將外包財務團隊引入內部：案例研究

Y Combinator 支持的初創公司 LendEDU 在突破了六位數的低年收入後，做出了將財務和會計職能納入內部的重大決定。 LendEDU 是一個幫助消費者了解和比較金融產品（包括學生貸款、個人貸款和保險產品）的網站，它希望在提高效率的同時支持業務增長。

在此期間，我在公司的角色發生了轉變，我成為了財務和運營總監，這是我們成長中的公司的新角色。 坦率地說，這對我來說也是一個新角色，我們一起決定需要聘請一位獨立顧問來幫助我們啟動和運行。

這是我們公司如何在 Toptal 財務專家 Andrew Fales 的支持下將其財務和會計職能轉移到內部的故事。

形成我們的會計流程的早期鬥爭

2017 年夏天，LendEDU 是一家小型初創公司，在各個領域都經歷了巨大的增長。 隨著收入、現金、客戶和員工的持續增長，很明顯，官方會計流程和簿記很快就變得必要了。

到目前為止，LendEDU 一直專注於增長以及直接推動增長的業務方面。 可以理解的是，公司可支配的有限資源並未用於建立官方應收賬款和應收賬款團隊。 相反，具有相關技能和相關職責的員工將這些添加到他們的職責列表中。

那個夏天快結束的時候，我們公司開始考慮官方會計流程可以提供的好處。 更快的應收賬款周轉率可以增加我們的現金流，權責發生製會計方法可以幫助我們更準確地分析業績，正式的簿記可以讓我們有效地管理我們的財務。

我們現在有足夠的資源來投資我們業務的這方面。 然而，在這個時間點，聘請一名全職會計師似乎不合邏輯，因此我們開始研究可以為我們處理這件事的外包財務團隊。 我們遇到了一家著名的公司，該公司專注於為初創公司進行會計業務。 每小時的費用太高了，但我們認為，“你得到你所支付的”，所以我們繼續前進。

結果證明這是一個值得注意的錯誤。 到 2018 年 8 月，我們已經在外包財務部門上花費了 50,000 多美元，但我們確實有正式的月度財務報表可以顯示。 我們的收入是按產品線劃分的，我們的費用是逐項列出的，格式是專業的。

LendEDU 在外包財務部門的支出增加

只有一個問題——我們不能相信這些數字。 每個月的收尾過程都是一場噩夢。 我們聘請的公司的代表似乎不了解我們如何賺取收入，他們對學習不感興趣。 交換了引用餘額差異、發票錯誤和問題清單的冗長電子郵件，但對賬一直被推遲到接下來的幾個月。 這個過程有缺陷，溝通很糟糕，客戶服務也很糟糕。 最令人沮喪的是，我們對財務數據的信心很低。

開始向內部過渡

經過八個月的時間向這家外部會計師事務所提供資金並努力產生有價值的結果，我們已經受夠了。

我們決定考慮將我們的會計職能引入內部。 這一舉措的好處令人興奮。 通過將會計業務轉移到內部，我們可以更快、更透明、更便宜地製作月度財務報表。 一直存在的問題是，我們仍然無法聘請全職會計師，而且我們也沒有合適的註冊會計師。

至此，我已經了解了我們需要設置的會計流程的基礎知識，並且我可以處理大部分的跑腿工作。 但是，我需要有專業知識的人來諮詢我們的流程，最重要的是，檢查我的工作。 簡而言之，我需要一個知道我不知道的東西的人，以及一個不僅可以識別錯誤而且可以幫助我解決錯誤的人。 我們在 Toptal 找到了這個人。 我們之前曾使用該網站為我們的網站分包軟件開發人員，這是一次很棒的體驗。 這一次，我們需要一個有會計背景的人，最好是一名註冊會計師，他了解我們公司所在的行業。

招聘和入職流程

在 Toptal 上發布職位後，我們收到了許多感興趣的自由職業者的回复，他們的簡歷令人印象深刻。 幾天之內，我們為接下來的一周安排了五次電話採訪。

我們解釋了我們的需求，並詢問每個申請人如何幫助我們避免過去遇到的會計問題。 我們找到了與 Andrew Fales 的匹配項。

Andrew 是一名註冊會計師，他創立了一家備受推崇的稅務會計師事務所，專門為初創公司提供會計和合規的各個方面。 Andrew 在其職業生涯中還為多個行業的眾多公司提供諮詢。 在 30 分鐘的電話採訪中，安德魯為我們制定了一個建立內部會計流程的計劃。 他提到他精通 QuickBooks，並建議他可以親自培訓我如何使用該軟件。

此外，安德魯似乎完全了解我們的業務是如何運作的，以及我們想要完成什麼。 安德魯說，他的目的是“擺脫這份工作”。 他的意思是，他想教育我們自力更生，這正是我們的目標。 他採用這種方法的動機是，我們會在公司成熟時遇到的其他情況諮詢他，這正是我們所做的。

第一個月

在與 Andrew 討論了我們的預算後，我們開始著手工作。 第一個月，我和安德魯每天用 Zoom 聊 2-4 個小時，每週 3 天。 當他帶我瀏覽 QuickBooks 軟件時，我使用屏幕共享，教我快捷方式，並強調對準確記賬至關重要的應計會計原則。 有很多東西要學。 每當我有問題時，安德魯都有答案。 每當出現需要修復的錯誤時，Andrew 都會提供多種解決方案。 在一個月內，我們建立了一個正式的會計流程，旨在避免未來出現差異並高效運作。

第二個月

到第二個月末，我能夠獨立瀏覽 QuickBooks 並執行結賬任務，例如銀行和信用卡賬戶對賬、應計工資、攤銷預付費用、創建調整日記帳分錄和製作正式財務報表。

第三個月

在第三個月末，我們成功製作了準確的 2018 財年應計財務報表。

第四個月

到第四個月，我們將這些報表用作收入預測模型、費用預算和比率分析的歷史輸入。 Andrew 不僅親自訓練我使用 QuickBooks 軟件並在之後指導我，而且他還花時間了解我們特定公司的複雜性。 他創建了詳細的電子表格來計算應計工資、跟踪攤銷和計算遞延/當期納稅負債。 這些定制資源使我能夠在沒有幫助的情況下創建複雜的應計日記帳分錄。

第一年

我們聘請安德魯已經一年多一點了，對我們財務數據的信心從未如此高漲。 在這一點上，我每月通過 Zoom 與 Andrew 交談約 5-10 小時，主要是為了進行月末審查並詢問有關期間發生的一次性會計情況的問題。 Andrew 成功地幫助我們建立了一個比我們的外部合作更高效、更準確、更便宜的內部會計流程。 也許最有價值的是，我們已經與註冊會計師和商業專業人士建立了關係，他通過 Slack、電話、電子郵件和 Zoom 全天候 24/7 向我們提供我們可能需要的任何建議。

第 2 年的未來項目

進入 2020 年，我們將從 2019 年年終收盤開始。 這個過程通常比平均每月收尾更加費力。 在這個階段，必須進行所有必要的調整，並在我們的財務報表中實現高度的準確性，以準備提交我們的納稅申報表。

在 2020 年上半年，我們的待辦事項清單上還包括開始使用 QuickBooks 預算工具。 這將使我們能夠在我們的估計預算和實際預算之間進行詳細的比較分析，最終幫助我們管理我們的開支。 安德魯已經向我提供了一份關於如何為這個項目做準備的說明清單，以便我們可以在新的一年開始工作。