apresentações sem ver pistas não verbais pode ser difícil; ser incapaz de ver as reações do seu público torna difícil decifrar o que as pessoas estão realmente pensando. Isso funciona nos dois sentidos; os clientes também contam com as dicas do designer para entender o que está sendo dito.

Para se envolver com seu cliente de forma produtiva, é importante falar devagar e com clareza. Ao mesmo tempo, não apague completamente a personalidade da sua voz. Se você está entusiasmado com um projeto ou recurso, soe entusiasmado. Ao dar o exemplo, você está ajudando seus clientes a aprender como interagir com você online.

Seja claro e conciso: melhore suas habilidades verbais e de apresentação. Uma boa comunicação significa dizer a quantidade certa, nem muito pouco nem muito. Transmita a mensagem com o menor número de palavras possível. Falar de forma eficaz significa dizer o que você quer de forma clara e direta, quer você esteja se comunicando com alguém diretamente ou por e-mail.

Se você estiver divagando, é provável que seu ouvinte se desligue e fique inseguro sobre o que você está tentando dizer. Preparar. Pense no que você quer dizer antes de dizer.

Fornecer ao cliente oportunidades para dar feedback. Você deve ser capaz de aceitar – e até mesmo encorajar – o feedback dos outros. Ouça o feedback que você recebe e faça perguntas esclarecedoras se não tiver certeza do problema. Ouvir e a capacidade de falar com confiança desempenham papéis igualmente importantes na boa comunicação.

Ao concluir a reunião, peça que o feedback seja documentado e compartilhado ou sugira escrever algumas notas rápidas de acompanhamento e compartilhá-las. Dessa forma, qualquer mal-entendido pode ser identificado rapidamente.

Escolha o meio certo

Uma habilidade importante é saber que forma de comunicação usar quando, por exemplo, algumas conversas sérias (finanças, atrasos de projetos, etc.) precisam ser feitas pessoalmente. Pense na pessoa com quem você quer falar; se eles são uma pessoa ocupada, você pode querer transmitir sua mensagem por e-mail, mas mantenha-o simples e vá direto ao ponto: “Trate as respostas de e-mail como mensagens de texto, usando um número definido de frases por resposta”. Sua escolha ponderada será apreciada e provavelmente resultará em uma resposta rápida e positiva.

Defina expectativas e faça revisões regulares

Um cliente precisa saber o que esperar de uma relação de trabalho, e é uma boa ideia começar colocando algumas expectativas em prática antes de começar a trabalhar com eles. É prudente criar um cronograma para quantas vezes você acha que é melhor falar com eles e como você se comunicará com eles para reuniões e ligações.

Errar no lado da cautela e verifique novamente se tudo está claro. É muito melhor se comunicar com frequência com os clientes do que se comunicar mal e deixá-los no escuro sobre o progresso de um projeto. Discuta como eles podem entrar em contato com você se houver alterações ou atualizações no projeto. Quanto mais honesto você for e quanto mais cedo você falar sobre esse tipo de informação, mais satisfeitos seus clientes provavelmente ficarão. Finalmente, e mais importante, certifique-se de manter as expectativas que você estabeleceu.

Indo de bom a ótimo

A diferença entre um bom designer e um grande designer é ter a capacidade de resolver problemas, bem como ser capaz de articular como seu design está resolvendo esses problemas. A capacidade de oferecer uma comunicação ponderada sobre um problema que eles estão resolvendo é pelo menos tão importante para um designer quanto a capacidade de projetar a solução perfeita sempre. Como designers, temos a capacidade de criar um ambiente onde todos estão na mesma página, onde o raciocínio e a justificativa alinham os objetivos de design e de negócios e unem todos os envolvidos por meio de um pensamento coerente.

É importante que os designers em um papel de autoridade tenham a capacidade de liderar, inspirar e motivar equipes, bem como se comunicar com outras figuras de autoridade. Comunicar-se é uma habilidade em si, mas, assim como explicar suas decisões de design, trata-se de entender o que motiva seus superiores e entender suas prioridades.

Uma boa comunicação vai além de apenas ter a capacidade de articular seu raciocínio e processos de design. Além das habilidades de apresentações orais, também é fundamental que um designer seja capaz de escrever bem. Escrever não é apenas colocar palavras no papel. Uma escrita boa, clara e bem pensada representa clareza de pensamento. Ao dedicar um tempo para melhorar suas habilidades de escrita, seu vocabulário melhorará naturalmente, o que, por sua vez, beneficiará sua comunicação verbal.

A comunicação é fácil. Boa comunicação é uma habilidade.

Felizmente, bons hábitos de comunicação podem ser melhorados com planejamento, preparação e prática regular. O design como profissão não é mais uma habilidade única. É essencial que os designers se concentrem não apenas em cultivar suas habilidades com as ferramentas criativas que usam, mas também em melhorar sua capacidade de se comunicar de forma clara e eficaz.

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