Cigni neri e il cambio di paradigma del lavoro a distanza – Lezioni COVID-19, parte 2

Leggi la parte 1 di questa serie qui.

Il COVID-19 ha catalizzato un massiccio spostamento verso il lavoro e la vita a distanza. La rapidità di questo cambiamento comporta rischi unici, poiché limita notevolmente la capacità di effettuare una transizione ordinata e abbracciare il lavoro a distanza alle sue condizioni. Il lavoro a distanza non significa fare le cose alla vecchia maniera, ma da casa. In primo luogo, richiede le proprie migliori pratiche, strumenti e modi fondamentali per concepire il termine "lavoro". Qui, faccio un passo indietro per considerare profondamente questo cambiamento e adattare le mentalità e le pratiche che sbloccano il potenziale trasformativo del lavoro a distanza.

Dal lavoro a distanza al lavoro senza vincoli

Piuttosto che dire "lavoro a distanza", un termine più utile potrebbe essere "lavoro non vincolato", poiché l'obiettivo finale è realizzare il pieno e illimitato potenziale di un individuo o di un'organizzazione, con il lavoro a distanza come mezzo per raggiungere tale scopo.

• Il tempo limita la collaborazione, poiché i fusi orari determinano con chi possiamo lavorare e il tradizionale programma dalle 9 alle 17 si scontra con il lavoro personale e i ritmi del sonno di molte persone.
• La posizione vincola l'offerta e la domanda di talenti alle comunità locali, contribuendo al raggruppamento geografico delle opportunità nei settori guidati dalla tecnologia e alla capacità delle aziende di ricoprire i loro ruoli aperti.
• Le discipline limitano la nostra capacità di innovare bloccando le aziende e gli individui nel loro specifico campo di competenza, nonostante molte innovazioni avvengano attraverso la collaborazione interdisciplinare.

Questi vincoli insieme rendono il lavoro molto più basato sui processi che sui risultati. I manager devono troppo spesso concentrarsi sulla raccolta di talenti in un luogo e in un momento specifico piuttosto che creare processi che sblocchino i risultati più alti possibili. L'obiettivo finale non è il semplice atto di lavorare in remoto e pochi team sono o saranno l'uno o l'altro estremo. In sostanza, le squadre con le migliori prestazioni avranno un'attenta miscelazione delle tre dimensioni di tempo, luogo e discipline per trovare il loro equilibrio ideale e ottenere i risultati più alti e senza vincoli.

Questo punto rischia di scomparire durante i turni forzati provocati dal COVID-19, attraverso i quali squadre e individui devono fare tutto bruscamente a distanza senza i mezzi per sperimentare il loro equilibrio ideale. Potrebbero quindi desiderare il flusso di lavoro tradizionale che esisteva prima di questa crisi, senza rendersi conto di questa opportunità per affrontare ed eventualmente liberarsi dai vincoli precedenti.

Il primo evento del cigno nero: dalle osservazioni alle crisi

La storia dell'origine del termine "cigno nero" inizia non con un evento di crisi ma da un'osservazione: si presumeva che tutti i cigni fossero bianchi fino a quando non ne fu scoperto uno nero. Quella singolare osservazione ha cambiato il modo in cui fondamentalmente definivamo l'animale. Una sola osservazione può falsificare un'idea a lungo tenuta come vangelo, mettendo in rilievo la fragilità della nostra comprensione di molte cose. Sfidare le nostre teorie cercando controesempi è molto più favorevole a sopravvivere e prosperare nel contesto di un cambiamento estremo rispetto alla nostra abitudine più istintiva di cercare dati che le supportino, poiché ci rende molto più adattabili.

Questa filosofia si riferisce alle crisi, situazioni che riteniamo imprevedibili (cioè, precedentemente non osservabili) e che capovolgono le nostre precedenti comprensioni. Come discusso nella Parte 1, tuttavia, mentre non possiamo mai prevedere il catalizzatore finale per un evento estremo, possiamo identificare pratiche e contesti che ci pongono a un rischio maggiore che tali cose accadano.

Nel caso del lavoro a distanza, un singolo controesempio (o anche più) non riscriverà la nostra definizione di concetti complessi come “lavoro”. Queste osservazioni si accumulano nel tempo, cambiando il punto di vista di alcune persone ma non quello di altri, fino a quando un catalizzatore non si scatena, e poi il mondo non è più lo stesso.

Questi cambiamenti di paradigma sono più sottili di una "idea giusta" che sostituisce un'"idea sbagliata". Quando i colleghi di Einstein hanno criticato la sua teoria della relatività affermando che lo spazio e il tempo erano lineari, erano tecnicamente corretti, ma solo nel contesto dei paradigmi precedenti. Lo spazio e il tempo sono concezioni umane, quindi possiamo dire che forma assumono. Einstein non stava dicendo che Newton fosse "sbagliato". Stava invece proponendo che definizioni alternative per spazio e tempo potrebbero permetterci scoperte ancora più significative di quelle consentite dal quadro precedente.

Stiamo ora assistendo all'inizio di un cambio di paradigma per il lavoro, incentrato (per inciso) sui concetti di spazio e tempo dato quanto riguarda quando e dove lavoriamo.

La pandemia di COVID-19, un evento da cigno nero a sé stante, potrebbe rivelarsi il catalizzatore finale che spinge questa rivoluzione remota nel consenso mainstream su ciò che definisce veramente il lavoro.

Sfide del paradigma del lavoro tradizionale

Il lavoro tradizionale è ancora basato su un paradigma della rivoluzione industriale (con dispiacere di molti): compiti ripetuti e ultra specializzati con parti intercambiabili. Il paradigma del lavoro industriale richiedeva che tutti in fabbrica lavorassero insieme, in stretta sincronizzazione, con il lavoro del manager principalmente relegato all'ottimizzazione dei processi, assicurando che tutti lavorassero in tandem per un risultato prevedibile. La settimana di 40 ore è il risultato di anni di dibattiti, scioperi e negoziati durante la rivoluzione industriale. Henry Ford alla fine lo instillò nella sua stessa azienda e il Congresso lo stabilì come standard nazionale nel 1940. Tutto ciò avvenne mentre il contributo principale per la maggior parte delle persone al lavoro erano i loro corpi , non le loro menti .

Le pratiche di gestione durante il 20° secolo erano essenzialmente sofisticate iterazioni dello stesso paradigma di lavoro. Tuttavia, nuove idee e anomalie sotto la superficie hanno indicato un nuovo approccio che potrebbe rappresentare un'opportunità di trasformazione alla pari della prima rivoluzione industriale.

Molte critiche al lavoro a distanza descrivono il tradizionale lavoro d'ufficio svolto da casa. Se il tuo paradigma è il lavoro d'ufficio tradizionale e hai progettato la cultura e i processi della tua organizzazione interamente attorno ad esso, ovviamente, il lavoro remoto improvviso su larga scala si rivelerà impegnativo. Quello che dobbiamo capire è che questo nuovo paradigma elimina i nostri precedenti vincoli sul lavoro per consentire il lavoro basato sui risultati piuttosto che sul processo se siamo disposti a modificare i vecchi presupposti e le abitudini.

1. Rompere il vincolo del tempo: output reale e ritmo creativo

Le conseguenze del paradigma del lavoro della rivoluzione industriale sono gravi. Gli studi hanno dimostrato che la maggior parte delle persone non è soddisfatta del proprio lavoro, che in media ottengono meno di tre ore di lavoro reale nel corso di una giornata lavorativa standard e che occorrono 23 minuti per tornare alla vera concentrazione dopo essere stati interrotti . In sostanza, non dubito che questo aumenti in modo esponenziale per compiti più complessi ed essenziali. Le distrazioni possono, ovviamente, verificarsi anche a casa, ma hai molto più potere per controllarle in un ambiente remoto.

Il dottor Matthew Walker spiega i nostri cicli del sonno altamente diversificati in Why We Sleep: "Sebbene ogni essere umano mostri uno schema inflessibile di ventiquattro ore, i rispettivi punti di picco e di depressione sono sorprendentemente diversi da un individuo all'altro". Sostiene che la rivoluzione industriale ha ispirato un "campo di gioco non equo della pianificazione del lavoro della società, che è fortemente sbilanciato verso i primi tempi di inizio". Questo programma non solo priva molte persone delle loro ore più produttive, ma interrompe anche il loro funzionamento mentale durante l'intera giornata, con gravi conseguenze sulla produttività e sulla salute:

"[J]ob performance dei gufi (persone con ritmi di sonno tardivi, tardi per alzarsi) nel complesso sono molto meno ottimali al mattino e viene ulteriormente impedito loro di esprimere il loro vero potenziale di prestazioni nel tardo pomeriggio e in prima serata poiché l'orario di lavoro standard termina prima del suo arrivo. I [gufi] sono più cronicamente privati ​​del sonno, dovendo svegliarsi con le allodole (persone con ritmi del sonno presto per andare a letto, per alzarsi presto), ma non essere in grado di addormentarsi fino a molto più tardi la sera [portando] malattie maggiori la salute causata dalla mancanza di sonno colpisce quindi i gufi, inclusi tassi più elevati di depressione, ansia, diabete, cancro, infarto e ictus. . . . Abbiamo bisogno di orari di lavoro più flessibili che si adattino meglio a tutti i cronotipi, e non solo a uno ai suoi estremi".

Per estensione, questo punisce anche coloro che contano su queste persone: i loro clienti, membri del team e persone care.

Il tradizionale paradigma da 9 a 5 è quindi molto peggio di un semplice "vincolo" e qualsiasi squadra che desideri i migliori risultati (e la salute) dei propri membri deve superarlo. Ottenere chiarezza su quando si forniscono veramente i migliori risultati è ottimale. Per me, queste sono le prime tre ore del mattino, in cui la mia mente è più fresca e molto probabilmente in grado di superare la sfida più dura che sto affrontando. Dedico la parte centrale morbida della giornata a un lavoro più lineare e guidato dalle attività: dal tardo pomeriggio fino alla prima serata si ottiene l'altro lato della curva a U, in cui mi ritrovo in grado di fare di nuovo veri progressi su compiti importanti. All'interno di questa struttura, divido il tempo in una serie di sprint di circa un'ora di messa a fuoco profonda, seguiti da un breve riposo. Questo approccio basato sullo sprint è altamente ottimale per fornire le nostre migliori prestazioni, ma può essere piuttosto difficile da realizzare in un ufficio tradizionale o in uno spazio di coworking.

Il ritmo di ognuno sarà diverso: alcune delle persone più brillanti che ho incontrato sono al limite della notte. Ciò che conta è trovare il tuo ritmo, la disciplina per adattarti e la sicurezza per difenderlo.

Ciò che vale per le persone vale per le squadre. Prendere in considerazione il ritmo unico di ogni persona durante la pianificazione di riunioni e attività potrebbe non essere matematicamente possibile e non ho mai rifiutato una richiesta per una riunione o un'attività sulla base del mio flusso ideale. Invece, cerco di essere il più trasparente possibile con i clienti e i membri del team su come funzioni al meglio in modo da poter massimizzare il valore che posso portare loro. Saranno ancora spesso necessari momenti sincronizzati di comunicazione, come un breve stand up quotidiano (la chiave, come per ogni cosa, è l'equilibrio). L'onere che questo pone sui membri del team sarà notevolmente ridotto rimuovendo il vincolo di dove lavorano.

2. Rompere il vincolo dello spazio: la falsa dicotomia di stare seduti nello stesso ufficio e connettersi veramente

Nel secolo scorso abbiamo assistito a varie iterazioni di spazi di lavoro, dai piani di fabbrica aperti agli uffici, ai cubicoli e alle varianti più moderne degli spazi di coworking. Il vincolo forzato di essere sul posto svantaggia alcune persone allo stesso modo delle giornate lavorative mattutine, dai genitori che lavorano agli introversi, che richiedono maggiore privacy per sentirsi a proprio agio e produttivi. La chiave, quindi, è trovare il giusto equilibrio a livello di squadra e determinare cosa massimizza le prestazioni e la salute a livello individuale.

Lavorare lontano da un ufficio tradizionale richiede adeguamenti, anche per chi ci lavora meglio. Ho ritenuto fondamentale consacrare un luogo particolare - un ufficio a casa, se possibile, ma una qualche forma di area designata in caso contrario - per il lavoro e nient'altro . Se hai bisogno di controllare le notizie, i social media, rispondere a una rapida e-mail o SMS personale, esci dallo spazio. Programma te stesso che quello spazio esiste per la produttività.

Ciò che a prima vista potrebbe sembrare ironico (attraverso la lente del lavoro tradizionale) è che questi approcci per quando e dove lavori ti consentono di separare il lavoro dal resto della tua vita meglio della tradizionale vita d'ufficio. Una volta che padroneggi questi elementi di autodisciplina, sarai più efficacemente in una zona o nell'altra in un dato momento, piuttosto che nel mezzo che purtroppo definisce gran parte della vita d'ufficio. Lo spazio e il tempo devono essere intesi in relazione alla produttività, piuttosto che a nozioni rigide radicate nei paradigmi di lavoro delle fabbriche.

Niente di tutto questo vuol dire che la collaborazione di persona si fermerà o dovrebbe cessare. Al contrario, questo nuovo paradigma di lavoro lo libera nei momenti in cui serve meglio a uno scopo reale e in cui tutti i partecipanti sono più coinvolti. Amo le sessioni di brainstorming di persona, nella stessa misura in cui odio le riunioni non necessarie che interrompono il flusso della vera creatività e seguono il principio naturale del gas (espandersi per riempire lo spazio assegnato).

Gli uffici, o una loro variante, saranno sempre presenti, ma continueranno a sfruttare le tecnologie per una collaborazione virtuale più fluida con coloro che non sono fisicamente presenti. Dall'altra parte, le piattaforme di collaborazione diventano ogni giorno più potenti e alcune adottano persino l'esperienza utente degli ambienti di ufficio virtuali (e non hanno nemmeno iniziato a utilizzare la realtà virtuale e aumentata). La definizione standard di una squadra continuerà semplicemente a offuscare le distinzioni, le differenze tra loro diventano sempre più invisibili. Coloro che capiranno e agiranno così presto raccoglieranno i frutti commisurati a coloro che per primi hanno realizzato i mezzi più efficaci per sfruttare Internet per i propri modelli di business.

3. Rompere il vincolo delle discipline: il potere della collaborazione interdisciplinare

Mentre i due vincoli precedenti sono di natura fisica, quello finale è meno visibile ma altrettanto restrittivo sui risultati: la nostra tendenza a concentrarci solo sulle nostre aree di competenza e sui modi di lavorare quando consideriamo le soluzioni ai problemi. Questo vincolo spesso si chiude ulteriormente man mano che diventiamo più esperti, in parte a causa dell'iperfocalizzazione di molti programmi educativi e della nostra naturale tendenza a creare e attenerci a una visione specifica del mondo. Molte innovazioni, tuttavia, derivano dall'intersezione di diverse discipline. La nanotecnologia, ad esempio, implica l'intersezione di fisica, biologia, chimica organica e altre discipline. Il campo sta producendo innovazioni rivoluzionarie in settori chiave come la salute e le energie alternative.

Questo vincolo culmina dai due precedenti. Se rompiamo i limiti del tempo pieno e in loco, siamo più in grado di coinvolgere membri del team al di fuori della nostra disciplina diretta. Un'azienda di fisici può non avere le risorse o la necessità di un biologo a tempo pieno, e avere il biologo seduto al loro fianco tutto il giorno può rischiare di trasferire le loro ipotesi. Avere biologi disponibili nei momenti critici per aiutare a immaginare nuove soluzioni, tuttavia, può aprire percorsi completamente nuovi per l'innovazione.

Lavorare più da vicino in un modo diverso

Gli eventi del cigno nero non sono eventi esterni improvvisi, ma il culmine di forze che si sono accumulate per anni e aspettano che il loro catalizzatore si dispieghi. Nel caso del COVID-19, il risultato potrebbe essere il numero crescente di professionisti e aziende che si rendono conto che abbandonare finalmente il paradigma del lavoro della rivoluzione industriale apre vaste nuove frontiere di possibilità, ma solo se ci avviciniamo ai nuovi modi di lavorare alle loro condizioni. Il mondo diventa molto più connesso quando rompiamo i vecchi vincoli di spazio, tempo e le nostre discipline specifiche. Ci liberiamo dal vincolo generale di lavorare in base ai processi per concentrarci invece sui modi migliori per creare risultati. Ciò che perdiamo nel non sederci uno accanto all'altro tutto il giorno, lo guadagniamo in nuovi potenti modi di collaborare e la rottura di questi vincoli riduce la capacità di crisi come il COVID-19 di limitare la nostra continua capacità di lavorare.

Ogni persona che reinventa la propria carriera e ogni azienda che trasforma i propri vantaggi competitivi con questi principi aggiunge un altro punto dati contro il vecchio paradigma del lavoro della rivoluzione industriale. Presto ci renderemo conto che possiamo conservare e costruire sul meglio di ciò che offre quel sistema senza limitarci a ciò che era possibile quando è stato inventato per la prima volta.