Strategie di comunicazione efficaci per i progettisti

In che modo essere un miglior comunicatore aiuta un designer?

La rivoluzione digitale ha creato la richiesta di una nuova forma di professionista del design: l'unicorno. Le esigenze tecnologiche hanno costretto i designer a diventare multiformi. Nell'ambiente attuale, non è più accettabile avere talento solo nell'estetica del design: oggigiorno, ci si aspetta anche una buona conoscenza pratica della strategia digitale, della mappatura del percorso del cliente e della codifica.

Ma c'è un'abilità che li batterà tutti: una buona comunicazione di design .

La maggior parte dei designer ora è dotata almeno di alcune conoscenze di codifica. Ma molte aziende sanno anche che c'è molto di più nell'essere un designer di spicco che avere la capacità di programmare. Come spiega il Design in Tech Report 2017, il design non riguarda più solo l'estetica e l'output, ma riguarda il design olistico del prodotto , la rilevanza per il mercato e risultati significativi. Il design ha un posto a capotavola.

Secondo LinkedIn, il più alto livello del settore tecnologico è in lizza per più talenti del design - Facebook, Google e Amazon hanno aumentato collettivamente il proprio organico nel design del 65% nell'ultimo anno - con molto margine per assumerne di più. –Design in Tech Report

Eppure, mentre siamo in un'epoca di infiniti canali di comunicazione e conversazioni ispiratrici sul design, la nostra capacità di comunicare il design in modo competente è un'area in cui i designer devono migliorare. Qual è il vantaggio nell'essere straordinari se non riesci a comunicare in modo efficace le tue idee e processi, concetti e principi di progettazione?

Caso in questione: il nostro è un settore in cui collaborare con clienti che non incontri mai faccia a faccia è diventata la norma. E mentre è vero che quasi tutti i processi di progettazione possono essere eseguiti dalle nostre case, da uno spazio di lavoro condiviso o da un bar, siamo sinceri: quanto è facile comunicare il design in modo efficace mentre si lavora in remoto?

Design comunicativo

In primo luogo, la capacità di comunicare il design dimostra in modo convincente l'intelligenza. E mentre i designer possono essere intelligenti e ragionati, avere la capacità di articolare le decisioni di progettazione garantisce agli stakeholder che possono essere considerati affidabili e hanno l'esperienza necessaria per completare il lavoro. Dimostra anche uno scopo, confermando che hanno pensato alle loro soluzioni e che c'è una logica nel loro approccio. Una chiara spiegazione dice alle aziende che il risultato è il risultato della ricerca degli utenti, dei test sui prodotti e di un processo di progettazione ben congegnato.

In secondo luogo, avere buone capacità di comunicazione indica che abbiamo un livello di fiducia nelle nostre capacità. In qualità di designer, possediamo la conoscenza e l'esperienza per comprendere le esigenze dell'utente, avendo anche la maestria e l'esperienza per interpretare queste esigenze in soluzioni pratiche ed esteticamente accattivanti. Per dimostrare la nostra comprensione, dobbiamo essere in grado di articolare un approccio progettuale ponderato senza riserve.

E, infine, dimostra rispetto per gli altri. I designer hanno bisogno dei contributi e delle idee degli altri, hanno bisogno di comprendere prospettive diverse. Quando i designer parlano bene e sono alfabetizzati, mostra che rispettano e apprezzano i loro stakeholder e utenti. Dimostra che nessuna idea rimane inascoltata e che non sono così arroganti da credere di conoscere meglio e trovare ridondante il contributo degli altri.

Perché diventare un miglior comunicatore di design?

Per ottenere supporto dalla squadra.

Non ti basta come designer risolvere problemi o creare soluzioni. Senza il supporto del tuo team, le tue idee non andranno da nessuna parte. Ci saranno sempre altri coinvolti nel processo decisionale ed è fondamentale avere il supporto dei tuoi colleghi se vuoi vedere le tue idee portate avanti.

Comunicare concetti e principi di design, idee e soluzioni in modo empatico e pratico ti aiuterà a trasmettere il tuo messaggio, ma essere in grado di ascoltare gli altri è di uguale importanza. Prendere in considerazione il feedback del tuo team fa molto per far sentire le persone che vengono ascoltate e apprezzate e sarà molto più probabile che supportino le tue decisioni di progettazione lungo la strada.

Comunicare sui progetti era più importante dei progetti stessi: Tom Greever, Articular Design Decisions

Trasmettere le decisioni di progettazione a un non designer

Il settore è pieno di persone con titoli di lavoro e livelli di comprensione del design notevolmente diversi: ricercatori, esperti di marketing, product manager e sviluppatori. Ognuna di queste professioni avrà una motivazione diversa per un progetto, un diverso livello di coinvolgimento: potrebbero anche avere poca o nessuna idea del design.

Spesso, all'interno di una struttura aziendale, coloro che gestiscono il team di progettazione non hanno la conoscenza completa e la piena comprensione del processo di progettazione. In qualità di leader, sono in genere coinvolti in tutte le fasi di un progetto e, affinché un progetto funzioni senza intoppi, è fondamentale che i designer articolano in modo efficace la loro ricerca e le loro soluzioni di progettazione.

Sfortunatamente, molti di questi manager vogliono essere (o possono essere) coinvolti solo a livello micro, ma vogliono comunque partecipare al processo. Spesso esprimono la loro opinione su come pensano che il prodotto dovrebbe apparire e funzionare. Mai sentito parlare di "sindrome HIPPO"? Ciò significa consentire che le decisioni vengano prese in base all'opinione della persona più pagata nella stanza piuttosto che a quella dell'esperto e di dati freddi e rigidi.

A meno che tu non sia in grado di ottenere il consenso e dimostrare il valore dei tuoi progetti, ovvero difendere le tue decisioni in modo intelligente a un livello comprensibile a tutti gli stakeholder, in definitiva tutto ciò che puoi fare è non essere d'accordo. Non è una buona opzione. Nella maggior parte dei casi, il risultato vedrà la tua opinione ignorata, il che, nella maggior parte dei casi, sarà dannoso per il prodotto.

Non è mai facile difendere le tue decisioni, soprattutto quando la persona che ti interroga è in una posizione di alto livello. Prendi ciò che sai delle persone con cui lavori e usalo a tuo vantaggio. Sulla base di ciò che sai dei tuoi colleghi, dovresti essere in grado di anticipare come potrebbero reagire alle tue idee.

Identificando i loro valori e motivazioni, potresti comprendere meglio la loro prospettiva ed essere in grado di indovinare abbastanza bene come potrebbero reagire ai tuoi progetti. Inoltre, usa la tua intuizione in quella prospettiva per preparare risposte e ragionare in anticipo: questo renderà un po' più facile difendere le tue decisioni.

Le buone capacità di parlare in pubblico e di comunicazione ti consentono anche di presentare nuove idee e progetti agli stakeholder chiave e metterli dalla tua parte all'inizio del gioco. Presentando loro il tuo processo in anticipo e mostrando che c'è un pensiero dietro ogni decisione, dai loro un'idea di come progredirà il loro progetto dimostrando la quantità di lavoro che è coinvolta.

La maggior parte delle parti interessate e dei clienti non comprende appieno il lavoro coinvolto nella progettazione di un sito o di un'app. Spiegare il tuo approccio al processo di progettazione e la soluzione proposta o qualsiasi problema o sfida che prevedi farà molto per aiutare a curare la sindrome HIPPO. È una combinazione di educazione, informazione ed evangelizzazione allo stesso tempo.

Per parlare di affari

Il design merita uno spazio a capotavola; merita una possibilità di brillare. È esaltante rendersi conto che siamo in un'epoca in cui questo non è raro, ma se è qui che vogliamo che il design rimanga e cresca, come designer, dobbiamo davvero essere in grado di parlare di affari.

Se vogliamo davvero avere l'opportunità di influenzare il modo in cui funzionano le organizzazioni, dobbiamo andare oltre l'estetica e gli obiettivi dei clienti: dobbiamo partecipare a conversazioni su obiettivi aziendali, soluzioni tecniche, tempistiche, budget, processi, risorse: l'elenco potrebbe continuare. Dobbiamo essere politicamente consapevoli e avere eccezionali capacità personali, inclusa la consapevolezza emotiva, ed eccellenti capacità comunicative.

Per la maggior parte dei designer, parlare di affari non viene naturale. Può essere difficile superare la tua resistenza a essere davanti, ma dal momento in cui entri nella stanza, sii sicuro, piacevole e professionale. Non passare in secondo piano. Dare una stretta di mano ferma e stabilire un contatto visivo. Durante la riunione, partecipa a chiacchiere e, senza sembrare invadente o arrogante, assicurati che la tua voce sia ascoltata.

Durante le discussioni, parla e usa il linguaggio del corpo per comunicare sicurezza. Cerca di non comunicare eccessivamente o di assumere una posizione prepotente: fai una pausa regolarmente, ascolta attentamente e lascia il tempo per le domande. Questo può sembrare semplice, ma le persone spesso faticano davvero a stabilirsi quando sono fuori dalla loro zona di comfort.

Strategie per una migliore comunicazione remota

Lavorare da remoto significa affrontare un compito più difficile perché ti affidi esclusivamente alla comunicazione indiretta e non sei in grado di leggere le reazioni silenziose nella stanza. Il linguaggio del corpo e le espressioni facciali sono un ottimo modo per ricevere feedback preziosi; essendo remoto, potresti perdere alcuni di quei segnali sociali. Allora qual è la soluzione per quelli di noi che lavorano da casa, spesso in tutto il mondo e attraverso diversi livelli di barriera linguistica?

Scegli gli strumenti di comunicazione remota giusti

Scegli innanzitutto gli strumenti giusti con cui comunicare; non c'è niente di peggio della tecnologia che ti delude nel bel mezzo di un incontro davvero importante. Ci sono decine di strumenti tra cui scegliere, ognuno con i propri vantaggi e svantaggi.

GoToMeeting si è affermato come la soluzione ideale per le videoconferenze per una buona ragione: qualità HD, funzionalità di condivisione dello schermo e URL di riunione personalizzati. In alternativa, ci sono anche Zoom e BlueJeans.

Procurati un buon strumento di puntamento. Quando si presentano progetti mentre si condivide lo schermo, PinPoint aiuta i partecipanti alla riunione a vedere il cursore in modo più efficace sovrapponendolo a una grafica animata a scelta, come un cerchio rosso pulsante, o semplicemente ingrandendolo.

Oltre a ciò, ti consigliamo di ottenere una cuffia e un microfono esterno di buona qualità. Entrambi miglioreranno la chiarezza della comunicazione. Suonare forte e chiaro fa molto per farti sembrare sicuro e autorevole.

Parla in modo efficace durante il processo di progettazione: sii ascoltato e compreso

Come lavoratori a distanza, fare presentazioni senza vedere segnali non verbali può essere difficile; non essere in grado di vedere le reazioni del tuo pubblico rende difficile decifrare ciò che le persone stanno davvero pensando. Questo funziona in entrambi i modi; i clienti si affidano anche agli spunti di un designer per capire cosa viene detto.

Per interagire con il tuo cliente in modo produttivo, è importante parlare lentamente e chiaramente. Allo stesso tempo, non cancellare completamente la personalità dalla tua voce. Se sei entusiasta di un progetto o di una caratteristica, suona entusiasta. Dando un esempio, stai aiutando i tuoi clienti a imparare come interagire con te online.

Sii chiaro e conciso: migliora le tue capacità verbali e di presentazione. Una buona comunicazione significa dire la giusta quantità, non troppo poco o troppo. Trasmetti il ​​messaggio con il minor numero di parole possibile. Parlare in modo efficace significa dire ciò che vuoi in modo chiaro e diretto, sia che tu stia comunicando con qualcuno direttamente o tramite e-mail.

Se stai divagando, è probabile che il tuo ascoltatore si sintonizzi e diventi insicuro su ciò che stai cercando di dire. Preparare. Pensa a quello che vuoi dire prima di dirlo.

Fornire al cliente l'opportunità di fornire feedback. Dovresti essere in grado di accettare, e persino incoraggiare, il feedback degli altri. Ascolta il feedback che ti viene dato e poni domande chiarificatrici se non sei sicuro del problema. L'ascolto e la capacità di parlare con sicurezza svolgono ruoli altrettanto importanti in una buona comunicazione.

Al termine dell'incontro, chiedi che il feedback sia documentato e condiviso o suggerisci di scrivere alcune note di follow-up rapide e condividerle. In questo modo è possibile individuare rapidamente eventuali malintesi.

Scegli il mezzo giusto

Un'abilità importante è sapere quale forma di comunicazione utilizzare quando, ad esempio, è necessario svolgere di persona alcune conversazioni serie (finanziarie, ritardi di progetto, ecc.). Pensa alla persona con cui vuoi parlare; se sono persone impegnate, potresti voler trasmettere il tuo messaggio tramite e-mail, ma mantieni le cose semplici e vai dritto al punto: "Tratta le risposte e-mail come messaggi di testo, utilizzando un numero prestabilito di frasi per risposta". La tua scelta ponderata sarà apprezzata e sarà più probabile che si traduca in una risposta rapida e positiva.

Stabilisci le aspettative e fai revisioni regolari

Un cliente deve sapere cosa aspettarsi da un rapporto di lavoro ed è una buona idea iniziare mettendo in atto alcune aspettative prima di iniziare a lavorare con lui. È prudente creare un programma in base alla frequenza con cui ritieni sia meglio parlare con loro e in che modo comunicherai con loro durante le riunioni e le chiamate intermedie.

Err per eccesso di cautela e ricontrolla che tutto sia chiaro. È molto meglio comunicare frequentemente con i clienti piuttosto che comunicare in modo insufficiente e lasciarli all'oscuro sull'avanzamento di un progetto. Discuti come possono contattarti in caso di modifiche o aggiornamenti al progetto. Più sei onesto e prima parli di questo tipo di informazioni, più è probabile che i tuoi clienti siano soddisfatti. Infine, e soprattutto, assicurati di rispettare le aspettative che hai impostato.

Passando dal buono al grande

La differenza tra un buon designer e un grande designer è avere la capacità di risolvere i problemi oltre ad essere in grado di articolare come il loro design risolve quei problemi. La capacità di offrire una comunicazione ponderata su un problema che stanno risolvendo è importante per un designer almeno quanto la capacità di progettare ogni volta la soluzione perfetta. Come designer, abbiamo la capacità di creare un ambiente in cui tutti sono sulla stessa pagina, in cui il ragionamento e la giustificazione allineano sia il design che gli obiettivi aziendali e uniscono tutti i soggetti coinvolti attraverso un pensiero coerente.

È importante che i progettisti in un ruolo di autorità abbiano la capacità di guidare, ispirare e motivare i team, nonché di comunicare con altre figure di autorità. Comunicare è un'abilità in sé, ma come per spiegare le tue decisioni di progettazione, si tratta di capire cosa fa funzionare i tuoi superiori e capire le loro priorità.

Una buona comunicazione va oltre la semplice capacità di articolare i processi di ragionamento e progettazione. Oltre alle capacità di presentazione orale, è anche fondamentale per un designer essere in grado di scrivere bene. Scrivere non significa solo mettere le parole su carta. Una scrittura buona, chiara e ben ponderata rappresenta la chiarezza del pensiero. Prendendoti del tempo per migliorare le tue capacità di scrittura, il tuo vocabolario migliorerà naturalmente, il che a sua volta gioverà alla tua comunicazione verbale.

La comunicazione è facile. Una buona comunicazione è un'abilità.

Fortunatamente, le buone abitudini di comunicazione possono essere migliorate con la pianificazione, la preparazione e la pratica regolare. Il design come professione non è più un mestiere. È essenziale che i designer si concentrino non solo sulla coltivazione delle proprie capacità con gli strumenti creativi che utilizzano, ma anche sul miglioramento della propria capacità di comunicare in modo chiaro ed efficace.

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