Bagaimana Memberikan Umpan Balik Desain Profesional

Umpan balik desain yang konstruktif dan profesional meningkatkan proses desain dan meningkatkan budaya tim. Mendiskusikan desain melalui kritik yang terstruktur dengan baik memperjelas harapan, membangun kepercayaan diri, dan membantu desainer mempertimbangkan ide-ide yang berbeda. Namun, untuk dianggap berharga, cara umpan balik desain diberikan perlu didekati dengan hati-hati.

Biasanya, desainer dan non-desainer tidak berbicara dalam bahasa yang sama. Gaya komunikasi dan keahlian domain yang berbeda dapat memperumit proses kolaboratif, menyebabkan potensi gesekan. Desainer mungkin tidak siap dengan pertanyaan spesifik atau presentasi yang jelas, sementara komentar oleh non-desainer mungkin tidak efektif, tidak jelas, atau terlalu kasar.

Rekan desainer, pengembang, dan anggota tim lainnya, tentu saja, memiliki kekhawatiran yang berbeda. Baik dari pengembang, manajer produk, atau desainer lain, kata-kata dorongan atau kritik yang tepat untuk membantu desainer menemukan solusi yang sesuai mungkin terbukti sulit dipahami.

Untuk petunjuk tentang bagaimana menghadapi situasi ini secara efektif, saya telah berkonsultasi dengan empat orang di berbagai tingkat karir mereka:

• Mina Adame – Desainer Produk di IBM Watson & Cloud Platform
• Matt Eng – Manajer DesignOps di Genesys
• Bhavika Shah – Desainer UX Utama di Procore Technologies
• Greg Storey – Mantan Direktur Desain Senior di InVision

Diskusi ini bertujuan untuk memberikan wawasan tentang bagaimana desainer berpikir, memungkinkan sesi umpan balik yang lebih produktif dan hubungan kerja yang efektif.

Memberikan Umpan Balik Desain

Dalam rangkaian pertanyaan pertama ini, Mina Adame, Matt Eng, dan Bhavika Shah mempertimbangkan beberapa aspek sulit dari proses umpan balik dari sudut pandang seorang desainer.

T: Bagaimana Anda menanggapi umpan balik yang tidak Anda setujui?

Mina Adame : Saya biasanya mencatatnya dan mencoba memahami perspektif mereka. Dan saya mendapatkan pendapat kedua.

Matt Eng : Di awal karir saya, ketika saya menerima umpan balik negatif, saya merasa tidak enak karena saya pikir desain saya jelek. Saat saya belajar, saya mencoba mencari cara untuk menghindari perasaan seperti ini dan mulai memasukkan segala sesuatunya ke dalam daftar periksa mental. Jika saya secara konsisten mendapatkan umpan balik yang sama, saya pikir kemungkinan besar itu adalah masalah di pihak saya.

Bhavika Shah : Saya menjelaskan mengapa saya membuat keputusan. Saya percaya pada pepatah "ide bagus, dipegang dengan longgar." Jika seseorang memiliki ide yang lebih baik, saya terbuka untuk mendengarnya. Satu-satunya saat saya tidak setuju adalah jika saya didukung oleh penelitian dan orang yang memberikan umpan balik tidak memiliki konteks yang sama.

T: Bagaimana Anda menangani situasi di mana seseorang memberikan kritik yang keras atau negatif?

Mina Adame : Itu tergantung pada tipe orang dan hubungan kita. Saya mencoba menjadi pendengar yang baik dan tidak menerima kritik yang keras.

Bhavika Shah : Saya duduk dengan tenang dan mengambilnya. Jika seseorang bersikap terlalu negatif mungkin ada alasannya dan kemungkinan besar [itu] bukan tentang pekerjaan saya. Dalam hal ini, saya tidak membantah karena tidak akan kemana-mana.

T: Apa yang Anda lakukan ketika umpan balik tidak jelas dan tidak dapat ditindaklanjuti?

Matt Eng : Saya mempersiapkan pertanyaan yang saya pikir akan mereka tanyakan dan jawabannya sudah siap atau ditampilkan dalam desain. Saya mencoba mengklarifikasi umpan balik mereka dan mengulanginya kembali kepada mereka, dan memastikan saya mendapatkan arahan yang jelas. Memberi umpan balik adalah keterampilan yang penting, dan itu harus masuk akal bagi orang yang menerimanya.

Seringkali orang menawarkan solusi ketika itu bukan waktu yang tepat untuk melakukannya. Orang memberikan solusi tanpa benar-benar memikirkan masalahnya. Saya biasanya mencoba membantu mereka melihat bahwa kita perlu memikirkannya lebih jauh dengan mengingatkan mereka apa masalahnya dan menanyakan bagaimana solusi yang mereka usulkan menyelesaikannya.

Bhavika Shah : Saya duduk bersama mereka dan membuat daftar peluru. Saya mengajukan banyak pertanyaan, memaksa mereka untuk memberi saya arahan yang kuat ke depan. Jika itu tidak berhasil, saya mengambil pernyataan mereka yang tidak jelas, membuatnya spesifik, dan menanyakan apakah dugaan saya benar.

Terkadang orang yang tidak tahu bagaimana berbicara tentang desain merasa perlu mengatakan sesuatu tetapi tidak tahu bagaimana mengatakannya. Dalam kasus ini, saya berusaha membimbing mereka dengan menyaring pemikiran mereka ke hal-hal yang spesifik.

T: Bagaimana Anda lebih suka menerima umpan balik desain?

Mina Adame : Saya suka umpan balik yang jujur ​​dan kritis. Saya ingin orang-orang bersikap baik, tetapi pada akhirnya saya ingin berkembang sebagai seorang desainer.

Bhavika Shah : Secara konstruktif dan objektif. Jika saya mendapatkan umpan balik negatif, saya ingin contoh dan mengapa masalah itu menjadi masalah. Hal ini membuat saya diarahkan bagaimana saya bisa belajar dan berbuat lebih baik di masa depan.

T: Apa pengalaman positif yang Anda alami saat menerima umpan balik?

Mina Adame : Saya menerima umpan balik dari seorang guru yang mengajari saya untuk mencoba melakukan sesuatu yang istimewa untuk membuat pekerjaan menonjol, tidak hanya memecahkan masalah tetapi melampaui dan melampauinya. Saya lebih suka mendapatkan umpan balik langsung atau umpan balik diam-diam — meminta orang menuliskannya di catatan tempel atau di komentar.

T: Apa pengalaman negatif yang Anda alami saat menerima umpan balik?

Mina Adame : Sebagian besar pengalaman negatif yang saya alami adalah karena saya tidak mengatur apa yang saya coba lakukan dan tidak menemukan cara untuk meminta umpan balik tentang hal-hal tertentu. Orang yang memberikan umpan balik tidak tahu apa yang diharapkan. Sangat membantu untuk mempersiapkan umpan balik yang Anda inginkan sebelumnya.

Memberikan Umpan Balik Desain sebagai Pemimpin

Dalam pertanyaan berikutnya, Matt Eng, Bhavika Shah, dan Greg Storey berbicara tentang memberikan umpan balik dari perspektif kepemimpinan.

T: Apa saja praktik umum yang baik untuk memberikan umpan balik kepada desainer ketika pekerjaan mereka tidak sesuai dengan standar?

Matt Eng : Saya memastikan ada pemahaman tentang persyaratan dan masalah, dan mencoba mendorong percakapan ke sudut pandang yang objektif.

Saya mengatur mereka untuk pitch dan meminta mereka untuk berbagi apa yang mereka lakukan dan apa yang mereka coba selesaikan. Dengan cara ini, ini mengacu pada masalah daripada apakah mereka berbakat atau cukup baik.

Bhavika Shah : Saya mulai dengan apa yang mereka lakukan dengan baik, sandwich kritik baik-buruk-baik. Saya duduk bersama mereka dan memastikan mereka tahu di mana harapan saya terletak dan bagaimana mereka harus melanjutkan.

Jika ada sesuatu yang tidak sesuai dengan harapan saya, saya akan mulai dengan mengajukan pertanyaan tentang desain, dari mana asalnya, dan bagaimana mereka memutuskan arah khusus ini. Saya akan bertanya apakah mereka mengeksplorasi alternatif dan apakah saya bisa melihatnya. Jika tidak, saya akan meminta mereka untuk kembali dan mengerjakan lebih banyak iterasi.

Jika mereka benar-benar keluar jalur, saya bekerja dengan mereka. Ini banyak mentorship satu-satu. Saya tidak ingin siapa pun merasa buruk atas pekerjaan yang mereka lakukan. Saya ingin mereka menyadari di mana mereka seharusnya dan bisa berada.

Greg Storey : Saya biasanya mulai dengan apa yang orang lakukan dengan baik. Terlalu mengempis bagi mereka jika Anda memulai dengan segera mengidentifikasi semua hal yang salah. Ada titik kritis ketika umpan balik negatif dapat menghancurkan kepercayaan diri mereka. Jika itu benar-benar pekerjaan yang buruk, saya meminta mereka untuk berhenti dan berdiskusi dengan cara yang berbeda. Ada saat-saat di mana Anda mungkin hanya perlu mengatakan, "Berhenti, kita perlu mengatur ulang."

Rasa percaya atau koneksi perlu dibangun yang memungkinkan Anda, penyedia umpan balik, untuk menunjukkan kepada desainer, "Saya percaya bahwa Anda bisa menyelesaikan ini tetapi perlu ada beberapa perubahan."

Saya dengan cepat mencoba menilai berapa banyak hal yang perlu diubah. Jika angka itu tinggi, saya mencari tema daripada memilih setiap hal kecil, piksel ke piksel. Identifikasi masalah besar. Secara umum, saya mencoba untuk tidak masuk ke "Ini 48 hal yang saya lihat salah."

Saya mencoba memberikan jenis umpan balik yang memungkinkan desainer untuk melihat dari sudut pandang saya. Jika saya bisa membuat mereka melihat apa yang saya lihat, maka saya tahu itu akan diurus. Itu biasanya berarti mereka harus menjauh dari pekerjaan dan istirahat.

Saya ingin mendukung desainer. Saya tidak ingin mendikte perubahan saya karena kemudian desainer berubah menjadi robot. Jika itu terjadi, saya akan menganggap diri saya gagal sebagai seorang pemimpin.

T: Bagaimana Anda menyeimbangkan kritik yang membangun dan mendorong desainer untuk memberikan solusi yang baik sambil menjaga hubungan yang positif?

Bhavika Shah : Saya mencoba untuk tidak menjadi diktator. Saya memberi tahu mereka bahwa itu datang dari tempat objektivitas, dan saya memberikan umpan balik tentang pekerjaan itu, bukan tentang mereka sebagai pribadi. Saya berusaha mengklarifikasi bahwa jika saya terlalu pribadi, mereka harus memberi tahu saya.

Saya memiliki hubungan yang relatif terbuka dengan desainer saya. Saya memberitahu mereka dari awal untuk tidak mengambil desain mereka ke hati karena di beberapa titik, semuanya bisa berubah. Sangat membantu untuk menyadari emosi mereka dan jumlah pekerjaan yang telah mereka lakukan untuk sebuah desain. Jika pertemuan menjadi tegang, ini tentang mengetahui bagaimana meredakan situasi. Saya akan membuat lelucon atau menghentikan diskusi dan memberi tahu mereka bahwa kami akan kembali lagi nanti. Saya suka mengatur sesi satu lawan satu untuk berbicara dengan mereka secara lebih pribadi.

Greg Storey : Tergantung pada situasi dan hubungan Anda saat ini, saya tidak pernah datang hanya untuk meneriaki seseorang. Saya pernah mengikuti ulasan tersebut.

Setelah Anda membangun hubungan yang kompetitif dan kontroversial, seperti saya, pemasok umpan balik, kepada Anda, penerima umpan balik, atau saya versus Anda, maka semuanya berakhir. Pada saat itu, Anda cenderung mendikte detail, dan itu bukan umpan balik.

Menetapkan beberapa aturan dasar membantu. Sama seperti yang Anda lakukan saat membuat desain, Anda harus memasukkannya ke dalam kotak waktu. Luangkan waktu lima menit untuk menyapa dan melapor masuk. Bangun empati dua arah.

Umpan balik adalah tentang pekerjaan, bukan tentang desainer. Sebagai desainer, kami adalah kepingan salju kecil yang sensitif, jadi sensitivitas selalu menjadi masalah. Sangat penting untuk mengingatkan semua orang, ini bukan tentang keahlian desainer. Ini tentang pekerjaan di depan kita.

Ingatkan semua orang apa tujuannya, apa masalahnya, apa yang coba kita lakukan dengan pekerjaan ini. Maka semua umpan balik harus dipusatkan pada "Apakah pekerjaan mencapai tujuan?"

Juga, jika seseorang tidak tahu bagaimana berbicara tentang desain, cobalah untuk membingkai beberapa rincian tentang apa yang orang dapat berikan umpan balik.

T: Bayangkan Anda berada di tenggat waktu yang ketat dan desainer tidak mendapatkan solusi yang Anda butuhkan. Apa pekerjaanmu?

Matt Eng : Jika kita berada dalam krisis, saya mencoba mengawali umpan balik saya dengan memberi tahu mereka kendala dan memberi mereka tiga hal untuk menjadi fokus. Saya tidak pernah mengatakan "kamu" atau "apa yang kamu lakukan", saya mengatakan "kami", karena saya harus membantu orang ini.

Greg Storey : Ada kalanya desain lelah. Jika mereka tidak mengerti, kita perlu mencapai tujuan dengan satu atau lain cara. Sebisa mungkin, saya mencoba membuat desainer memahami apa yang perlu mereka lakukan untuk meningkatkan. Terkadang saya akan bertanya apakah saya bisa mengobrol dengan mereka, bukan hanya seperti "Pindah!" Saya duduk di meja mereka tetapi dengan cara yang menyiratkan, "Mengapa Anda tidak memberi saya waktu untuk bermain dengan beberapa hal sehingga Anda dapat melihat apa yang saya pikirkan."

Saya menggunakan kata riff itu karena saya pernah meminta desainer mengambil keterlibatan langsung saya yang berarti saya tidak berpikir mereka benar-benar dapat melakukannya. Ini lebih merupakan cara bekerja sama. Jika masih tidak berhasil, kami mencari cara lain untuk melakukannya. Terkadang itu berarti begadang semalaman dan menyelesaikan pekerjaan.

T: Apa yang Anda lakukan ketika seseorang ingin berdebat dan tidak menerima umpan balik?

Matt Eng : Itu lebih sering terjadi ketika saya masih baru di dunia desain. Untuk waktu yang lama, saya terus bertanya pada diri sendiri, “Mengapa mereka berdebat?” Sekarang saya pikir itu adalah sesuatu, bukan dalam kata-kata mereka tetapi lebih dalam, tentang mengapa mereka perlu mengatakan hal-hal tertentu. Biasanya sindrom penipu atau rasa tidak aman mereka—jadi itulah masalah sebenarnya.

Tidak berkelanjutan bagi tim untuk terus-menerus berinteraksi di mana mereka tidak ingin menerima umpan balik.

Saya mencoba untuk mengatakannya secara objektif dan berkata, "Inilah yang perlu kita selesaikan, tunjukkan bagaimana Anda menyelesaikannya." Dan kemudian saya mencoba menjelaskannya dengan pengertian lain, “Anda telah memecahkannya; bisakah kita membuatnya lebih efektif?” Saya menghindari kata-kata subjektif seperti “lebih baik.”

Jika itu tidak berhasil, jadwalkan waktu berduaan dengan orang yang bersangkutan dan cari tahu apa yang terjadi dalam hubungan tersebut.

Bhavika Shah : Saya bertanya apa alasan mereka dan mengapa mereka merasa begitu kuat tentang hal itu. Anda tidak pernah tahu apa yang ada di kepala seseorang. Masalahnya bisa bersifat pribadi atau emosional. Jika bersifat pribadi, saya menghentikan sesi dan membaginya satu per satu dalam sesi non-kritik.

Jika kita terjebak dalam sesuatu yang tidak dapat kita sepakati, ada baiknya kita mundur selangkah dan memikirkan pentingnya keputusan tersebut. Jika itu penting, maka kami mencari rencana untuk mendapatkan pendapat lain atau melakukan lebih banyak pengujian pengguna. Sangat penting untuk menghentikan pertengkaran sebelum menjadi pribadi.

Greg Storey : Saya akan menunjukkan kembali apa yang kita coba lakukan hari ini. Ada tujuan keseluruhan proyek, tetapi kemudian ada juga apa yang Anda coba selesaikan dalam tinjauan.

Jika seseorang argumentatif, saya bertanya kepada mereka bagaimana argumen mereka sesuai dengan tujuan hari itu. Jika masih ada miskomunikasi, saya akan menghentikan pertemuan dan berbicara satu-satu dengan mereka untuk mencari tahu apa yang sedang terjadi. Kemarahan bisa salah arah. Frustrasi menjadi salah arah.

Saya pernah berada dalam situasi di mana orang tidak tahu atau merasa tidak nyaman memberikan perspektif mereka tentang pekerjaan desain karena mereka bukan desainer. Itu sangat tidak nyaman; mereka tidak merasa memiliki kata-kata, kosa kata, atau latar belakang. Terkadang frustrasi datang karena tidak bisa berdialog dan berpartisipasi aktif dalam diskusi pada tingkat di mana mereka merasa nyaman atau pintar.

T: Bagaimana Anda membantu seseorang tanpa latar belakang desain merasa nyaman berbicara tentang desain?

Greg Storey : Sebagai permulaan, saya menjalin semacam hubungan dengan mereka, lebih dari sekedar hubungan lima menit. Harus ada sesuatu yang membuat semua orang di ruangan merasa nyaman untuk membicarakannya.

Alih-alih hanya berbicara tentang desain, mintalah orang untuk berdiri dan menulis di papan tulis atau memberikan umpan balik dengan alat kolaborasi jarak jauh. Beri mereka cara yang berbeda untuk memberikan umpan balik.

Saya memiliki klien yang belajar bahasa Inggris sebagai bahasa kedua di sekolah menengah dan sangat cerdas. Dia bisa berbicara panjang lebar tentang salah satu dari jutaan produk atau mobil atau peralatannya, tetapi dia membeku ketika memberikan umpan balik desain karena dia tidak berbicara bahasa desain.

Setelah serangkaian pertemuan yang gagal, kami akhirnya mengetahui bahwa dia tidak merasa nyaman. Kami mencetak semua pekerjaan; kami berbicara tentang niat kami dan meminta perhatian pada detail. Kami memberi tahu dia, “Berikut adalah hal-hal dalam pekerjaan kami yang tidak kami yakini.” Melakukan hal ini mengekspos beberapa kerentanan kita sendiri sehingga dia tidak merasa bahwa dia adalah satu-satunya yang merasa tidak nyaman pada saat itu.

T: Adakah pemikiran lain tentang memberi atau menerima umpan balik?

Greg Storey : Menerima umpan balik selalu rumit. Saya telah melakukan ini selama 25 tahun, dan bahkan sekarang, itu sulit. Tidak peduli berapa lama Anda berkecimpung dalam bisnis ini, orang suka menanggapi hal-hal visual. Bahkan jika Anda memiliki pengalaman puluhan tahun, Anda tidak dapat mengambilnya secara pribadi. Umpan balik adalah tentang pekerjaan, bukan tentang kemampuan Anda untuk melakukan pekerjaan itu. Ambillah apa adanya. Ini adalah orang-orang yang menanggapi pekerjaan Anda, bukan orang yang menanggapi Anda sebagai manusia atau sebagai seorang desainer. Terkadang sulit untuk membedakannya.

Kesimpulan

Sesi umpan balik desain adalah latihan yang sangat diperlukan yang, jika digunakan secara efektif, dapat membantu tim meningkatkan produk mereka. Namun, melakukan kritik desain yang produktif dapat menjadi tantangan—tidak semua orang dapat memahami poin-poin penting dari proses desain atau mematuhi protokol umpan balik.

Tanpa perencanaan yang memadai, tinjauan desain mungkin menyimpang dari topik, membuat peserta frustrasi, dan menciptakan perasaan bahwa itu tidak memajukan proses desain.

Di sisi lain, kritik desain yang dibangun dengan baik mendorong kolaborasi tim dan memberikan lingkungan yang positif untuk meningkatkan ide desain. Selama sesi ini, umpan balik membantu desainer mempertimbangkan ide yang berbeda, sering kali mengarah pada pilihan inovatif yang lebih efektif dalam proses desain mereka .

• • •

Bacaan lebih lanjut di Blog Desain Toptal:

• Tip untuk Kritik Desain Produktif
• Mempresentasikan Karya Desain: Cara yang Benar
• Tetap Keren: Bagaimana Mengambil Umpan Balik Desain Secara Strategis
• Desain Presentasi dan Seni Visual Storytelling
• Desain Kolaboratif – Panduan untuk Desain Produk Perusahaan yang Sukses