Привлечение аутсорсинговой финансовой команды внутри компании: пример из практики

После прорыва к низкому шестизначному годовому доходу LendEDU, стартап, поддерживаемый Y Combinator, принял важное решение передать свои финансовые и бухгалтерские функции собственными силами. LendEDU, веб-сайт, который помогает потребителям узнавать и сравнивать финансовые продукты, включая студенческие кредиты, персональные кредиты и страховые продукты, стремился поддержать рост бизнеса и стать более эффективным.

За это время моя роль в нашей компании изменилась, и я стал директором по финансам и операциям, новой ролью для нашей растущей компании. Откровенно говоря, это была новая роль и для меня, и вместе мы решили, что нам нужно привлечь независимого консультанта, чтобы начать работу.

Это история о том, как наша компания перенесла свои финансовые и бухгалтерские функции внутри компании при поддержке эксперта по финансам Toptal Эндрю Фалеса.

Ранние трудности в формировании наших процессов бухгалтерского учета

Летом 2017 года LendEDU была небольшой стартап-компанией, переживающей бурный рост в различных областях. При постоянном увеличении выручки, денежных средств, клиентов и сотрудников стало очевидно, что вскоре потребуются официальные бухгалтерские процессы и бухгалтерия.

До этого момента LendEDU был сфокусирован на росте и аспектах бизнеса, которые непосредственно его стимулируют. Понятно, что ограниченные ресурсы, которыми располагала компания, не использовались для создания официальных групп по работе с кредиторской и дебиторской задолженностью. Вместо этого сотрудники с соответствующими навыками и соответствующими обязанностями добавили их в свои списки обязанностей.

Ближе к концу того лета наша компания начала рассматривать преимущества, которые может дать официальный процесс бухгалтерского учета. Более быстрый оборот дебиторской задолженности мог бы увеличить наш денежный поток, методы учета по методу начисления могли бы помочь нам более точно анализировать производительность, а формальная бухгалтерия могла бы позволить нам эффективно управлять нашими финансами.

Теперь у нас было достаточно ресурсов, чтобы инвестировать в этот аспект нашего бизнеса. Однако на тот момент казалось нелогичным нанимать бухгалтера на полную ставку, поэтому мы начали искать аутсорсинговые финансовые команды, которые могли бы справиться с этим для нас. Мы наткнулись на солидную фирму, которая занималась бухгалтерскими операциями для стартапов. Почасовая оплата была непомерной, но мы решили, что «вы получаете то, за что платите», поэтому мы двинулись вперед.

Это оказалось заметной ошибкой. К августу 2018 года мы потратили более 50 000 долларов США на наш аутсорсинговый финансовый отдел, но у нас были официальные ежемесячные финансовые отчеты, подтверждающие это. Наши доходы были разбиты по линейкам продуктов, наши расходы были детализированы, а форматирование было профессиональным.

LendEDU увеличил расходы на аутсорсинг финансового отдела

Была только одна проблема — мы не могли доверять цифрам. Процесс закрытия каждый месяц был кошмаром. Представители фирмы, которую мы наняли, казалось, не понимали, как мы получаем доход, и не хотели учиться. Мы обменивались длинными электронными письмами о расхождениях в балансе, ошибках в счетах-фактурах и списках вопросов, но согласование последовательно откладывалось на следующие месяцы. Процесс был ошибочным, общение было ужасным, а обслуживание клиентов было ужасным. Больше всего разочаровывало то, что доверие к нашим финансовым данным было низким.

Начало перехода на внутренний

После восьми месяцев вливания денег в эту внешнюю бухгалтерскую фирму и борьбы за получение ценных результатов с нас было достаточно.

Мы решили рассмотреть вопрос о переносе наших бухгалтерских функций в компанию. Преимущества этого шага были захватывающими. Перенеся бухгалтерские операции внутрь компании, мы могли бы готовить ежемесячные финансовые отчеты быстрее, прозрачнее и с меньшими затратами. Постоянной проблемой было то, что мы все еще не могли нанять бухгалтера на полную ставку, и у нас не было подходящих дипломированных бухгалтеров в штате.

К этому моменту я изучил основы процесса бухгалтерского учета, который нам нужно было настроить, и мог справиться с большей частью беготни. Однако мне нужен был кто-то опытный, с кем можно было бы проконсультироваться по поводу нашего процесса и, самое главное, проверить мою работу. Короче говоря, мне нужен был кто-то, кто знал бы то, чего не знал я, и кто мог бы не только выявлять ошибки, но и помогать мне их исправлять. Мы нашли этого человека в Toptal. Мы использовали этот сайт раньше, чтобы нанять разработчика программного обеспечения для нашего веб-сайта, и это был отличный опыт. На этот раз нам нужен был человек с бухгалтерским опытом, желательно CPA, который разбирается в отрасли, в которой работает наша компания.

Процесс найма и адаптации

После публикации вакансии на Toptal мы получили множество откликов от заинтересованных фрилансеров с впечатляющими резюме. За несколько дней мы договорились о пяти телефонных интервью на следующую неделю.

Мы объяснили, в чем заключались наши потребности, и спросили, как каждый заявитель может помочь нам избежать проблем с бухгалтерским учетом, с которыми мы сталкивались в прошлом. Мы нашли совпадение с Эндрю Фалесом.

Эндрю — дипломированный бухгалтер, основавший уважаемую фирму по налоговому учету, которая специализируется на различных аспектах бухгалтерского учета и соблюдения требований для стартапов. На протяжении всей своей карьеры Эндрю также консультировал многочисленные фирмы в различных отраслях. В ходе 30-минутного телефонного интервью Эндрю изложил для нас план организации процесса внутреннего учета. Он упомянул, что хорошо разбирается в QuickBooks, и предложил лично обучить меня работе с программой.

Кроме того, Эндрю, казалось, полностью понимал, как работает наш бизнес и чего мы пытаемся достичь. Эндрю сказал, что его намерение состояло в том, чтобы «уйти с работы». Он подразумевал, что хотел научить нас быть самостоятельными, что и было нашей целью. Его мотивацией для такого подхода была идея, что мы будем консультироваться с ним в других ситуациях, с которыми мы сталкиваемся по мере развития нашей компании, что мы и сделали.

Месяц первый

Обсудив с Андреем наш бюджет, мы приступили к работе. В первый месяц мы с Андреем общались в Zoom по 2-4 часа в день, три дня в неделю. Я использовал демонстрацию экрана, когда он знакомил меня с программным обеспечением QuickBooks, учил меня ярлыкам и подчеркивал принципы учета по методу начисления, которые были необходимы для точной бухгалтерии. Предстояло многому научиться. Каждый раз, когда у меня возникал вопрос, у Андрея был ответ. Каждый раз, когда возникала ошибка, которую нужно было исправить, Эндрю предлагал несколько решений. За один месяц мы установили формальный процесс бухгалтерского учета, призванный избежать расхождений в будущем и обеспечить эффективное функционирование.

Месяц второй

К концу второго месяца я уже мог самостоятельно ориентироваться в QuickBooks и выполнять срочные задачи, такие как сверка банковских счетов и счетов кредитных карт, начисление заработной платы, амортизация предоплаченных расходов, создание корректирующих записей в журнале и подготовка официальных финансовых отчетов.

Месяц третий

В конце третьего месяца мы успешно подготовили точные финансовые отчеты по методу начисления за 2018 финансовый год.

Месяц четвертый

К четвертому месяцу мы использовали эти отчеты в качестве исторических исходных данных для моделей прогнозирования доходов, составления бюджета расходов и анализа коэффициентов. Эндрю не только лично обучил меня работе с программным обеспечением QuickBooks и в последующем направлял меня, но также нашел время, чтобы изучить тонкости нашей конкретной компании. Он создал подробные электронные таблицы для расчета начислений по заработной плате, отслеживания амортизации и расчета отложенных/текущих налоговых обязательств. Эти настраиваемые ресурсы позволяют мне создавать сложные записи журнала начислений без посторонней помощи.

1 год

Прошло чуть больше года с тех пор, как мы наняли Эндрю, и уверенность в наших финансовых данных как никогда высока. На данный момент я разговариваю с Эндрю по Zoom примерно 5-10 часов в месяц, в основном для обзора на конец месяца и для того, чтобы задать вопросы об однократных бухгалтерских ситуациях, которые произошли в течение периода. Эндрю успешно помог нам настроить внутренний процесс бухгалтерского учета, который является более эффективным, более точным и менее затратным, чем когда-либо могло бы быть наше внешнее сотрудничество. Возможно, наиболее ценным является то, что мы установили отношения с CPA и бизнес-профессионалом, который доступен для нас 24/7 через Slack, телефон, электронную почту и Zoom для любого совета, который нам может понадобиться.

Проекты на 2-й год

Переходя к 2020 году, мы начнем с закрытия на конец 2019 года. Этот процесс обычно более напряженный, чем среднемесячное закрытие. На данном этапе важно внести все необходимые корректировки и добиться высокого уровня точности наших финансовых отчетов при подготовке к подаче налоговых деклараций.

Также в нашем списке дел в первой половине 2020 года стоит начать использовать инструмент составления бюджета QuickBooks. Это позволит нам провести подробный сравнительный анализ между нашими предполагаемыми бюджетами и фактическими бюджетами, что в конечном итоге поможет нам управлять нашими расходами. Эндрю уже прислал мне список инструкций о том, как подготовиться к этому проекту, чтобы мы могли взяться за дело в новом году.