アウトソーシングされた財務チームを社内に持ち込む：ケーススタディ

公開: 2022-03-11

Y Combinatorが支援するスタートアップであるLendEDUは、6桁の低い年間収益に突入した後、財務および会計機能を社内に導入するという大きな決断を下しました。消費者が学生ローン、個人ローン、保険商品などの金融商品について学び、比較するのに役立つWebサイトであるLendEDUは、より効率的になりながらビジネスの成長をサポートすることを目指していました。

この間、私は会社での役割が変わり、成長する会社の新しい役割である財務および業務の責任者になりました。率直に言って、これは私にとっても新しい役割であり、一緒になって、私たちを立ち上げて実行するために独立したコンサルタントを雇う必要があると判断しました。

これは、Toptal FinanceExpertのAndrewFalesの支援を受けて、当社が財務および会計機能を社内でどのように動かしたかについての話です。

会計プロセスの形成における初期の闘争

2017年の夏、LendEDUは、さまざまな分野で驚異的な成長を遂げた小さなスタートアップ企業でした。収益、現金、顧客、および従業員が一貫して増加しているため、公式の会計プロセスと簿記がまもなく必要になることは明らかでした。

この時点まで、LendEDUは成長とそれを直接推進するビジネスの側面に焦点を当てていました。当然のことながら、会社が自由に使える限られたリソースは、公式の買掛金および売掛金チームを構築するために展開されていませんでした。代わりに、関連するスキルと関連する責任を持つ従業員がこれらを職務のリストに追加しました。

その夏の終わりに向けて、当社は公式の会計プロセスが提供できるメリットについて検討し始めました。売掛金の回転率が上がるとキャッシュフローが増加し、発生主義会計手法により業績をより正確に分析でき、正式な簿記により財務を効率的に管理できるようになります。

私たちは今、私たちのビジネスのこの側面に投資するのに十分なリソースを持っています。しかし、現時点では、専任の会計士を雇うのは理にかなっていないようでしたので、これを処理できる外部委託の財務チームの調査を開始しました。スタートアップの会計業務を行うことに焦点を当てた評判の良い会社に出くわしました。時給は法外なものでしたが、「お支払いいただいた金額が手に入る」と考え、前に進みました。

これは注目に値する間違いであることが判明しました。 2018年8月までに、外部委託の財務部門に5万ドル以上を費やしましたが、それを示すための公式の月次財務諸表がありました。私たちの収益は製品ラインごとに分類され、私たちの費用は項目別に分類され、フォーマットは専門的でした。

LendEDUの外部委託財務部門への支出の増加

問題は1つだけでした。つまり、数字を信頼できませんでした。 毎月の締め切りプロセスは悪夢でした。私たちが雇った会社の担当者は、私たちがどのように収入を得たかを理解していないようで、彼らは学ぶことに興味がありませんでした。残高の不一致、請求書の誤り、質問のリストを引用する長いメールが交換されましたが、調整は一貫して次の月に延期されました。プロセスに欠陥があり、コミュニケーションがひどく、カスタマーサービスがひどいものでした。何よりも苛立たしいことに、財務データへの信頼は低かった。

社内への移行を開始

この外部の会計事務所に8か月間資金を注ぎ込み、価値のある結果を生み出すのに苦労した後、私たちは十分になりました。

経理機能を社内に持ち込むことを検討しました。この動きのメリットはエキサイティングでした。会計業務を社内に移すことで、毎月の財務諸表をより迅速に、より透過的に、より安価に作成することができました。根強い問題は、私たちがまだフルタイムの会計士を雇う立場になく、スタッフに便利なCPAがないことでした。

この時点で、私は設定する必要のある会計プロセスの基本を学び、レッグワークの大部分を処理することができました。しかし、私は私たちのプロセスについて相談し、そして最も重要なことに、私の仕事をチェックするための専門知識を持った誰かを必要としていました。要するに、私は自分が知らないことを知っている人と、間違いを特定するだけでなく、それを修正するのを手伝ってくれる人が必要でした。この人をToptalで見つけました。私たちは以前にこのサイトを使用して、Webサイトのソフトウェア開発者を下請けに出していましたが、それは素晴らしい経験でした。今回は、当社が事業を営む業界を理解している経理の経歴を持つ人、できれば公認会計士が必要でした。

採用およびオンボーディングプロセス

Toptalにポジションを投稿した後、興味のあるフリーランサーから印象的な履歴書で多くの回答を受け取りました。数日以内に、次の週に5回の電話インタビューを設定しました。

私たちは私たちのニーズが何であるかを説明し、各申請者が私たちが過去に経験した会計上の問題を回避するのにどのように役立つかを尋ねました。 AndrewFalesとの一致を見つけました。

Andrewは、スタートアップの会計とコンプライアンスのさまざまな側面を専門とする、高く評価されている税務会計事務所を設立した公認会計士です。アンドリューはまた、彼のキャリアを通じてさまざまな業界の多くの企業のコンサルティングを行ってきました。 Andrewは、30分間の電話インタビューで、内部会計プロセスを設定するための計画を立てました。彼はQuickBooksに精通していると述べ、ソフトウェアの操作方法について私を個人的にトレーニングできると提案しました。

さらに、アンドリューは私たちのビジネスがどのように運営され、私たちが何を達成しようとしていたかを完全に理解しているようでした。 アンドリューは、彼の意図は「仕事から抜け出す」ことだと言った。 彼の含意は、彼が私たちに自立するように教育したかったということでした。それはまさに私たちの目標でした。 このアプローチの動機は、会社が成熟するにつれて遭遇した他の状況で彼に相談するという考えでした。これはまさに私たちが行ったことです。

1か月目

アンドリューと予算について話し合った後、私たちはすぐに仕事に取り掛かりました。最初の1か月で、Andrewと私はZoomについて、1日2〜4時間、週3日話し合いました。彼がQuickBooksソフトウェアを案内し、ショートカットを教え、正確な簿記に不可欠な発生主義会計の原則を強調するときに、画面共有を使用しました。学ぶべきことがたくさんありました。私が質問をしたときはいつでも、アンドリューは答えを持っていました。修正が必要な間違いがあったときはいつでも、アンドリューは複数の解決策を提供しました。 1か月で、将来の不一致を回避し、効率的に機能するように設計された正式な会計プロセスを確立しました。

2か月目

2か月目の終わりまでに、QuickBooksを個別にナビゲートし、銀行とクレジットカードの口座照合、給与の発生、前払費用の償却、仕訳帳の調整、公式財務諸表の作成などのクローズアウトタスクを実行できるようになりました。

3か月目

3か月目の終わりに、2018会計年度の正確な発生主義財務諸表を作成することに成功しました。

4か月目

4か月目までに、これらのステートメントを収益予測モデル、経費予算、比率分析の履歴入力として使用していました。 Andrewは、QuickBooksソフトウェアを使用するように私を個人的にトレーニングし、その後私を案内してくれただけでなく、私たちの特定の会社の複雑さを学ぶためにも時間をかけました。彼は詳細なスプレッドシートを作成して、給与の見越額を計算し、償却を追跡し、繰延/現在の納税義務を計算しました。これらのカスタマイズされたリソースにより、支援なしで複雑な見越仕訳を作成できます。

1年目

Andrewを採用してから1年余りが経ち、財務データの信頼性はかつてないほど高まっています。この時点で、私は主に月末のレビューのために、そして期間中に発生した1回限りの会計状況について質問するために、月に約5〜10時間AndrewoverZoomと話します。 Andrewは、外部のコラボレーションよりも効率的、正確、かつ安価な社内会計プロセスの設定を支援してくれました。おそらく最も価値のあるのは、公認会計士やビジネスプロフェッショナルとの関係を築いており、Slack、電話、メール、Zoomを介して、必要なアドバイスを24時間年中無休で利用できるようになっていることです。

2年目以降のプロジェクト

2020年に向けて、2019年末の決算から始めます。このプロセスは通常、平均的な月次決算よりも手間がかかります。この段階では、確定申告の準備として、必要な調整をすべて行い、財務諸表の正確性を高めることが不可欠です。

また、2020年の前半のやることリストには、QuickBooks予算作成ツールの利用を開始することも含まれています。これにより、見積もり予算と実際の予算を詳細に比較分析できるようになり、最終的には経費の管理に役立ちます。 Andrewは、新年に着手できるように、このプロジェクトの準備方法に関する指示のリストをすでに私に緩めています。