Convaincre votre équipe d'aller à distance : FAQ

Vous avez lu l'actualité et fait vos devoirs : les organisations qui emploient des travailleurs à distance obtiennent de meilleurs résultats pour trouver et retenir des talents de haut calibre, tout en se positionnant pour tirer parti d'une tendance mondiale ayant un impact croissant sur la main-d'œuvre.

Mais lorsque vous présentez l'idée d'embaucher des employés ou des consultants à distance à votre équipe de direction, vous vous heurtez à un mur de questions : pourquoi devrions-nous prendre ce risque ? Le talent à distance ne dilue-t-il pas la culture d'équipe ? Comment le télétravail fera-t-il de nous une entreprise plus compétitive ?

Cet article est une ressource pour les équipes ou les cadres qui souhaitent embaucher des coéquipiers à distance mais qui font face à des frictions internes ou managériales. Vous trouverez ci-dessous une liste de questions fréquemment posées et nos réponses suggérées - des points de discussion et des observations, fondés sur des données concrètes et notre propre expérience, que vous pouvez utiliser pour transmettre la valeur du travail avec des équipes distantes.

Q : "Pourquoi devrais-je me soucier des équipes distantes ? Pourquoi est-ce urgent et mérite-t-il mon attention ? »

Il y a deux raisons pour lesquelles vous devriez vous en soucier : votre organisation peut bénéficier d'une aide à distance et les tendances mondiales de la main-d'œuvre évoluent, créant de nouvelles opportunités pour embaucher des talents exceptionnels tout en augmentant le risque de ne pas utiliser un modèle à distance.

Nous discuterons en détail des besoins de l'équipe et du projet ci-dessous. Pour l'instant, concentrons-nous sur le deuxième point, en commençant par quelques données :

• Plus de 53 millions d'Américains, soit un tiers de la main-d'œuvre américaine, participent actuellement à un travail non traditionnel au-delà du 9 à 5 typique au bureau (US Department of Labor)
• D'ici 2020, on estime que 50 % des talents travailleront à distance (Global Leadership Summit)
• Les plateformes de talents en ligne devraient contribuer 2,7 billions de dollars, soit 2 %, au PIB mondial d'ici 2025 (McKinsey)

De la révolution industrielle au PC, les évolutions de la technologie et des normes catalysent souvent des changements dans notre main-d'œuvre et dans la manière dont les employeurs et les employés interagissent. Au cours de ces transitions, les entreprises ont la possibilité de s'adapter ou d'échouer en conséquence.

Les méthodes d'embauche traditionnelles excluront de plus en plus les meilleurs talents et empêcheront les équipes d'accéder aux meilleurs travailleurs. Pour survivre et prospérer, les organisations devront inclure des talents distants ou risquer de compromettre leurs équipes par des restrictions géographiques inutiles.

Un exemple de tendance récente est une diminution systémique de l'ancienneté des employés et une augmentation du roulement du personnel. Il est maintenant bien admis que les travailleurs typiques ne passent plus leur carrière à gravir les échelons dans une seule entreprise, affichant plutôt une ancienneté médiane de seulement 4,2 ans. Quelques générations plus tôt, les individus qui sautaient d'une entreprise à l'autre auraient eu du mal à progresser dans leur carrière. Mais nous percevons désormais l'ancienneté et l'expérience différemment, car les attentes des employeurs ont changé pour suivre le rythme des meilleurs talents.

Notre prochaine évolution est la normalisation du travail à distance, catalysée par les progrès des technologies de communication et des pratiques de gestion. Les méthodes d'embauche traditionnelles excluront de plus en plus les meilleurs talents et empêcheront les équipes d'accéder aux meilleurs travailleurs. Pour survivre et prospérer, les organisations devront inclure des talents distants ou risquer de compromettre leurs équipes par des restrictions géographiques inutiles.

Q : « Pourquoi ne pouvons-nous pas nous concentrer sur les talents locaux ? »

Eh bien, votre vivier de talents local fournit-il des résultats exceptionnels de manière cohérente et efficace ? En d'autres termes, quelle est la probabilité que la personne la mieux adaptée à votre projet habite à proximité ?

Une bonne réponse à cette question consiste à examiner les données historiques. Si votre équipe est toujours en mesure de répondre rapidement aux besoins d'embauche et affiche des taux de rétention élevés, il n'y a peut-être pas grand-chose à changer.

Si, toutefois, votre équipe pourvoit des postes en semaines ou en mois au lieu de jours, si votre coût de la vie local fait grimper les salaires (c'est-à-dire San Francisco), si les initiatives critiques pour l'entreprise traînent en longueur, si la capacité de votre équipe est sensiblement limitée... en d'autres termes, si vous compromettez la qualité de classe mondiale pour les mégots dans les sièges, vous devriez alors envisager de faire évoluer vos processus d'embauche.

La décision d'évaluer les équipes à distance converge finalement vers une question plus vaste que « où pouvons-nous combler les lacunes de notre marché local ? » C'est une question de « comment pouvons-nous structurer notre entreprise pour incarner l'agilité et la capacité nécessaires pour prospérer dans notre paysage concurrentiel et exécuter des initiatives importantes ? »

Lorsque la géographie n'est pas une contrainte, les organisations peuvent puiser dans des ressources autrement indisponibles. Comment votre compétitivité pourrait-elle augmenter si vous choisissiez parmi les meilleurs au niveau mondial ?

Q : « Comment devons-nous utiliser des consultants à distance ? »

Une organisation distante mature peut utiliser des talents distants pour répondre à une grande variété de besoins commerciaux. Les organisations qui en sont aux premiers stades de l'intégration des travailleurs à distance peuvent gérer la transition et établir une preuve de concept en affectant des consultants à distance aux bons projets :

• Choisissez un rôle ou un projet où la pile technologique ou les compétences requises sont difficiles à trouver localement.
• Choisissez un besoin à court terme avec des livrables définis et une feuille de route simple.
• Concentrez-vous sur les nouveaux ensembles de compétences de votre équipe. Par exemple, si vous n'avez pas de mal à trouver des développeurs Ruby locaux, alors proposer des experts Ruby distants peut être une bataille difficile, par rapport au cas de la recherche d'ingénieurs Machine Learning distants si votre équipe n'est pas optimisée pour les trouver.
• Tenez compte des besoins spécialisés, c'est-à-dire des cas où l'embauche d'un employé à long terme n'est souvent pas la bonne solution. Par exemple, si votre équipe manque d'un expert en apprentissage automatique ou d'un concepteur d'interface utilisateur senior avec une expérience dans l'industrie, mais qu'un projet à venir nécessite ces compétences, il peut être judicieux d'apporter une aide à court terme avec la bonne boîte à outils pour la tâche.

Q : "Quelles mesures démontrent le retour sur investissement des consultants distants par rapport aux talents locaux ?"

Nos recherches démontrent que le coût réel de l'embauche d'employés peut largement dépasser le coût de travailler avec des talents indépendants équivalents, même s'ils reçoivent un taux horaire plus élevé. Pour les consultants à distance et les employés, il convient également de garder à l'esprit les différences régionales du coût de la vie - considérez les taux de deux développeurs tout aussi talentueux lorsque l'un vit à Londres et l'autre en Argentine, ou même la différence entre quelqu'un au centre-ville de New York. contre la banlieue de l'Ohio.

Au-delà de l'avantage de coût, il y a plusieurs autres avantages à garder à l'esprit :

• Rapidité d'embauche : combien de jours faut-il généralement pour effectuer une embauche traditionnelle par rapport à un consultant à distance ?
• Qualité accrue : à quelle fréquence parvenez-vous à trouver des joueurs de premier plan grâce à des méthodes de recrutement traditionnelles et géographiquement limitées ?
• Perspective extérieure : pour les entreprises ayant des aspirations multinationales, comment le développement de produits peut-il bénéficier d'une diversité de perspectives ?
• Tirer parti des fuseaux horaires : comment pouvez-vous bénéficier d'une couverture 24h/24 lorsque vous apportez des modifications de conception à de nouveaux produits ou offrez une assistance client ?

Dans le meilleur des cas, votre équipe mesurera directement les avantages fiscaux et de productivité des équipes mixtes et non traditionnelles en poursuivant un engagement pilote avec des talents à distance. Nous vous recommandons d'utiliser l'analyse qualitative ci-dessus pour aider votre équipe à acquérir suffisamment de conviction pour donner le feu vert à un projet d'essai, afin que vous puissiez collecter vos propres données et tirer une conclusion convaincante fondée sur des économies tangibles.

Q : « Nous voulons des coéquipiers, pas des ressources. La collaboration et la culture sont vitales.

Nous sommes tout à fait d'accord, et trouver comment maintenir une collaboration étroite et une équipe soudée nécessite une planification minutieuse. En décomposant cela en trois sections, explorons la préparation, les outils de collaboration, la communication et la culture d'équipe mixte.

• Préparation : la façon dont vous encadrez vos coéquipiers distants aura un impact important sur leur intégration finale dans votre équipe. Pour encourager la confiance dans la communication et la collaboration, la direction doit démontrer que les employés ou consultants distants sont une extension agile de leur équipe et de précieux partenaires. Ils peuvent le faire en étant délibérément intégrés, en incluant des talents lors de réunions clés, en partageant des objectifs généraux, en investissant dans la relation et la formation si nécessaire, et en choisissant les mots avec soin (par exemple, « partenaire » ou « équipe » plutôt que « ressource » ou « sous-traitance »).
• Collaboration : les partenaires distants doivent s'intégrer aux outils de gestion de projet et de collaboration que vous utilisez déjà. Bien que la microgestion ne soit appréciée de personne, vous devez savoir ce que font vos talents agiles au quotidien, tout comme vous le feriez avec le personnel interne. Enfin, la sécurité ne doit pas être un obstacle au travail à distance, car vous pouvez configurer les environnements pour fournir l'accès nécessaire tout en protégeant votre vie privée dans une mesure égale ou supérieure à celle des employés sur site, grâce à des outils tels que la connexion VPN à distance ou des ordinateurs portables sécurisés.
• Communication et Culture : Pour fédérer votre équipe mixte, la communication doit être volontairement structurée mais aussi encouragée à évoluer de manière organique. Privilégiez la sur-communication pour favoriser l'alignement au sein de votre équipe, surtout au début. Essayez d'inclure les membres distants de la même manière que vous incluriez les employés internes ; une communication attentionnée évoluera vers un rythme naturel qui fonctionne pour tout le monde.

Nous avons publié des articles détaillés sur les meilleures pratiques en matière de gestion et de culture pour les équipes distantes. Mais la vérité est que la communication, la collaboration et la culture à distance ont fait leurs preuves et ont fait leurs preuves dans des milliers d'entreprises, à travers des milliers d'équipes et d'industries différentes : franchir le pas est une question de volonté , pas de pouvoir .

Q : « Quels sont les inconvénients ? »

Il peut certainement y avoir des inconvénients à travailler avec des équipes distantes ou mixtes. Voici quelques éléments à considérer attentivement si vous envisagez de faire le changement :

• Frais généraux liés aux outils et à la communication : si vous faites appel à des membres d'équipe distants, vous devrez peut-être investir dans des outils supplémentaires pour les tenir au courant (par exemple, une solution de réunion virtuelle de niveau entreprise comme Zoom). Mais vous économiserez également de l'argent sur les frais généraux au bureau, de sorte que l'effet net peut être neutre ou même positif.
• Modification de la gestion de projet : si votre équipe n'est pas actuellement configurée pour prendre en charge et inclure des membres distants, vous devrez ajuster votre cadence de gestion de projet. Le temps, la formation et les outils doivent être pris en compte.
• Conflits de cultures : toutes les cultures internes ne conviennent pas aux équipes distantes. Les cultures qui tendent vers une prise de décision descendante et axée sur les processus peuvent être plus difficiles à adapter au travail à distance.
• Embaucher les bons coéquipiers : cela devrait aller de soi, mais vous devrez bien réfléchir à la personne avec qui vous choisirez de travailler, car votre sélection initiale donnera le ton pour les opportunités futures. Notez que tous les projets ne nécessitent pas une aide haut de gamme. Par exemple, les projets de niveau junior peuvent convenir à une plus grande variété de personnes.

Avez-vous déjà convaincu votre équipe ?

Aussi persuasif que vous soyez, aller à distance n'est jamais une décision facile, pour la simple raison que les équipes sur site ont cent ans d'inertie d'entreprise de leur côté.

Dans cet article, nous vous avons fourni les données et le contexte nécessaires pour fournir des réponses convaincantes aux cadres ou aux chefs d'équipe qui expriment leur inquiétude concernant l'embauche de talents à distance. Notre dernier conseil est de construire le confort étape par étape. En convainquant votre équipe d'aller à distance sur des projets avec une portée étroite - peut-être un projet défini qui nécessite un ensemble de compétences rares et inhabituelles - vous donnerez aux avantages d'aller à distance une chance de parler pour eux-mêmes.

Ressources supplémentaires

Au cas où vous auriez besoin de plus de munitions pour justifier le passage à distance, nous avons répertorié un certain nombre de ressources supplémentaires que vous pouvez examiner et partager avec les parties prenantes de votre organisation, des tactiques spécifiques aux études de cas complètes d'organisations 100 % distantes.

• Bâtir la confiance entre vos employeurs et vos pigistes (Harvard Business Review)
• L'avenir des équipes : gérer la main-d'œuvre mixte (Toptal)
• Étude de cas : comment WordPress prospère avec une main-d'œuvre 100 % distante (Harvard Business Review)
• Talent agile par Jon Younger (HBR Press)