Skuteczne strategie komunikacji dla projektantów

Jak bycie lepszym komunikatorem pomaga projektantowi?

Rewolucja cyfrowa stworzyła zapotrzebowanie na nową formę profesjonalnego projektowania: jednorożca. Wymagania technologiczne zmusiły projektantów do wieloaspektowości. W obecnym środowisku bycie utalentowanym w zakresie samej estetyki projektowania jest już nie do przyjęcia — w dzisiejszych czasach oczekuje się od ciebie również dobrej praktycznej wiedzy na temat strategii cyfrowej, mapowania podróży klienta i kodowania.

Ale jest jedna umiejętność, która przebije je wszystkie: dobra komunikacja projektowa .

Większość projektantów jest teraz uzbrojona w przynajmniej pewną wiedzę na temat kodowania. Ale wiele firm wie również, że bycie wyróżniającym się projektantem to znacznie więcej niż umiejętność kodowania. Jak wyjaśniono w raporcie Design in Tech z 2017 r., projektowanie to już nie tylko estetyka i wydajność — chodzi o całościowe projektowanie produktu , znaczenie dla rynku i znaczące wyniki. Design zajmuje miejsce na czele tabeli.

Według LinkedIn, najwyższy szczebel branży technologicznej walczy o więcej talentów projektowych – Facebook, Google i Amazon łącznie zwiększyły swoje zatrudnienie w branży projektowej o 65% w ciągu ostatniego roku – z dużo miejsca na zatrudnienie więcej. –Projektowanie w raporcie technicznym

Jednak podczas gdy jesteśmy w epoce nieskończonych kanałów komunikacji i inspirujących rozmów na temat projektowania, nasza zdolność do kompetentnego komunikowania się z projektem jest obszarem, w którym projektanci muszą się doskonalić. Gdzie zyskujesz z bycia wyjątkowym, jeśli nie możesz skutecznie komunikować swoich pomysłów i procesów, koncepcji projektowych i zasad?

Przykład — w naszej branży współpraca z klientami, których nigdy nie spotykasz twarzą w twarz, stała się normą. I chociaż prawdą jest, że prawie każdy proces projektowania można wykonać w naszych domach, wspólnej przestrzeni roboczej lub kawiarni, bądźmy szczerzy: jak łatwo jest skutecznie komunikować projekt podczas pracy zdalnej?

Projekt komunikowania się

Po pierwsze, umiejętność komunikowania projektu w sposób przekonujący demonstruje inteligencję. I chociaż projektanci mogą być sprytni i rozsądni, umiejętność wyrażania decyzji projektowych zapewnia interesariuszom, że można im zaufać i mają wiedzę niezbędną do wykonania pracy. Udowadnia również celowość, potwierdzając, że pomyśleli o swoich rozwiązaniach i że w ich podejściu jest logika. Jasne wyjaśnienie mówi firmom, że wynik jest wynikiem badań użytkowników, testowania produktów i dobrze przemyślanego procesu projektowania.

Po drugie, posiadanie dobrych umiejętności komunikacyjnych wskazuje, że mamy pewien poziom zaufania do naszych umiejętności. Jako projektanci posiadamy wiedzę i doświadczenie, aby zrozumieć potrzeby użytkowników, a jednocześnie mamy kunszt i doświadczenie, aby przełożyć te potrzeby na praktyczne i estetycznie angażujące rozwiązania. Aby zademonstrować nasze zrozumienie, musimy być w stanie bez zastrzeżeń wyrazić przemyślane podejście projektowe.

I wreszcie, demonstruje szacunek dla innych. Projektanci potrzebują wkładu i pomysłów od innych — muszą rozumieć różne perspektywy. Kiedy projektanci są dobrze wypowiadani i piśmienni, pokazuje to, że szanują i cenią swoich interesariuszy i użytkowników. Pokazuje, że żadne pomysły nie pozostają niesłyszane i że nie są tak aroganccy, by wierzyć, że wiedzą najlepiej i uważają, że wkład innych jest zbędny.

Dlaczego warto zostać lepszym komunikatorem projektu?

Aby uzyskać wsparcie od zespołu.

Jako projektant nie wystarczy rozwiązywać problemy czy tworzyć rozwiązania. Bez wsparcia Twojego zespołu Twoje pomysły nigdzie nie pójdą. Zawsze będą inne osoby zaangażowane w proces podejmowania decyzji, a jeśli chcesz, aby Twoje pomysły zostały zrealizowane, ważne jest, aby mieć wsparcie ze strony kolegów.

Komunikowanie koncepcji i zasad projektowych, pomysłów i rozwiązań w empatyczny i praktyczny sposób pomoże Ci przekazać swoje przesłanie, ale umiejętność słuchania innych jest równie ważna. Uwzględnienie opinii zespołu pozwala sprawić, by ludzie czuli, że są słyszani i doceniani, i będą znacznie bardziej skłonni wspierać Twoje decyzje projektowe w przyszłości.

Komunikacja o projektach była ważniejsza niż same projekty – Tom Greever, Articulating Design Decisions

Przekazywanie decyzji projektowych osobie niebędącej projektantem

Branża jest pełna ludzi o wyraźnie różnych stanowiskach i poziomach zrozumienia projektowania: badacze, marketerzy, menedżerowie produktu i programiści. Każdy z tych zawodów będzie miał inną motywację do projektu, inny poziom zaangażowania – mogą też mieć niewielkie lub żadne pojęcie o projektowaniu.

Często w ramach struktury biznesowej osobom zarządzającym zespołem projektowym brakuje wszechstronnej wiedzy i pełnego zrozumienia procesu projektowego. Jako liderzy są zwykle zaangażowani we wszystkie etapy projektu, a aby projekt przebiegał sprawnie, bardzo ważne jest, aby projektanci skutecznie przedstawiali im swoje badania i rozwiązania projektowe.

Niestety, wielu z tych menedżerów chce być (lub może być) zaangażowanych na poziomie mikro, ale nadal chcą uczestniczyć w tym procesie. Często wyrażają swoją opinię na temat tego, jak ich zdaniem produkt powinien wyglądać i działać. Słyszałeś kiedyś o „syndromie HIPPO”? Oznacza to umożliwienie podejmowania decyzji na podstawie opinii najlepiej zarabiającej osoby w pokoju, a nie opinii eksperta i zimnych, twardych danych.

O ile nie jesteś w stanie zdobyć poparcia i udowodnić wartość swoich projektów, tj. inteligentnie bronić swoich decyzji na poziomie zrozumiałym dla wszystkich interesariuszy, ostatecznie wszystko, co możesz zrobić, to się nie zgodzić. Nie jest to dobra opcja. W większości przypadków wynik zostanie zastąpiony Twoją opinią, co w większości przypadków będzie szkodliwe dla produktu.

Obrona swoich decyzji nigdy nie jest łatwa, zwłaszcza gdy osoba, która Cię przesłuchuje, zajmuje wyższe stanowisko. Weź to, co wiesz o ludziach, z którymi pracujesz i wykorzystaj to na swoją korzyść. Na podstawie tego, co wiesz o swoich współpracownikach, powinieneś być w stanie przewidzieć, jak mogą zareagować na Twoje pomysły.

Identyfikując ich wartości i motywacje, możesz lepiej zrozumieć ich perspektywę i dość dobrze zgadnąć, jak mogą zareagować na twoje projekty. Wykorzystaj również swój wgląd w tę perspektywę, aby z wyprzedzeniem przygotować odpowiedzi i uzasadnienie — dzięki temu łatwiej będzie ci bronić twoich decyzji.

Dobre umiejętności w zakresie wystąpień publicznych i komunikacji pozwalają również na prezentowanie nowych pomysłów i projektów kluczowym interesariuszom i przeciągnięcie ich na swoją stronę na wczesnym etapie gry. Przedstawiając im swój proces z wyprzedzeniem i pokazując, że za każdą decyzją kryje się myśl, dajesz im wgląd w postęp ich projektu, jednocześnie demonstrując ilość włożonej w to pracy.

Większość interesariuszy i klientów nie rozumie w pełni pracy związanej z projektowaniem witryny lub aplikacji. Wyjaśnienie swojego podejścia do procesu projektowania i proponowanego rozwiązania lub wszelkich przewidywanych problemów lub wyzwań znacznie przyczyni się do wyleczenia zespołu HIPPO. To połączenie edukacji, informacji i ewangelizacji w tym samym czasie.

Rozmawiać o biznesie

Design zasługuje na miejsce na czele stołu; zasługuje na szansę, by zabłysnąć. To ekscytujące, gdy zdajemy sobie sprawę, że żyjemy w czasach, w których nie jest to rzadkością, ale jeśli chcemy, aby design pozostał i rozwijał się w tym miejscu, jako projektanci, naprawdę musimy umieć rozmawiać o biznesie.

Jeśli naprawdę chcemy mieć możliwość wpływania na sposób działania organizacji, musimy wyjść poza estetykę i cele klientów — musimy uczestniczyć w rozmowach na temat celów biznesowych, rozwiązań technicznych, terminów, budżetów, procesów, zasobów — lista jest długa. Musimy być politycznie świadomi i posiadać wyjątkowe umiejętności osobiste, w tym świadomość emocjonalną oraz doskonałe umiejętności komunikacyjne.

Dla większości projektantów mówienie o biznesie nie przychodzi naturalnie. Przezwyciężenie oporu przed byciem z góry może być trudne, ale od momentu wejścia do pokoju bądź pewny siebie, miły i profesjonalny. Nie siadaj na tylnym siedzeniu. Mocno uściśnij dłoń i nawiąż kontakt wzrokowy. W trakcie spotkania uczestnicz w small talk i, nie będąc nachalnym lub aroganckim, upewnij się, że Twój głos jest słyszalny.

Podczas dyskusji mów głośno i używaj mowy ciała, aby komunikować pewność siebie. Staraj się nie komunikować nadmiernie ani nie przyjmować postawy tyrana — regularnie zatrzymuj się, słuchaj uważnie i daj czas na pytania. To może wydawać się proste, ale ludzie często mają trudności z ustaleniem się, gdy są poza swoją strefą komfortu.

Strategie lepszej komunikacji zdalnej

Praca zdalna oznacza trudniejsze zadanie, ponieważ polegasz wyłącznie na komunikacji pośredniej i nie jesteś w stanie odczytać cichych reakcji w pomieszczeniu. Język ciała i mimika to świetny sposób na otrzymywanie cennych informacji zwrotnych; będąc odległym, możesz przegapić niektóre z tych społecznych wskazówek. Więc jakie jest rozwiązanie dla tych z nas, którzy pracują w domu, często na całym świecie i przez kilka warstw bariery językowej?

Wybierz odpowiednie narzędzia do komunikacji zdalnej

Przede wszystkim wybierz odpowiednie narzędzia do komunikacji; nie ma nic gorszego niż technologia, która zawodzi w trakcie naprawdę ważnego spotkania. Do wyboru są dziesiątki narzędzi, z których każde ma swoje zalety i wady.

GoToMeeting stał się najlepszym rozwiązaniem do wideokonferencji nie bez powodu: jakość HD, możliwości udostępniania ekranu i spersonalizowane adresy URL spotkań. Alternatywnie są też Zoom i BlueJeans.

Zdobądź dobre narzędzie wskaźnikowe. Podczas prezentowania projektów podczas udostępniania ekranu PinPoint pomaga uczestnikom spotkania lepiej widzieć Twój kursor, nakładając na niego wybraną animowaną grafikę — na przykład pulsujące czerwone kółko — lub po prostu go powiększając.

Poza tym będziesz chciał uzyskać dobrej jakości zestaw słuchawkowy i zewnętrzny mikrofon. Obie te rzeczy poprawią przejrzystość komunikacji. Brzmienie głośno i wyraźnie sprawia, że ​​stajesz się pewny siebie i autorytatywny.

Mów skutecznie podczas procesu projektowania: bądź wysłuchany i zrozumiany

Jako pracownicy zdalni wygłaszanie prezentacji bez oglądania wskazówek niewerbalnych może być trudne; niemożność zobaczenia reakcji odbiorców utrudnia rozszyfrowanie, co ludzie naprawdę myślą. Działa to w obie strony; Klienci również polegają na wskazówkach projektanta, aby zrozumieć, co zostało powiedziane.

Aby produktywnie nawiązać kontakt z klientem, należy mówić powoli i wyraźnie. Jednocześnie nie usuwaj całkowicie osobowości ze swojego głosu. Jeśli jesteś podekscytowany projektem lub funkcją, zabrzmi entuzjastycznie. Dając przykład, pomagasz swoim klientom nauczyć się interakcji z Tobą online.

Bądź jasny i zwięzły: Popraw swoje umiejętności werbalne i umiejętności prezentacji. Dobra komunikacja oznacza mówienie odpowiedniej ilości, nie za mało ani za dużo. Przekaż wiadomość w jak najmniejszej liczbie słów. Skuteczne przemawianie oznacza mówienie wyraźnie i bezpośrednio tego, czego chcesz, niezależnie od tego, czy komunikujesz się z kimś bezpośrednio, czy za pośrednictwem poczty e-mail.

Jeśli gadasz, prawdopodobnie słuchacz się wyłączy i nie będzie miał pewności, co chcesz powiedzieć. Przygotowywać. Zastanów się, co chcesz powiedzieć, zanim to powiesz.

Daj klientowi możliwość wyrażenia opinii. Powinieneś być w stanie zaakceptować, a nawet zachęcić do opinii innych. Słuchaj otrzymywanych opinii i zadawaj pytania wyjaśniające, jeśli nie masz pewności co do problemu. Równie ważną rolę w dobrej komunikacji odgrywa słuchanie i umiejętność pewnego mówienia.

Kończąc spotkanie, poproś o udokumentowanie opinii i udostępnienie jej lub zasugeruj napisanie krótkich notatek uzupełniających i udostępnienie ich. W ten sposób wszelkie nieporozumienia można szybko zidentyfikować.

Wybierz odpowiednie medium

Ważną umiejętnością jest wiedza, jakiej formy komunikacji użyć, gdy na przykład poważne rozmowy (finanse, opóźnienia w projektach itp.) trzeba przeprowadzić osobiście. Pomyśl o osobie, z którą chcesz porozmawiać; jeśli jest osobą zajętą, możesz chcieć przekazać swoją wiadomość przez e-mail, ale zachowaj prostotę i przejdź od razu do sedna: „Traktuj odpowiedzi e-mail jak wiadomości tekstowe, używając określonej liczby zdań na odpowiedź”. Twój przemyślany wybór zostanie doceniony i z większym prawdopodobieństwem zaowocuje szybką i pozytywną reakcją.

Ustalaj oczekiwania i regularnie oceniaj

Klient musi wiedzieć, czego może oczekiwać od stosunku pracy, dlatego warto zacząć od ustalenia pewnych oczekiwań przed rozpoczęciem z nim współpracy. Rozsądnie jest stworzyć harmonogram określający, jak często uważasz, że najlepiej z nimi rozmawiać i jak będziesz się z nimi komunikować podczas spotkań i rozmów telefonicznych.

Błądź po stronie ostrożności i dwukrotnie sprawdź, czy wszystko jest jasne. O wiele lepiej jest często komunikować się z klientami, niż komunikować się słabo i pozostawiać ich w niewiedzy o postępach projektu. Omów, jak mogą się z Tobą skontaktować, jeśli w projekcie pojawią się zmiany lub aktualizacje. Im bardziej jesteś szczery i im wcześniej mówisz o tego rodzaju informacjach, tym bardziej zadowoleni będą Twoi klienci. Na koniec, a co najważniejsze, upewnij się, że trzymasz się ustalonych oczekiwań.

Przejście od dobrego do świetnego

Różnica między dobrym projektantem a świetnym projektantem polega na umiejętności rozwiązywania problemów, a także umiejętności wyrażania, w jaki sposób ich projekt rozwiązuje te problemy. Umiejętność oferowania przemyślanej komunikacji na temat problemu, który rozwiązuje, jest co najmniej tak samo ważna dla projektanta, jak umiejętność zaprojektowania za każdym razem idealnego rozwiązania. Jako projektanci mamy możliwość stworzenia środowiska, w którym wszyscy są na tej samej stronie, gdzie rozumowanie i uzasadnienie harmonizuje zarówno cele projektowe, jak i biznesowe oraz jednoczy wszystkich zaangażowanych poprzez spójne myślenie.

Ważne jest, aby projektanci pełniący rolę autorytetu mieli możliwość przewodzenia, inspirowania i motywowania zespołów, a także komunikowania się z innymi autorytetami. Komunikowanie się jest umiejętnością samą w sobie, ale podobnie jak w przypadku wyjaśniania decyzji projektowych, chodzi o zrozumienie, co sprawia, że ​​Twoi przełożeni działają i zrozumienie ich priorytetów.

Dobra komunikacja to coś więcej niż tylko umiejętność wyrażania swoich procesów rozumowania i projektowania. Oprócz umiejętności prezentacji ustnych bardzo ważne jest również, aby projektant potrafił dobrze pisać. Pisanie to nie tylko przenoszenie słów na papier. Dobre, jasne, przemyślane pismo reprezentuje jasność myśli. Poświęcając czas na poprawę umiejętności pisania, Twoje słownictwo poprawi się w naturalny sposób, co z kolei przyniesie korzyści Twojej komunikacji werbalnej.

Komunikacja jest łatwa. Dobra komunikacja to umiejętność.

Na szczęście dobre nawyki komunikacyjne można poprawić dzięki planowaniu, przygotowaniu i regularnej praktyce. Projektowanie jako zawód nie wymaga już tylko jednej umiejętności. Istotne jest, aby projektanci skupili się nie tylko na rozwijaniu swoich umiejętności za pomocą kreatywnych narzędzi, których używają, ale także na doskonaleniu umiejętności jasnego i skutecznego komunikowania się.

• • •

Dalsza lektura na blogu Toptal Design:

• eCommerce UX – przegląd najlepszych praktyk (z infografiką)
• Znaczenie projektowania zorientowanego na człowieka w projektowaniu produktu
• Najlepsze portfolio projektantów UX – inspirujące studia przypadków i przykłady
• Zasady heurystyczne dla interfejsów mobilnych
• Projekt przewidujący: jak tworzyć magiczne doświadczenia użytkownika