Strategi Komunikasi yang Efektif untuk Desainer

Bagaimana Menjadi Komunikator yang Lebih Baik Membantu Seorang Desainer?

Revolusi digital telah menciptakan permintaan akan bentuk profesional desain baru: unicorn. Tuntutan teknologi telah memaksa desainer untuk menjadi multifaset. Di lingkungan saat ini, tidak lagi dapat diterima untuk menjadi berbakat di estetika desain saja—hari-hari ini, Anda diharapkan juga memiliki pengetahuan kerja yang baik tentang strategi digital, pemetaan perjalanan pelanggan, dan pengkodean.

Tetapi ada satu keterampilan yang akan mengalahkan semuanya: komunikasi desain yang baik .

Sebagian besar desainer sekarang dipersenjatai dengan setidaknya beberapa pengetahuan pengkodean. Tetapi banyak bisnis juga tahu bahwa menjadi desainer yang menonjol jauh lebih banyak daripada memiliki kemampuan untuk membuat kode. Seperti yang dijelaskan oleh Design in Tech Report 2017, desain tidak lagi hanya tentang estetika dan keluaran—ini tentang desain produk holistik , relevansi pasar, dan hasil yang berarti. Desain memiliki tempat di kepala meja.

Menurut LinkedIn, eselon tertinggi dari industri teknologi sedang bersaing untuk mendapatkan lebih banyak bakat desain - Facebook, Google, dan Amazon secara kolektif telah meningkatkan jumlah karyawan mereka dalam desain sebesar 65% pada tahun lalu - dengan banyak ruang untuk mempekerjakan lebih banyak. –Desain dalam Laporan Teknologi

Namun, saat kita berada di era saluran komunikasi tak terbatas dan percakapan inspirasional seputar desain, kemampuan kita untuk mengomunikasikan desain secara kompeten adalah area yang perlu ditingkatkan oleh desainer. Di mana keuntungan menjadi luar biasa jika Anda tidak dapat mengomunikasikan ide dan proses, konsep desain, dan prinsip Anda secara efektif?

Contoh kasus—industri kami adalah industri di mana berkolaborasi dengan klien yang tidak pernah Anda temui secara langsung telah menjadi norma. Dan meskipun benar bahwa hampir setiap proses desain dapat dilakukan dari rumah kita, ruang kerja bersama, atau kedai kopi, jujur ​​saja: Seberapa mudahkah mengomunikasikan desain secara efektif saat bekerja dari jarak jauh?

Desain Berkomunikasi

Pertama, kemampuan mengomunikasikan desain secara meyakinkan menunjukkan kecerdasan. Dan sementara desainer mungkin pintar dan beralasan, memiliki kemampuan untuk mengartikulasikan keputusan desain meyakinkan pemangku kepentingan bahwa mereka dapat dipercaya dan memiliki keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini juga membuktikan tujuan, memvalidasi bahwa mereka telah memikirkan solusi mereka dan bahwa ada logika untuk pendekatan mereka. Penjelasan yang jelas memberi tahu bisnis bahwa hasilnya adalah hasil dari riset pengguna, pengujian produk, dan proses desain yang dipikirkan dengan matang.

Kedua, memiliki kemampuan komunikasi yang baik menunjukkan bahwa kita memiliki tingkat kepercayaan terhadap kemampuan kita. Sebagai desainer, kami memiliki pengetahuan dan pengalaman untuk memahami kebutuhan pengguna sambil juga memiliki keahlian dan keahlian untuk menginterpretasikan kebutuhan ini menjadi solusi yang praktis dan menarik secara estetika. Untuk menunjukkan pemahaman kita, kita harus mampu mengartikulasikan pendekatan desain yang dipertimbangkan tanpa syarat.

Dan akhirnya, itu menunjukkan rasa hormat terhadap orang lain. Desainer membutuhkan kontribusi dan ide dari orang lain—mereka perlu memahami perspektif yang berbeda. Ketika desainer berbicara dengan baik dan melek huruf, itu menunjukkan bahwa mereka menghormati dan menghargai pemangku kepentingan dan pengguna mereka. Ini menunjukkan bahwa tidak ada ide yang tidak didengar dan bahwa mereka tidak terlalu arogan untuk percaya bahwa mereka tahu yang terbaik dan menganggap masukan orang lain berlebihan.

Mengapa Menjadi Komunikator Desain yang Lebih Baik?

Untuk mendapatkan dukungan dari tim.

Tidaklah cukup bagi Anda sebagai seorang desainer untuk memecahkan masalah atau menciptakan solusi. Tanpa dukungan dari tim Anda, ide-ide Anda tidak akan kemana-mana. Akan selalu ada orang lain yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan, dan sangat penting untuk mendapatkan dukungan dari rekan kerja Anda jika Anda ingin gagasan Anda ditindaklanjuti.

Mengkomunikasikan konsep dan prinsip desain, ide, dan solusi dengan cara yang empatik dan praktis akan membantu Anda menyampaikan pesan Anda, tetapi kemampuan mendengarkan orang lain juga sama pentingnya. Mempertimbangkan umpan balik tim Anda sangat membantu untuk membuat orang merasa mereka didengar dan dihargai, dan mereka akan jauh lebih mungkin untuk mendukung keputusan desain Anda di kemudian hari.

Berkomunikasi tentang desain lebih penting daripada desain itu sendiri –Tom Greever, Mengartikulasikan Keputusan Desain

Untuk Menyampaikan Keputusan Desain kepada Non-Desainer

Industri ini penuh dengan orang-orang dengan jabatan dan tingkat pemahaman desain yang sangat berbeda: peneliti, pemasar, manajer produk, dan pengembang. Masing-masing profesi ini akan memiliki motivasi yang berbeda untuk sebuah proyek, tingkat keterlibatan yang berbeda—mereka juga mungkin memiliki sedikit atau tidak sama sekali tahu tentang desain.

Seringkali, dalam struktur bisnis, mereka yang mengelola tim desain tidak memiliki pengetahuan yang komprehensif dan pemahaman penuh tentang proses desain. Sebagai pemimpin, mereka biasanya terlibat dalam semua tahap proyek, dan agar proyek berjalan lancar, sangat penting bagi desainer untuk mengartikulasikan penelitian dan solusi desain mereka secara efektif.

Sayangnya, banyak dari manajer ini ingin (atau hanya mampu) terlibat di tingkat mikro, tetapi mereka masih ingin berpartisipasi dalam prosesnya. Mereka akan sering menyuarakan pendapat mereka tentang bagaimana menurut mereka produk harus terlihat dan berfungsi. Pernah mendengar tentang "sindrom HIPPO"? Ini berarti membiarkan keputusan dibuat menurut pendapat orang yang dibayar paling tinggi di ruangan itu daripada pendapat ahli dan data yang dingin dan keras.

Kecuali Anda bisa mendapatkan dukungan dan membuktikan nilai desain Anda, yaitu, mempertahankan keputusan Anda dengan cerdas pada tingkat yang dapat dipahami semua pemangku kepentingan, pada akhirnya yang dapat Anda lakukan hanyalah tidak setuju. Bukan pilihan yang bagus. Dalam kebanyakan kasus, hasilnya akan melihat pendapat Anda ditimpa, yang, dalam banyak kasus, akan merugikan produk.

Tidak pernah mudah untuk mempertahankan keputusan Anda, terutama ketika orang yang menanyai Anda berada di posisi senior. Ambil apa yang Anda ketahui tentang orang-orang yang bekerja dengan Anda dan gunakan untuk keuntungan Anda. Berdasarkan apa yang Anda ketahui tentang rekan kerja Anda, Anda harus dapat mengantisipasi bagaimana mereka mungkin bereaksi terhadap ide-ide Anda.

Dengan mengidentifikasi nilai dan motivasi mereka, Anda mungkin lebih memahami perspektif mereka dan dapat menebak dengan baik bagaimana reaksi mereka terhadap desain Anda. Juga, gunakan wawasan Anda tentang perspektif itu untuk mempersiapkan jawaban dan alasan sebelumnya—ini akan membuatnya sedikit lebih mudah untuk mempertahankan keputusan Anda.

Keterampilan berbicara di depan umum dan komunikasi yang baik juga memungkinkan Anda untuk mempresentasikan ide dan desain baru kepada pemangku kepentingan utama dan membuat mereka mendukung Anda sejak awal dalam permainan. Dengan mempresentasikan proses Anda kepada mereka sebelumnya dan menunjukkan bahwa ada pemikiran di balik setiap keputusan, Anda memberi mereka wawasan tentang bagaimana proyek mereka akan berkembang sambil menunjukkan jumlah pekerjaan yang terlibat.

Sebagian besar pemangku kepentingan dan klien tidak sepenuhnya memahami pekerjaan yang terlibat dalam merancang situs atau aplikasi. Menjelaskan pendekatan Anda terhadap proses desain dan solusi yang Anda usulkan atau masalah atau tantangan apa pun yang Anda perkirakan akan sangat membantu menyembuhkan sindrom HIPPO. Ini adalah kombinasi dari pendidikan, informasi, dan penginjilan pada saat yang bersamaan.

Untuk Bicara Bisnis

Desain layak mendapat ruang di ujung meja; itu layak mendapat kesempatan untuk bersinar. Sangat menggembirakan untuk menyadari bahwa kita berada di zaman di mana ini tidak biasa, tetapi jika ini adalah tempat di mana kita ingin desain tetap dan tumbuh, sebagai desainer, kita benar-benar harus bisa berbicara bisnis.

Jika kita benar-benar menginginkan kesempatan untuk memengaruhi cara kerja organisasi, kita perlu melampaui tujuan estetika dan pelanggan—kita perlu berpartisipasi dalam percakapan tentang tujuan bisnis, solusi teknis, jadwal, anggaran, proses, sumber daya—dan masih banyak lagi. Kita perlu sadar politik dan memiliki keterampilan pribadi yang luar biasa, termasuk kesadaran emosional, dan keterampilan komunikasi yang sangat baik.

Bagi kebanyakan desainer, berbicara bisnis tidak datang secara alami. Mungkin sulit untuk mengatasi penolakan Anda untuk menjadi yang terdepan, tetapi sejak Anda melangkah ke dalam ruangan, jadilah percaya diri, menyenangkan, dan profesional. Jangan mengambil kursi belakang. Berikan jabat tangan yang kuat dan lakukan kontak mata. Sepanjang pertemuan, berpartisipasilah dalam obrolan ringan dan, tanpa terkesan memaksa atau arogan, pastikan suara Anda didengar.

Selama diskusi, angkat bicara dan gunakan bahasa tubuh Anda untuk mengomunikasikan kepercayaan diri. Cobalah untuk tidak berkomunikasi secara berlebihan atau mengambil sikap penindas—jeda secara teratur, dengarkan dengan penuh perhatian, dan berikan waktu untuk pertanyaan. Ini mungkin tampak mendasar, tetapi orang sering benar-benar berjuang untuk membangun diri mereka sendiri ketika mereka keluar dari zona nyaman mereka.

Strategi untuk Komunikasi Jarak Jauh yang Lebih Baik

Bekerja dari jarak jauh berarti Anda menghadapi tugas yang lebih berat karena Anda hanya mengandalkan komunikasi tidak langsung dan tidak dapat membaca reaksi diam di dalam ruangan. Bahasa tubuh dan ekspresi wajah adalah cara yang bagus untuk menerima umpan balik yang berharga; dengan menjadi jauh, Anda mungkin kehilangan beberapa isyarat sosial itu. Jadi apa solusi bagi kita yang bekerja dari rumah, sering di seluruh dunia dan melalui beberapa lapisan hambatan bahasa?

Pilih Alat Komunikasi Jarak Jauh yang Tepat

Pertama-tama, pilih alat yang tepat untuk berkomunikasi; tidak ada yang lebih buruk daripada teknologi yang mengecewakan Anda di tengah pertemuan yang sangat penting. Ada lusinan alat untuk dipilih, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri.

GoToMeeting telah memantapkan dirinya sebagai solusi masuk untuk konferensi video karena alasan yang baik: kualitas HD, kemampuan berbagi layar, dan URL rapat yang dipersonalisasi. Atau, ada juga Zoom dan BlueJeans.

Dapatkan sendiri alat penunjuk yang bagus. Saat mempresentasikan desain sambil membagikan layar Anda, PinPoint membantu peserta rapat melihat kursor Anda secara lebih efektif dengan melapisinya dengan grafik animasi pilihan Anda—seperti lingkaran merah yang berdenyut—atau hanya dengan memperbesarnya.

Di luar itu, Anda pasti ingin mendapatkan headset dan mikrofon eksternal berkualitas baik. Kedua hal ini akan meningkatkan kejelasan komunikasi. Terdengar keras dan jelas akan membuat Anda tampil percaya diri dan berwibawa.

Berbicara Secara Efektif Selama Proses Desain: Didengar dan Dipahami

Sebagai pekerja jarak jauh, memberikan presentasi tanpa melihat isyarat nonverbal bisa jadi sulit; tidak dapat melihat reaksi audiens Anda membuat sulit untuk menguraikan apa yang sebenarnya dipikirkan orang. Ini bekerja dua arah; klien juga bergantung pada isyarat desainer untuk memahami apa yang dikatakan.

Untuk terlibat dengan klien Anda secara produktif, penting untuk berbicara dengan perlahan dan jelas. Pada saat yang sama, jangan sepenuhnya menghapus kepribadian dari suara Anda. Jika Anda bersemangat tentang sebuah proyek atau fitur, terdengar antusias. Dengan memberikan contoh, Anda membantu klien Anda belajar bagaimana berinteraksi dengan Anda secara online.

Jelas dan ringkas: Tingkatkan keterampilan verbal dan keterampilan presentasi Anda. Komunikasi yang baik berarti mengatakan jumlah yang tepat, tidak terlalu sedikit atau terlalu banyak. Sampaikan pesan dengan kata-kata sesedikit mungkin. Berbicara efektif berarti mengatakan apa yang Anda inginkan dengan jelas dan langsung, baik Anda berkomunikasi dengan seseorang secara langsung atau melalui email.

Jika Anda mengoceh, kemungkinan besar pendengar Anda akan mengabaikan dan menjadi tidak yakin tentang apa yang ingin Anda katakan. Mempersiapkan. Pikirkan tentang apa yang ingin Anda katakan sebelum Anda mengatakannya.

Berikan klien kesempatan untuk memberikan umpan balik. Anda harus dapat menerima—dan bahkan mendorong—umpan balik dari orang lain. Dengarkan umpan balik yang Anda berikan dan ajukan pertanyaan klarifikasi jika Anda tidak yakin dengan masalahnya. Mendengarkan dan kemampuan berbicara dengan percaya diri memainkan peran yang sama pentingnya dalam komunikasi yang baik.

Saat mengakhiri rapat, mintalah umpan balik untuk didokumentasikan dan dibagikan atau sarankan untuk menulis beberapa catatan tindak lanjut singkat dan membagikannya. Dengan cara ini, kesalahpahaman dapat diidentifikasi dengan cepat.

Pilih Media yang Tepat

Keterampilan penting adalah mengetahui bentuk komunikasi apa yang digunakan ketika, misalnya, beberapa percakapan serius (keuangan, penundaan proyek, dll.) perlu dilakukan secara langsung. Pikirkan tentang individu yang ingin Anda ajak bicara; jika mereka adalah orang yang sibuk, Anda mungkin ingin menyampaikan pesan Anda melalui email tetapi tetap sederhana dan langsung ke intinya: “Perlakukan tanggapan email seperti pesan teks, menggunakan sejumlah kalimat per tanggapan.” Pilihan bijaksana Anda akan dihargai dan kemungkinan besar akan menghasilkan respons yang cepat dan positif.

Tetapkan Harapan dan Lakukan Tinjauan Reguler

Seorang klien perlu mengetahui apa yang diharapkan dari hubungan kerja, dan merupakan ide yang baik untuk memulai dengan meletakkan beberapa harapan sebelum Anda mulai bekerja dengan mereka. Sebaiknya buat jadwal tentang seberapa sering menurut Anda yang terbaik untuk berbicara dengan mereka, dan bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan mereka untuk pertemuan dan panggilan di sela-sela.

Err di sisi hati-hati dan periksa kembali bahwa semuanya jelas. Jauh lebih baik untuk sering berkomunikasi dengan klien daripada kurang berkomunikasi dan membiarkan mereka tidak mengetahui kemajuan proyek. Diskusikan bagaimana mereka dapat menghubungi Anda jika ada perubahan atau pembaruan pada proyek. Semakin jujur ​​Anda dan semakin awal Anda berbicara tentang informasi semacam ini, kemungkinan besar klien Anda akan semakin puas. Terakhir, dan yang paling penting, pastikan Anda tetap berpegang pada harapan yang telah Anda tetapkan.

Berubah dari Baik menjadi Hebat

Perbedaan antara desainer yang baik dan desainer yang hebat adalah memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah serta mampu mengartikulasikan bagaimana desain mereka memecahkan masalah tersebut. Kemampuan untuk menawarkan komunikasi yang bijaksana tentang masalah yang mereka pecahkan setidaknya sama pentingnya bagi seorang desainer dengan kemampuan untuk merancang solusi yang sempurna setiap saat. Sebagai desainer, kami memiliki kemampuan untuk menciptakan lingkungan di mana setiap orang berada di halaman yang sama, di mana penalaran dan pembenaran menyelaraskan tujuan desain dan bisnis dan menyatukan semua orang yang terlibat melalui pemikiran yang koheren.

Penting bagi desainer dalam peran otoritas untuk memiliki kemampuan memimpin, menginspirasi, dan memotivasi tim serta berkomunikasi dengan figur otoritas lainnya. Berkomunikasi adalah keterampilan itu sendiri, tetapi seperti menjelaskan keputusan desain Anda, ini tentang memahami apa yang membuat atasan Anda tergerak dan memahami prioritas mereka.

Komunikasi yang baik lebih dari sekadar kemampuan untuk mengartikulasikan proses penalaran dan desain Anda. Selain keterampilan presentasi lisan, juga penting bagi seorang desainer untuk dapat menulis dengan baik. Menulis bukan hanya tentang meletakkan kata-kata di atas kertas. Tulisan yang bagus, jelas, dan dipertimbangkan dengan baik mewakili kejernihan pikiran. Dengan meluangkan waktu untuk meningkatkan keterampilan menulis Anda, kosakata Anda akan meningkat secara alami, yang pada gilirannya akan menguntungkan komunikasi verbal Anda.

Komunikasi itu Mudah. Komunikasi yang Baik adalah Keterampilan.

Untungnya, kebiasaan komunikasi yang baik dapat ditingkatkan dengan perencanaan, persiapan, dan latihan yang teratur. Desain sebagai sebuah profesi tidak lagi hanya mengandalkan keahlian tunggal. Adalah penting bahwa desainer tidak hanya fokus pada pengembangan kemampuan mereka dengan alat kreatif yang mereka gunakan, tetapi juga pada peningkatan kemampuan mereka untuk berkomunikasi dengan jelas dan efektif.

• • •

Bacaan lebih lanjut di Blog Desain Toptal:

• eCommerce UX – Tinjauan Praktik Terbaik (dengan Infografis)
• Pentingnya Desain yang Berpusat pada Manusia dalam Desain Produk
• Portofolio Desainer UX Terbaik – Studi Kasus dan Contoh yang Menginspirasi
• Prinsip Heuristik untuk Antarmuka Seluler
• Desain Antisipatif: Cara Membuat Pengalaman Pengguna yang Ajaib