Jak przekazywać profesjonalną opinię na temat projektu?

Konstruktywna, profesjonalna informacja zwrotna o projekcie usprawnia proces projektowania i wzmacnia kulturę zespołu. Omawianie projektu poprzez dobrze skonstruowaną krytykę wyjaśnia oczekiwania, buduje pewność siebie i pomaga projektantom rozważyć różne pomysły. Jednak, aby być postrzeganym jako cenny, sposób przekazywania informacji zwrotnych na temat projektu wymaga ostrożnego podejścia.

Zazwyczaj projektanci i osoby niebędące projektantami nie mówią tym samym językiem. Różne style komunikacji i wiedza specjalistyczna w danej dziedzinie mogą skomplikować proces współpracy, powodując potencjalne tarcia. Projektanci mogą nie być przygotowani z konkretnymi pytaniami lub jasną prezentacją, podczas gdy komentarze osób niebędących projektantami mogą być nieskuteczne, niejasne lub zbyt surowe.

Inni projektanci, programiści i inni członkowie zespołu będą mieli oczywiście inne obawy. Czy to ze strony programisty, menedżera produktu, czy innego projektanta, właściwe słowa zachęty lub krytyki, które pomogą projektantom znaleźć odpowiednie rozwiązania, mogą okazać się nieuchwytne.

Aby uzyskać wskazówki, jak skutecznie radzić sobie w takich sytuacjach, skonsultowałem się z czterema osobami na różnych poziomach ich kariery:

• Mina Adame – projektantka produktu w IBM Watson & Cloud Platform
• Matt Eng – Kierownik DesignOps w Genesys
• Bhavika Shah – główny projektant UX w Procore Technologies
• Greg Storey – były starszy dyrektor ds. projektowania w InVision

Ta dyskusja ma na celu zapewnienie wglądu w to, jak myślą projektanci, umożliwiając bardziej produktywne sesje informacji zwrotnych i efektywne relacje robocze.

Przekazywanie opinii o projekcie

W tym pierwszym zestawie pytań Mina Adame, Matt Eng i Bhavika Shah omawiają niektóre trudne aspekty procesu informacji zwrotnej z perspektywy projektanta.

P: Jak reagujesz na opinie, z którymi się nie zgadzasz?

Mina Adame : Zwykle zapisuję to i staram się zrozumieć ich perspektywę. I dostaję drugie opinie.

Matt Eng : Na początku mojej kariery, kiedy otrzymałem negatywną opinię, czułem się źle, ponieważ uważałem, że moje projekty są do niczego. Kiedy się uczyłem, próbowałem znaleźć sposoby na uniknięcie takiego uczucia i zacząłem umieszczać rzeczy na mentalnej liście kontrolnej. Jeśli stale otrzymywałem te same informacje zwrotne, stwierdziłem, że najprawdopodobniej jest to problem z mojej strony.

Bhavika Shah : Wyjaśniam, dlaczego podjąłem decyzję. Wierzę w powiedzenie „dobre pomysły, luźno trzymane”. Jeśli ktoś ma lepszy pomysł, chętnie go wysłucham. Jedynym przypadkiem, w którym się nie zgodzę, jest to, że wspierają mnie badania, a osoba udzielająca informacji zwrotnej nie ma tego samego kontekstu.

P: Jak radzisz sobie w sytuacji, w której ktoś wypowiada ostrą lub negatywną krytykę?

Mina Adame : To zależy od typu osoby i naszego związku. Staram się być dobrym słuchaczem i nie brać sobie do serca ostrej krytyki.

Bhavika Shah : Siedzę spokojnie i biorę to. Jeśli ktoś jest przesadnie negatywny, prawdopodobnie ma to jakiś powód i najprawdopodobniej nie chodzi o moją pracę. W tym przypadku nie kłócę się, ponieważ to nigdzie nie pójdzie.

P: Co robisz, gdy opinia jest niejasna i niemożliwa do podjęcia działań?

Matt Eng : Przygotowuję się na pytania, które, jak sądzę, zadają, i przygotowuję odpowiedzi lub pokażę je w projekcie. Staram się doprecyzować ich opinie i powtórzyć je z powrotem oraz upewnić się, że otrzymuję jasny kierunek. Przekazywanie informacji zwrotnej jest ważną umiejętnością i powinno mieć sens dla osoby, która ją otrzymuje.

Często ludzie oferują rozwiązania, gdy nie jest na to odpowiedni czas. Ludzie dostarczają rozwiązania, nie myśląc o problemie. Zazwyczaj staram się pomóc im dostrzec, że musimy się nad tym zastanowić, przypominając im, na czym polega problem i pytając, jak zaproponowane przez nich rozwiązanie go rozwiązuje.

Bhavika Shah : Siadam z nimi i robię listę punktowaną. Zadaję mnóstwo pytań, zmuszając ich do wskazania mi silnego kierunku naprzód. Jeśli to nie działa, biorę ich niejasne stwierdzenia, precyzuję i pytam, czy moje przypuszczenia są prawidłowe.

Czasami ludzie, którzy nie wiedzą, jak mówić o projektowaniu, czują, że muszą coś powiedzieć, ale nie wiedzą, jak to powiedzieć. W takich przypadkach staram się kierować nimi, sprowadzając ich myśli do konkretów.

P: Jak wolisz otrzymywać informacje zwrotne na temat projektu?

Mina Adame : Lubię szczere, krytyczne opinie. Chcę, żeby ludzie byli mili, ale ostatecznie chcę się rozwijać jako projektant.

Bhavika Shah : Konstruktywnie i obiektywnie. Jeśli otrzymuję negatywną opinię, chcę podać przykłady i wyjaśnić, dlaczego ten problem był problemem. To sprawia, że ​​jest ona ukierunkowana na to, jak mogę się uczyć i robić lepiej w przyszłości.

P: Jakie jest pozytywne wrażenia z otrzymywania opinii?

Mina Adame : Otrzymałam informację zwrotną od nauczyciela, który nauczył mnie robić coś wyjątkowego, aby praca się wyróżniała, nie tylko rozwiązywać problem, ale wykraczać poza to. Wolę albo otrzymywać informacje zwrotne osobiście, albo milczeć — aby ludzie zapisywali je na karteczkach samoprzylepnych lub w komentarzach.

P: Jakie jest negatywne doświadczenie, które otrzymałeś od otrzymania opinii?

Mina Adame : Większość negatywnych doświadczeń, jakie miałam, wynikało z tego, że nie zaplanowałam tego, co chciałam zrobić i nie wymyśliłam, jak poprosić o opinie na temat konkretnych rzeczy. Osoba przekazująca informację zwrotną nie wiedziała, czego się spodziewać. To naprawdę pomaga przygotować wcześniej informacje, na temat których oczekujesz opinii.

Przekazywanie opinii o projekcie jako lead

W kolejnych pytaniach Matt Eng, Bhavika Shah i Greg Storey rozmawiają o przekazywaniu informacji zwrotnych z perspektywy przywództwa.

P: Jakie są ogólne dobre praktyki dotyczące przekazywania informacji zwrotnych projektantom, gdy ich praca nie jest do końca odpowiednia?

Matt Eng : Dbam o zrozumienie wymagań i problemów oraz staram się nakierować rozmowę na obiektywny punkt widzenia.

Nastawiam ich na prezentację i proszę, aby podzielili się tym, co robią i co próbują rozwiązać. W ten sposób odnosi się do problemu, a nie do tego, czy są wystarczająco utalentowani, czy wystarczająco dobrzy.

Bhavika Shah : Zaczynam od tego, co robią dobrze, krytyki dobra-zła-dobra. Siadam z nimi i upewniam się, że wiedzą, gdzie leżą moje oczekiwania i jak mają postępować.

Jeśli coś nie spełniło moich oczekiwań, zacznę od pytania o projekt, skąd się wziął i jak zdecydowali się na ten konkretny kierunek. Zapytam, czy badali alternatywy i czy je widzę. Jeśli tego nie zrobili, poprosiłbym ich, aby wrócili i pracowali nad kolejnymi iteracjami.

Jeśli całkowicie zeszli z kursu, razem z nimi wypracowuję przepływ. To dużo mentoringu jeden na jednego. Nie chcę, żeby ktokolwiek czuł się źle z powodu wykonanej pracy. Chcę, żeby zdali sobie sprawę, gdzie powinni i mogą być.

Greg Storey : Generalnie zaczynam od tego, co ludzie robią dobrze. To dla nich zbyt przygnębiające, jeśli zaczniesz od natychmiastowego zidentyfikowania wszystkich błędów. Jest punkt zwrotny, w którym więcej negatywnych opinii może zrujnować ich pewność siebie. Jeśli to naprawdę zła praca, proszę ich, aby przestali i przeprowadzili inną dyskusję. Czasami wystarczy powiedzieć: „Przestań, musimy zresetować”.

Należy stworzyć poczucie zaufania lub połączenie, które umożliwi dostawcy informacji zwrotnej wskazanie projektantowi: „Ufam, że możesz to zrobić, ale muszą być pewne zmiany”.

Szybko staram się ocenić, ile rzeczy trzeba zmienić. Jeśli ta liczba jest wysoka, szukam motywów, a nie czepiam się wszystkiego, piksel po pikselu. Zidentyfikuj duże problemy. Generalnie staram się nie wdawać w „Oto 48 rzeczy, które widzę źle”.

Staram się przekazać taką informację zwrotną, która pozwoli projektantowi spojrzeć z mojego punktu widzenia. Jeśli uda mi się sprawić, by zobaczyli to, co ja, wiem, że się tym zajmą. To zwykle oznacza, że ​​muszą odejść od pracy i zrobić sobie przerwę.

Chcę wesprzeć projektanta. Nie chcę dyktować moich zmian, bo wtedy projektant zamienia się w robota. Jeśli tak się stanie, uznałbym się za porażkę jako lider.

P: Jak zrównoważyć konstruktywną krytykę i popychanie projektantów do znalezienia dobrego rozwiązania przy jednoczesnym utrzymywaniu pozytywnych relacji?

Bhavika Shah : Staram się nie być dyktatorem. Mówię im, że pochodzi to z obiektywizmu i udzielam informacji zwrotnej o pracy, a nie o nich jako o osobie. Staram się wyjaśnić, że jeśli będę zbyt osobisty, powinni mnie o tym powiadomić.

Mam stosunkowo otwartą relację z moimi projektantami. Od początku mówię im, żeby nie brali sobie do serca swoich projektów, bo w pewnym momencie wszystko może się zmienić. Dobrze jest mieć świadomość ich emocji i ilości pracy, jaką włożyli w projekt. Jeśli spotkanie staje się napięte, chodzi o to, by wiedzieć, jak rozładować sytuację. Zażartuję lub przerwę dyskusję i powiem, że wrócimy do niej później. Lubię organizować sesje jeden na jednego, aby porozmawiać z nimi bardziej osobiście.

Greg Storey : W zależności od sytuacji i twojego istniejącego związku, nigdy nie przychodzę tylko krzycząc na kogoś. Byłem na tych recenzjach.

Kiedy już nawiążesz konkurencyjną, kontrowersyjną relację, na przykład ja, dostawca informacji zwrotnej, ty, odbiorca informacji zwrotnej lub ja kontra ty, to koniec. W tym momencie prawdopodobnie dyktujesz szczegóły, a to nie jest informacja zwrotna.

Pomaga ustalenie pewnych podstawowych zasad. Tak jak przy tworzeniu projektu, musisz go ograniczyć w czasie. Poświęć pięć minut na przywitanie i zamelduj się. Nawiąż empatię w obie strony.

Informacja zwrotna dotyczy pracy, a nie projektanta. Jako projektanci jesteśmy małymi wrażliwymi płatkami śniegu, więc wrażliwość jest zawsze problemem. Ważne jest, aby wszystkim przypomnieć, że nie chodzi o zestaw umiejętności projektanta. Chodzi o pracę przed nami.

Przypomnij wszystkim, jaki jest cel, jaki jest problem, co próbujemy zrobić z tą pracą. Następnie wszystkie informacje zwrotne powinny być skoncentrowane na „Czy praca osiąga cel?”

Ponadto, jeśli ktoś nie wie, jak rozmawiać o projektowaniu, spróbuj sformułować kilka szczegółów dotyczących tego, co ludzie mogą przekazać opinii.

P: Wyobraź sobie, że miałeś napięty termin, a projektant nie doszedł do rozwiązania, którego potrzebujesz. Co robisz?

Matt Eng : Jeśli jesteśmy w kryzysie, staram się poprzedzić moją opinię, mówiąc im o ograniczeniach i dając im trzy rzeczy, na których mogą się skupić. Nigdy nie mówię „ty” ani „co zrobiłeś”, mówię „my”, ponieważ muszę tej osobie pomóc.

Greg Storey : Czasami jest to zmęczenie projektowe. Jeśli tego nie dostają, musimy w taki czy inny sposób dotrzeć do celu. Na ile mogę, staram się, aby projektant zrozumiał, co musi zrobić, aby ulepszyć. Czasami pytam, czy mogę z nimi riffować, nie tylko jak „Move!” Siedzę przy ich biurku, ale w sposób, który sugeruje: „Dlaczego nie dasz mi czasu na zabawę kilkoma rzeczami, abyś mógł zobaczyć, o czym myślę”.

Używam tego słowa riff, ponieważ projektanci potraktowali moje bezpośrednie zaangażowanie w to, że nie sądzę, aby mogli to zrobić. To bardziej sposób na wspólną pracę. Jeśli nadal nie działa, znajdujemy inny sposób, aby to zrobić. Czasami oznacza to nie spać całą noc i po prostu wykonać swoją pracę.

P: Co robisz, gdy ktoś chce się kłócić i nie otrzymywać informacji zwrotnej?

Matt Eng : Zdarzało się to bardziej, gdy byłem nowicjuszem w projektowaniu. Przez długi czas zadawałem sobie pytanie: „Dlaczego oni się kłócą?” Teraz myślę, że jest to coś, nie w ich słowach, ale głębiej, dlaczego muszą powiedzieć pewne rzeczy. Zwykle jest to syndrom oszusta lub ich niepewność – więc to jest prawdziwy problem.

Ciągłe interakcje zespołu, w których nie chcą otrzymywać informacji zwrotnych, są nie do utrzymania.

Staram się ująć to obiektywnie i powiedzieć: „To jest to, co musimy rozwiązać, pokaż mi, jak to rozwiązałeś”. A potem próbuję ująć to w innym sensie: „Rozwiązałeś to; czy możemy uczynić to bardziej efektywnym?” Unikam subiektywnych słów typu „lepiej”.

Jeśli to nie zadziała, umów się na spotkanie sam na sam z daną osobą i dowiedz się, co się dzieje w związku.

Bhavika Shah : Pytam, jakie jest ich rozumowanie i dlaczego tak mocno się do tego odnoszą. Nigdy nie wiesz, co się dzieje w czyjejś głowie. Problem może być osobisty lub emocjonalny. Jeśli jest to sprawa osobista, przerywam sesję i mieszam ją indywidualnie w sesji bezkrytycznej.

Jeśli wpadniemy w coś, z czym nie możemy się zgodzić, pomoże nam to zrobić krok w tył i zastanowić się nad znaczeniem tej decyzji. Jeśli to ważne, opracowujemy plan, aby uzyskać inną opinię lub przeprowadzić więcej testów z użytkownikami. Kluczowe jest powstrzymanie kłótni, zanim stanie się ona osobista.

Greg Storey : Wskazałbym na to, co próbujemy dzisiaj zrobić. Jest ogólny cel projektu, ale jest też to, co próbujesz zrobić w recenzji.

Jeśli ktoś jest kłótliwy, pytam go, jak jego argumentacja pasuje do celu na dany dzień. Jeśli nadal będzie nieporozumienie, przerwę spotkanie i porozmawiam z nimi sam na sam, aby dowiedzieć się, co się u diabła dzieje. Gniew może zostać źle ukierunkowany. Frustracja zostaje źle ukierunkowana.

Byłem w sytuacjach, w których ludzie nie wiedzą lub nie czują się nieswojo, przedstawiając swoją perspektywę pracy projektowej, ponieważ nie są projektantami. To bardzo niewygodne; nie czują, że mają słowa, słownictwo lub tło. Czasami frustracja wynika z niemożności prowadzenia dialogu i aktywnego udziału w dyskusji na poziomie, na którym czują się komfortowo lub mądrze.

P: Jak pomóc komuś, kto nie ma doświadczenia w projektowaniu, czuć się komfortowo rozmawiając o projektowaniu?

Greg Storey : Na początek nawiązuję z nimi jakiś związek, coś więcej niż tylko pięciominutowy związek. Powinno być coś, o czym wszyscy w pokoju mogą swobodnie rozmawiać.

Zamiast tylko rozmawiać o projektach, poproś ludzi, aby wstali i pisali na tablicy lub przekazali opinie za pomocą narzędzi do zdalnej współpracy. Daj im różne sposoby przekazywania informacji zwrotnych.

Miałem klienta, który uczył się angielskiego jako drugiego języka w liceum i był niezwykle inteligentny. Mógł długo mówić o każdym ze swoich milionów produktów, samochodów lub urządzeń, ale zamarł, gdy udzielał informacji zwrotnych na temat projektu, ponieważ nie mówił językiem projektowania.

Po serii nieudanych spotkań w końcu zorientowaliśmy się, że nie czuje się komfortowo. Wydrukowaliśmy całą pracę; rozmawialiśmy o naszych intencjach i zwracaliśmy uwagę na szczegóły. Powiedzieliśmy mu: „Oto rzeczy w naszej pracy, których nie jesteśmy pewni”. Zrobienie tego ujawniło niektóre z naszych własnych słabości, tak że nie czuł, że tylko on czasami czuje się nieswojo.

P: Jakieś inne przemyślenia na temat przekazywania lub otrzymywania informacji zwrotnych?

Greg Piętro : Odbieranie opinii jest zawsze trudne. Robię to od 25 lat i nawet teraz jest to trudne. Bez względu na to, jak długo jesteś w branży, ludzie lubią reagować na rzeczy wizualne. Nawet jeśli masz dziesiątki lat doświadczenia, nie możesz brać tego do siebie. Informacje zwrotne dotyczą pracy, a nie zdolności do wykonywania pracy. Weź to za to, czym jest. To ludzie reagują na twoją pracę, a nie ludzie reagujący na ciebie jako człowiek lub projektant. Czasami trudno to odróżnić.

Wniosek

Sesje z informacjami zwrotnymi na temat projektowania są niezbędnym ćwiczeniem, które, jeśli jest skutecznie wykorzystywane, może pomóc zespołom w ulepszaniu ich produktów. Jednak prowadzenie produktywnej krytyki projektu może być wyzwaniem — nie każdy może zrozumieć niuanse procesu projektowania lub stosować się do protokołów informacji zwrotnych.

Bez odpowiedniego planowania przegląd projektu może beznadziejnie odbiegać od tematu, frustrując uczestników i tworząc poczucie, że nie posuwa procesu projektowania do przodu.

Z drugiej strony, dobrze skonstruowane krytyki projektowe zachęcają do współpracy zespołowej i zapewniają pozytywne środowisko do ulepszania pomysłów projektowych. Podczas tych sesji informacje zwrotne pomagają projektantom rozważyć różne pomysły, często prowadząc do bardziej efektywnych, innowacyjnych wyborów w procesie projektowania .

• • •

Dalsza lektura na blogu Toptal Design:

• Wskazówki dotyczące produktywnej krytyki projektu
• Prezentacja prac projektowych: właściwy sposób
• Zachowaj spokój: jak strategicznie przyjmować informacje zwrotne na temat projektu
• Projektowanie prezentacji i sztuka wizualnego opowiadania historii
• Projektowanie oparte na współpracy — przewodnik po udanym projektowaniu produktów korporacyjnych